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GuiaGerenciar equipe

Gerenciar sua equipe

Sua equipe fica na página Equipe, na barra lateral, dividida em seções no topo: Biblioteca, Perfis de IA, Pessoas, Visão geral e Cobrança. Todos na equipe podem abrir essas seções, exceto Cobrança, que é exclusiva para proprietários e administradores.

Seção Para que serve
Biblioteca Tudo o que foi compartilhado com a equipe, com fontes e trabalhos concluídos juntos, do mais recente ao mais antigo, filtros por tipo com contagens em tempo real, busca por título e por quem compartilhou, além de uma contagem de visualizações nos itens que as pessoas abriram
Perfis de IA Perfis de personalização compartilhados que todos os membros podem aplicar
Pessoas Convidar colegas, gerenciar funções, revogar convites, gerenciar o link de entrada e aprovar ou recusar solicitações de entrada
Visão geral Resumo das licenças, lista de configuração e seção Atividade
Cobrança Plano, licenças, acesso a modelos de IA, dados de pagamento e faturas, para proprietários e administradores

A página Equipe abre na Biblioteca, que é a primeira coisa que um novo colega vê ao entrar.

Licenças e convites

O resumo de licenças mostra as licenças ativas, compradas, disponíveis e pendentes. Convites pendentes reservam uma licença até serem aceitos, revogados ou expirarem. Por isso, se você precisar de uma licença, revogar um convite antigo costuma ser mais rápido do que comprar outra.

Em Pessoas → Convidar colegas, cole até 100 endereços de e-mail de uma vez, escolha Membro ou Administrador e envie. O Scholarly avisa se você estiver convidando mais pessoas do que o número de licenças disponíveis e ignora qualquer endereço que já seja de um membro, já tenha sido convidado ou já esteja em outra equipe.

Em vez de convidar por e-mail, crie um link de convite e compartilhe no aplicativo de mensagens que você usa. Qualquer pessoa que abrir o link entra como Membro.

Trate esse link como uma senha: ele funciona para qualquer pessoa que o tenha, até o limite de licenças. Você pode usar Gerar novo link para invalidar o anterior ou Desativar para desativá-lo completamente quando terminar de integrar os novos membros.

Solicitações de entrada

Quando alguém pede acesso ao seu espaço de trabalho, uma solicitação aparece em Pessoas. Ao aprová-la, você envia um convite para a equipe. Ao recusá-la, você encerra a solicitação. O e-mail de notificação abre diretamente na solicitação, para que você possa decidir sem precisar procurá-la.

Se não houver licenças disponíveis, o Scholarly mostra um aviso no próprio local e um link para Cobrança, em vez de falhar sem avisar.

Alterações nas licenças

  • Remover um membro libera a licença dele imediatamente.
  • Um convite pendente reserva uma licença até ser aceito, revogado ou expirar.
  • Aprovar uma solicitação de entrada exige uma licença disponível. Se o espaço de trabalho não tiver um plano de equipe, faça primeiro o upgrade para um plano de equipe.
  • Revogar um convite antigo costuma ser mais rápido do que comprar uma licença.

Membros e funções

  • Proprietário: controle total do espaço de trabalho e da cobrança.
  • Administrador: pode gerenciar membros, convites, política de modelos, perfis e cobrança.
  • Membro: usa o acesso Premium ou Laureate da equipe e a Biblioteca compartilhada, sem controles administrativos.

Altere a função de uma pessoa na linha dela em Pessoas. Remover um membro libera a licença dele imediatamente. Tudo o que ele criou permanece na própria conta.

Projetos da equipe

Um projeto pode pertencer à equipe em vez de a uma pessoa. Todos os membros ativos podem abrir um projeto da equipe sem um convite separado, tudo o que cada membro contribui permanece nele e o projeto continua existindo mesmo que a pessoa que o criou saia da equipe.

Um projeto pessoal pode ser transferido para a equipe, e um projeto da equipe pode ser transferido para um membro. Nos dois casos, uma caixa de confirmação informa exatamente quem ganha e quem perde acesso.

Crie um projeto da equipe para cada trabalho recorrente, para que ele continue mesmo depois da saída de quem o organizou. Veja o guia completo em Sua Biblioteca da equipe e os projetos da equipe.

Plano e modelos de IA

Abra Equipe → Cobrança → Plano e modelos de IA. É aqui que um administrador decide quais modelos de IA a equipe pode usar. Os modelos são agrupados por provedor: OpenAI, Anthropic, Google, xAI, Meta e um grupo aprovado de modelos de código aberto da Mistral, Z.ai e Moonshot AI. O catálogo mostra detalhes de hospedagem e retenção de dados quando disponíveis. Você pode pesquisar no catálogo, filtrar por Ativados ou Desativados e ver em quantas ferramentas de criação cada modelo está disponível.

Três controles abrangem as principais categorias:

  • Modelos Premium: os modelos pagos de melhor qualidade nas ferramentas de criação compatíveis.
  • Modelos de ponta: incluídos nas licenças Laureate. Desative a opção para ocultá-los ou permita o uso apenas por membros que tenham Laureate no plano pessoal.
  • Catálogo ampliado de código aberto: a seleção completa de modelos de código aberto, além dos modelos padrão selecionados.

Exigir retenção zero de dados

Se sua organização tiver uma política de tratamento de dados, ative Exigir retenção zero de dados na mesma seção. Somente os modelos cuja rota de acesso ao provedor seja aprovada para retenção zero de dados continuam disponíveis para a equipe. Todos os demais são bloqueados, e a lista de modelos informa exatamente qual regra causou o bloqueio.

Os modelos fora desse conjunto exibem um aviso claro de que o provedor pode reter os dados das solicitações conforme o contrato com ele, para que um administrador possa decidir com essas informações em mãos.

Uma política de equipe só pode remover acesso. Ela não pode conceder a um membro acesso a um modelo acima do plano efetivo dele.

Para saber mais sobre tratamento de dados, treinamento e o que os administradores podem ou não ver, leia Dados, privacidade e controles de modelos em equipes.

Perfis de personalização

Os Perfis de IA são configurações predefinidas compartilhadas que qualquer membro pode aplicar em qualquer janela de criação: instruções compartilhadas, um modelo preferido e uma identidade visual. Configure um perfil uma vez, com o estilo da organização, o tom e a aparência da marca, e os slides, documentos e vídeos de todos os colegas seguirão um padrão consistente, sem que ninguém precise digitar as orientações novamente.

Somente administradores podem criar ou alterar perfis. Os membros podem aplicá-los.

Veja Perfis de personalização para entender como funciona a parte visual.

Atividade

Abra Equipe → Visão geral e role até Atividade. A seção Atividade fica visível para Proprietários e Administradores em um plano de equipe pago. Os Membros veem seus próprios limites em Configurações → Plano e uso. Por padrão, a seção mostra os últimos 30 dias, mas você pode mudar para os últimos 7, com os dados agrupados por dia em UTC:

  • Criações concluídas: criações finalizadas, divididas por tipo (flashcards, podcasts, anotações de reunião, vídeos explicativos, slides, documentos, guias de estudo, listas de exercícios, planilhas, pesquisas, infográficos, mapas mentais e outros).
  • Membros ativos com atividade registrada.
  • Gerações com IA: ações de geração utilizadas.
  • Mensagens de chat e sessões de estudo.
  • Atividade ao longo do tempo, com uma tabela por membro em uma seção expansível.
  • Aulas compartilhadas: todas as videoaulas e podcasts compartilhados com a equipe, com o número de colegas que abriram, quantos concluíram e a pontuação média nas perguntas de cada conteúdo. Abra um deles para ver a tabela por pessoa: quando cada pessoa abriu, até onde avançou, se concluiu e quando, além do melhor resultado em cada pergunta. Baixar CSV exporta essa tabela.

Os relatórios de uso mostram contagens, nunca títulos de conteúdo ou prompts. As aulas compartilhadas são a única exceção, por definição: elas listam apenas aulas já compartilhadas com a equipe e apenas os membros atuais. Isso mostra se a equipe está adotando o Scholarly e quem concluiu o treinamento que você compartilhou, sem revelar o que cada pessoa escreveu. Não há saldo de créditos da equipe nem relatório de custo por ação, porque o uso é contabilizado por pessoa. Veja Dados, privacidade e controles de modelos em equipes para saber exatamente o que é e o que não é exibido.

Limites por membro

Não há carteira de créditos compartilhada, reserva coletiva de tokens nem saldo da equipe. Os créditos adicionais vão para um membro específico (veja abaixo). Cada licença ativa recebe os benefícios do plano comprado pela equipe: Premium Teams inclui o catálogo Premium e seus 15 Créditos de criação com IA semanais; Laureate Teams inclui o Laureate e seus 80 créditos. Os contadores de envio de arquivos, PDF, voz, estudo e criação são separados para cada membro, então a atividade de um colega nunca reduz a franquia de outro.

Os membros veem seus próprios contadores e quando eles são renovados em Configurações → Plano e uso.

Quando os créditos de um membro acabam

Ficar sem Créditos de criação com IA semanais nunca exige comprar outro espaço de trabalho. Um Proprietário ou Administrador pode comprar um pacote avulso de créditos para essa pessoa, com cobrança para a equipe:

  • Em Equipe → Visão geral, o cartão Créditos de criação com IA identifica os membros como No limite ou Perto do limite, com um botão Adicionar créditos na linha de cada um. A opção Adicionar créditos no topo do cartão permite escolher qualquer pessoa.
  • Em Equipe → Cobrança, a seção Créditos extras para membros abre a mesma janela.

Escolha o membro e um pacote (10, 35, 120, 500 ou 2.200 créditos) e pague no Stripe Checkout. A cobrança vai para a equipe, não para seu cartão pessoal, e aparece no histórico de cobrança da equipe como um pacote de créditos para membro. Os créditos vão para esse membro, nunca expiram e só são usados depois da franquia semanal. O cartão de créditos mostra os créditos ainda não utilizados do pacote como +N extras.

Membros com uma licença paga também podem comprar um pacote para si pelo aviso de limite ou em Configurações → Plano e uso. Nesse caso, a cobrança vai para o cartão pessoal deles. Veja Pacotes de Créditos de criação com IA.

A Biblioteca é outro indicador que vale acompanhar: os itens têm uma contagem de visualizações, para que você veja quais fontes compartilhadas as pessoas realmente abriram. No caso de uma videoaula ou podcast compartilhado, quem criou o conteúdo também pode abrir Compartilhar → Ver quem concluiu.

Cobrança

Equipe → Cobrança → Gerenciar cobrança abre o portal de cobrança, onde você pode alterar a quantidade de licenças pagas, atualizar os dados de pagamento, consultar as condições de renovação e cancelamento e baixar faturas.

A seção Plano e modelos de IA também fica em Cobrança, para que o plano e a política de modelos estejam na mesma página.

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