Otevřít navigační nabídkuZavřít navigační nabídku
PrůvodceKnihovna a projekty

Týmová knihovna a týmové projekty

Tým má smysl jen tehdy, když jsou materiály na jednom místě a práce zůstane dostupná i po odchodu člověka, který ji začal. To zajišťují dvě různé funkce, týmová knihovna a projekty vlastněné týmem. Tato stránka popisuje obě.

Otevření týmu

Klikněte na Tým v postranním panelu. Otevře se Knihovna, protože právě kvůli sdíleným materiálům tento pracovní prostor existuje. Nahoře najdete pět sekcí:

Sekce K čemu slouží
Knihovna Vše sdílené s týmem, zdroje i hotové výstupy pohromadě
Profily AI Sdílené profily přizpůsobení, které může použít kterýkoli člen
Lidé Pozvánky, role, odkaz pro připojení a žádosti o připojení
Přehled Místa, průběh nastavení, vaše vlastní místo a přehled aktivity
Fakturace Tarif, místa, platební údaje a pravidla pro modely AI, pouze pro správce

Členové mohou procházet Knihovnu a otevírat ostatní sekce, ale dostupné akce se řídí jejich rolí. Fakturace a přehledy aktivity vyžadují roli vlastníka nebo správce. Pouze tyto role spravují pozvánky a sdílené profily AI.

Týmová knihovna

V části Tým → Knihovna najdete vše, co kdokoli sdílel s týmem, zdroje i hotové výstupy pohromadě, od nejnovějších. PDF, které někdo nahrál, je vedle videopřednášky vytvořené z tohoto dokumentu, protože v praxi potřebujete obojí.

Najdete tu i své vlastní sdílené položky s označením Sdíleno vámi. Nemusíte je hledat v samostatném zobrazení „mých sdílených položek“.

Filtry podle typu. Seznam můžete zúžit pomocí filtrů Vše, Zdroje, Dokumenty, Podcasty, Zápisy ze schůzek, Rešerše, Chaty a Složky a projekty. U každého filtru se zobrazuje aktuální počet, takže na první pohled vidíte, že knihovna obsahuje devět zdrojů a dvě rešeršní zprávy, aniž byste museli na cokoli klikat.

Vyhledávání. Vyhledávací pole prohledává názvy i jména lidí, kteří položky sdíleli. Výraz „Zaškolení“ najde příručku. Jméno kolegy najde vše, čím přispěl.

Každý řádek uvádí, kdo položku sdílel a kdy. U každé položky se zobrazuje Sdílel(a): [name] a čas sdílení. Původ je tak vždy jasný. Víte, zda se díváte na směrnici zveřejněnou osobou odpovědnou za dodržování předpisů, nebo na návrh, který si někdo zkoušel.

Počty zobrazení. U položek, které už někdo otevřel, se zobrazuje počet zobrazení. Je to nejjednodušší ukazatel toho, zda se knihovna používá, nebo jen plní.

Pokud v ní zatím nic není, prázdné zobrazení nabídne akci Sdílet první zdroj nebo výtvor, takže nemusíte hádat, kde sdílení najdete.

Sdílená práce se zobrazuje i ve vaší vlastní knihovně

K týmovým materiálům se dostanete i bez návštěvy stránky Tým. Vše sdílené s týmem se zobrazuje v části Veškerý obsah vedle vaší vlastní práce, s označením Tým a jménem člověka, který položku sdílel.

Je to záměr: sdílenou knihovnu na samostatné stránce lidé navštíví jednou. Knihovnu, kterou mají tam, kde už běžně hledají, budou používat.

Přidání položky do knihovny

Ke stejnému výsledku vedou dvě cesty:

  1. Ze stránky Tým: Tým → Knihovna → Přidat do knihovny a pak vyberte, co chcete sdílet.
  2. Přímo z položky: otevřete Sdílet a vyberte Všichni v týmu [team name].

V obou případech jde o stejnou akci. Vždy platí:

  • Položku může otevřít každý aktivní člen.
  • Vlastníkem zůstává člověk, který ji sdílel. Úpravy zůstávají v jeho rukou, pokud přístup neudělí samostatně.
  • Kdykoli ji může znovu nastavit jako soukromou a přístup týmu tím okamžitě skončí.
  • Odebráním člena končí jeho přístup do knihovny. Práce v jeho osobní knihovně zůstává v jeho účtu. Materiály vlastněné týmovým projektem zůstávají týmu.

Takto lze sdílet jakýkoli typ obsahu: složky, stránky, PDF, nahrávky, podcasty, videopřednášky, zápisy ze schůzek, rešerše, chaty i projekty.

Projekty vlastněné týmem

Projekt uchovává zdroje, výtvory, chaty a naplánované úlohy k jednomu pracovnímu celku pohromadě. Projekt vlastněný týmem odpovídá na otázku, kterou samotné sdílení neřeší: co se stane, až člověk, který ho vytvořil, odejde?

Když projekt vlastní tým:

  • Každý aktivní člen ho může otevřít bez pozvánky. Nikoho není třeba přidávat a nikdo na to nemusí pamatovat. Noví členové získají přístup připojením k týmu.
  • Materiály uložené v projektu vlastněném týmem zůstávají v projektu. Vlastníci a správci spravují jeho obsah a určují, kam patří. Členové mohou prohlížet zdroje, vést soukromé chaty a upravovat sdílené zadání a pokyny, ale samotným připojením nezískávají oprávnění ke správě obsahu.
  • Zůstane zachován i po odchodu svého tvůrce. Projekt, jeho zdroje i vše, co z nich vzniklo, zůstávají týmu. Právě o to jde.
  • Záhlaví projektu uvádí tým, který ho vlastní, takže vždy víte, v jakém typu projektu se nacházíte.
  • Galerie Projekty řadí týmové projekty nad vaše osobní, pod nadpisy Týmové projekty a Osobní projekty.

Převod projektu

Vlastnictví lze převést oběma směry pomocí ovládacích prvků vlastnictví projektu. Každý směr má konkrétní důsledky, které potvrzovací dialog vysvětlí před dokončením převodu.

Převod na tým

Vlastníkem se stane tým. Každý aktivní člen získá přístup k projektu i všemu v něm a projekt zůstane týmu, pokud odejdete.

Tuto možnost použijte pro práci, která má trvat déle než vaše zapojení: zaškolování, průběžný výzkum nebo klientskou agendu, kterou po vás někdo převezme.

Převod na člena

Vybraný člen se stane osobním vlastníkem. Při tomto převodu se část nastavení ztratí, proto si následující body pečlivě přečtěte:

  • Tým i všichni dosud pozvaní lidé ztratí přístup.
  • Veřejné odkazy se změní na soukromé.
  • Nový vlastník může sdílení nastavit znovu od začátku.

Tuto možnost použijte, když práce skutečně přestává patřit týmu, například při vyčlenění do samostatného podniku nebo u osobního vedlejšího projektu, který skončil na nesprávném místě.

Během převodu se projekt na chvíli uzamkne a vzápětí se znovu otevře pod novým vlastníkem. Současně může probíhat pouze jeden převod.

Soukromé chaty zůstávají soukromé

Týmové vlastnictví na tom nic nemění. Toto je nejdůležitější věta na celé stránce:

Chaty a paměť projektu se nikdy nesdílejí. Každý člen pracující v projektu vlastněném týmem v něm má vlastní soukromé chaty a vlastní soukromou paměť. Zdroje, pokyny a obsah jsou společné, konverzace zůstávají soukromé. Nemůže je číst žádný jiný člen, vlastník projektu ani správce týmu.

Totéž platí pro projekt, který sdílíte s jednotlivými lidmi místo s celým týmem.

Schvalování žádostí o připojení

Když někdo otevře soukromou týmovou položku, třeba přes odkaz přeposlaný kolegou nebo starou záložku, může požádat o přístup a nemusí skončit ve slepé uličce. Tyto žádosti se shromažďují na stránce Lidé v části Žádosti o připojení, kde vidíte, kdo žádá a o co.

  • Schválit odešle skutečnou pozvánku do týmu, stejnou, jakou byste odeslali zadáním adresy do pole pro pozvání. Nový člen obsadí místo a získá přístup ke knihovně i tarifu týmu.
  • Zamítnout žádost odmítne.

Pokud nemáte volná místa, rozhraní situaci při schvalování vysvětlí přímo na místě: Nejsou k dispozici žádná místa. Akce Spravovat místa vás přenese do Fakturace, kde můžete místo přidat. Pokud už žádost vyřídil jiný správce, Scholarly vám to oznámí a akci znovu neprovede.

Jak knihovnu uspořádat, aby ji lidé používali

Knihovna, kterou nikdo neotevírá, je běžný problém. Pomohou mu předejít čtyři návyky.

Sdílejte zdroje, které lidé skutečně potřebují, místo shrnutí. Ze sdíleného PDF může dvanáct různých lidí vytvořit dvanáct různých výstupů. Sdílené shrnutí si mohou jen přečíst. Zdroj je materiál pro opakované použití.

Uspořádejte obsah podle opakovaných činností, ne podle lidí. Složka pro každou pravidelnou činnost, například Zaškolení, Produkt, Směrnice nebo Hovory se zákazníky, funguje lépe než složka pro každého kolegu. Lidé přicházejí do knihovny s úkolem, ne s myšlenkou na konkrétního kolegu.

Nahrazujte neaktuální dokumenty místo přidávání druhé kopie. Odpovědi podložené zdroji jsou jen tak dobré jako obsah knihovny. Dvě verze stejné směrnice vedou k odpovědím, které se snaží najít kompromis mezi oběma. Starou verzi vyměňte.

Naplňte knihovnu ještě předtím, než někoho pozvete. E-maily s pozvánkou uvádějí naposledy sdílené položky, takže už samotná pozvánka říká, k čemu se člověk připojuje, například „příručka pro rok 2026 a průvodce zaškolením pro 3. čtvrtletí“, místo pouhé výzvy k registraci. Nový člen, který přijde do prázdného pracovního prostoru, nemá co dělat a obvykle také nic neudělá.

Bylo to užitečné?
PředchozíKdo dokončilDalšíTýmová data a zabezpečení