Gegevens, privacy en modelbeheer in Teams

Stuur deze pagina naar degene die Scholarly moet goedkeuren: een beveiligingsspecialist, IT-verantwoordelijke of contactpersoon bij inkoop. Hier lees je wat er met het materiaal van je team gebeurt, wat een beheerder kan instellen en zien, en wat privé blijft, ongeacht wie erom vraagt.

De juridisch bindende details staan in het Privacybeleid. Deze pagina beschrijft hoe het product werkt.

Wat Scholarly met het materiaal van je team doet

Je bronnen worden verwerkt om de functies te leveren die je gebruikt. Als iemand een studiehandleiding maakt op basis van een handboek, wordt dat handboek gelezen om die studiehandleiding te maken. Als iemand een vraag stelt die op bronnen is gebaseerd, worden de relevante bronnen gelezen om die te beantwoorden. Daar blijft het bij.

Privé-inhoud van gebruikers wordt standaard niet gebruikt om AI-modellen voor algemeen gebruik te trainen. Een eventueel optioneel trainingsprogramma vereist afzonderlijke, geïnformeerde toestemming. Voor gegevens uit gekoppelde diensten, zoals bestanden uit Google Drive, blijven bovendien altijd de eigen, strengere beperkingen gelden. De gebruiksvoorwaarden van Scholarly vermelden dit expliciet. Zie de Gebruiksvoorwaarden en het Privacybeleid.

Een AI-model gebruiken om je verzoek te beantwoorden is iets anders dan een model trainen met je verzoek. Dat onderscheid is belangrijk bij een beoordeling, maar wordt vaak over het hoofd gezien.

Kiezen welke AI-modellen je team kan gebruiken

Beheerders stellen het modelbeleid voor het hele team in via Team → Facturering → Abonnement en AI-modellen.

Per model of per categorie

De catalogus toont alle modellen, gegroepeerd op het bedrijf erachter: OpenAI, Anthropic, Google, xAI, Meta en een goedgekeurde groep opensourcemodellen van Mistral, Z.ai en Moonshot AI. Waar beschikbaar zie je ook informatie over hosting en gegevensbewaring. Je kunt:

• Zoeken in de catalogus op model- of bedrijfsnaam.
• Filteren op Alle, Ingeschakeld of Uitgeschakeld.
• Zien in hoeveel creatiefuncties elk model beschikbaar is, zodat je weet wat het uitschakelen ervan daadwerkelijk beïnvloedt.
• Een actueel overzicht bekijken, 'X van Y modellen beschikbaar voor leden', zodat je nooit hoeft te raden naar de gevolgen van een beleidskeuze.

Met overkoepelende schakelaars beheer je hele categorieën in plaats van afzonderlijke modellen: Premium-modellen, Meest geavanceerde modellen en de uitgebreide opensourcecatalogus naast de zorgvuldig geselecteerde standaardmodellen.

Beleid kan alleen toegang beperken

Deze regel voorkomt verrassingen in beide richtingen:

Teambeleid kan alleen toegang beperken; het ontgrendelt geen betaalde modellen voor een Free-account. Met een betaalde licentie, waaronder Premium, kun je ondersteunde creatiemodellen uit de categorie Meest geavanceerde modellen gebruiken tegen de weergegeven creditkosten, tenzij het teambeleid ze blokkeert. Als je een model inschakelt, hef je die beleidsbeperking op. Het model wordt daarmee niet beschikbaar in een tool die het niet ondersteunt.

Zero Data Retention vereisen

Als het gegevensbeleid van je organisatie niet toestaat dat aanbieders verzoekgegevens bewaren, schakel je op dezelfde plek Zero Data Retention vereisen in.

Wat dit doet: alleen modellen waarvan de route via de aanbieder is goedgekeurd voor verwerking zonder gegevensbewaring, blijven beschikbaar voor het team. Alle andere modellen worden voor ieder lid geblokkeerd. Je hoeft niemand te vertellen welke modellen ze moeten vermijden.

Welke modellen beschikbaar blijven: genoeg om mee te werken. Zero Data Retention beperkt de catalogus, maar maakt die niet leeg. Er blijven modellen van meerdere aanbieders beschikbaar voor chat en de creatietools. De actuele selectie zie je in de catalogus met het filter Ingeschakeld. Dat is betrouwbaarder dan een lijst op deze pagina.

Waarom iets niet beschikbaar is, is altijd duidelijk. Bij een geblokkeerd model staat welke regel het blokkeert: Geblokkeerd door de regel voor Zero Data Retention, Geblokkeerd door de regel voor de meest geavanceerde modellen, Geblokkeerd door de regel voor Premium-modellen, Geblokkeerd door de regel voor de opensourcecatalogus. Beheerders zien de reden in plaats van dat een model stilzwijgend verdwijnt. Zo is een beleidsvraag in één oogopslag beantwoord.

Modellen die niet onder Zero Data Retention vallen, tonen een duidelijke waarschuwing dat de aanbieder verzoekgegevens mag bewaren volgens de overeenkomst met die aanbieder. Zo neemt een beheerder een beslissing met de feiten op het scherm.

Waar de modellen draaien

Scholarly gebruikt modellen van verschillende AI-labs, waaronder routes voor opensourcemodellen en opties met hosting in de EU voor teams die aan Europese gegevensvereisten moeten voldoen. Elke route voor opensourcemodellen wordt gehost in de Verenigde Staten. De catalogus vermeldt de hostinglocatie waar die bekend is.

Het praktische voordeel hiervan is continuïteit, niet variatie op zich. Als één aanbieder niet beschikbaar is, kan het team mogelijk verder met een ander ingeschakeld model. De beschikbaarheid hangt nog steeds af van de functie, je abonnement en het modelbeleid van je team. Een werkruimte die aan precies één aanbieder is gekoppeld, heeft die mogelijkheid niet.

Als je organisatie vereist dat elk model in een specifieke regio wordt gehost, bespreek dat dan met ons voordat je Scholarly uitrolt. Zie Met wie je contact opneemt hieronder.

Wat beheerders wel en niet kunnen zien

Gebruiksrapportages vind je via Team → Overzicht → Activiteit. Ze beantwoorden de vragen 'Gebruikt het team dit?' en, voor colleges die met het team zijn gedeeld, 'Wie heeft het afgerond?'. Verder niets.

Wat je wel ziet

Over de afgelopen 30 dagen, met een optie voor 7 dagen, gegroepeerd per UTC-dag:

Statistiek	Wat wordt geteld
Actieve leden	Leden met gemeten activiteit in de periode
Gemaakt	Voltooide creaties, uitgesplitst naar type: flashcards, podcasts, vergadernotities, uitlegvideo's, dia's, documenten, studiehandleidingen, werkbladen, spreadsheets, onderzoek, infographics, mindmaps en meer
AI-generaties	Uitgevoerde generatieacties
Chatberichten	Verzonden berichten
Studiesessies	Studieactiviteit

Er is een weergave van activiteit in de loop van de tijd en een uitsplitsing per lid. Zo zie je het verschil tussen één enthousiaste gebruiker en een team dat de tool breed gebruikt.

Collegevoortgang bij gedeelde colleges

Met een betaald teamabonnement toont Gedeelde colleges (onder Activiteit) de videocolleges en podcasts die met het team zijn gedeeld. Open er een om voor elk huidig lid dat het heeft geopend te zien:

• wanneer het lid het voor het eerst opende,
• hoever het lid kwam, gemeten als het verst bereikte punt,
• of het lid het heeft afgerond (het einde heeft bereikt), en wanneer,
• het resultaat op de vragen in de collegevideo: de beste poging als aantal juiste antwoorden van het totaal, het aantal pogingen en welke vragen juist zijn beantwoord.

Eigenaren en Beheerders zien dit voor elk college dat met het team is gedeeld en kunnen CSV downloaden. De maker van het college ziet dezelfde tabel voor het eigen college via Delen → Bekijken wie het heeft afgerond, zonder de e-mailkolom of downloadoptie. Leden zien elkaars resultaten niet.

Dit is de enige plek waar rapportages specifiek materiaal benoemen, en dat is bewust zo. Het gaat alleen om colleges die iemand met het team heeft gedeeld of in een project van het team heeft geplaatst. Alleen huidige teamleden worden vermeld, en privé-inhoud wordt nooit opgenomen. De getoonde vragen horen bij het college zelf. Het zijn geen teksten die een lid heeft ingevoerd.

Wat je niet ziet

• Titels van privéwerk of persoonlijk werk. De enige titels in rapportages zijn die van colleges die al met het team zijn gedeeld.
• Prompts, instructies of chatberichten. Deze worden nooit aan een beheerder getoond.
• Privébronnen of privécreaties. Er is geen beheerdersweergave, export of uitzonderingsmogelijkheid waarmee een beheerder het privéwerk van een lid kan openen. Een privécollege heeft geen voortgangsrapportage.
• Kijktijd of aandacht. 'Afgerond' betekent dat de speler het einde heeft bereikt. Het bewijst niet dat iemand elke minuut heeft bekeken. Scholarly registreert niet of iemand stukken overslaat, tabbladen inactief laat of hoelang iets op het scherm staat.

Gebruiksaantallen worden bewust samengevoegd. Rapportages laten een beheerder zien of het team Scholarly gebruikt en wie de toegestuurde training heeft afgerond, niet wat iemand heeft geschreven. Er is ook geen teamcreditsaldo of rapportage met kosten per actie, omdat limieten per persoon gelden.

Wat privé blijft binnen een team

Lid worden van een team maakt je account niet voor iedereen inzichtelijk.

• Persoonlijke inhoud is in eerste instantie privé. Met Iedereen bij [teamnaam] deel je een item met het team. Materiaal kan ook toegankelijk zijn doordat het in een gedeeld project of een project van het team staat. Iedereen met de link maakt het toegankelijk via de link, zonder openbare vermelding. Openbaar maakt inhoud die daarvoor in aanmerking komt vindbaar via Ontdekken en de zoekfunctie.
• Projectchats en projectgeheugens worden nooit gedeeld. Ook in een project van het team heeft elk lid eigen privéchats en een eigen privégeheugen. Geen ander lid, geen projecteigenaar en geen beheerder kan die lezen.
• Beheerdersinstellingen regelen beleid, geen toegang. Een beheerder kan bepalen welke modellen het team mag gebruiken, Zero Data Retention verplicht stellen, gedeelde profielen publiceren en licenties en rollen beheren. Geen van die mogelijkheden geeft toegang tot de privé-inhoud van een lid.
• Vertrekken of verwijderd worden beëindigt de toegang, niet het eigendom. Een vertrekkend lid verliest direct de toegang tot de gedeelde bibliotheek en het teamabonnement. Werk in de persoonlijke bibliotheek blijft in het eigen account. Werk in een project van het team blijft bij het team.

Voor de persoonlijke versie hiervan, zie Privacy, cookies en je gegevens.

Gekoppelde accounts

Google Drive wordt per lid en per bestand gekoppeld.

• Bestanden worden geselecteerd via de bestandskiezer van Google zelf. Scholarly kan alleen de bestanden gebruiken die het lid heeft geselecteerd, plus bestanden die Scholarly daar aanmaakt wanneer het lid iets exporteert.
• Scholarly kan de rest van Drive niet doorzoeken: geen niet-geselecteerde mappen en geen bestanden die iemand anders met dat lid heeft gedeeld.
• Toegang tot geselecteerde bestanden is alleen-lezen: Scholarly leest die bestanden om vragen te beantwoorden en creaties te maken. Het bewerkt, hernoemt, deelt of verwijdert niets.
• Een lid kan de koppeling op elk moment verbreken via Koppelingen, of de toegang intrekken via het Google-account. Het verbreken van de koppeling stopt toekomstige toegang. Alles wat al is geïmporteerd of gegenereerd, moet afzonderlijk worden verwijderd.

Zie Koppelingen.

Met wie je contact opneemt

Teams is zelfstandig af te sluiten voor 1–29 betaalde licenties. Neem rechtstreeks contact met ons op wanneer:

• Een beveiligings-, privacy- of inkoopbeoordeling antwoorden vereist die specifiek zijn voor je organisatie.
• Elk model in een bepaalde regio moet worden gehost.
• Je Scholarly over meerdere afdelingen uitrolt, meer dan 29 licenties nodig hebt of een factuur of inkooporder nodig hebt.

Gebruik Contact opnemen met ons team op de Teams-pagina en vertel ons wat je wilt uitrollen. We antwoorden per e-mail, meestal binnen één werkdag. We beantwoorden liever een gerichte vraag dan dat een beoordelaar het antwoord uit een helpartikel moet afleiden.

Gerelateerd

• Privacy, cookies en je gegevens, dezelfde vragen vanuit het perspectief van een individueel account.
• Je team beheren, licenties, rollen, uitnodigingen en waar je elke instelling vindt.
• Je teambibliotheek en teamprojecten, wat er in de gedeelde bibliotheek staat en wie waarvan eigenaar is.
• AI-modellen, de modelcatalogus en hoe de modelkeuze een creatie beïnvloedt.
• Scholarly Teams, abonnementen, licenties en wat een team omvat.