Teamets Bibliotek og Prosjekter

Et team er bare nyttig hvis materialet er samlet på ett sted og arbeidet består etter at personen som startet det, slutter. Dette er to forskjellige funksjoner, teambiblioteket og teameide prosjekter, og denne siden dekker begge.

Åpne teamet ditt

Klikk på Team i sidepanelet. Det åpnes på Bibliotek, fordi det delte materialet er grunnen til at arbeidsområdet finnes. Øverst finner du fem seksjoner:

Seksjon	Hva den brukes til
Bibliotek	Alt som er delt med teamet, både kilder og ferdig arbeid
AI-profiler	Delte tilpasningsprofiler som alle medlemmer kan bruke
Personer	Invitasjoner, roller, lenken for å bli med og forespørsler om å bli med
Oversikt	Plasser, fremdrift i oppsettet, din egen plass og aktivitetsrapporten
Fakturering	Abonnement, plasser, betalingsopplysninger og regler for AI-modeller, kun for administratorer

Medlemmer kan bla i Bibliotek og åpne de andre seksjonene, men hvilke handlinger de kan utføre, avhenger av rollen. Fakturering og aktivitetsrapporter krever rollen Eier eller Administrator. Bare disse rollene kan administrere invitasjoner og delte AI-profiler.

Teambiblioteket

Team → Bibliotek viser alt noen har delt med teamet, både kilder og ferdig arbeid, med det nyeste først. En PDF noen har lastet opp, ligger ved siden av videoforelesningen som er laget fra den, fordi du i praksis trenger begge.

Det du selv har delt, vises også her, merket Delt av deg. Det finnes ingen egen visning for «mine delinger» som du må holde oversikt over.

Filtre etter type. En rad med filtre, Alt, Kilder, Dokumenter, Podkaster, Møtenotater, Forskning, Chatter, Mapper og prosjekter, avgrenser listen. Hvert filter viser et oppdatert antall, så du kan se med én gang at biblioteket inneholder ni kilder og to forskningsrapporter, uten å klikke på noe.

Søk. Søkefeltet søker i titler og navnet på personen som delte innholdet. «Introduksjon» finner håndboken, mens navnet på en kollega finner alt vedkommende har bidratt med.

Hver rad viser hvem og når. Hvert element viser Delt av [name] og når det ble lagt til. Da vet du alltid hvor det kommer fra, enten du ser på retningslinjene den ansvarlige for etterlevelse har lagt ut, eller et utkast noen har prøvd ut.

Antall visninger. Elementer folk har åpnet, viser et visningstall. Det er den enkleste indikatoren på om biblioteket blir brukt eller bare fylt opp.

Hvis det ikke finnes noe der ennå, viser den tomme visningen Del din første kilde eller kreasjon, slik at du slipper å lure på hvor du deler.

Delt arbeid vises også i ditt eget bibliotek

Du trenger ikke gå til teamsiden for å finne teamets materiale. Alt som deles med teamet, vises under Alt innhold sammen med ditt eget arbeid, med et Team-merke som viser hvem som delte det.

Det er bevisst: Et delt bibliotek som ligger på et eget sted, blir besøkt én gang. Et som vises der du allerede leter, blir brukt.

Legge til noe i biblioteket

Det finnes to veier til samme sted:

1. Fra teamsiden: Team → Bibliotek → Legg til i bibliotek, og velg deretter hva du vil dele.
2. Fra selve elementet: Åpne Del og velg Alle i [team name].

Begge gjør det samme. Uansett gjelder dette:

• Alle aktive medlemmer kan åpne det.
• Eierskapet forblir hos personen som delte det. Bare denne personen kan redigere, med mindre andre får tilgang til det separat.
• Personen kan gjøre det privat igjen når som helst, og da opphører teamets tilgang umiddelbart.
• Hvis et medlem fjernes, mister vedkommende tilgangen til biblioteket. Arbeid i medlemmets personlige bibliotek blir værende på kontoen deres. Materiale som eies av et teamprosjekt, blir hos teamet.

Dette fungerer for alle innholdstyper: mapper, sider, PDF-er, opptak, podkaster, videoforelesninger, møtenotater, forskningsøkter, chatter og prosjekter.

Teameide prosjekter

Et prosjekt samler kilder, kreasjoner, chatter og planlagte oppgaver for ett arbeid. Et teameid prosjekt svarer på spørsmålet deling ikke kan besvare: Hva skjer når personen som laget dette, slutter?

Når et team eier et prosjekt:

• Alle aktive medlemmer kan åpne det uten invitasjon. Ingen trenger å legges til, og ingen trenger å huske å legge dem til. Nye medlemmer får tilgang når de blir med i teamet.
• Materiale som legges i det teameide prosjektet, blir værende i prosjektet. Eiere og administratorer administrerer innholdet og hvor det plasseres. Medlemmer kan se kilder, chatte privat og redigere den delte prosjektbeskrivelsen og instruksjonene, men får ikke tillatelse til å administrere innhold bare ved å bli med.
• Prosjektet består selv om personen som opprettet det, slutter. Prosjektet, kildene og alt som er laget fra dem, blir hos teamet. Det er hele poenget.
• Prosjekttoppteksten viser hvilket team som eier prosjektet, så du alltid vet hvilken type prosjekt du er i.
• Prosjekter-galleriet grupperer teamprosjekter over dine personlige prosjekter, under overskriftene Teamprosjekter og Personlige prosjekter.

Overføre et prosjekt

Eierskapet kan overføres i begge retninger via prosjektets eierskapsinnstillinger. Hver retning har bestemte konsekvenser, og bekreftelsesdialogen forklarer dem før du bekrefter.

Overfør til teamet

Teamet blir eier. Alle aktive medlemmer får tilgang til prosjektet og alt i det, og prosjektet blir hos teamet hvis du slutter.

Bruk dette for arbeid som skal vare lenger enn ditt eget engasjement: opplæring av nyansatte, løpende forskning eller kundeansvaret noen andre skal overta.

Overfør til et medlem

Medlemmet du velger, blir personlig eier. Denne overføringen fjerner tilganger, så det er verdt å lese dette to ganger:

• Teamet og alle som allerede er invitert, mister tilgangen.
• Offentlige lenker blir private.
• Den nye eieren kan sette opp deling på nytt fra bunnen av.

Bruk dette når arbeidet faktisk skal ut av teamet, for eksempel ved en utskilling eller for et personlig sideprosjekt som havnet på feil sted.

Mens overføringen pågår, låses prosjektet en kort stund og åpnes igjen litt senere med den nye eieren. Bare én overføring kan pågå om gangen.

Private chatter forblir private

Teameierskap endrer ikke dette, og dette er den viktigste setningen på siden:

Prosjektchatter og prosjektminner deles aldri. Hvert medlem som jobber i et teameid prosjekt, har sine egne private chatter og sine egne private minner i det. De delte kildene, instruksjonene og innholdet er felles, mens samtalene er private. Ingen andre medlemmer, prosjekteiere eller teamadministratorer kan lese dem.

Det samme gjelder et prosjekt du deler med enkeltpersoner i stedet for teamet.

Godkjenne personer som ber om å bli med

En person som åpner et privat teamelement via en lenke en kollega har videresendt eller et gammelt bokmerke, kan be om tilgang i stedet for å møte en blindvei. Disse forespørslene samles på siden Personer under Forespørsler om å bli med, der du ser hvem som spør, og hva de har bedt om.

• Godkjenn sender en vanlig teaminvitasjon, den samme som når du skriver inn noen i invitasjonsfeltet. Personen bruker en plass og får tilgang til biblioteket og teamets abonnement.
• Avslå avviser forespørselen.

Hvis du ikke har flere ledige plasser, får du en forklaring der du godkjenner, i stedet for at handlingen mislykkes: Ingen ledige plasser, med Administrer plasser som tar deg til Fakturering for å legge til en. Hvis en annen administrator allerede har behandlet forespørselen, gir Scholarly deg beskjed i stedet for å behandle den to ganger.

Sette opp biblioteket slik at folk bruker det

Et bibliotek ingen åpner, er det vanlige problemet. Fire vaner forebygger det.

Del kildene folk faktisk trenger, ikke sammendrag. En delt PDF kan gjøres om til et dusin forskjellige ting av et dusin forskjellige personer. Et delt sammendrag kan bare leses. Kilden er ressursen som kan gjenbrukes.

Organiser etter tilbakevendende oppgaver, ikke etter person. Én mappe per oppgave noen gjør jevnlig, som opplæring av nyansatte, produktarbeid, retningslinjer eller kundesamtaler, fungerer bedre enn én mappe per kollega. Folk kommer til biblioteket med en oppgave, ikke med en kollega i tankene.

Erstatt utdaterte dokumenter i stedet for å legge til en ny kopi. Kildebaserte svar er bare så gode som innholdet i biblioteket, og to versjoner av de samme retningslinjene gir svar som blander dem. Bytt ut den gamle versjonen.

Legg inn noe før du inviterer noen. Invitasjoner på e-post nevner de sist delte elementene, slik at selve invitasjonen forteller hva personen blir med på, «håndboken for 2026 og introduksjonsgjennomgangen for Q3», i stedet for bare å be dem registrere seg. Et nytt medlem som kommer til et tomt arbeidsområde, har ingenting å gjøre og gjør som regel ingenting.

Relatert

• Dele med teamet ditt, delingsvinduet, eierskap og hva hvert synlighetsnivå betyr.
• Administrere teamet ditt, plasser, roller, invitasjoner og lenken for å bli med.
• Prosjekter, faner, instruksjoner, minne og planlagte oppgaver i et prosjekt.
• Data, personvern og modellinnstillinger i Teams, hva en administrator kan se, og innstillingene for modellregler.
• Ta i bruk Scholarly i teamet ditt, en praktisk plan for å fylle biblioteket den første måneden.
• Sett opp et delt opplæringsbibliotek for teamet ditt: oppsettstrinnene, tillatelsestabellen og Aktivitet for et opplæringsbibliotek.