Como implementar o Scholarly na sua equipe

Comprar licenças é a parte fácil. Este guia trata do que determina se um espaço de trabalho da equipe passa a fazer parte da rotina: o que colocar nele, quem começa a usar e como saber se está funcionando.

Este guia pressupõe que você já criou um espaço de trabalho. Se ainda não criou, comece por Primeiros passos com o Teams. Lá, você escolherá as licenças e um plano de equipe antes de convidar sua equipe.

Semana 1: Escolha uma tarefa, não a empresa inteira

Durante a configuração da equipe, você já forneceu uma fonte, e um primeiro material foi criado a partir dela. Esse projeto compartilhado é seu ponto de partida, não uma página em branco. A primeira semana serve para ampliá-lo até formar uma biblioteca de verdade para uma tarefa recorrente.

A forma mais comum de uma implementação perder força é começar com a ideia de que “todo mundo pode usar para qualquer coisa”. Escolha uma única tarefa recorrente que sua equipe já executa com dificuldade ou lentidão:

• Integração de novos funcionários: transforme o manual, os PDFs de políticas e uma apresentação gravada em um guia de estudo e um quiz que os novos funcionários realmente concluam.
• Capacitação de produto ou vendas: transforme notas de versão e documentos de especificação em um vídeo explicativo curto e um resumo de uma página por lançamento.
• Material de treinamento: transforme a sessão gravada de um especialista no assunto em um plano de aula, uma lista de exercícios e um conjunto de flashcards.
• Trabalho para clientes ou pesquisa: transforme uma pilha de relatórios em um resumo de pesquisa com citações sobre o qual toda a equipe possa fazer perguntas.

Semana 1: Amplie a Biblioteca compartilhada

Uma biblioteca com pouco conteúdo é o principal sinal de que uma implementação pode não se firmar. Antes de mais pessoas chegarem, adicione materiais reais:

1. Use o projeto criado durante a configuração da equipe ou crie um para a tarefa que você escolheu.
2. Adicione os documentos-fonte, as gravações e as apresentações que as pessoas realmente consultam, não resumos desses materiais.
3. Abra Compartilhar na pasta e escolha Todos em [nome da equipe].

Compartilhe as fontes, não apenas os resultados. Um PDF compartilhado pode ser transformado em uma dúzia de coisas diferentes por uma dúzia de pessoas diferentes; um resumo compartilhado só pode ser lido.

Execute a tarefa por conta própria, do início ao fim, antes de convidar mais pessoas. Você produzirá o primeiro material realmente útil e descobrirá o que ainda falta na Biblioteca.

Veja Como compartilhar com sua equipe.

Semana 2: Convide as pessoas certas para começar

Convide as duas ou três pessoas mais envolvidas nessa tarefa, não o departamento inteiro. Dê a pelo menos uma delas o papel de Administrador, para que você não seja a única pessoa que pode adicionar licenças ou resolver problemas de acesso.

Envie convites em Equipe → Pessoas ou crie um link de entrada e compartilhe no chat da equipe. É também em Pessoas que chegam as solicitações de entrada para você aprovar ou recusar.

Os e-mails de convite incluem links para os trabalhos compartilhados mais recentemente. Por isso, abastecer a Biblioteca antes de convidar as pessoas faz toda a diferença na recepção do convite. Direcione todos para esse material compartilhado e sugira algo concreto para experimentar: “crie um quiz para você a partir do projeto de integração” funciona melhor do que “explore um pouco”.

Semana 2: Defina as regras de uso logo no início

Vale a pena decidir cedo sobre duas configurações administrativas, em Equipe → Cobrança → Plano e modelos de IA:

• Acesso a modelos: quais modelos e níveis os membros podem usar.
• Exigir retenção zero de dados: se sua organização tem uma política de tratamento de dados, ative essa opção. Apenas os modelos que usam rotas aprovadas com retenção zero continuarão disponíveis.

Depois, configure um perfil em Equipe → Perfis de IA: instruções compartilhadas, um modelo preferido e sua identidade visual. Os slides, documentos e vídeos de todos os membros da equipe terão uma aparência consistente, sem que ninguém precise digitar as orientações novamente.

Veja Como gerenciar sua equipe para saber mais sobre essas duas etapas e Dados, privacidade e controles de modelos no Teams se alguém precisar aprovar a política.

Semanas 3–4: Avalie a adoção com honestidade

Abra Equipe → Visão geral → Atividade. A tela mostra os últimos 30 dias por padrão e pode ser alterada para os últimos 7. Você está procurando uma coisa: mais de uma pessoa está criando?

• Vários membros ativos, criações regulares: está funcionando. Adicione a próxima tarefa e o próximo projeto.
• Atividade concentrada em você: quase sempre indica uma Biblioteca com pouco conteúdo ou inadequada para as necessidades da equipe, não falta de interesse. Pergunte aos membros menos ativos o que estavam tentando fazer e adicione a fonte de que precisavam.
• As pessoas criam, mas não voltam: o resultado foi interessante, mas pouco útil. Passe para uma tarefa que tenha um prazo.

A Biblioteca é o segundo indicador que vale a pena observar: os itens têm uma contagem de visualizações, então você consegue ver quais fontes as pessoas realmente abriram e quais você achava importantes, mas ninguém acessou.

Os relatórios de atividade são agregados de propósito: mostram contagens, nunca títulos de conteúdo ou prompts. A exceção é Aulas compartilhadas, que mostra quem concluiu cada videoaula ou podcast que você compartilhou com a equipe e como essas pessoas se saíram nas perguntas.

Depois, amplie o uso

Quando a primeira tarefa estiver funcionando sem você, repita o processo: uma nova tarefa, um novo projeto pertencente à equipe para que ele continue existindo independentemente de quem o criou, e convites para as pessoas responsáveis por essa tarefa. Quem entra por um convite chega à Biblioteca da equipe, então garanta que o material da nova tarefa esteja compartilhado antes de enviar os convites.

Você pode adicionar licenças a qualquer momento em Equipe → Cobrança, e os convites pendentes reservam uma licença até serem aceitos.

Perguntas frequentes

As pessoas precisam de treinamento? Não. Direcione cada pessoa para um projeto e uma tarefa. As ferramentas são fáceis de entender quando há material real para usar.

E se alguém já pagar pelo Scholarly individualmente? Essa pessoa mantém o plano mais completo. Entrar em uma equipe nunca reduz os benefícios de ninguém.

As pessoas podem ver os trabalhos privados umas das outras? Não. Os trabalhos pessoais continuam privados, a menos que sejam compartilhados diretamente ou por meio de um projeto. Os relatórios de uso para administradores mostram contagens, enquanto os relatórios de aulas compartilhadas mostram o progresso e os resultados das perguntas de materiais já compartilhados com a equipe.

Podemos exportar o conteúdo do Scholarly? Sim, veja Como exportar seu trabalho.

E se precisarmos de mais de 29 licenças? Esse é o limite para contratação por conta própria. Entre em contato pela página do Teams e cuidaremos dos próximos passos. Esse também é o caminho para uma implementação em vários departamentos ou para tratar de faturamento e ordens de compra.

Artigos relacionados

• Primeiros passos com o Teams, crie o espaço de trabalho e convide pessoas.
• Como compartilhar com sua equipe, monte a Biblioteca compartilhada.
• A Biblioteca e os Projetos da sua equipe, a estrutura ideal para cada nova tarefa.
• Como gerenciar sua equipe, papéis, acesso a modelos, perfis e Atividade.
• Scholarly Teams, planos, preços e o que cada licença inclui.