チームにScholarlyを導入する
シートの購入は簡単です。このガイドでは、チームワークスペースが定着するかどうかを左右する、何を入れるか、誰から使い始めるか、効果をどう確かめるかを説明します。
ワークスペースは作成済みであることを前提としています。まだ作成していない場合は、Teamsを使い始めるから始めてください。チームを招待する前に、シート数とチームプランを選択します。
1週目：全社での活用ではなく、1つの業務を選ぶ
チームの初期設定では、ソースを追加し、それをもとに最初のコンテンツを作成しました。その共有プロジェクトが出発点になるので、ゼロから始める必要はありません。1週目は、それを繰り返し行う1つの業務に使えるライブラリへと充実させます。
導入が停滞する最もよくある原因は、「誰でも何にでも使える」という方針で始めることです。チームが繰り返し行っていて、うまく進まない、または時間がかかっている業務を1つ選びます。
- 新入社員のオンボーディング：ハンドブック、社内規程のPDF、録画した操作説明から、新入社員が最後まで取り組める学習ガイドとクイズを作成します。
- 製品情報の共有や営業支援：リリースノートと仕様書から、リリースごとに短い解説動画と1ページの概要資料を作成します。
- 研修教材：専門家による講習の録画から、授業計画、ワークシート、フラッシュカードを作成します。
- 顧客対応や調査業務：複数のレポートから、チーム全員が質問できる、出典付きの調査要約を作成します。
1週目：共有ライブラリを充実させる
ライブラリの資料不足は、導入が定着しない最大の要因です。利用者を増やす前に、実際の業務で使う資料をそろえます。
- 初期設定で作成されたチームプロジェクトを使うか、選んだ業務用のプロジェクトを作成します。
- 普段の業務で参照する元の文書、録音・録画、スライド資料を追加します。それらの要約だけで済ませないようにします。
- フォルダの共有を開き、[team name]の全員を選択します。
完成したコンテンツだけでなく、ソースを共有してください。共有されたPDFからは、さまざまな人がそれぞれに必要なものを作れます。共有された要約は、読むことしかできません。
招待の範囲を広げる前に、自分でその業務を最初から最後まで試してください。最初の実用的なコンテンツを作成でき、ライブラリに何が足りないかもわかります。
チームで共有するをご覧ください。
2週目：最初に招待する人を選ぶ
部署全体ではなく、その業務に最も深く関わる2〜3人を招待します。少なくとも1人に管理者権限を付与し、シートの追加やアクセスの問題に対応できる人を自分以外にも確保します。
チーム → メンバーから招待を送信するか、参加リンクを作成してチームのチャットで共有します。参加リクエストもメンバーに届き、承認または拒否できます。
招待メールには、最近共有されたコンテンツへのリンクが表示されます。そのため、招待する前にライブラリを充実させておくことが、使い始めてもらうきっかけになります。共有資料を案内し、試してほしいことを1つ具体的に伝えてください。「自由に触ってみてください」よりも、「オンボーディングのプロジェクトから、自分用のクイズを作ってみてください」のほうが効果的です。
2週目：利用ルールを最初に設定する
チーム → 請求 → プランとAIモデルにある、次の2つの管理設定は早めに決めておくとよいでしょう。
- モデルへのアクセス：メンバーが利用できるモデルとティアを設定します。
- ゼロデータ保持を必須にする：組織にデータの取り扱い方針がある場合は、この設定を有効にします。承認済みのゼロデータ保持ルートを使うモデルだけが利用可能になります。
続いて、チーム → AIプロファイルでプロファイルを設定します。共通の指示、優先モデル、ブランドの見た目を設定しておけば、各メンバーが毎回同じ要件を入力しなくても、スライド、文書、動画の仕上がりを統一できます。
どちらの設定についても、チームを管理するをご覧ください。方針について担当者の承認が必要な場合は、Teamsのデータ、プライバシー、モデル管理もご確認ください。
3〜4週目：活用状況を率直に確認する
チーム → 概要 → アクティビティを開きます。初期表示は過去30日間で、過去7日間に切り替えられます。確認したいのは、複数の人がコンテンツを作成しているかどうかです。
- 複数のメンバーが利用し、継続的に作成している：定着が進んでいます。次の業務とプロジェクトを追加します。
- 利用が自分に集中している：ほとんどの場合、関心がないのではなく、ライブラリの資料が不足しているか、業務に合っていません。あまり利用していないメンバーに何をしようとしていたかを聞き、必要としていたソースを追加します。
- 一度作成しても、その後使われない：作成したものに興味は持てても、実務には役立たなかったということです。期限のある業務に切り替えてみてください。
もう1つ確認したいのがライブラリです。各アイテムには閲覧数が表示されるため、実際に開かれたソースと、重要だと思っていたのに誰も見ていないソースを把握できます。
アクティビティレポートは、意図的に集計値のみを表示しています。件数は表示されますが、コンテンツのタイトルやプロンプトは表示されません。例外は共有講義です。ここでは、チームに共有した各動画講義やポッドキャストを誰が完了したか、付属の問題にどの程度正解したかを確認できます。
その後：活用範囲を広げる
最初の業務が自分の手を離れても回るようになったら、同じ手順を繰り返します。新しい業務を選び、作成者が離れても残るチーム所有のプロジェクトを作成して、その業務の担当者を招待します。招待から参加したメンバーにはチームライブラリが表示されるため、招待を送る前に新しい業務の資料を共有しておいてください。
シートはチーム → 請求からいつでも追加できます。承諾待ちの招待には、承諾されるまで1シートが確保されます。
よくある質問
使い方の研修は必要ですか？ いいえ。1つのプロジェクトと1つのタスクを案内してください。実際の資料があれば、ツールの使い方は自然にわかります。
すでに個人でScholarlyの有料プランを利用している人はどうなりますか？ 個人プランとチームプランのうち、上位のプランが適用されます。チームへの参加によってダウングレードされることはありません。
他のメンバーの非公開コンテンツは見られますか？ いいえ。個人のコンテンツは、直接、またはプロジェクトを通じて共有しない限り、非公開のままです。管理者向けの利用状況レポートには件数が表示されます。共有講義のレポートには、すでにチームに共有されている資料の進捗と問題の解答結果が表示されます。
作成したものをScholarlyの外に書き出せますか？ はい。作成したコンテンツをエクスポートするをご覧ください。
29シートを超えて利用したい場合はどうすればよいですか？ セルフサービスでの上限は29シートです。Teamsページからお問い合わせいただければ、その後の手続きをご案内します。複数部署への導入や、請求書・発注書によるお手続きも、こちらからご相談ください。
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