在團隊中導入 Scholarly

購買席次很簡單。這份指南要談的是決定團隊工作空間能否持續使用的關鍵：放入哪些內容、由誰先開始，以及如何知道它是否有效。

本指南假設你已建立工作空間。如果還沒有，請先閱讀開始使用 Teams，你會先在那裡選擇席次數量和團隊方案，再邀請團隊成員。

第 1 週：選定一項工作，別一次涵蓋全公司

設定團隊時，系統已請你提供一份來源，並據此產生了第一份創作草稿。這個共用專案就是你的起點，不必從空白開始。第 1 週的重點，是將它擴充成能支援一項例行工作的實用資料庫。

導入最常停滯的原因，就是一開始便說「每個人都可以拿它做任何事」。請選擇一項團隊目前做得不夠好或耗時太久的例行工作：

• 新人到職培訓：將員工手冊、政策 PDF 和操作示範錄影，轉成新人確實能完成的摘要與測驗。
• 產品或銷售培訓：將版本說明和規格文件，轉成每次發布適用的簡短說明影片與一頁式簡報。
• 培訓教材：將領域專家的課程錄影，轉成教案、學習單和一組學習卡。
• 客戶或研究工作：將一批報告轉成附有引用來源的研究摘要，讓整個團隊都能針對內容提問。

第 1 週：擴充共用資料庫

資料庫內容不足，是導入難以成功的最明顯徵兆。在更多人加入之前，先放入實際會用到的資料：

1. 使用團隊設定流程建立的專案，或為你選定的工作建立專案。
2. 加入大家實際會查閱的原始文件、錄音錄影和簡報，而不是這些內容的摘要。
3. 開啟資料夾的分享，並選擇 [team name] 的所有人。

分享的是來源，不只是產出內容。一份共用 PDF 可以讓十幾個人各自轉成不同的內容；一份共用摘要則只能供人閱讀。

在擴大邀請之前，先親自從頭到尾完成一次這項工作。你會產出第一份真正實用的創作，也會知道資料庫還缺少哪些內容。

請參閱與團隊分享。

第 2 週：先邀請最適合的人

先邀請最熟悉這項工作的兩到三個人，不必一次邀請整個部門。至少將其中一人設為管理員，讓新增席次或處理存取問題不只由你一人負責。

從團隊 → 成員傳送邀請，或建立加入連結並貼到團隊聊天室。加入申請也會顯示在成員中，供你核准或拒絕。

邀請郵件會列出最近分享內容的連結，因此在邀請之前先充實資料庫，才能讓邀請發揮效果。引導大家查看這些共用資料，再給他們一項具體任務：「用新人到職培訓專案幫自己製作一份測驗」，比「隨便試試看」更有效。

第 2 週：一次設定好使用規範

有兩項管理員設定值得提早決定，位置在團隊 → 帳單 → 方案與 AI 模型：

• 模型存取權限：成員可以使用哪些模型與等級。
• 要求零資料保留：如果組織有資料處理政策，請開啟此設定，系統就只會提供透過核准零資料保留管道使用的模型。

接著，在團隊 → AI 設定檔建立設定檔，加入共用指示、偏好模型和視覺識別。這樣每位團隊成員產出的簡報、文件和影片都能保持一致，不必各自重新輸入需求。

這兩項功能請參閱管理團隊。如果需要有人審核通過相關政策，請參閱Teams 的資料、隱私與模型控制。

第 3 至 4 週：如實檢視使用情況

開啟團隊 → 總覽 → 活動。預設顯示最近 30 天，也可以切換為最近 7 天。你要觀察的重點只有一個：是否有不只一個人在創作？

• 多位成員活躍，持續有新創作：導入正在發揮作用。可以加入下一項工作和下一個專案。
• 活動集中在你身上：幾乎總是資料庫內容不足或不符合需求，而非大家沒興趣。詢問較少使用的成員原本想做什麼，再加入他們需要的來源。
• 有人創作，卻沒有再回來使用：產出內容只是有趣，卻不夠實用。改選一項有明確期限的工作。

資料庫是另一個值得觀察的指標：項目會顯示瀏覽次數，讓你知道大家實際開啟了哪些來源，以及哪些你認為重要的內容根本沒人看過。

活動報表刻意只呈現彙總資料：會顯示次數，但絕不顯示內容標題或提示詞。例外是共用講座，它會顯示誰已看完或聽完你與團隊分享的各部影片講座或 Podcast，以及他們的題目作答表現。

接著擴大導入

當第一項工作不需要你介入也能順利運作時，就重複這個流程：選擇新工作、建立新的團隊擁有的專案，讓專案不受建立者去留影響，再邀請負責這項工作的人。透過邀請加入的團隊成員會進入團隊資料庫，因此請務必在發出邀請前，先分享新工作所需的資料。

你隨時可以從團隊 → 帳單新增席次，待接受的邀請也會保留一個席次，直到對方接受邀請。

常見問題

大家需要接受訓練嗎？ 不需要。引導他們前往一個專案，並給予一項任務。只要有實際資料可用，就很容易上手這些工具。

如果有人已經自費訂閱 Scholarly 呢？ 他們會保留權益較高的方案。加入團隊不會讓任何人的方案降級。

成員可以看到彼此的私人內容嗎？ 不可以。個人內容會維持私人狀態，除非直接分享或透過專案分享。管理員使用量報表會顯示次數，共用講座報表則會顯示已與團隊分享教材的學習進度和作答結果。

可以將產出內容匯出 Scholarly 嗎？ 可以，請參閱匯出你的內容。

如果我們需要超過 29 個席次呢？ 29 個席次是自助購買的上限。請透過 Teams 頁面聯絡我們，我們會協助後續安排。跨部門導入，或有發票與採購單需求時，也請透過此管道聯絡。

相關文章

• 開始使用 Teams，建立工作空間並邀請成員。
• 與團隊分享，建立共用資料庫。
• 團隊資料庫與團隊專案，以專案承載每一項新工作。
• 管理團隊，了解角色、模型存取權限、設定檔和活動。
• Scholarly Teams，了解方案、價格及每個席次包含的內容。