Abrir menu de navegaçãoFechar menu de navegação
GuiaImplementação na equipa

Implementar o Scholarly na sua equipa

Comprar lugares é a parte fácil. Este guia aborda o que determina se um espaço de trabalho de equipa passa a fazer parte da rotina: que materiais incluir, quem começa e como saber se está a funcionar.

Pressupõe que já criou um espaço de trabalho. Se ainda não o fez, comece por Primeiros passos com o Teams, onde poderá escolher os lugares e um plano de equipa antes de convidar a sua equipa.

Semana 1: Escolha uma tarefa, não a empresa inteira

Durante a configuração da equipa, já lhe foi pedido que adicionasse uma fonte e foi criado um primeiro conteúdo a partir dela. Esse projeto partilhado é o seu ponto de partida, não uma página em branco. A primeira semana serve para o transformar numa biblioteca com material suficiente para uma tarefa recorrente.

A forma mais comum de uma implementação estagnar é começar com «todos podem usar para tudo». Escolha uma única tarefa recorrente que a sua equipa já faz com dificuldade ou demora:

  • Integração de novos colaboradores: transforme o manual, os PDFs de políticas e uma demonstração gravada num resumo e num questionário que os novos colaboradores concluam de facto.
  • Preparação das equipas de produto ou vendas: transforme notas de lançamento e documentos de especificações num breve vídeo explicativo e num documento de uma página por lançamento.
  • Material de formação: transforme a sessão gravada de um especialista num plano de aula, numa ficha de trabalho e num conjunto de cartões de estudo.
  • Trabalho para clientes ou investigação: transforme um conjunto de relatórios num resumo de investigação com citações sobre o qual toda a equipa possa fazer perguntas.

Semana 1: Enriqueça a Biblioteca partilhada

Uma biblioteca com pouco material é o principal indicador de que uma implementação não vai vingar. Antes de chegarem mais pessoas, adicione material real:

  1. Use o projeto criado durante a configuração da equipa ou crie um para a tarefa que escolheu.
  2. Adicione os documentos de origem, as gravações e as apresentações que as pessoas realmente consultam, não resumos desses materiais.
  3. Abra Partilhar na pasta e escolha Todos em [team name].

Partilhe as fontes, não apenas os resultados. Um PDF partilhado pode ser transformado numa dúzia de coisas diferentes por uma dúzia de pessoas diferentes; um resumo partilhado só pode ser lido.

Execute a tarefa do princípio ao fim antes de alargar os convites. Irá produzir o primeiro conteúdo verdadeiramente útil e perceber o que ainda falta na Biblioteca.

Consulte Partilhar com a sua equipa.

Semana 2: Convide as primeiras pessoas certas

Convide as duas ou três pessoas mais ligadas a essa tarefa, não o departamento inteiro. Atribua a pelo menos uma delas a função de Administrador, para não ser a única pessoa que pode adicionar lugares ou resolver problemas de acesso.

Envie convites em Equipa → Pessoas ou crie uma ligação de adesão e partilhe-a na conversa da equipa. É também em Pessoas que recebe os pedidos de adesão para aprovar ou recusar.

Os emails de convite incluem ligações para os trabalhos partilhados mais recentemente, por isso é importante preencher a Biblioteca antes de convidar as pessoas, para que o convite tenha impacto. Encaminhe todos para esse material partilhado e proponha algo concreto para experimentar: «crie um questionário a partir do projeto de integração» funciona melhor do que «experimente um pouco».

Semana 2: Defina as regras uma única vez

Vale a pena decidir cedo duas definições de administração, em Equipa → Faturação → Plano e modelos de IA:

  • Acesso a modelos: que modelos e níveis os membros podem usar.
  • Exigir retenção zero de dados: se a sua organização tiver uma política de tratamento de dados, ative esta opção para manter disponíveis apenas os modelos que usam vias de processamento aprovadas com retenção zero.

Depois, configure um perfil em Equipa → Perfis de IA: instruções partilhadas, um modelo preferido e a sua identidade visual. As apresentações, os documentos e os vídeos de todos os membros da equipa terão um aspeto consistente, sem que ninguém tenha de voltar a escrever as instruções.

Consulte Gerir a sua equipa para saber mais sobre ambas as opções e Dados, privacidade e controlos de modelos no Teams se alguém precisar de aprovar a política.

Semanas 3–4: Avalie a adoção com honestidade

Abra Equipa → Visão geral → Atividade. Por predefinição, mostra os últimos 30 dias, mas pode mudar para os últimos 7. Procure perceber uma coisa: há mais do que uma pessoa a criar?

  • Vários membros ativos, criações regulares: está a funcionar. Adicione a próxima tarefa e o próximo projeto.
  • Atividade concentrada em si: quase sempre indica uma Biblioteca com pouco material ou material desadequado, não falta de interesse. Pergunte aos membros menos ativos o que estavam a tentar fazer e adicione a fonte de que precisavam.
  • As pessoas criam, mas não voltam: o resultado foi interessante, mas pouco útil. Passe para uma tarefa com um prazo definido.

A Biblioteca é o segundo indicador que vale a pena consultar: os itens têm uma contagem de visualizações, para poder ver que fontes as pessoas abriram de facto e quais considerava importantes, mas ninguém consultou.

Os relatórios de atividade são agregados de propósito: mostram contagens, nunca títulos de conteúdos ou pedidos. A exceção é Aulas partilhadas, que mostra quem concluiu cada videoaula ou podcast que partilhou com a equipa e os resultados obtidos nas respetivas perguntas.

Depois, expanda

Quando a primeira tarefa decorrer sem a sua intervenção, repita o processo: nova tarefa, novo projeto pertencente à equipa, para que se mantenha independentemente de quem o criou, e convites para as pessoas responsáveis. Os membros que aderem através de um convite chegam à Biblioteca da equipa, por isso certifique-se de que o material da nova tarefa está partilhado antes de enviar os convites.

Pode adicionar lugares a qualquer momento em Equipa → Faturação, e os convites pendentes reservam um lugar até serem aceites.

Perguntas frequentes

As pessoas precisam de formação? Não. Indique-lhes um projeto e uma tarefa. As ferramentas tornam-se claras assim que existe material real com que trabalhar.

E se alguém já pagar pelo Scholarly a título pessoal? Mantém o plano com mais vantagens. Aderir a uma equipa nunca implica passar para um plano inferior.

As pessoas podem ver o trabalho privado umas das outras? Não. O trabalho pessoal mantém-se privado, a menos que seja partilhado diretamente ou através de um projeto. Os relatórios de utilização para administradores mostram contagens, enquanto os relatórios de aulas partilhadas mostram o progresso e os resultados das perguntas relativas a material já partilhado com a equipa.

Podemos exportar os resultados do Scholarly? Sim, consulte Exportar o seu trabalho.

E se precisarmos de mais de 29 lugares? Esse é o limite para contratação direta. Contacte-nos através da página Teams e trataremos dos passos seguintes. Esse é também o caminho para uma implementação em vários departamentos ou para faturação e ordens de compra.

Foi útil?
AnteriorDados e segurança da equipa