Je team beheren

Je team vind je op de pagina Team in de zijbalk, met bovenaan de onderdelen Bibliotheek, AI-profielen, Personen, Overzicht en Facturering. Iedereen in het team kan al deze onderdelen openen, behalve Facturering. Dat onderdeel is alleen toegankelijk voor eigenaren en beheerders.

Onderdeel	Waarvoor het dient
Bibliotheek	Alles wat met het team is gedeeld, bronnen en afgerond werk bij elkaar, met het nieuwste bovenaan. Typefilters tonen actuele aantallen, je kunt zoeken op titels en de persoon die iets heeft gedeeld, en geopende items tonen het aantal weergaven
AI-profielen	Gedeelde aanpassingsprofielen die elk lid kan toepassen
Personen	Teamgenoten uitnodigen, rollen beheren, uitnodigingen intrekken, de uitnodigingslink beheren en toegangsverzoeken goedkeuren of afwijzen
Overzicht	Licenties in één oogopslag, de instelchecklist en het onderdeel Activiteit
Facturering	Abonnement, licenties, toegang tot AI-modellen, betaalgegevens en facturen, voor eigenaren en beheerders

De pagina Team opent in de Bibliotheek. Dit is het eerste wat een nieuwe teamgenoot ziet.

Licenties en uitnodigingen

Het licentieoverzicht toont actieve, aangeschafte en beschikbare licenties, plus licenties die voor openstaande uitnodigingen zijn gereserveerd. Openstaande uitnodigingen houden een licentie bezet totdat ze worden geaccepteerd, ingetrokken of verlopen. Als je een licentie tekortkomt, is een oude uitnodiging intrekken daarom vaak sneller dan een nieuwe licentie kopen.

Plak in Personen → Teamgenoten uitnodigen maximaal 100 e-mailadressen tegelijk, kies Lid of Beheerder en verstuur de uitnodigingen. Scholarly geeft aan als je meer mensen uitnodigt dan je beschikbare licenties hebt. Adressen van mensen die al lid zijn, al zijn uitgenodigd of al bij een ander team horen, worden overgeslagen.

De uitnodigingslink

In plaats van mensen per e-mail uit te nodigen, kun je een uitnodigingslink maken en in je eigen chattool delen. Iedereen die de link opent, wordt lid met de rol Lid.

Behandel de link als een wachtwoord: iedereen die de link heeft, kan deze gebruiken, zolang er licenties beschikbaar zijn. Met Vernieuwen maak je de oude link ongeldig. Met Uitschakelen schakel je de link volledig uit zodra iedereen is toegevoegd.

Toegangsverzoeken

Als iemand toegang tot je werkruimte aanvraagt, verschijnt dat verzoek in Personen. Als je het goedkeurt, ontvangt die persoon een teamuitnodiging. Als je het afwijst, wordt het verzoek gesloten. De link in de meldingsmail opent het verzoek direct, zodat je het niet hoeft op te zoeken.

Als er geen licenties meer beschikbaar zijn, geeft Scholarly dat direct aan met een link naar Facturering, in plaats van de actie zonder uitleg te laten mislukken.

Wijzigingen in licenties

• Als je een lid verwijdert, komt diens licentie direct vrij.
• Een openstaande uitnodiging reserveert een licentie totdat deze wordt geaccepteerd, ingetrokken of verloopt.
• Voor het goedkeuren van een toegangsverzoek is een beschikbare licentie nodig. Heeft de werkruimte geen teamabonnement, upgrade dan eerst naar een teamabonnement.
• Een oude uitnodiging intrekken is meestal sneller dan een licentie kopen.

Leden en rollen

• Eigenaar: volledige controle over de werkruimte en facturering.
• Beheerder: kan leden, uitnodigingen, modelbeleid, profielen en facturering beheren.
• Lid: gebruikt de Premium- of Laureate-toegang van het team en de gedeelde Bibliotheek, zonder beheerfuncties.

Wijzig iemands rol via de rij van dat lid in Personen. Als je een lid verwijdert, komt diens licentie direct vrij. Alles wat die persoon heeft gemaakt, blijft in het eigen account staan.

Teamprojecten

Een project kan eigendom zijn van het team in plaats van één persoon. Elk actief lid kan een teamproject openen zonder aparte uitnodiging. Alles wat leden bijdragen, blijft erin staan, ook als de maker van het project het team verlaat.

Je kunt een persoonlijk project overdragen aan het team en een teamproject overdragen aan één lid. In beide gevallen verschijnt een bevestigingsvenster waarin precies staat wie toegang krijgt en wie toegang verliest.

Geef elke terugkerende taak een eigen teamproject, zodat het werk behouden blijft als de persoon die het heeft opgezet vertrekt. Zie Je teambibliotheek en teamprojecten voor de volledige handleiding.

Abonnement en AI-modellen

Open Team → Facturering → Abonnement en AI-modellen. Hier bepaalt een beheerder welke AI-modellen het team mag gebruiken. Modellen zijn gegroepeerd per aanbieder: OpenAI, Anthropic, Google, xAI, Meta en een goedgekeurde opensourcegroep met modellen van Mistral, Z.ai en Moonshot AI. De catalogus toont informatie over hosting en gegevensbewaring waar die beschikbaar is. Je kunt de catalogus doorzoeken, filteren op Ingeschakeld of Uitgeschakeld en zien bij hoeveel creatiefuncties elk model beschikbaar is.

Met drie schakelaars stel je de toegang in grote lijnen in:

• Premium-modellen: de betaalde modellen met de hoogste kwaliteit voor ondersteunde creatiefuncties.
• Meest geavanceerde modellen: inbegrepen bij Laureate-licenties. Schakel deze optie uit om ze te verbergen, of sta ze alleen toe voor leden met een persoonlijk Laureate-abonnement.
• Uitgebreide opensourcecatalogus: het volledige opensourceaanbod, naast de zorgvuldig geselecteerde standaardmodellen.

Geen gegevensbewaring vereisen

Heeft je organisatie een beleid voor gegevensverwerking, schakel dan in hetzelfde onderdeel Geen gegevensbewaring vereisen in. Alleen modellen waarvan de route via de aanbieder is goedgekeurd voor verwerking zonder gegevensbewaring blijven beschikbaar voor het team. Alle andere modellen worden geblokkeerd. De modellenlijst vermeldt precies welke regel een model blokkeert.

Bij modellen buiten die selectie staat een duidelijke waarschuwing dat de aanbieder aanvraaggegevens kan bewaren volgens de overeenkomst met die aanbieder. Zo kan een beheerder een geïnformeerde keuze maken.

Een teambeleid kan toegang alleen beperken. Het kan een lid geen toegang geven tot een model boven het abonnementsniveau dat voor dat lid geldt.

Lees Gegevens, privacy en modelbeheer in Teams voor meer informatie over gegevensverwerking, het trainen van modellen en wat beheerders wel en niet kunnen zien.

Aanpassingsprofielen

AI-profielen zijn gedeelde voorinstellingen die elk lid in elk creatievenster kan toepassen: gedeelde instructies, een voorkeursmodel en een visuele identiteit. Stel een profiel één keer in met de huisstijl, toon en merkuitstraling. Zo krijgen de dia's, documenten en video's van alle teamgenoten een consistente stijl, zonder dat iemand de instructies opnieuw hoeft in te voeren.

Alleen beheerders kunnen profielen maken of wijzigen. Leden kunnen ze toepassen.

Zie Aanpassingsprofielen voor uitleg over de visuele instellingen.

Activiteit

Open Team → Overzicht en scrol naar Activiteit. Activiteit is zichtbaar voor Eigenaren en Beheerders met een betaald teamabonnement. Leden zien hun eigen limieten in Instellingen → Abonnement en gebruik. Standaard toont het overzicht de afgelopen 30 dagen. Je kunt dit wijzigen naar de afgelopen 7 dagen, gegroepeerd per UTC-dag:

• Gemaakt: voltooide creaties, uitgesplitst naar type (flashcards, podcasts, vergadernotities, uitlegvideo's, dia's, documenten, studiehandleidingen, werkbladen, spreadsheets, onderzoek, infographics, mindmaps en meer).
• Actieve leden met gemeten activiteit.
• AI-generaties: uitgevoerde generatieacties.
• Chatberichten en studiesessies.
• Activiteit door de tijd heen, met een uitklapbare tabel per lid.
• Gedeelde colleges: elk videocollege en elke podcast die met het team is gedeeld, met het aantal teamgenoten dat deze heeft geopend, het aantal dat deze heeft afgerond en hun gemiddelde score op de bijbehorende vragen. Open een item voor de tabel per persoon: wanneer diegene het heeft geopend, hoever die is gekomen, of en wanneer die het heeft afgerond en het beste resultaat per vraag. Met CSV downloaden exporteer je die tabel.

Gebruiksrapportages tonen aantallen, nooit inhoudstitels of prompts. Gedeelde colleges zijn bewust de enige uitzondering: ze tonen alleen colleges die al met het team zijn gedeeld, en alleen huidige leden. Je ziet of het team Scholarly gebruikt en wie de gedeelde training heeft afgerond, maar niet wat iemand heeft geschreven. Er is geen teamcreditsaldo of rapport met kosten per actie, omdat het gebruik per persoon wordt bijgehouden. Zie Gegevens, privacy en modelbeheer in Teams voor een precies overzicht van wat wel en niet wordt getoond.

Limieten per lid

Er is geen gedeelde creditportemonnee, tokenvoorraad of teamsaldo. Extra credits gaan naar een specifiek lid (zie hieronder). Elke actieve licentie krijgt het abonnement dat het team heeft aangeschaft: Premium Teams biedt de Premium-catalogus en 15 AI-creatiecredits per week, Laureate Teams biedt Laureate en 80 AI-creatiecredits per week. Tellers voor uploads, PDF's, spraak, studeren en creaties blijven per lid gescheiden. De activiteit van de ene teamgenoot vermindert dus nooit het tegoed van een andere.

Leden zien hun eigen tellers en wanneer deze worden gereset in Instellingen → Abonnement en gebruik.

Als een lid geen credits meer heeft

Als de wekelijkse AI-creatiecredits op zijn, hoef je nooit een andere werkruimte aan te schaffen. Een Eigenaar of Beheerder kan voor die persoon een eenmalig creditpakket kopen via de facturering van het team:

• In Team → Overzicht markeert de kaart AI-creatiecredits leden met Limiet bereikt of Bijna aan limiet, met een knop Credits toevoegen op hun rij. Met Credits toevoegen bovenaan de kaart kun je elk lid kiezen.
• In Team → Facturering opent het onderdeel Extra credits voor leden hetzelfde venster.

Kies het lid en een pakket (10, 35, 120, 500 of 2,200 credits) en betaal via Stripe Checkout. De kosten worden via de facturering van het team afgerekend, niet via je persoonlijke betaalkaart, en verschijnen in de factureringsgeschiedenis van het team als een creditpakket voor een lid. De credits gaan naar dat lid, verlopen nooit en worden pas gebruikt nadat het wekelijkse tegoed op is. De creditkaart toont de ongebruikte pakketcredits als +N extra.

Leden met een betaalde licentie kunnen ook zelf een pakket kopen via de limietmelding of Instellingen → Abonnement en gebruik. Die betaling gaat via hun eigen betaalkaart. Zie AI-creatiecreditpakketten.

De Bibliotheek biedt nog een nuttig inzicht: items tonen het aantal weergaven, zodat je kunt zien welke gedeelde bronnen mensen daadwerkelijk hebben geopend. Bij een gedeeld videocollege of een gedeelde podcast kan de maker ook Delen → Bekijken wie het heeft afgerond openen.

Facturering

Team → Facturering → Facturering beheren opent het factureringsportaal. Daar kun je het aantal betaalde licenties wijzigen, betaalgegevens bijwerken, de voorwaarden voor verlenging en opzegging bekijken en facturen downloaden.

Ook Abonnement en AI-modellen vind je onder Facturering, zodat het abonnement en het modelbeleid op dezelfde pagina staan.

Gerelateerd

• Aan de slag met Teams, instellen en de eerste uitnodigingen.
• Je teambibliotheek en teamprojecten, alles over de gedeelde Bibliotheek en projecten die eigendom zijn van het team.
• Gegevens, privacy en modelbeheer in Teams, modelbeleid, gegevensbewaring en wat beheerders kunnen zien.
• Scholarly introduceren in je team, een praktisch plan voor de eerste maand.
• Scholarly Teams, abonnementen, prijzen, licenties en wat elke licentie omvat.
• Een gedeelde trainingsbibliotheek voor je team instellen: de volledige tabel met rechten voor Eigenaren, Beheerders en Leden.