Åbn navigationsmenuLuk navigationsmenu
VejledningKom i gang som team

Sådan tager dit team Scholarly i brug

Det er nemt at købe pladser. Denne guide handler om det, der afgør, om et teamarbejdsområde bliver brugt: hvad du lægger i det, hvem der starter, og hvordan du ved, at det virker.

Guiden forudsætter, at du allerede har oprettet et arbejdsområde. Hvis du ikke har det, så start med Kom i gang med Teams. Her vælger du pladser og en teamplan, før du inviterer dit team.

Uge 1: Vælg én opgave, ikke hele virksomheden

Da du oprettede teamet, blev du bedt om at tilføje en kilde, som blev brugt til et første udkast. Det fælles projekt er dit udgangspunkt. Du starter ikke fra bunden. Uge 1 handler om at udvide det til et brugbart bibliotek til én tilbagevendende opgave.

Den hyppigste grund til, at en udrulning går i stå, er, at man starter med, at "alle kan bruge det til hvad som helst". Vælg én tilbagevendende opgave, som dit team allerede løser for langsomt eller med for lav kvalitet:

  • Onboarding: Lav personalehåndbogen, PDF-filerne med politikker og en optaget gennemgang om til et resumé og en quiz, som nye medarbejdere faktisk gennemfører.
  • Produkt- eller salgstræning: Lav udgivelsesnoter og specifikationer om til en kort forklaringsvideo og et overblik på én side for hver udgivelse.
  • Undervisningsmateriale: Lav en optaget session med en fagekspert om til en lektionsplan, et opgaveark og et sæt studiekort.
  • Kunde- eller researcharbejde: Lav en stak rapporter om til et researchresumé med kildehenvisninger, som hele teamet kan stille spørgsmål til.

Uge 1: Udvid det fælles Bibliotek

Et sparsomt bibliotek er det tydeligste tegn på, at en udrulning risikerer at løbe ud i sandet. Tilføj rigtigt materiale, før flere kommer til:

  1. Brug det teamprojekt, der blev oprettet under opsætningen, eller opret et til den opgave, du har valgt.
  2. Tilføj de kildedokumenter, optagelser og præsentationer, folk faktisk bruger, ikke resuméer af dem.
  3. Åbn Del på mappen, og vælg Alle hos [team name].

Del kilderne, ikke kun resultaterne. Et dusin forskellige personer kan bruge en fælles PDF til at skabe et dusin forskellige ting. Et fælles resumé kan kun læses.

Løs selv opgaven fra start til slut, før du inviterer flere. Så skaber du det første resultat, der faktisk er nyttigt, og finder ud af, hvad Biblioteket stadig mangler.

Se Del med dit team.

Uge 2: Inviter de rette personer først

Inviter de to eller tre personer, der arbejder tættest på opgaven, ikke hele afdelingen. Giv mindst én af dem rollen Administrator, så du ikke er den eneste, der kan tilføje pladser eller løse adgangsproblemer.

Send invitationer fra Team → Personer, eller opret et tilmeldingslink, og del det i teamets chat. Under Personer modtager du også anmodninger om at deltage, som du kan godkende eller afvise.

Invitationsmails indeholder links til det senest delte arbejde. Derfor gør det en forskel at fylde Biblioteket, før du inviterer. Vis alle hen til det fælles materiale, og giv dem én konkret ting at prøve: "Lav en quiz til dig selv ud fra onboardingprojektet" virker bedre end "prøv dig lidt frem".

Uge 2: Fastlæg rammerne én gang

Det er værd at tage stilling til to administratorindstillinger tidligt under Team → Fakturering → Plan og AI-modeller:

  • Modeladgang: Hvilke modeller og niveauer medlemmerne kan bruge.
  • Kræv Zero Data Retention: Hvis din organisation har en politik for datahåndtering, kan du slå dette til. Så er kun modeller med godkendte forbindelser uden datalagring tilgængelige.

Opret derefter en profil under Team → AI-profiler med fælles instruktioner, en foretrukken model og jeres visuelle identitet. Så får alle teammedlemmers præsentationer, dokumenter og videoer et ensartet udtryk, uden at nogen skal skrive instruktionerne igen.

Se Administrer dit team for begge dele og Data, privatliv og modelstyring i Teams, hvis nogen skal godkende politikken.

Uge 3–4: Vurder ærligt, om teamet bruger det

Åbn Team → Oversigt → Aktivitet. Visningen starter med de seneste 30 dage og kan ændres til de seneste 7. Du leder efter én ting: Er der mere end én person, der skaber indhold?

  • Flere aktive medlemmer og løbende oprettelser: Det virker. Tilføj den næste opgave og det næste projekt.
  • Det meste af aktiviteten kommer fra dig: Det skyldes næsten altid, at Biblioteket har for lidt eller forkert materiale, ikke manglende interesse. Spørg de stille medlemmer, hvad de prøvede at gøre, og tilføj den kilde, de manglede.
  • Folk skaber indhold, men vender ikke tilbage: Resultatet var interessant, men ikke nyttigt nok. Vælg en opgave med en deadline.

Biblioteket giver et andet nyttigt signal: Elementerne har et visningstal, så du kan se, hvilke kilder folk faktisk åbnede, og hvilke du troede var vigtige, men som ingen brugte.

Aktivitetsrapporteringen er bevidst samlet: Den viser antal, aldrig indholdstitler eller prompts. Undtagelsen er Delte forelæsninger, som viser, hvem der har gennemført hver videoforelæsning eller podcast, du har delt med teamet, og hvordan de klarede de tilhørende spørgsmål.

Udvid derefter

Når den første opgave kører uden dig, gentager du processen: En ny opgave, et nyt teamejet projekt, så det består, uanset hvem der oprettede det, og invitationer til de personer, der har ansvaret for opgaven. Teammedlemmer, der kommer ind via en invitation, lander i teamets Bibliotek. Sørg derfor for, at materialet til den nye opgave er delt, før invitationerne sendes ud.

Du kan tilføje pladser når som helst under Team → Fakturering, og afventende invitationer reserverer en plads, indtil de bliver accepteret.

Ofte stillede spørgsmål

Har folk brug for oplæring? Nej. Vis dem hen til ét projekt og én opgave. Værktøjerne er nemme at forstå, når der er rigtigt materiale at arbejde med.

Hvad hvis nogen allerede betaler for Scholarly privat? De beholder den plan, der giver dem mest. Ingen bliver nedgraderet ved at deltage i et team.

Kan folk se hinandens private arbejde? Nej. Personligt arbejde forbliver privat, medmindre det deles direkte eller gennem et projekt. Administratorernes forbrugsrapporter viser antal, mens rapporter for delte forelæsninger viser fremskridt og resultater for spørgsmål til materiale, der allerede er delt med teamet.

Kan vi få resultaterne ud af Scholarly? Ja, se Eksportér dit arbejde.

Hvad hvis vi får brug for mere end 29 pladser? Det er grænsen for selvbetjening. Kontakt os via Teams-siden, så hjælper vi jer videre. Det er også vejen, hvis I vil rulle Scholarly ud på tværs af afdelinger eller har brug for fakturering og indkøbsordrer.

Var dette nyttigt?
ForrigeTeamdata og sikkerhed