Tiimin hallinta

Tiimisi löytyy sivupalkin Tiimi-sivulta, jonka yläreunassa ovat osiot Kirjasto, AI-profiilit, Henkilöt, Yleiskatsaus ja Laskutus. Kaikki tiimin jäsenet voivat avata muut osiot paitsi Laskutuksen, joka on tarkoitettu omistajille ja ylläpitäjille.

Osio	Käyttötarkoitus
Kirjasto	Kaikki tiimille jaettu sisältö, lähteet ja valmiit tuotokset yhdessä, uusimmat ensin. Tyyppisuodattimet näyttävät ajantasaiset määrät, haku kattaa otsikot ja jakajan, ja avatuissa kohteissa näkyy katselukertojen määrä
AI-profiilit	Yhteiset mukautusprofiilit, joita jokainen jäsen voi käyttää
Henkilöt	Kutsu tiimikavereita, hallitse rooleja, peru kutsuja, hallitse liittymislinkkiä sekä hyväksy tai hylkää liittymispyyntöjä
Yleiskatsaus	Käyttäjäpaikat yhdellä silmäyksellä, käyttöönoton tarkistuslista ja Aktiivisuus-osio
Laskutus	Tilaus, käyttäjäpaikat, AI-mallien käyttöoikeudet, maksutiedot ja laskut omistajille ja ylläpitäjille

Tiimi-sivu avautuu Kirjastoon, ja se on ensimmäinen asia, jonka uusi tiimikaveri näkee saapuessaan.

Käyttäjäpaikat ja kutsut

Käyttäjäpaikkojen yhteenveto näyttää aktiiviset, ostetut, vapaat ja odottavat paikat. Odottava kutsu varaa paikan, kunnes kutsu hyväksytään, perutaan tai vanhenee. Jos paikat ovat täynnä, vanhan kutsun peruminen on usein nopeampaa kuin uuden paikan ostaminen.

Liitä kohdassa Henkilöt → Kutsu tiimikavereita enintään 100 sähköpostiosoitetta kerralla, valitse Jäsen tai Ylläpitäjä ja lähetä kutsut. Scholarly ilmoittaa, jos kutsut enemmän ihmisiä kuin paikkoja on vapaana. Se ohittaa osoitteet, jotka kuuluvat jo jäsenelle, on jo kutsuttu tai kuuluvat toiseen tiimiin.

Liittymislinkki

Sähköpostikutsujen sijaan voit luoda kutsulinkin ja jakaa sen omassa keskustelutyökalussasi. Jokainen linkin avaava liittyy jäseneksi.

Käsittele linkkiä kuin salasanaa: kuka tahansa sen saanut voi käyttää sitä käyttäjäpaikkojen määrään asti. Voit mitätöidä vanhan linkin valitsemalla Uusi linkki tai poistaa linkin kokonaan käytöstä valitsemalla Poista käytöstä, kun perehdytys on valmis.

Liittymispyynnöt

Työtilasi käyttöoikeutta pyytävä henkilö näkyy Henkilöt-osiossa liittymispyyntönä. Hyväksyminen lähettää hänelle varsinaisen tiimikutsun, ja hylkääminen sulkee pyynnön. Ilmoitussähköposti avaa suoraan pyynnön, joten sinun ei tarvitse etsiä sitä.

Jos vapaita paikkoja ei ole, Scholarly ilmoittaa siitä samassa näkymässä ja tarjoaa linkin Laskutukseen sen sijaan, että toiminto epäonnistuisi ilmoittamatta.

Käyttäjäpaikkojen muutokset

• Jäsenen poistaminen vapauttaa hänen paikkansa heti.
• Odottava kutsu varaa paikan, kunnes se hyväksytään, perutaan tai vanhenee.
• Liittymispyynnön hyväksyminen edellyttää vapaata paikkaa. Jos työtilalla ei ole tiimitilausta, päivitä ensin tiimitilaukseen.
• Vanhan kutsun peruminen on yleensä nopeampaa kuin paikan ostaminen.

Jäsenet ja roolit

• Omistaja: työtilan ja laskutuksen täydet hallintaoikeudet.
• Ylläpitäjä: voi hallita jäseniä, kutsuja, mallikäytäntöä, profiileja ja laskutusta.
• Jäsen: käyttää tiimin Premium- tai Laureate-käyttöoikeuksia ja yhteistä Kirjastoa ilman hallintatoimintoja.

Muuta henkilön roolia hänen jäsenriviltään Henkilöt-osiossa. Jäsenen poistaminen vapauttaa hänen paikkansa heti. Kaikki hänen luomansa säilyy hänen omalla tilillään.

Tiimin projektit

Projekti voi kuulua tiimille yksittäisen henkilön sijaan. Jokainen aktiivinen jäsen voi avata tiimin projektin ilman erillistä kutsua. Kaikki jäsenten lisäämä sisältö säilyy projektissa, ja projekti pysyy käytössä, vaikka sen luonut henkilö poistuisi tiimistä.

Henkilökohtaisen projektin voi siirtää tiimille ja tiimin projektin yksittäiselle jäsenelle. Molemmissa tapauksissa vahvistusikkuna kertoo tarkasti, kuka saa käyttöoikeuden ja kuka menettää sen.

Luo jokaiselle toistuvalle tehtävälle oma tiimin projekti, niin työ jatkuu sen perustajasta riippumatta. Katso koko opas: Tiimin Kirjasto ja tiimin projektit.

Tilaus ja AI-mallit

Avaa Tiimi → Laskutus → Tilaus ja AI-mallit. Tässä ylläpitäjä päättää, mitä AI-malleja tiimi voi käyttää. Mallit on ryhmitelty palveluntarjoajan mukaan: OpenAI, Anthropic, Google, xAI ja Meta sekä hyväksytty avoimen lähdekoodin ryhmä, johon kuuluu Mistralin, Z.ai:n ja Moonshot AI:n malleja. Mallivalikoima näyttää tiedot ylläpidosta ja tietojen säilytyksestä, kun ne ovat saatavilla. Voit hakea malleja, suodattaa ne Käytössä- tai Poissa käytöstä -tilan mukaan ja nähdä, kuinka monessa luontitoiminnossa kukin malli on käytettävissä.

Kolme tasokohtaista kytkintä määrittävät päälinjat:

• Premium-mallit: laadukkaimmat maksulliset mallit tuetuissa luontitoiminnoissa.
• Huippumallit: sisältyvät Laureate-käyttäjäpaikkoihin. Poista ne käytöstä piilottaaksesi ne tai salli ne vain jäsenille, joilla on henkilökohtainen Laureate-tilaus.
• Laajennettu avoimen lähdekoodin valikoima: koko avoimen lähdekoodin mallivalikoima valikoitujen oletusmallien lisäksi.

Vaadi, ettei tietoja säilytetä

Jos organisaatiollasi on tietojenkäsittelykäytäntö, ota samassa osiossa käyttöön Vaadi, ettei tietoja säilytetä. Tiimin käytettävissä pysyvät vain mallit, joiden palveluntarjoajareitille on hyväksytty käytäntö, jossa tietoja ei säilytetä. Muut estetään, ja malliluettelo kertoo tarkasti, mikä sääntö esti mallin käytön.

Tämän joukon ulkopuolisissa malleissa on selkeä varoitus siitä, että palveluntarjoaja voi säilyttää pyyntöjen tietoja palveluntarjoajasopimuksen mukaisesti. Näin ylläpitäjä voi tehdä päätöksen tietojen perusteella.

Tiimin käytäntö voi vain poistaa käyttöoikeuksia. Se ei voi antaa jäsenelle mallia, jota hänen voimassa oleva tilauksensa ei sisällä.

Lisätietoja tietojen käsittelystä, mallien koulutuksesta ja siitä, mitä ylläpitäjät voivat nähdä, on artikkelissa Tiimien tiedot, tietosuoja ja mallien hallinta.

Mukautusprofiilit

AI-profiilit ovat yhteisiä esiasetuksia, joita jokainen jäsen voi käyttää missä tahansa luonti-ikkunassa. Ne sisältävät yhteiset ohjeet, ensisijaisen mallin ja visuaalisen ilmeen. Määritä profiiliin kerran organisaation tyyli, sävy ja brändi-ilme, niin kaikkien tiimikavereiden diat, asiakirjat ja videot ovat yhtenäisiä ilman ohjeiden kirjoittamista uudelleen.

Vain ylläpitäjät voivat luoda tai muuttaa profiileja. Jäsenet voivat käyttää niitä.

Katso visuaalisen ilmeen toiminta artikkelista Mukautusprofiilit.

Aktiivisuus

Avaa Tiimi → Yleiskatsaus ja vieritä kohtaan Aktiivisuus. Aktiivisuus näkyy maksullisen tiimitilauksen omistajille ja ylläpitäjille. Jäsenet näkevät omat rajansa kohdassa Asetukset → Tilaus ja käyttö. Oletuksena näkymä näyttää viimeiset 30 päivää, ja sen voi vaihtaa näyttämään viimeiset 7 päivää. Tiedot on ryhmitelty UTC-päivän mukaan:

• Luodut: valmiit tuotokset tyypeittäin (muistikortit, podcastit, kokousmuistiinpanot, selitysvideot, diat, asiakirjat, yhteenvedot, tehtävämonisteet, laskentataulukot, tutkimukset, infografiikat, miellekartat ja muut).
• Aktiiviset jäsenet, joilla on mitattua toimintaa.
• AI-generoinnit: käytetyt generointitoiminnot.
• Keskusteluviestit ja opiskelukerrat.
• Aktiivisuus ajan mittaan, jonka jäsenkohtaisen taulukon voi avata näkyviin.
• Jaetut luennot: kaikki tiimille jaetut videoluennot ja podcastit sekä tiedot siitä, kuinka moni tiimikaveri avasi ne, kuinka moni suoritti ne loppuun ja mikä oli heidän keskimääräinen tuloksensa kysymyksissä. Avaa luento nähdäksesi henkilökohtaisen taulukon: milloin kukin avasi sen, kuinka pitkälle hän eteni, suorittiko hän sen loppuun ja milloin sekä hänen paras tuloksensa kustakin kysymyksestä. Lataa CSV laitteelle vie taulukon CSV-tiedostoksi.

Käyttöraportointi näyttää määriä, ei koskaan sisältöjen otsikoita tai kehotteita. Jaetut luennot ovat tarkoituksellinen poikkeus: niissä näkyvät vain tiimille jo jaetut luennot ja nykyiset jäsenet. Raportointi kertoo, käyttääkö tiimi Scholarlya ja ketkä suorittivat jakamasi koulutuksen loppuun, ei sitä, mitä yksittäinen henkilö kirjoitti. Tiimillä ei ole yhteistä krediittisaldoa eikä toimintokohtaista kustannusraporttia, koska käyttö lasketaan henkilöittäin. Artikkelissa Tiimien tiedot, tietosuoja ja mallien hallinta kerrotaan tarkasti, mitä näytetään ja mitä ei.

Jäsenkohtaiset rajat

Yhteistä krediittilompakkoa, token-poolia tai tiimisaldoa ei ole. Lisäkrediitit kohdistetaan tietylle jäsenelle (katso alta). Jokainen aktiivinen käyttäjäpaikka saa tiimin ostaman tilauksen edut. Premium for Teams sisältää Premium-mallivalikoiman ja 15 AI-luontikrediittiä viikossa, Laureate for Teams sisältää Laureate-edut ja 80 AI-luontikrediittiä viikossa. Latausten, PDF-tiedostojen, puheen, opiskelun ja luontien laskurit ovat jäsenkohtaisia, joten yhden tiimikaverin toiminta ei koskaan vähennä toisen käyttömäärää.

Jäsenet näkevät omat laskurinsa ja niiden nollautumisajat kohdassa Asetukset → Tilaus ja käyttö.

Kun jäsenen krediitit loppuvat

Viikoittaisten AI-luontikrediittien loppuminen ei edellytä uuden työtilan ostamista. Omistaja tai ylläpitäjä voi ostaa kyseiselle henkilölle kertaluonteisen krediittipaketin tiimin laskulle:

• Kohdassa Tiimi → Yleiskatsaus kortti AI-luontikrediitit merkitsee jäsenet tiloilla Raja saavutettu tai Lähellä rajaa. Heidän rivillään on Lisää krediittejä -painike. Kortin yläreunan Lisää krediittejä -painikkeella voit valita kenet tahansa.
• Kohdan Tiimi → Laskutus osio Lisäkrediitit jäsenille avaa saman ikkunan.

Valitse jäsen ja paketti (10, 35, 110 tai 250 krediittiä) ja maksa Stripe Checkoutissa. Maksu veloitetaan tiimin laskutuksessa henkilökohtaisen korttisi sijaan, ja se näkyy tiimin laskutushistoriassa jäsenen krediittipakettina. Krediitit kohdistetaan kyseiselle jäsenelle, ne eivät vanhene, ja niitä käytetään vasta viikoittaisen käyttömäärän jälkeen. Krediittikortissa käyttämättömät pakettikrediitit näkyvät muodossa +N lisäkrediittiä.

Maksullista käyttäjäpaikkaa käyttävät jäsenet voivat myös ostaa itselleen paketin rajailmoituksesta tai kohdasta Asetukset → Tilaus ja käyttö. Tällöin maksu veloitetaan heidän omalta kortiltaan. Katso AI-luontikrediittipaketit.

Kirjasto on toinen hyödyllinen käytön mittari: kohteissa näkyy katselukertojen määrä, joten näet, mitä jaettuja lähteitä ihmiset ovat avanneet. Jaetun videoluennon tai podcastin luoja voi myös avata kohdan Jaa → Katso loppuun suorittaneet.

Laskutus

Tiimi → Laskutus → Hallitse laskutusta avaa laskutusportaalin, jossa voit muuttaa maksullisten käyttäjäpaikkojen määrää, päivittää maksutiedot, tarkistaa uusimis- ja peruutusehdot sekä ladata laskuja laitteelle.

Myös Tilaus ja AI-mallit sijaitsee Laskutuksessa, joten tilaus ja mallikäytäntö ovat samalla sivulla.

Aiheeseen liittyvää

• Katso, ketkä suorittivat luennon loppuun: ketkä avasivat tiimille jaetut luennot, suorittivat ne loppuun ja saivat tuloksia niiden kysymyksistä.

• Tiimien käytön aloittaminen, käyttöönotto ja ensimmäiset kutsut.

• Tiimin Kirjasto ja tiimin projektit, kattava opas yhteiseen Kirjastoon ja tiimin omistamiin projekteihin.

• Tiimien tiedot, tietosuoja ja mallien hallinta, mallikäytäntö, tietojen säilytys ja ylläpitäjille näkyvät tiedot.

• Scholarlyn käyttöönotto tiimissä, käytännön suunnitelma ensimmäiselle kuukaudelle.

• Scholarly Teams, tilaukset, hinnoittelu, käyttäjäpaikat ja kunkin paikan sisältämät edut.

• Yhteisen koulutuskirjaston perustaminen tiimille: täydellinen taulukko omistajan, ylläpitäjän ja jäsenen käyttöoikeuksista.