Jakaminen ja yhteistyö

Scholarlyssa voit jakaa kaiken luomasi kollegalle, asiakkaalle, tiimillesi tai kenelle tahansa linkin saaneelle. Useimmat sisältötyypit tukevat jakamista, katselutilastoja, kommentteja ja kopiointia. Voit myös antaa muiden pyytää käyttöoikeutta yksityiseen sisältöön, jotta puuttuvat oikeudet eivät estä etenemistä.

Mitä voit jakaa

• Kansioita
• Sivuja
• PDF-tiedostoja
• Muistikorttipakkoja
• Tekoälyn laatimia kokousmuistiinpanoja
• Podcasteja
• Tutkimusraportteja
• Videoluentoja
• Tekoälyn luomia dioja
• Tekoälykeskusteluja

Jakamisikkunan avaaminen

Napsauta minkä tahansa sisältösivun yläreunassa olevaa Jaa-painiketta. Jakamisikkunassa näkyy ensin Kuka voi avata, sitten linkki ja henkilöt, joilla on käyttöoikeus. Valitse yleisö ennen linkin kopioimista tai lähettämistä.

Puhelimessa Jaa-painike avaa ensin puhelimen oman jakovalikon, josta voit lähettää linkin suoraan Viesteihin, sähköpostiin, WhatsAppiin, AirDropiin tai muuhun asentamaasi sovellukseen. Avaa koko jakamisikkuna valitsemalla Lisää vaihtoehtoja.

Yleisön valitseminen

Henkilökohtainen sisältö on aluksi Yksityinen. Jaettuun tai tiimin omistamaan projektiin tallennettua sisältöä voi käyttää myös projektin kautta. Tarkista sekä sisällön että sen projektin oikeudet, kun valitset yleisöä.

• Vain kutsumasi henkilöt: kutsutut kirjautuvat sisään kutsussa käytetyllä sähköpostiosoitteella. Muut voivat pyytää käyttöoikeutta.
• Kaikki linkin saaneet: linkin voi avata ilman tiliä. Sisältöä ei näytetä Tutustu-osiossa tai haussa.
• Julkinen: tuetut sisältötyypit voidaan näyttää myös Tutustu-osiossa ja haussa. Käytä tätä, kun haluat muiden löytävän työsi.

Julkinen löydettävyys valitaan erikseen listaamattoman linkin lähettämisestä. Kansioille, tiedostoille ja projekteille ei ole Julkinen-vaihtoehtoa. Lue Kopioi linkki -painikkeen vieressä oleva teksti: yksityisen sisällön kohdalla se kertoo, avaako kopiointi käyttöoikeuden tiimille vai kaikille linkin saaneille.

Jakaminen tiimille

Jos olet Team- tai Enterprise-tilauksen aktiivinen jäsen, jakamisikkunassa näkyy myös Koko tiimi [team name]. Ohjeteksti kertoo selvästi, että kaikki tiimisi jäsenet voivat katsella sisältöä, mutta vain sinä voit muokata sitä.

• Kaikki tiimisi jäsenet voivat katsella sisältöä, mutta vain sinä voit tehdä muutoksia.
• Tämä vaihtoehto näkyy vain, jos olet tiimin aktiivinen jäsen. Katso Scholarly Teams.
• Toimii kaikille sisältötyypeille, myös kansioille.

QR-koodit

Linkin vieressä olevalla QR-koodi-painikkeella voit näyttää ja ladata laitteelle samaan jaettuun osoitteeseen johtavan QR-koodin. Takaisin palauttaa yleisön valintaan ja henkilöluetteloon. QR-koodi sopii esimerkiksi seuraaviin tilanteisiin:

• Näytä koodi dioissa tai valkotaululla, jotta osallistujat voivat avata sisällön skannaamalla sen.
• Tulosta koodi monisteeseen tai koulutusmateriaaliin.
• Jaa sisältö kasvotusten ilman URL-osoitteen kirjoittamista.

QR-koodi johtaa samaan jaettuun linkkiin, joten yksityisen sisällön kohdalla sinua pyydetään valitsemaan yleisö ennen koodin luomista: koodista, jota kukaan ei voi avata, ei ole hyötyä monisteessa. Myös jakamispainikkeet kertovat yleisön muutoksesta ennen yksityisen linkin kopiointia.

Kutsuminen sähköpostitse

Haluatko lähettää sisällön tietyille henkilöille? Avaa jakamisikkuna ja lisää heidän sähköpostiosoitteensa Kutsu-osioon. Jokainen kutsuttu saa sähköpostin, jossa on yhdellä napautuksella toimiva Avaa-linkki.

Jos kutsuit vahingossa väärän henkilön, kunkin kutsurivin Poista-painike toimii sekä kosketuksella että osoittamalla riviä hiirellä.

Käyttöoikeuden pyytäminen

Kun joku avaa yksityisen linkin ilman kutsua, hän näkee Pyydä käyttöoikeutta -sivun eikä jää umpikujaan. Uloskirjautunut katselija voi antaa sähköpostiosoitteensa ja pyytää käyttöoikeutta luomatta tiliä. Sisäänkirjautunut katselija voi lähettää pyynnön tililtään ja lisätä halutessaan viestin. Omistaja saa sähköpostin, jossa kerrotaan pyytäjän nimi ja pyynnön kohde.

Hyväksynnän jälkeen pyytäjä saa sähköpostin, josta sisällön voi avata. Oikealla tilillä kirjautunut pyytäjä voi myös nähdä odotussivun päivittyvän.

Pyynnön hyväksyminen

Pyyntösähköpostissa on Salli katselu -toiminto nimetyn pyytäjän hyväksymiseen sekä linkki pyynnön tarkasteluun Scholarlyssa. Jakamisikkunassa näet pyytäjän ja hänen mahdollisen viestinsä sekä voit valita Hyväksy tai Hylkää. Voit käsitellä pyyntöjä myöhemminkin minkä tahansa omistamasi sisällön jakamisikkunassa.

Hyväksyminen lisää pyytäjän sisällön kutsulistalle aivan kuten sähköpostikutsu. Voit perua käyttöoikeuden milloin tahansa.

Käyttöoikeuden pyytäminen toisen jakamaan linkkiin

Sama toimii myös silloin, kun yksityinen linkki jaetaan sinulle. Päädyt käyttöoikeuden pyyntösivulle, jos sisältö on yksityinen eikä sinua ole kutsuttu, omistaja on sittemmin perunut käyttöoikeutesi tai olet kirjautunut eri sähköpostiosoitteella kuin sillä, johon kutsu lähetettiin.

1. Avaa jaettu linkki.
2. Anna sähköpostiosoite, jolle haluat käyttöoikeuden, tai kirjaudu haluamallasi tilillä.
3. Lisää halutessasi lyhyt viesti omistajalle.
4. Napsauta Pyydä käyttöoikeutta.

Saat sähköpostin heti, kun omistaja hyväksyy pyynnön. Avaa sama linkki uudelleen, niin pääset sisältöön. Jos omistaja hylkää pyynnön tai ei vastaa, sivu pysyy ennallaan ja voit pyytää käyttöoikeutta myöhemmin uudelleen.

Kaikki jaettavat sisältötyypit tukevat tätä: muistikorttipakat, PDF-tiedostot, tekoälyn luomat videoluennot ja podcastit, tekoälyn laatimat kokousmuistiinpanot, tutkimusistunnot, tekoälykeskustelut ja sivut.

Käyttöoikeussivulla voi näkyä sisällön otsikko, omistaja ja esikatselu, kuten videon pikkukuva tai kesto, jotta tiedät, mihin pyydät käyttöoikeutta. Se ei avaa koko sisältöä. Jos kutsu lähetettiin sähköpostiosoitteeseesi mutta et ole vahvistanut sitä tililläsi, valitse Vahvista sähköpostiosoite uuden pyynnön lähettämisen sijaan.

Linkin asetukset: salasana, vanheneminen ja mitätöinti

Julkisen linkin ei tarvitse olla pysyvä tai avoin kaikille, joilla osoite on joskus ollut. Kun valitset Kaikki linkin saaneet tai Julkinen, jakamisluettelon yläreunaan ilmestyy Linkin asetukset -paneeli:

• Salasana: jokaisen linkin avaajan on annettava se ensin. 4–72 merkkiä.
• Linkin vanheneminen: Ei vanhene, 24 tuntia, 7 päivää tai oma päivämäärä enintään vuoden päähän.
• Tallentaminen ja vienti: pidä sallittuna tai valitse Vain katselu, jolloin katselijat eivät voi tallentaa kopiota tai viedä sisältöä.
• Mitätöi linkki: osoite lakkaa toimimasta pysyvästi. Luo uusi linkki luo uuden osoitteen.

Nämä koskevat kaikkia julkista linkkiä käyttäviä. Sähköpostitse kutsutut henkilöt sekä tiimisi jäsenet jaetun työtilan sisällön kohdalla voivat avata sisällön kuten ennenkin.

Tarkemmat tiedot, kuten eri tilojen näkyminen katselijalle ja sopivan toiminnon valinta eri tilanteissa: Jaetun linkin salasana, vanheneminen ja mitätöinti.

Kuka avasi sisällön

Jaetun sisällön jakamisikkuna näyttää sen tapahtumat:

• Kuka avasi ja milloin: avaajat näkyvät nimellä, ja avaus lasketaan kerran henkilöä kohden päivässä. Omia avauksiasi ei lasketa koskaan.
• Katselut: kuinka moni avasi linkkisi.
• Tallennukset: kuinka moni katselija kopioi sisällön omalle tililleen.

Viikoittainen jakamisen tapahtumakooste sähköpostitse kokoaa samat tiedot, myös tiimin jäsenten avaukset ja julkisen linkin tapahtumat.

Tallenna omalle tilille

Kun omistaja sallii tallentamisen, katselija voi valita Tallenna omalle tilille (kirjanmerkkikuvake). Vain katselu -tilassa oleva julkinen linkki estää tallentamisen ja viennin. Tallentaminen luo erillisen kopion, jonka katselija omistaa ja jota hän voi muokata. Alkuperäinen säilyy ennallaan.

Uloskirjautuneille katselijoille näytetään rekisteröitymiskehotus, jossa nimetään heidän katsomansa sisältö, esimerkiksi ”Tallenna tämä muistikorttipakka.”

Videoiden upottaminen ja yksityiset podcast-syötteet

Jos videoluento on julkinen, avaa Jaa → Upota ja kopioi soittimen upotuskoodi. Salasanalla suojattuja, vanhentuneita tai mitätöityjä linkkejä ei voi käyttää rajoittamattomassa upotuksessa.

Podcastin tai videoluennon Podcast-syöte-välilehdeltä saat yksityisen syötteen, joka sisältää podcastisi ja videoidesi äänet. Kopioi syötteen URL-osoite yhteensopivaan podcast-sovellukseen tai käytä Apple Podcasts -vaihtoehtoa. Pidä syötteen URL-osoite yksityisenä: kuka tahansa sen saanut voi kuunnella. Osoitteen uusiminen mitätöi edellisen URL-osoitteen. Spotify ei tue tämän yksityisen syötteen lisäämistä.

Maksullisessa tiimitilauksessa tekijä voi valita Jaa → Katso loppuun katsoneet tiimille jaetun luennon kohdalla. Omistajat ja ylläpitäjät voivat myös seurata jaettujen luentojen edistymistä ja viedä tiedot CSV-muodossa kohdasta Tiimi → Yleiskatsaus. Katso raportoinnin rajaukset artikkelista Tiimin tiedot ja tietoturva.

Jaettu minulle

Sinulle jaetut sivut, muistikorttipakat, podcastit, videoluennot ja muut sisällöt näkyvät viimeisimpien opiskelumateriaaliesi joukossa selkeällä Jaettu-merkinnällä. Niitä ei tarvitse etsiä erillisestä sivupalkin osiosta.

Sisällön kiinnittäminen

Kiinnitä mitä tahansa sisältöä, jotta se pysyy sivupalkin ja etusivun yläreunassa:

• Sivuja, PDF-tiedostoja, muistikorttipakkoja, tekoälyn laatimia kokousmuistiinpanoja, podcasteja, tutkimusistuntoja, videoluentoja, tekoälyn luomia dioja ja keskusteluja.

Kiinnitä sisältö sisältösivun yläreunasta, osoittamalla korttia etusivulla tai napsauttamalla sisältöä hiiren oikealla painikkeella.

Tekoälykeskustelujen jakaminen

Jaa mikä tahansa tekoälykeskustelu julkisesti tai yksityisesti muiden sisältöjen tapaan. Jaetut keskustelut näkyvät vain luku -tilassa: katselijat näkevät kaikki viestit ja tekoälyn luoman sisällön, mutta eivät voi lähettää uusia viestejä.

Kansioiden jakaminen

Kun jaat kansion, vastaanottajat saavat vain luku -näkymän, jossa luetellaan kaikki kansion sisältö: PDF-tiedostot, sivut, videot ja kaikki muu sinne tallentamasi. He voivat avata luettelosta minkä tahansa sisällön aivan kuten muuallakin Scholarlyssa. Kansiosta näkyy sen jakaja muodossa Jakanut [Name].

Projektien jakaminen

Jaa projekti Yhteistyökumppanit-välilehdeltä. Kutsumasi henkilöt tai koko tiimisi, jos valitset tiimin käyttöoikeuden, voivat katsella projektin kaikkea sisältöä, myös kansioita ja kaikkea niiden sisältöä.

Projektin keskustelut ja muistit ovat jokaiselle henkilökohtaisia. Projektiin kutsutut jäsenet voivat keskustella yhteisten lähteiden pohjalta sekä muokata yhteistä kuvausta ja ohjeita. Sisällön hallinta, kutsut, oletusprofiilit ja arkistointi pysyvät omistajan tai tiimin ylläpitäjien hallinnassa. Julkinen linkki näyttää vain projektin yleiskatsauksen. Kutsu henkilöt tai anna tiimille käyttöoikeus, jotta he voivat avata sisällön.

Jos projekti on tiimin omistama eikä sinun, jokainen tiimin aktiivinen jäsen voi avata sen ilman kutsua. Projekti pysyy tiimillä, vaikka sen luonut henkilö lähtisi.

Katso Projektit.

Tietosuojaa koskevia huomioita

• Kaikki linkin saaneet pitää sisällön listaamattomana, mutta URL-osoitteen voi välittää eteenpäin. Julkinen tekee lisäksi tuetusta sisällöstä löydettävää Tutustu-osiossa ja haussa.
• Kun vaihdat takaisin asetukseen Vain kutsumasi henkilöt, olemassa oleva julkinen linkki lakkaa toimimasta seuraavalla avauskerralla.
• Voit perua yksittäisiä kutsuja milloin tahansa jakamisikkunassa. Kun henkilö, jonka käyttöoikeus on peruttu, avaa linkin seuraavan kerran, hän näkee käyttöoikeuden pyyntösivun.

Aiheeseen liittyvää

• Podcast-syötteet ja upotukset: yksityinen podcast-syöte ja luennon upottaminen toiselle sivustolle.

• Jaetun linkin salasana, vanheneminen ja mitätöinti, linkkien salasanat, vanhenemispäivät, vain katselu -tila ja mitätöinti.

• Jakaminen tiimille, tiimin yhteinen kirjasto ja sisällön omistajuus.

• Projektit, projektien yhteistyökumppanit ja tiimin omistamat projektit.

• Töiden vienti, tiedoston lähettäminen linkin sijaan.

• Scholarly mobiililaitteilla, myös puhelimen oma jakovalikko ja QR-koodit.

• Tekoälykeskustelu, keskustelujen jakaminen julkisilla linkeillä.