Ta i bruk Scholarly i teamet ditt

Det er enkelt å kjøpe plasser. Denne veiledningen handler om det som avgjør om teamets arbeidsområde blir brukt over tid: hva dere legger inn, hvem som begynner, og hvordan du vet at det fungerer.

Vi antar at du allerede har opprettet et arbeidsområde. Hvis ikke, begynner du med Kom i gang med Teams. Der velger du plasser og et teamabonnement før du inviterer teamet.

Uke 1: Velg én oppgave, ikke hele bedriften

Da du satte opp teamet, ble du bedt om å legge til en kilde, og det ble laget et første utkast basert på den. Det delte prosjektet er utgangspunktet ditt. Du starter ikke med blanke ark. Uke 1 handler om å bygge det ut til et nyttig bibliotek for én tilbakevendende oppgave.

Den vanligste grunnen til at innføringen stopper opp, er at man begynner med «alle kan bruke det til hva som helst». Velg én tilbakevendende oppgave som teamet allerede bruker for lang tid på eller strever med:

• Opplæring av nyansatte: gjør personalhåndboken, PDF-ene med retningslinjer og et opptak av en gjennomgang om til et sammendrag og en quiz som nyansatte faktisk fullfører.
• Produkt- eller salgsopplæring: gjør versjonsnotater og spesifikasjoner om til en kort forklaringsvideo og en oversikt på én side for hver lansering.
• Opplæringsmateriell: gjør et opptak av en fagpersons økt om til en undervisningsplan, et oppgaveark og et sett med øvelseskort.
• Kunde- eller forskningsarbeid: gjør en bunke rapporter om til et forskningssammendrag med kildehenvisninger som hele teamet kan stille spørsmål til.

Uke 1: Bygg ut det delte Biblioteket

Et glissent bibliotek er det tydeligste tegnet på at innføringen ikke vil lykkes. Legg inn reelt materiale før flere kommer til:

1. Bruk teamprosjektet som ble opprettet under oppsettet, eller lag et for oppgaven du valgte.
2. Legg til kildedokumentene, opptakene og presentasjonene folk faktisk bruker, ikke sammendrag av dem.
3. Åpne Del på mappen og velg Alle i [team name].

Del kildene, ikke bare resultatene. En delt PDF kan brukes til å lage et dusin ulike ting av et dusin ulike personer. Et delt sammendrag kan bare leses.

Gjør oppgaven selv fra start til slutt før du inviterer flere. Da lager du det første virkelig nyttige materialet og finner ut hva Biblioteket fortsatt mangler.

Se Del med teamet ditt.

Uke 2: Inviter de rette personene først

Inviter de to eller tre personene som jobber tettest med oppgaven, ikke hele avdelingen. Gi minst én av dem rollen Administrator, slik at du ikke er den eneste som kan legge til plasser eller ordne tilgang.

Send invitasjoner fra Team → Personer, eller opprett en lenke for å bli med og legg den i teamchatten. Under Personer finner du også forespørsler om å bli med, som du kan godkjenne eller avslå.

Invitasjons-e-postene inneholder lenker til det sist delte arbeidet. Derfor er det viktig å fylle Biblioteket før du inviterer. Vis alle til det delte materialet og gi dem én konkret ting å prøve: «Lag en quiz til deg selv fra prosjektet for nyansatte» fungerer bedre enn «prøv deg litt frem».

Uke 2: Sett rammene én gang

Det er verdt å avklare to administratorinnstillinger tidlig, under Team → Fakturering → Abonnement og AI-modeller:

• Modelltilgang: hvilke modeller og nivåer medlemmene kan bruke.
• Krev ingen datalagring: hvis organisasjonen har retningslinjer for databehandling, slår du dette på. Da er bare modeller som bruker godkjente tilkoblinger uten datalagring tilgjengelige.

Opprett deretter en profil under Team → AI-profiler: felles instruksjoner, en foretrukket modell og den visuelle identiteten deres. Da får presentasjonene, dokumentene og videoene til alle på teamet et enhetlig uttrykk, uten at noen må skrive inn instruksjonene på nytt.

Se Administrer teamet ditt for begge deler, og Data, personvern og modellinnstillinger i Teams hvis noen må godkjenne retningslinjene.

Uke 3–4: Vurder bruken ærlig

Åpne Team → Oversikt → Aktivitet. Visningen viser de siste 30 dagene, og du kan bytte til de siste 7. Du ser etter én ting: Er det flere enn én person som lager noe?

• Flere aktive medlemmer og jevn produksjon: det fungerer. Legg til neste oppgave og neste prosjekt.
• Det er stort sett bare du som er aktiv: nesten alltid skyldes dette at Biblioteket har for lite eller feil materiale, ikke manglende interesse. Spør de inaktive medlemmene hva de prøvde å gjøre, og legg til kilden de trengte.
• Folk lager noe, men kommer ikke tilbake: resultatet var interessant, men ikke nyttig nok. Gå videre til en oppgave med en tidsfrist.

Biblioteket gir også nyttig innsikt: elementene har en visningsteller, slik at du kan se hvilke kilder folk faktisk åpnet, og hvilke du trodde var viktige, men som ingen brukte.

Aktivitetsrapporteringen er bevisst aggregert: den viser antall, aldri innholdstitler eller ledetekster. Unntaket er Delte forelesninger, som viser hvem som fullførte hver videoforelesning eller podkast du delte med teamet, og hvordan de svarte på spørsmålene.

Utvid deretter

Når den første oppgaven går av seg selv uten deg, gjentar du prosessen: ny oppgave, nytt teameid prosjekt, slik at det består uansett hvem som satte det opp, og invitasjoner til dem som har ansvar for oppgaven. Teammedlemmer som kommer via en invitasjon, havner i teamets Bibliotek. Sørg derfor for at materialet til den nye oppgaven er delt før invitasjonene sendes ut.

Du kan legge til plasser når som helst under Team → Fakturering, og ventende invitasjoner reserverer en plass til de blir godtatt.

Vanlige spørsmål

Trenger folk opplæring? Nei. Vis dem til ett prosjekt og én oppgave. Verktøyene er selvforklarende når det finnes reelt materiale å bruke dem på.

Hva om noen allerede betaler for Scholarly privat? De beholder det abonnementet som gir mest. Ingen får et dårligere abonnement av å bli med i et team.

Kan folk se hverandres private arbeid? Nei. Personlig arbeid forblir privat med mindre det deles direkte eller gjennom et prosjekt. Administratorenes bruksrapporter viser antall, mens rapporter om delte forelesninger viser fremdrift og spørsmålsresultater for materiale som allerede er delt med teamet.

Kan vi eksportere resultatene fra Scholarly? Ja, se Eksporter arbeidet ditt.

Hva om vi trenger mer enn 29 plasser? Det er grensen for selvbetjening. Kontakt oss fra Teams-siden, så hjelper vi deg videre. Det er også veien å gå ved innføring på tvers av avdelinger, eller hvis dere trenger fakturering og innkjøpsordrer.

Relatert

• Kom i gang med Teams, opprett arbeidsområdet og inviter folk.
• Del med teamet ditt, bygg det delte Biblioteket.
• Teamets Bibliotek og teamprosjekter, det naturlige utgangspunktet for hver nye oppgave.
• Administrer teamet ditt, roller, modelltilgang, profiler og Aktivitet.
• Scholarly Teams, abonnementer, priser og hva hver plass inkluderer.