Deine Teambibliothek und Teamprojekte

Ein Team ist nur dann nützlich, wenn alle Materialien an einem Ort liegen und die Arbeit erhalten bleibt, wenn die Person geht, die sie begonnen hat. Dafür gibt es zwei unterschiedliche Funktionen: die Teambibliothek und Projekte im Besitz des Teams. Diese Seite erklärt beide.

Dein Team öffnen

Klicke in der Seitenleiste auf Team. Es öffnet sich die Bibliothek, denn die gemeinsamen Materialien sind der Grund für den Arbeitsbereich. Oben findest du fünf Bereiche:

Bereich	Wofür er da ist
Bibliothek	Alles, was mit dem Team geteilt wurde, Quellen und fertige Inhalte zusammen
KI-Profile	Gemeinsame Anpassungsprofile, die jedes Mitglied anwenden kann
Personen	Einladungen, Rollen, der Beitrittslink und Beitrittsanfragen
Übersicht	Nutzerplätze, Einrichtungsfortschritt, dein eigener Nutzerplatz und der Aktivitätsbericht
Abrechnung	Tarif, Nutzerplätze, Zahlungsdaten und KI-Modellrichtlinie, nur für Admins

Mitglieder können die Bibliothek durchsuchen und die anderen Bereiche öffnen. Welche Aktionen verfügbar sind, hängt jedoch von der Rolle ab. Abrechnung und Aktivitätsberichte sind nur für Inhaber und Admins zugänglich. Nur diese Rollen verwalten Einladungen und gemeinsame KI-Profile.

Die Teambibliothek

Unter Team → Bibliothek findest du alles, was mit dem Team geteilt wurde: Quellen und fertige Inhalte zusammen, die neuesten zuerst. Ein hochgeladenes PDF steht neben der daraus erstellten Videolektion, denn in der Praxis brauchst du beides.

Auch deine eigenen geteilten Inhalte erscheinen hier, gekennzeichnet mit Von dir geteilt. Du musst keine separate Ansicht für deine geteilten Inhalte abgleichen.

Nach Typ filtern. Mit den Filtern Alle, Quellen, Dokumente, Podcasts, Besprechungsnotizen, Recherche, Chats und Ordner & Projekte grenzt du die Liste ein. Jeder Filter zeigt die aktuelle Anzahl. So siehst du auf einen Blick, dass die Bibliothek neun Quellen und zwei Rechercheberichte enthält, ohne etwas anzuklicken.

Suche. Das Suchfeld durchsucht Titel und die Namen der Personen, die Inhalte geteilt haben. „Einarbeitung“ findet das Handbuch. Der Name eines Teammitglieds findet alles, was diese Person beigetragen hat.

Jede Zeile zeigt, wer etwas geteilt hat und wann. Jeder Eintrag zeigt Geteilt von [name] und den Zeitpunkt. So ist die Herkunft immer klar: Du weißt, ob du die Richtlinie vor dir hast, die die für Compliance zuständige Person geteilt hat, oder einen Entwurf, den jemand ausprobiert hat.

Aufrufe. Bei Inhalten, die bereits geöffnet wurden, wird die Anzahl der Aufrufe angezeigt. Daran erkennst du am einfachsten, ob die Bibliothek genutzt oder nur befüllt wird.

Wenn noch keine Inhalte vorhanden sind, bietet die leere Ansicht Erste Quelle oder ersten erstellten Inhalt teilen an. So musst du nicht erst herausfinden, wo du etwas teilen kannst.

Geteilte Inhalte erscheinen auch in deiner eigenen Bibliothek

Du musst die Teamseite nicht öffnen, um auf Teammaterialien zuzugreifen. Alles, was mit dem Team geteilt wurde, erscheint unter Alle Inhalte neben deinen eigenen Inhalten. Eine Team-Kennzeichnung nennt die Person, die den Inhalt geteilt hat.

Das ist Absicht: Eine gemeinsame Bibliothek an einem separaten Ort wird einmal besucht. Eine Bibliothek, die dort erscheint, wo du ohnehin nachsiehst, wird genutzt.

Etwas zur Bibliothek hinzufügen

Dafür gibt es zwei Wege:

1. Über die Teamseite: Team → Bibliothek → Zur Bibliothek hinzufügen, dann auswählen, was du teilen möchtest.
2. Direkt beim Inhalt: Teilen öffnen und Alle bei [team name] auswählen.

Beide Wege führen zum gleichen Ergebnis. In beiden Fällen gilt:

• Jedes aktive Mitglied kann den Inhalt öffnen.
• Die Person, die den Inhalt geteilt hat, bleibt dessen Inhaber. Nur sie kann ihn bearbeiten, sofern sie nicht separat Bearbeitungszugriff gewährt.
• Sie kann den Inhalt jederzeit wieder privat machen. Der Zugriff des Teams endet dann sofort.
• Wird ein Mitglied entfernt, endet sein Zugriff auf die Bibliothek. Inhalte in seiner persönlichen Bibliothek bleiben in seinem Konto. Materialien, die zu einem Teamprojekt gehören, bleiben beim Team.

Das funktioniert für alle Inhaltstypen: Ordner, Seiten, PDFs, Aufnahmen, Podcasts, Videolektionen, Besprechungsnotizen, Recherchen, Chats und Projekte.

Projekte im Besitz des Teams

Ein Projekt bündelt die Quellen, erstellten Inhalte, Chats und geplanten Aufgaben für eine bestimmte Arbeit. Ein Projekt im Besitz des Teams beantwortet die Frage, die das Teilen allein nicht klärt: Was passiert, wenn die Person, die das aufgebaut hat, das Team verlässt?

Wenn ein Projekt dem Team gehört:

• Jedes aktive Mitglied kann es ohne Einladung öffnen. Niemand muss einzeln hinzugefügt werden, und niemand muss daran denken. Neue Mitglieder erhalten beim Teambeitritt Zugriff.
• Materialien, die im Teamprojekt abgelegt werden, bleiben beim Projekt. Inhaber und Admins verwalten die Inhalte und ihren Ablageort. Mitglieder können Quellen ansehen, privat chatten und die gemeinsame Kurzbeschreibung und die Anweisungen bearbeiten. Durch den Beitritt allein erhalten sie aber keine Berechtigung zur Inhaltsverwaltung.
• Es bleibt erhalten, wenn die Person, die es erstellt hat, das Team verlässt. Das Projekt, seine Quellen und alle daraus erstellten Inhalte bleiben beim Team. Genau darum geht es.
• Der Projektkopf nennt das Team, dem das Projekt gehört. So weißt du immer, in welcher Art von Projekt du dich befindest.
• Die Projektgalerie zeigt Teamprojekte über deinen persönlichen Projekten, unter den Überschriften Teamprojekte und Persönliche Projekte.

Ein Projekt übertragen

Über die Einstellungen zur Inhaberschaft des Projekts kannst du es in beide Richtungen übertragen. Jede Richtung hat bestimmte Folgen, die der Bestätigungsdialog vor der Übertragung erläutert.

An das Team übertragen

Das Team wird zum Inhaber. Jedes aktive Mitglied erhält Zugriff auf das Projekt und alle darin enthaltenen Inhalte. Das Projekt bleibt beim Team, wenn du es verlässt.

Nutze das für alles, was länger bestehen soll als deine eigene Mitarbeit: Einarbeitung, laufende Recherche oder die Betreuung eines Kunden, die jemand anderes übernehmen wird.

An ein Mitglied übertragen

Das ausgewählte Mitglied wird zum persönlichen Inhaber. Dabei gehen bestehende Zugriffsrechte verloren. Lies die folgenden Punkte deshalb genau:

• Das Team und alle bisher eingeladenen Personen verlieren den Zugriff.
• Öffentliche Links werden privat.
• Der neue Inhaber kann die Freigaben von Grund auf neu einrichten.

Nutze das, wenn die Arbeit tatsächlich nicht mehr zum Team gehört, etwa bei einer Ausgründung oder einem persönlichen Nebenprojekt, das am falschen Ort gelandet ist.

Während der Übertragung wird das Projekt kurz gesperrt und kurz darauf mit dem neuen Inhaber wieder geöffnet. Es kann immer nur eine Übertragung gleichzeitig laufen.

Private Chats bleiben privat

Daran ändert auch die Inhaberschaft des Teams nichts. Das ist die wichtigste Aussage auf dieser Seite:

Projektchats und Projekterinnerungen werden niemals geteilt. Jedes Mitglied, das in einem Projekt des Teams arbeitet, hat darin eigene private Chats und eigene private Erinnerungen. Quellen, Anweisungen und Inhalte werden gemeinsam genutzt, die Gespräche bleiben privat. Kein anderes Mitglied, kein Projektinhaber und kein Team-Admin kann sie lesen.

Das gilt auch für Projekte, die du mit einzelnen Personen statt mit dem Team teilst.

Beitrittsanfragen genehmigen

Wer über einen weitergeleiteten Link oder ein altes Lesezeichen bei einem privaten Teaminhalt landet, kann Zugriff anfragen, statt in einer Sackgasse zu enden. Diese Anfragen erscheinen auf der Seite Personen unter Beitrittsanfragen. Dort siehst du, wer Zugriff anfragt und worauf.

• Genehmigen sendet eine reguläre Teameinladung, genau wie eine Einladung über das Einladungsfeld. Der Beitritt belegt einen Nutzerplatz und gewährt Zugriff auf die Bibliothek und die Funktionen des Teamtarifs.
• Ablehnen weist die Anfrage zurück.

Wenn alle Nutzerplätze belegt sind, wird das direkt an der Anfrage erklärt, statt die Genehmigung einfach fehlschlagen zu lassen: Keine Nutzerplätze verfügbar. Über Nutzerplätze verwalten gelangst du zur Abrechnung, um einen hinzuzufügen. Hat ein anderer Admin die Anfrage bereits bearbeitet, weist Scholarly dich darauf hin, statt sie erneut zu bearbeiten.

Die Bibliothek so einrichten, dass sie genutzt wird

Eine Bibliothek, die niemand öffnet, ist ein häufiges Problem. Vier Gewohnheiten helfen dagegen.

Teile die Quellen, die Menschen tatsächlich brauchen, statt nur Zusammenfassungen. Zwölf verschiedene Personen können aus einem geteilten PDF zwölf unterschiedliche Inhalte erstellen. Eine geteilte Zusammenfassung lässt sich nur lesen. Die Quelle lässt sich immer wieder verwenden.

Ordne nach wiederkehrenden Aufgaben, nicht nach Personen. Ein Ordner pro wiederkehrender Aufgabe, etwa Einarbeitung, Produkt, Richtlinien oder Kundengespräche, ist hilfreicher als ein Ordner pro Teammitglied. Menschen kommen mit einer Aufgabe in die Bibliothek, nicht mit einer bestimmten Person im Kopf.

Ersetze überholte Dokumente, statt eine zweite Kopie hinzuzufügen. Quellenbasierte Antworten sind nur so gut wie die Inhalte der Bibliothek. Zwei Versionen derselben Richtlinie führen zu Antworten, die beide vermischen. Tausche die alte Version aus.

Füge Inhalte hinzu, bevor du jemanden einlädst. Einladungs-E-Mails nennen die zuletzt geteilten Inhalte. So zeigt schon die Einladung, was die Person erwartet: „das Handbuch 2026 und die Einarbeitungsanleitung für Q3“ statt einer bloßen Aufforderung zur Registrierung. Wer als neues Mitglied in einem leeren Arbeitsbereich landet, hat nichts zu tun und tut meist auch nichts.

Verwandte Artikel

• Mit deinem Team teilen, das Teilen-Fenster, Inhaberschaft und die Bedeutung der einzelnen Sichtbarkeitsstufen.
• Dein Team verwalten, Nutzerplätze, Rollen, Einladungen und der Beitrittslink.
• Projekte, Tabs, Anweisungen, Erinnerungen und geplante Aufgaben innerhalb eines Projekts.
• Daten, Datenschutz und Modelleinstellungen in Teams, was Admins sehen können und wie sich die Modellrichtlinie einstellen lässt.
• Scholarly in deinem Team einführen, ein praktischer Plan für den ersten Monat zum Aufbau der Bibliothek.
• Eine gemeinsame Schulungsbibliothek für dein Team einrichten: Einrichtungsschritte, Berechtigungstabelle und Aktivitätsberichte für eine Schulungsbibliothek.