Jaetun linkin salasana, vanheneminen ja poistaminen käytöstä
Linkki voi pysyä käytettävissä, kunnes muutat sen asetuksia. Lähetät luonnoksen yhdelle henkilölle, ja kuuden kuukauden kuluttua osoite avautuu yhä kaikille, jotka ovat joskus saaneet sen.
Linkin asetukset ratkaisevat tämän. Julkisen Scholarly-linkin voi suojata salasanalla, asettaa vanhenemaan automaattisesti, rajata vain katseluun tai poistaa kokonaan käytöstä.
Mistä asetukset löytyvät
- Avaa kohde ja paina Jaa.
- Valitse Kaikki, joilla on linkki, tai Julkinen, jos se on saatavilla. Linkin asetukset koskevat kumpaakin linkkityyppiä.
- Linkin asetukset -paneeli on jakoluettelon yläosassa.
Asetukset toimivat samalla tavalla kaikissa jaettavissa kohteissa: sivuissa, PDF-tiedostoissa, muistikorttipakoissa, tietovisoissa, podcasteissa, videoluennoissa, kokousmuistiinpanoissa, tutkimusraporteissa, tiedostoissa, kansioissa, projekteissa ja AI-keskusteluissa. Ne ovat käytettävissä kaikilla tilauksilla.
Yksi tärkeä tarkennus. Nämä asetukset koskevat kaikkia julkista linkkiä käyttäviä. Sähköpostitse kutsumasi henkilöt ja tiimisi jäsenet voivat edelleen avata jaetun työtilan kohteet entiseen tapaan. Linkin salasana ei siis estä suoraan kutsumaasi kollegaa pääsemästä sisältöön.
Salasana
Kirjoita salasana ja paina Aseta. Sen jälkeen kaikki linkin avaavat näkevät ilmoituksen ”Tämä linkki vaatii salasanan” ja joutuvat antamaan salasanan ennen sisällön latautumista.
- Käytä 4–72 merkkiä.
- Päivitä vaihtaa salasanan. Vanhan salasanan saaneet tarvitsevat uuden.
- Poista salasana poistaa salasanasuojauksen ja jättää linkin toimimaan.
Kun salasana on asetettu, paneelissa näkyy Salasana käytössä, joten näet tilanteen yhdellä silmäyksellä.
Lähetä salasana erillään linkistä. Molempien liittäminen samaan viestiin vastaa sitä, ettei salasanaa olisi lainkaan.
Linkin vanheneminen
Valitse, kuinka kauan osoite toimii:
| Vaihtoehto | Mitä se tekee |
|---|---|
| Ei vanhene | Oletusasetus. Linkki toimii, kunnes muutat asetuksia. |
| 24 tuntia | Sopii kertaluonteiseen tarkistukseen. |
| 7 päivää | Sopii palautekierrokseen. |
| Oma päivämäärä | Valitse tuleva päivämäärä enintään vuoden päähän ja paina Tallenna päivämäärä. |
Kun vanheneminen on asetettu, paneelissa lukee Vanhenee: {date}. Sen jälkeen linkki näyttää sisällön sijaan ilmoituksen ”Tämä linkki on vanhentunut”. Itse kohde säilyy ennallaan Kirjastossa, ja voit jatkaa voimassaoloa tai poistaa vanhenemisen milloin tahansa.
Tallentaminen ja vienti
Oletuksena linkki sallii kopion tallentamisen ja viennin. Katsojalla on silti oltava vientiin vaadittava tilaus. Viennin salliminen ei avaa maksullisia latauksia Free-tilille. Muistikorttipakkasi avaava henkilö voi tallentaa sen omalle tililleen ja pitää sen käytössään.
Paina Vain katselu, niin kopion tallentaminen ja vienti estetään. Paneelissa lukee silloin ”Vain katselu. Tallentaminen ja vienti on estetty.” Ota ne uudelleen käyttöön painamalla Salli tallentaminen.
Käytä vain katselua aineistolle, jonka haluat muiden lukevan mutta jota et halua jaettavan eteenpäin, kuten ohjeistukselle, asiakkaalle toimitettavalle työlle tai koulutussisällön luonnokselle. Se hillitsee jakamista, mutta ei salaa sisältöä: jokainen sivun näkevä voi edelleen lukea sen, ottaa kuvakaappauksen tai kirjoittaa sisällön uudelleen.
Linkin poistaminen käytöstä
Poista linkki käytöstä lakkaa toimittamasta sisältöä kyseisestä osoitteesta. Jokainen sen myöhemmin avaava, myös linkin kirjanmerkkeihin tallentanut henkilö, näkee ilmoituksen ”Tämä linkki on poistettu käytöstä.”
Käytä tätä toimintoa, kun linkki on päätynyt paikkaan, johon et tarkoittanut sitä, sen sijaan että vaihtaisit salasanan ja toivoisit parasta.
Samaa osoitetta ei voi palauttaa käyttöön. Paneelissa lukee silloin ”Tämä linkki on poistettu käytöstä. Luo uusi linkki jakaaksesi uudelleen.” Luo uusi osoite painamalla Luo uusi linkki ja jaa se vanhan sijaan. Vanha osoite pysyy poissa käytöstä.
Yhden henkilön käyttöoikeuden poistaminen
Jos ongelma koskee yhtä henkilöä eikä linkkiä, et tarvitse edellä kuvattuja toimintoja. Poista kyseisen henkilön käyttöoikeus jakamisikkunan kutsuluettelosta. Kun hän seuraavan kerran avaa linkin, hän näkee Pyydä käyttöoikeutta -sivun. Katso Jakaminen ja yhteistyö.
Sopivan toiminnon valitseminen
| Tilanne | Käytä |
|---|---|
| Lähetät luonnoksen tarkistettavaksi tällä viikolla | 7 päivää voimassa oleva linkki |
| Aineistoa ei pitäisi välittää eteenpäin | Salasana + Vain katselu |
| Linkki on vuotanut | Poista linkki käytöstä ja sitten Luo uusi linkki |
| Yhdellä henkilöllä ei pitäisi enää olla käyttöoikeutta | Peruuta hänen kutsunsa, älä poista linkkiä käytöstä |
| Aidosti julkinen sisältö, kuten portfoliotyö tai esittely | Jätä kaikki avoimeksi |
Mitä katsojat näkevät
| Tila | Sivulla näkyy |
|---|---|
| Salasana asetettu | Tämä linkki vaatii salasanan ja salasanakenttä |
| Vanhentunut | Tämä linkki on vanhentunut |
| Poistettu käytöstä | Tämä linkki on poistettu käytöstä |
| Yksityinen, ei kutsua | Pyydä käyttöoikeutta -sivu |
Näissä tiloissa koko sisältöön ei pääse käsiksi. Yksityisen kohteen käyttöoikeuspyyntösivu voi näyttää otsikon, omistajan ja esikatselun, kuten videon pikkukuvan tai keston. Se ei näytä kutsuluetteloa.
Aiheeseen liittyvää
- Jakaminen ja yhteistyö, näkyvyys, sähköpostikutsut, QR-koodit ja linkin avanneet henkilöt.
- Tietosuoja, evästeet ja tietosi, mikä on oletuksena julkista ja mikä ei.
- Jakaminen tiimin kanssa, jaetun työtilan kohteet, jotka tiimisi voi avata ilman linkkiä.
- Tiimin tiedot ja tietoturva, työtilan tietosuoja- ja malliasetukset.
- Töiden vienti, mitä viennistä syntyy ja mitä vain katselu estää.