A Scholarly bevezetése a csapatban

A felhasználói helyek megvásárlása a könnyebb rész. Ez az útmutató arról szól, min múlik, hogy a csapat tartósan használja-e a munkaterületet: milyen anyagok kerülnek bele, kik kezdenek el dolgozni benne, és honnan tudhatod, hogy bevált.

Feltételezzük, hogy már létrehoztál egy munkaterületet. Ha még nem, kezdd az Első lépések a Teams használatában útmutatóval. Ott kiválaszthatod a felhasználói helyek számát és a csapatcsomagot, mielőtt meghívod a csapatot.

1. hét: Válassz egy feladatot, ne az egész céggel kezdj

A csapat beállításakor már megadtál egy forrást, amelyből elkészült egy első tartalomvázlat. Ez a közös projekt a kiindulópontod, nem kell a nulláról kezdened. Az első hét célja, hogy ebből valódi könyvtárat építs egyetlen rendszeres feladathoz.

A bevezetés leggyakrabban akkor akad el, ha úgy indul, hogy „mindenki bármire használhatja”. Válassz egyetlen rendszeres feladatot, amelyet a csapat már most is végez, de nehézkesen vagy lassan:

• Új munkatársak betanítása: a kézikönyvből, a szabályzatokat tartalmazó PDF-ekből és egy rögzített bemutatóból készíts összefoglalót és kvízt, amelyet az új belépők tényleg végigcsinálnak.
• Termékismeret vagy értékesítés támogatása: a kiadási megjegyzésekből és specifikációkból készíts minden kiadáshoz egy rövid magyarázó videót és egy egyoldalas összefoglalót.
• Képzési anyagok: egy szakértő rögzített előadásából készíts óratervet, feladatlapot és tanulókártyákat.
• Ügyfélmunka vagy kutatás: egy halom jelentésből készíts hivatkozásokkal ellátott kutatási összefoglalót, amellyel kapcsolatban az egész csapat kérdezhet.

1. hét: Bővítsd a közös Könyvtárat

A kevés anyagot tartalmazó könyvtár a legerősebb előjele annak, hogy a bevezetés nem lesz sikeres. Mielőtt többen csatlakoznak, töltsd fel valódi anyagokkal:

1. Használd a beállítás során létrehozott csapatprojektet, vagy hozz létre egyet a kiválasztott feladathoz.
2. Add hozzá azokat a forrásdokumentumokat, felvételeket és prezentációkat, amelyekhez az emberek ténylegesen nyúlnak, ne csak az összefoglalóikat.
3. Nyisd meg a mappa Megosztás menüjét, és válaszd a Mindenki a következő csapatban: [team name] lehetőséget.

A forrásokat oszd meg, ne csak az elkészült tartalmakat. Egy megosztott PDF-ből tucatnyi ember tucatnyi különböző dolgot készíthet, egy megosztott összefoglalót viszont csak elolvasni lehet.

Mielőtt szélesebb körben küldesz meghívókat, végezd el te magad a feladatot az elejétől a végéig. Így elkészül az első igazán hasznos tartalom, és kiderül, mi hiányzik még a Könyvtárból.

Lásd: Megosztás a csapattal.

2. hét: Először a megfelelő embereket hívd meg

A feladathoz legközelebb álló két-három embert hívd meg, ne az egész részleget. Legalább egyiküknek adj Adminisztrátor szerepkört, hogy ne csak te tudj felhasználói helyeket hozzáadni vagy hozzáférési problémákat megoldani.

A Csapat → Tagok oldalon küldhetsz meghívókat, vagy létrehozhatsz egy csatlakozási hivatkozást, amelyet megoszthatsz a csapat csevegésében. A Tagok oldalra érkeznek a csatlakozási kérelmek is, amelyeket jóváhagyhatsz vagy elutasíthatsz.

A meghívó e-mailek hivatkozásként felsorolják a legutóbb megosztott munkákat, ezért akkor lesz igazán hasznos a meghívó, ha előtte feltöltöd a Könyvtárat. Irányíts mindenkit a közös anyagokhoz, és adj egy konkrét kipróbálható feladatot: a „készíts magadnak kvízt a betanítási projektből” többet ér, mint a „próbálgasd egy kicsit”.

2. hét: Állítsd be a kereteket

Két adminisztrátori beállításról érdemes korán dönteni a Csapat → Számlázás → Csomag és AI-modellek oldalon:

• Modellhozzáférés: mely modelleket és modellszinteket használhatják a tagok.
• Adatmegőrzés nélküli működés megkövetelése: ha a szervezetednek van adatkezelési szabályzata, kapcsold be ezt. Így csak a jóváhagyott, adatmegőrzés nélküli feldolgozási útvonalakon elérhető modellek maradnak használhatók.

Ezután állíts be egy profilt a Csapat → AI-profilok oldalon: közös utasításokat, előnyben részesített modellt és arculatot. Így minden csapattag prezentációi, dokumentumai és videói egységes megjelenésűek lesznek, anélkül, hogy bárkinek újra be kellene írnia az elvárásokat.

Mindkettőről A csapat kezelése útmutatóban olvashatsz. Ha valakinek jóvá kell hagynia az adatkezelési szabályzatot, lásd az Adatok, adatvédelem és modellbeállítások a Teams szolgáltatásban cikket.

3–4. hét: Mérd fel őszintén a használatot

Nyisd meg a Csapat → Áttekintés → Tevékenység oldalt. Alapértelmezés szerint az elmúlt 30 napot mutatja, de átválthatsz az elmúlt 7 napra. Egy dolgot figyelj: egynél több ember készít-e tartalmakat?

• Több aktív tag, rendszeres tartalomkészítés: működik. Jöhet a következő feladat és a következő projekt.
• Szinte csak te vagy aktív: ennek szinte mindig a kevés vagy nem megfelelő könyvtári anyag az oka, nem az érdektelenség. Kérdezd meg a kevésbé aktív tagokat, mit próbáltak elvégezni, és add hozzá a szükséges forrást.
• Az emberek készítenek tartalmakat, de nem térnek vissza: az eredmény inkább érdekes volt, mint hasznos. Válassz olyan feladatot, amelyhez határidő is tartozik.

A Könyvtár a másik fontos visszajelzés: az elemeknél látható a megtekintések száma, így kiderül, mely forrásokat nyitották meg ténylegesen, és melyeket tartottad fontosnak úgy, hogy senki sem nyúlt hozzájuk.

A tevékenységi jelentések szándékosan összesítettek: darabszámokat mutatnak, tartalomcímeket vagy promptokat soha. Kivételt jelentenek a Megosztott előadások, ahol láthatod, ki nézte vagy hallgatta végig a csapattal megosztott egyes videóelőadásokat vagy podcastokat, és hogyan teljesített a hozzájuk tartozó kérdéseknél.

Ezután bővítsd tovább

Ha az első feladat már nélküled is működik, ismételd meg a folyamatot: új feladat, új csapattulajdonú projekt, hogy a projekt ne függjön a létrehozójától, majd hívd meg a feladat felelőseit. A meghívóval érkező csapattagok a csapat Könyvtárába jutnak, ezért még a meghívók kiküldése előtt oszd meg az új feladat anyagait.

A Csapat → Számlázás oldalon bármikor hozzáadhatsz felhasználói helyeket, a függőben lévő meghívók pedig az elfogadásukig lefoglalnak egy helyet.

Gyakori kérdések

Szükségük van az embereknek képzésre? Nem. Mutass nekik egy projektet és egy feladatot. Ha már van valódi anyag, amellyel dolgozhatnak, az eszközök használata magától érthetővé válik.

Mi történik, ha valaki már fizet saját Scholarly-előfizetésért? A magasabb szintű csomag előnyeit tartja meg. A csapathoz csatlakozás senkit sem sorol alacsonyabb csomagba.

Láthatják az emberek egymás privát munkáit? Nem. A személyes munkák privátak maradnak, hacsak nem osztják meg őket közvetlenül vagy egy projekten keresztül. Az adminisztrátori használati jelentések darabszámokat mutatnak, míg a megosztott előadások jelentéseiben a csapattal már megosztott anyagoknál az előrehaladás és a kérdések eredményei is láthatók.

Exportálhatjuk az elkészült tartalmakat a Scholarly rendszeréből? Igen, lásd A munkáid exportálása útmutatót.

Mi történik, ha 29 felhasználói helynél többre van szükségünk? Ennyi az önkiszolgálóan elérhető maximum. Vedd fel velünk a kapcsolatot a Teams oldalon, és segítünk a továbbiakban. Több részlegre kiterjedő bevezetés, illetve számlázás és beszerzési megrendelések esetén is itt tudsz egyeztetni velünk.

Kapcsolódó cikkek

• Első lépések a Teams használatában, a munkaterület létrehozása és a tagok meghívása.
• Megosztás a csapattal, a közös Könyvtár felépítése.
• A csapat Könyvtára és csapatprojektjei, minden új feladat természetes kerete.
• A csapat kezelése, szerepkörök, modellhozzáférés, profilok és Tevékenység.
• Scholarly Teams, csomagok, árak és az egyes felhasználói helyekhez tartozó szolgáltatások.