Compartir y colaborar

Scholarly te permite compartir cualquier contenido que hayas creado con un colega, un cliente, tu equipo o cualquier persona que tenga el enlace. La mayoría de los tipos de contenido permiten compartir, consultar estadísticas de visualización, comentar y duplicar. También puedes permitir que las personas soliciten acceso a elementos privados para que un enlace sin los permisos adecuados no les impida continuar.

Qué puedes compartir

• Carpetas
• Páginas
• PDF
• Conjuntos de tarjetas de estudio
• Notas de reunión con IA
• Podcasts
• Informes de investigación
• Clases en video
• Diapositivas con IA
• Conversaciones del Chat con IA

Abrir la ventana Compartir

Haz clic en el botón Compartir del encabezado de cualquier página de contenido. La ventana Compartir muestra primero Quién puede abrirlo, seguido del enlace y las personas con acceso. Elige quién puede acceder antes de copiar o enviar el enlace.

En celulares, el botón Compartir abre primero el menú nativo para compartir de tu celular, para que puedas enviar el enlace directamente a Mensajes, Mail, WhatsApp, AirDrop o cualquier otra aplicación que tengas instalada. Elige Más opciones para abrir la ventana Compartir completa.

Elegir quién puede acceder

El contenido personal empieza como Privado. El contenido guardado en un proyecto compartido o propiedad de un equipo también puede ser accesible a través de ese proyecto. Revisa tanto el elemento como su proyecto al elegir quién puede acceder.

• Solo las personas que invites: las personas invitadas inician sesión con la dirección de correo electrónico a la que recibieron la invitación. Las demás pueden solicitar acceso.
• Cualquier persona con el enlace: las personas pueden abrir el enlace sin una cuenta. No aparece en Explorar ni en las búsquedas.
• Público: los tipos de contenido compatibles también pueden aparecer en Explorar y en las búsquedas. Usa esta opción cuando quieras que las personas descubran tu trabajo.

Permitir que el contenido se descubra públicamente es una decisión distinta de enviar un enlace que no aparece en los listados. Las carpetas, los archivos y los proyectos no ofrecen la opción de aparecer como Públicos. Lee el texto junto a Copiar enlace: si el elemento es privado, explica si al copiarlo se dará acceso al equipo o a cualquier persona con el enlace.

Compartir con tu equipo

Si eres miembro activo de un plan Team o Enterprise, la ventana Compartir también ofrece Todos en [nombre del equipo]. El texto de ayuda lo explica claramente: todos en tu equipo pueden ver el contenido, pero solo tú puedes editarlo.

• Todos en tu equipo pueden ver el elemento; solo tú puedes hacer cambios.
• Esta opción solo aparece si eres miembro activo de un equipo. Consulta Scholarly Teams.
• Funciona con cualquier tipo de contenido, incluidas las carpetas.

Códigos QR

Usa el botón Código QR junto al enlace para ver y descargar un QR de la misma dirección compartida. Volver te lleva de nuevo a las opciones de acceso y la lista de personas. El QR es ideal para:

• Mostrarlo en una presentación o un pizarrón para que las personas presentes puedan escanearlo y abrir el contenido.
• Imprimirlo en material de apoyo o de capacitación.
• Compartir en persona sin escribir la URL.

Un código QR apunta al mismo enlace compartido, por lo que un elemento privado te pide elegir quién puede acceder antes de generar uno: un QR que nadie puede abrir no es útil en material impreso. Los botones para compartir también indican el cambio de acceso antes de que copies un enlace que era privado.

Invitar por correo electrónico

¿Necesitas enviar contenido a personas específicas? Abre la ventana Compartir y agrega sus correos electrónicos en la sección Invitar. Cada persona invitada recibe un correo con un enlace Abrir que puede usar con un solo toque.

Si invitaste por error a la persona equivocada, el botón Quitar de cada fila de invitación funciona tanto en pantallas táctiles como al pasar el cursor.

Solicitar acceso

Cuando alguien abre un enlace privado sin una invitación, ve una página para Solicitar acceso que le permite continuar. Una persona que no haya iniciado sesión puede ingresar su dirección de correo electrónico y pedir acceso sin crear una cuenta. Una persona que haya iniciado sesión puede solicitarlo desde su cuenta y agregar una nota opcional. El propietario recibe un correo con el nombre del solicitante y el elemento.

Después de la aprobación, el solicitante recibe un correo para abrir el elemento. Si inició sesión con la cuenta correcta, también puede ver cómo se actualiza la página de espera.

Aprobar una solicitud

El correo de solicitud incluye la acción Permitir ver para aprobar al solicitante indicado, además de una opción para revisar la solicitud en Scholarly. En la ventana Compartir puedes ver quién solicita acceso, cualquier nota que haya agregado y elegir Aprobar o Rechazar. También puedes gestionar las solicitudes más adelante desde la ventana Compartir de cualquier elemento del que seas propietario.

Al aprobar la solicitud, la persona se agrega a la lista de invitados del elemento, igual que con una invitación por correo electrónico, y puedes revocar ese acceso en cualquier momento.

Solicitar acceso al enlace de otra persona

El mismo proceso funciona a la inversa cuando alguien comparte un enlace privado contigo. Llegarás a la página Solicitar acceso cuando el elemento sea privado y no te hayan invitado, cuando el propietario haya revocado tu acceso o cuando hayas iniciado sesión con un correo distinto del que recibió la invitación.

1. Abre el enlace compartido.
2. Ingresa la dirección de correo electrónico que debe recibir acceso o inicia sesión con la cuenta que quieras usar.
3. Si quieres, agrega una nota breve para el propietario.
4. Haz clic en Solicitar acceso.

Recibirás un correo en cuanto el propietario apruebe la solicitud; vuelve a abrir el mismo enlace y tendrás acceso al contenido. Si la rechaza o no responde, la página se mantiene igual y puedes volver a solicitar acceso más adelante.

Todos los tipos de contenido compartido admiten este proceso: mazos de tarjetas de estudio, PDF, Clases en video con IA, Podcasts con IA, Notas de reunión con IA, sesiones de investigación, conversaciones del Chat con IA y páginas.

La página de acceso puede mostrar el título del elemento, su propietario y una vista previa, como una miniatura de video o su duración, para que sepas a qué estás solicitando acceso. No da acceso al contenido completo. Si recibiste una invitación en tu dirección de correo electrónico, pero aún no la has verificado en tu cuenta, elige Verificar correo electrónico en lugar de volver a solicitar acceso.

Configuración del enlace: contraseña, vencimiento y revocación

Un enlace público no tiene que ser permanente ni estar abierto a todas las personas que alguna vez tuvieron la dirección. Una vez que eliges Cualquier persona con el enlace o Público, aparece un panel de Configuración del enlace en la parte superior de la lista de acceso:

• Contraseña: cualquier persona que abra el enlace debe ingresarla primero. De 4 a 72 caracteres.
• Vencimiento del enlace: No vence, 24 horas, 7 días o una fecha personalizada hasta un año después.
• Guardar y exportar: deja esta opción activada o cambia a Solo lectura para que quienes vean el contenido no puedan guardar una copia ni exportarlo.
• Revocar enlace: la dirección deja de funcionar de forma definitiva. Crear nuevo enlace genera una nueva.

Estas opciones se aplican a cualquier persona que use el enlace público. Las personas a las que invitaste por correo electrónico y tu equipo, en el caso de un elemento de un espacio de trabajo compartido, siguen accediendo como antes.

Consulta todos los detalles, incluido lo que ve una persona en cada estado y qué control usar en cada caso: Contraseña, vencimiento y revocación de un enlace compartido.

Quién lo abrió

Para un elemento compartido, la ventana Compartir muestra su actividad:

• Quién lo abrió y cuándo: aperturas con el nombre de la persona, contabilizadas una vez por persona al día. Tus propias aperturas nunca se cuentan.
• Visualizaciones: cuántas personas abrieron tu enlace.
• Copias guardadas: cuántas personas copiaron el elemento en su propia cuenta.

Un correo semanal de actividad compartida resume la misma información, incluidas las aperturas de tus compañeros de equipo y la actividad del enlace público.

Guardar en mi cuenta

Cuando el propietario permite guardar, quien ve el contenido puede usar Guardar en mi cuenta (el ícono de marcador). Un enlace público de Solo lectura desactiva las opciones de guardar y exportar. Guardar crea una copia independiente que pertenece a esa persona y que puede editar. El original no cambia.

Las personas que no hayan iniciado sesión ven un mensaje para registrarse que menciona el elemento específico que están viendo, por ejemplo, "Guardar este mazo de tarjetas de estudio."

Videos insertados y feeds privados de podcasts

Para una clase en video pública, abre Compartir → Insertar para copiar el código de inserción del reproductor. Los enlaces protegidos con contraseña, vencidos o revocados no pueden usarse para insertar contenido sin restricciones.

Para un podcast o una clase en video, la pestaña Feed de podcasts te ofrece un feed privado con tus podcasts y el audio de tus videos. Copia la URL del feed en una aplicación de podcasts compatible o usa la opción de Apple Podcasts. Mantén privada esa URL: cualquier persona que la tenga puede escuchar el contenido. Al restablecerla, la URL anterior deja de ser válida. Spotify no permite agregar este feed privado.

En un plan de equipo de pago, un creador puede usar Compartir → Ver quién terminó para una clase compartida con su equipo. Los Propietarios y Administradores también pueden consultar el progreso de las clases compartidas y exportar un CSV desde Equipo → Resumen. Consulta Datos y seguridad del equipo para conocer el alcance de los informes.

Compartido conmigo

Las páginas, los mazos, los podcasts, las clases en video y otros elementos compartidos contigo aparecen junto a tus materiales de estudio recientes con una etiqueta clara de Compartido. No tienes que buscarlos en una sección aparte de la barra lateral.

Fijar contenido

Fija cualquier tipo de contenido para que siempre aparezca en la parte superior de la barra lateral y de la página de inicio:

• Páginas, PDF, mazos de tarjetas de estudio, Notas de reunión con IA, podcasts, sesiones de investigación, clases en video, Diapositivas con IA y chats.

Puedes fijar contenido desde el encabezado de su página, al pasar el cursor sobre una tarjeta en la página de inicio o al hacer clic derecho en cualquier elemento.

Compartir chats con IA

Comparte cualquier conversación con IA de forma pública o privada, igual que el resto del contenido. Los chats compartidos se muestran en modo de solo lectura: quienes los ven pueden consultar todos los mensajes y cualquier contenido generado por IA, pero no pueden enviar mensajes nuevos.

Compartir carpetas

Comparte una carpeta y los destinatarios tendrán una vista de solo lectura con todo su contenido: PDF, páginas, videos y cualquier otro elemento que hayas guardado allí. Pueden abrir cualquier elemento de esa lista igual que en cualquier otra parte de Scholarly. La carpeta muestra quién la compartió con la etiqueta Compartido por [Nombre].

Compartir proyectos

Comparte un proyecto desde la pestaña Colaboradores. Las personas que invites, o todos en tu equipo si eliges el acceso de equipo, pueden ver todo el contenido del proyecto, incluidas las carpetas y todo lo que contienen.

Los chats y las memorias del proyecto son privados para cada persona. Los miembros invitados al proyecto pueden conversar con la IA sobre las fuentes compartidas y editar el resumen y las instrucciones compartidos. La gestión del contenido, las invitaciones, los perfiles predeterminados y el archivado quedan a cargo del propietario o de los administradores del equipo. Un enlace público solo muestra la descripción general del proyecto; invita a las personas o usa el acceso de equipo para que puedan abrir el contenido.

Si un proyecto es propiedad de un equipo en lugar de ser tuyo, todos los miembros activos de ese equipo pueden abrirlo sin invitación y el proyecto permanece en el equipo si la persona que lo creó se va.

Consulta Proyectos.

Notas sobre privacidad

• Cualquier persona con el enlace no aparece en los listados, pero su URL se puede reenviar. Público también permite que el contenido compatible se descubra en Explorar y en las búsquedas.
• Volver a Solo las personas que invites invalida el enlace público existente la próxima vez que alguien lo abra.
• Revoca invitaciones individuales en cualquier momento desde la ventana Compartir. La próxima vez que la persona cuyo acceso revocaste abra el enlace, verá la página Solicitar acceso.

Artículos relacionados

• Contraseña, vencimiento y revocación de un enlace compartido, contraseñas de enlaces, fechas de vencimiento, modo de solo lectura y revocación.

• Compartir con tu equipo, la biblioteca compartida del equipo y quién es propietario de cada elemento.

• Proyectos, colaboradores de proyectos y proyectos propiedad de un equipo.

• Exportar tu trabajo, enviar un archivo en lugar de un enlace.

• Scholarly en el celular, incluido el menú nativo para compartir y los códigos QR.

• Chat con IA, compartir chats con enlaces públicos.