La Biblioteca y los Proyectos de tu equipo

Un equipo solo es útil si el material está en un solo lugar y el trabajo se conserva cuando se va la persona que lo inició. Son dos funciones diferentes, la biblioteca del equipo y los proyectos que pertenecen al equipo. Esta página explica ambas.

Abrir tu equipo

Haz clic en Equipo en la barra lateral. Se abre en la Biblioteca, porque el material compartido es la razón de ser del espacio de trabajo. En la parte superior hay cinco secciones:

Sección	Para qué sirve
Biblioteca	Todo lo que se comparte con el equipo, con las fuentes y el trabajo terminado en un mismo lugar
Perfiles de IA	Perfiles de personalización compartidos que cualquier miembro puede aplicar
Personas	Invitaciones, roles, el enlace para unirse y las solicitudes para unirse
Resumen general	Licencias, progreso de configuración, tu propia licencia y el informe de actividad
Facturación	Plan, licencias, datos de pago y política de modelos de IA, solo para administradores

Los miembros pueden explorar la Biblioteca y abrir las demás secciones, pero las acciones disponibles siguen dependiendo del rol. La Facturación y los informes de actividad requieren el rol de Propietario o Administrador. Solo esos roles gestionan las invitaciones y los perfiles de IA compartidos.

La biblioteca del equipo

Equipo → Biblioteca muestra todo lo que cualquier persona haya compartido con el equipo, con las fuentes y el trabajo terminado juntos, y lo más reciente primero. Un PDF que alguien subió aparece junto a la clase en video creada a partir de él, porque en la práctica necesitas ambos.

Lo que tú compartes también aparece aquí, con la etiqueta Compartido por ti. No hay una vista separada de "lo que compartí" que tengas que revisar.

Filtros por tipo. Una fila de filtros, Todo, Fuentes, Documentos, Podcasts, Notas de reunión, Investigación, Chats, Carpetas y proyectos, permite acotar la lista. Cada filtro muestra un conteo actualizado, para que puedas ver de un vistazo que la biblioteca tiene nueve fuentes y dos informes de investigación sin hacer clic en nada.

Búsqueda. El cuadro de búsqueda abarca los títulos y la persona que los compartió. "Incorporación" encuentra el manual; el nombre de un compañero encuentra todo lo que aportó.

Cada fila indica quién lo compartió y cuándo. Cada elemento muestra Compartido por [nombre] y cuándo se agregó, para que siempre sepas de dónde viene. Así puedes distinguir entre la política que publicó la persona responsable de cumplimiento y un borrador que alguien hizo para probar.

Conteos de visualizaciones. Los elementos que alguien ha abierto muestran un conteo de visualizaciones. Es la señal más sencilla para saber si la biblioteca se está usando o si solo se está llenando.

Si todavía no hay nada, la vista vacía ofrece Compartir tu primera fuente o creación, para que no tengas que adivinar dónde se comparte el contenido.

El trabajo compartido también aparece en tu propia biblioteca

No tienes que visitar la página del Equipo para acceder al material del equipo. Todo lo que se comparte con el equipo aparece en Todo el contenido, junto con tu propio trabajo, con una etiqueta de Equipo que indica quién lo compartió.

Esto es intencional: una biblioteca compartida que está en un lugar separado se visita una vez. Una que aparece donde ya buscas se usa.

Agregar algo a la biblioteca

Hay dos caminos para hacer lo mismo:

1. Desde la página del Equipo: Equipo → Biblioteca → Agregar a la biblioteca y luego elige qué compartir.
2. Desde el propio elemento: abre Compartir y elige Todos en [nombre del equipo].

Ambas opciones hacen lo mismo. En cualquiera de los dos casos:

• Todos los miembros activos pueden abrirlo.
• La propiedad sigue siendo de la persona que lo compartió. Solo esa persona puede editarlo, a menos que conceda acceso por separado.
• Puede volver a hacerlo privado en cualquier momento, y el acceso del equipo termina de inmediato.
• Quitar a un miembro termina su acceso a la biblioteca. El trabajo de su biblioteca personal permanece en su cuenta; el material que pertenece a un proyecto del equipo se queda con el equipo.

Esto funciona con cualquier tipo de contenido: carpetas, páginas, PDF, grabaciones, podcasts, clases en video, notas de reunión, sesiones de investigación, chats y proyectos.

Proyectos que pertenecen al equipo

Un proyecto reúne las fuentes, creaciones, chats y tareas programadas de un mismo trabajo. Un proyecto que pertenece al equipo responde a una pregunta que compartir no resuelve: ¿qué pasa cuando se va la persona que creó esto?

Cuando un proyecto pertenece a un equipo:

• Todos los miembros activos pueden abrirlo sin una invitación. No hace falta agregar a nadie ni acordarse de hacerlo. Los nuevos miembros obtienen acceso al unirse al equipo.
• El material guardado en el proyecto del equipo permanece en el proyecto. Los Propietarios y Administradores gestionan su contenido y su ubicación. Los Miembros pueden ver fuentes, chatear en privado y editar la descripción general y las instrucciones compartidas, pero no obtienen permisos para gestionar contenido solo por unirse.
• Se conserva cuando se va la persona que lo creó. El proyecto, sus fuentes y todo lo creado a partir de él se quedan con el equipo. Ese es el propósito.
• El encabezado del proyecto indica a qué equipo pertenece, para que siempre sepas en qué tipo de proyecto estás.
• La galería de Proyectos agrupa los proyectos del equipo por encima de los personales, bajo los encabezados Proyectos del equipo y Proyectos personales.

Transferir un proyecto

La propiedad se puede transferir en ambas direcciones desde los controles de propiedad del proyecto. Cada dirección tiene consecuencias específicas, y el cuadro de confirmación las explica antes de que confirmes.

Transferir al equipo

El equipo pasa a ser el propietario. Todos los miembros activos obtienen acceso a este proyecto y a todo su contenido, y el proyecto se queda con el equipo si te vas.

Usa esta opción para cualquier trabajo que deba continuar después de tu participación: incorporación de personal, investigación continua o la cuenta de un cliente que otra persona asumirá.

Transferir a un miembro

El miembro que elijas pasa a ser el propietario a título personal. Esta transferencia implica pérdidas de acceso, así que conviene leerlo dos veces:

• El equipo y todas las personas ya invitadas pierden el acceso.
• Los enlaces públicos se vuelven privados.
• El nuevo propietario puede volver a configurar el acceso compartido desde cero.

Usa esta opción cuando el trabajo realmente deje de formar parte del equipo, como un proyecto que se independiza o un proyecto personal que terminó en el lugar equivocado.

Durante la transferencia, el proyecto se bloquea brevemente y vuelve a abrirse un momento después con su nuevo propietario. Solo puede realizarse una transferencia a la vez.

Los chats privados siguen siendo privados

Que el proyecto pertenezca al equipo no cambia esto, y es la frase más importante de esta página:

Los chats y las memorias del proyecto nunca se comparten. Cada miembro que trabaja en un proyecto del equipo tiene sus propios chats privados y sus propias memorias privadas dentro de él. Las fuentes, las instrucciones y el contenido compartidos son comunes; las conversaciones no. Ningún otro miembro, propietario del proyecto ni administrador del equipo puede leerlos.

Lo mismo ocurre con un proyecto que compartes con personas específicas en lugar de con el equipo.

Aprobar solicitudes para unirse

Alguien que llega a un elemento privado del equipo, por un enlace que le reenvió un colega o un marcador antiguo, puede solicitar acceso en lugar de quedarse sin opciones. Esas solicitudes se reúnen en la página Personas, bajo Solicitudes para unirse, donde se muestra quién solicita acceso y a qué.

• Aprobar envía una invitación al equipo, igual que la que se envía al escribir los datos de una persona en el cuadro de invitaciones. Esto ocupa una licencia y le da acceso a la biblioteca y al plan del equipo.
• Rechazar descarta la solicitud.

Si no quedan licencias, la interfaz lo explica al intentar aprobar, en lugar de mostrar un error: No hay licencias disponibles, con la opción Gestionar licencias, que te lleva a Facturación para agregar una. Si otro administrador ya atendió la solicitud, Scholarly te lo indica en lugar de realizar la acción dos veces.

Organizar la biblioteca para que la gente la use

El problema más común es tener una biblioteca que nadie abre. Cuatro hábitos ayudan a evitarlo.

Comparte las fuentes que la gente realmente consulta, no resúmenes. Una docena de personas puede transformar un PDF compartido en una docena de cosas diferentes. Un resumen compartido solo se puede leer. La fuente es el recurso reutilizable.

Organiza por tareas recurrentes, no por persona. Una carpeta por cada tarea que alguien realiza de forma habitual, como Incorporación, Producto, Políticas o Llamadas con clientes, funciona mejor que una carpeta por compañero. Las personas llegan a la biblioteca con una tarea en mente, no con un colega.

Reemplaza los documentos que ya no están vigentes en lugar de agregar una segunda copia. La calidad de las respuestas basadas en fuentes depende de lo que haya en la biblioteca, y dos versiones de la misma política generan respuestas que mezclan ambas. Reemplaza la versión anterior.

Agrega algo antes de invitar a alguien. Los correos de invitación mencionan los elementos compartidos más recientemente, de modo que la propia invitación explica a qué se está uniendo la persona: "el manual de 2026 y la guía de incorporación del tercer trimestre", en lugar de una simple solicitud para registrarse. Un nuevo miembro que llega a un espacio de trabajo vacío no tiene nada que hacer y, por lo general, no hace nada.

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