Données, confidentialité et contrôle des modèles dans Teams

Cette page s'adresse aux personnes chargées d'approuver l'utilisation de Scholarly : responsable de la sécurité, responsable informatique ou interlocuteur des achats. Elle explique ce qu'il advient des contenus de votre équipe, ce qu'un administrateur contrôle, ce qu'il peut voir et ce qui reste privé, quelle que soit la personne qui en fait la demande.

Les dispositions juridiquement contraignantes figurent dans la Politique de confidentialité. Cette page décrit le fonctionnement du produit.

Ce que Scholarly fait des contenus de votre équipe

Vos sources sont traitées pour fournir les fonctionnalités que vous demandez. Lorsqu'une personne génère un guide de révision à partir d'un manuel, ce manuel est lu pour produire ce guide. Lorsqu'une personne pose une question fondée sur ses sources, les sources pertinentes sont lues pour y répondre. Le traitement se limite à cela.

Par défaut, les contenus privés des utilisateurs ne servent pas à entraîner des modèles d'IA généralistes. Tout programme d'entraînement facultatif nécessiterait un consentement distinct et éclairé. Les données des services connectés, comme les fichiers Google Drive, restent dans tous les cas soumises à leurs propres restrictions, plus strictes. Les Conditions d'utilisation de Scholarly l'indiquent explicitement. Consultez les Conditions d'utilisation et la Politique de confidentialité.

Exécuter un modèle d'IA pour répondre à votre demande n'est pas la même chose que l'entraîner sur votre demande. Cette distinction est importante lors d'un examen, et c'est celle qui est le plus souvent négligée.

Choisir les modèles d'IA que votre équipe peut utiliser

Les administrateurs définissent les règles d'utilisation des modèles pour toute l'équipe dans Équipe → Facturation → Forfait et modèles d'IA.

Modèle par modèle ou par catégorie

Le catalogue répertorie tous les modèles par entreprise : OpenAI, Anthropic, Google, xAI, Meta, ainsi qu'un groupe de modèles open source approuvés de Mistral, Z.ai et Moonshot AI. Les informations sur l'hébergement et la conservation des données sont affichées lorsqu'elles sont disponibles. Vous pouvez :

• Rechercher dans le catalogue par nom de modèle ou d'entreprise.
• Filtrer par Tous, Activés ou Désactivés.
• Voir combien d'outils de création chaque modèle prend en charge, pour savoir concrètement ce que sa désactivation affecte.
• Consulter un récapitulatif actualisé, « X modèles sur Y disponibles pour les membres », pour connaître précisément la portée d'une règle.

Des options plus générales portent sur des catégories plutôt que sur des modèles individuels : les modèles Premium, les modèles de pointe et le catalogue open source étendu, au-delà de la sélection proposée par défaut.

Une règle peut uniquement restreindre l'accès

Voici la règle qui évite les mauvaises surprises dans les deux sens :

Une règle d'équipe peut uniquement restreindre l'accès ; elle ne débloque pas de modèles payants pour un compte Free. Les licences payantes, y compris Premium, permettent d'utiliser les modèles de création de pointe pris en charge au coût en crédits affiché, sauf si les règles de l'équipe les bloquent. Activer un modèle lève cette restriction ; cela ne le rend pas disponible dans un outil qu'il ne prend pas en charge.

Exiger la non-conservation des données

Si les règles de traitement des données de votre organisation interdisent aux fournisseurs de conserver les données des requêtes, activez Exiger la non-conservation des données au même endroit.

Ce que fait cette option : seuls les modèles dont le mode d'accès au fournisseur est approuvé pour la non-conservation des données restent disponibles pour l'équipe. Tous les autres sont bloqués pour chaque membre, sans qu'il soit nécessaire d'indiquer à chacun les modèles à éviter.

Quels modèles restent disponibles : suffisamment pour travailler. La non-conservation des données réduit le catalogue sans le vider. Des modèles restent disponibles dans la discussion et les outils de création, auprès de plusieurs fournisseurs. La liste exacte s'affiche en temps réel dans le catalogue avec le filtre Activés, ce qui est plus fiable que toute liste figurant sur cette page.

La raison d'une indisponibilité est toujours indiquée. Un modèle bloqué affiche la règle en cause : Bloqué par la règle de non-conservation des données, Bloqué par la règle des modèles de pointe, Bloqué par la règle des modèles Premium, Bloqué par la règle du catalogue open source. Les administrateurs voient la raison du blocage plutôt qu'une simple absence. Un coup d'œil suffit pour comprendre quelle règle s'applique.

Les modèles qui ne répondent pas à la règle de non-conservation affichent un avertissement clair : leur fournisseur peut conserver les données des requêtes conformément à son contrat. L'administrateur décide ainsi à partir des informations affichées, sans avoir à se fier à sa mémoire.

Où les modèles sont exécutés

Scholarly donne accès aux modèles de plusieurs laboratoires d'IA, avec notamment des options open source et des options hébergées dans l'UE pour les équipes soumises à des exigences européennes en matière de données. Toutes les options open source sont hébergées aux États-Unis, et le catalogue indique le lieu d'hébergement lorsqu'il est connu.

L'intérêt pratique n'est pas la diversité pour elle-même, mais la continuité. Si un fournisseur est indisponible, un autre modèle activé peut permettre à l'équipe de continuer. La disponibilité dépend toujours de la fonctionnalité, de votre forfait et des règles de l'équipe concernant les modèles. Un espace de travail lié à un seul fournisseur ne dispose pas de cette possibilité.

Si votre organisation exige que tous les modèles soient hébergés dans une région précise, contactez-nous avant le déploiement. Consultez Qui contacter ci-dessous.

Ce que les administrateurs peuvent voir ou non

Les rapports d'adoption se trouvent dans Équipe → Vue d'ensemble → Activité. Ils répondent à deux questions : « L'équipe utilise-t-elle cet outil ? » et, pour les cours partagés avec l'équipe, « Qui l'a terminé ? ». Rien de plus.

Ce qu'ils montrent

Sur les 30 derniers jours, avec une option 7 jours, les données sont regroupées par jour UTC :

Indicateur	Ce qu'il comptabilise
Membres actifs	Membres dont une activité a été mesurée sur la période
Créations	Créations terminées, réparties par type : fiches, podcasts, notes de réunion, vidéos explicatives, diapositives, documents, guides de révision, fiches d'exercices, feuilles de calcul, recherches, infographies, cartes mentales et autres
Générations IA	Actions de génération effectuées
Messages de discussion	Messages envoyés
Sessions de révision	Activité de révision

Une vue de l'évolution de l'activité et une répartition par membre permettent de distinguer l'enthousiasme d'une seule personne de l'adoption de l'outil par toute l'équipe.

Progression dans les cours partagés

Avec un forfait d'équipe payant, Cours partagés, dans Activité, répertorie les cours vidéo et les podcasts partagés avec l'équipe. Ouvrez-en un pour voir, pour chaque membre actuel qui l'a ouvert :

• la date de sa première ouverture,
• sa progression, exprimée par le point le plus avancé atteint,
• s'il l'a terminé, c'est-à-dire s'il a atteint la fin, et à quelle date,
• ses résultats aux questions intégrées à la vidéo : le nombre de bonnes réponses sur le total lors de sa meilleure tentative, le nombre de tentatives et les questions auxquelles il a répondu correctement.

Les Propriétaires et les Administrateurs voient ces informations pour tous les cours partagés avec l'équipe et peuvent Télécharger le CSV. La personne qui a créé le cours voit le même tableau pour son propre cours dans Partager → Voir qui a terminé, sans la colonne des adresses e-mail ni l'option de téléchargement. Les Membres ne voient pas les résultats des autres.

C'est le seul endroit où les rapports nomment des contenus, et c'est volontaire : ils portent uniquement sur les cours qu'une personne a choisi de partager avec l'équipe ou de classer dans un projet appartenant à l'équipe. Ils ne répertorient que les membres actuels et n'incluent jamais de contenu resté privé. Les questions affichées sont celles du cours, jamais des textes saisis par un membre.

Ce qu'ils ne montrent pas

• Les titres des contenus privés ou personnels. Les seuls titres présents dans les rapports sont ceux des cours déjà partagés avec l'équipe.
• Les requêtes, instructions ou messages de discussion. Ils ne sont jamais présentés à un administrateur.
• Les sources ou créations privées. Aucun écran d'administration, export ou droit spécial ne permet d'ouvrir les contenus privés d'un membre, et un cours privé ne possède pas de rapport de progression.
• Le temps de visionnage ou l'attention. « Terminé » signifie que le lecteur a atteint la fin. Cela ne prouve pas que la personne a regardé chaque minute, et Scholarly n'enregistre ni les passages sautés, ni les onglets inactifs, ni le temps passé à l'écran.

Les données d'utilisation sont agrégées par conception. Les rapports indiquent à l'administrateur si l'équipe adopte Scholarly et qui a terminé la formation reçue, sans révéler ce qu'une personne a écrit. Il n'y a pas non plus de solde de crédits d'équipe ni de rapport sur le coût par action, car les limites s'appliquent par personne.

Ce qui reste privé au sein d'une équipe

Rejoindre une équipe ne rend pas votre compte visible à tous.

• Les contenus personnels sont privés par défaut. L'option Tout le monde chez [nom de l'équipe] partage un élément avec l'équipe. Un contenu peut aussi être accessible parce qu'il est classé dans un projet partagé ou appartenant à l'équipe. Toute personne disposant du lien donne accès à un contenu non répertorié ; Public rend les contenus éligibles accessibles dans Explorer et les résultats de recherche.
• Les discussions et les mémoires de projet ne sont jamais partagées. Même dans un projet appartenant à l'équipe, chaque membre dispose de ses propres discussions privées et de ses propres mémoires privées. Aucun autre membre, propriétaire du projet ou administrateur ne peut les lire.
• Les contrôles administrateur définissent des règles, sans donner accès aux contenus. Un administrateur peut décider des modèles utilisables par l'équipe, exiger la non-conservation des données, publier des profils partagés et gérer les licences et les rôles. Aucune de ces actions ne donne accès aux contenus privés d'un membre.
• Un départ ou un retrait met fin à l'accès, sans changer la propriété des contenus. Le membre qui quitte l'équipe perd immédiatement l'accès à la bibliothèque partagée et au forfait de l'équipe. Les contenus de sa bibliothèque personnelle restent dans son compte. Les contenus d'un projet appartenant à l'équipe restent à l'équipe.

Pour la version destinée aux utilisateurs individuels, consultez Confidentialité, cookies et vos données.

Comptes connectés

Google Drive est connecté par membre et par fichier.

• Les fichiers sont sélectionnés via le sélecteur de Google. Scholarly peut utiliser uniquement les fichiers choisis par le membre, ainsi que ceux qu'il y crée lorsque le membre exporte un contenu.
• Il ne peut pas parcourir le reste de Google Drive : ni les dossiers non sélectionnés, ni les fichiers partagés avec cette personne par quelqu'un d'autre.
• L'accès aux fichiers sélectionnés est en lecture seule : Scholarly les lit pour répondre aux questions et produire des créations. Il ne les modifie pas, ne les renomme pas, ne les partage pas à nouveau et ne les supprime pas.
• Un membre peut se déconnecter à tout moment depuis Connexions, ou révoquer l'accès depuis son compte Google. La déconnexion empêche tout accès ultérieur ; les contenus déjà importés ou générés doivent être supprimés séparément.

Consultez Connexions.

Qui contacter

L'offre Teams en libre-service couvre 1 à 29 licences payantes. Contactez-nous directement dans les cas suivants :

• Un examen de sécurité, de confidentialité ou des achats nécessite des réponses propres à votre organisation.
• Vous avez besoin que tous les modèles soient hébergés dans une région précise.
• Vous déployez Scholarly dans plusieurs services, avez besoin de plus de 29 licences, d'une facturation sur facture ou d'un bon de commande.

Utilisez Contacter notre équipe sur la page Teams et décrivez votre projet de déploiement. Nous répondons par e-mail, généralement sous un jour ouvré. Nous préférons répondre à une question précise plutôt que laisser une personne chargée d'un examen déduire la réponse d'un article d'aide.

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