Teams のデータ、プライバシー、モデル管理

このページは、Scholarly の導入を承認する方、セキュリティ審査担当者、IT 責任者、調達担当者に共有するためのものです。チームの資料がどう扱われるか、管理者が何を管理でき、何を確認できるか、そして誰からの要求であっても非公開のまま保たれる情報について説明します。

法的拘束力のある詳細は、プライバシーポリシーに記載されています。このページでは、製品の動作を説明します。

Scholarly によるチームの資料の取り扱い

ソースは、ユーザーが求めた機能を提供するために処理されます。 ハンドブックから学習ガイドを生成するときは、その学習ガイドを作成するためにハンドブックを読み取ります。ソースに基づく質問をするときは、回答のために関連するソースを読み取ります。処理の目的は、その範囲に限られます。

非公開のユーザーコンテンツは、デフォルトでは汎用 AI モデルの学習に使用されません。 任意の学習プログラムに参加する場合は、十分な説明を受けたうえで、別途明示的に同意する必要があります。また、Google Drive のファイルなど、連携サービスのデータには、その同意の有無にかかわらず、それぞれのより厳しい制限が適用されます。これは Scholarly の利用規約にも明記されています。利用規約とプライバシーポリシーをご確認ください。

リクエストに応えるために AI モデルを実行することと、リクエストを使ってモデルを学習させることは別です。審査ではこの違いが重要ですが、特に混同されやすい点でもあります。

チームが使用できる AI モデルを選ぶ

管理者は、チーム → 請求 → プランと AI モデルでチーム全体のモデルポリシーを設定します。

モデル単位、またはグループ単位で設定

カタログには、OpenAI、Anthropic、Google、xAI、Meta などの提供元ごとにすべてのモデルが表示されます。Mistral、Z.ai、Moonshot AI の承認済みオープンソースモデルのグループもあり、確認できる場合はホスティング先やデータ保持の詳細も表示されます。次の操作ができます。

• モデル名や企業名でカタログを検索します。
• すべて、有効、無効で絞り込みます。
• 各モデルが対応する作成機能の数を確認し、そのモデルを無効にすると何に影響するかを把握できます。
• *「メンバーが利用可能なモデル: Y 件中 X 件」*という随時更新される概要で、ポリシーの影響範囲を正確に確認できます。

個々のモデルを設定するほか、Premium モデル、最先端モデル、厳選された標準モデル以外の拡張オープンソースカタログをグループ単位で切り替えることもできます。

ポリシーでできるのは利用の制限のみ

意図せず利用範囲が広がったり狭まったりすることを防ぐため、次のルールが適用されます。

チームポリシーでできるのは利用の制限のみです。Free アカウントで有料モデルを利用できるようにはなりません。 Premium を含む有料シートでは、チームポリシーで禁止されていなければ、対応する最先端の作成モデルを表示されたクレジット数で利用できます。モデルを有効にすると、そのポリシーによる制限が解除されます。ただし、そのモデルが対応していないツールで利用できるようになるわけではありません。

データ保持ゼロを必須にする

組織のデータ取り扱いポリシーで、プロバイダーによるリクエストデータの保持が認められていない場合は、同じ画面でデータ保持ゼロを必須にするを有効にしてください。

この設定の効果: プロバイダーへの接続経路がデータ保持ゼロの対象として承認されているモデルだけを、チームで利用できるようにします。それ以外はすべてのメンバーに対してブロックされるため、避けるべきモデルを個別に周知する必要はありません。

引き続き利用できるモデル: 業務に使えるモデルは残ります。データ保持ゼロを有効にするとカタログは絞られますが、空にはなりません。チャットや作成ツールでは、複数のプロバイダーのモデルを引き続き利用できます。正確な対象モデルは、カタログを有効で絞り込むと、その時点の状態で表示されます。このページに固定の一覧を載せるよりも、確実に確認できます。

利用できない理由も明示されます。 ブロックされたモデルには、「データ保持ゼロのルールによりブロック」、「最先端モデルのルールによりブロック」、「Premium モデルのルールによりブロック」、*「オープンソースカタログのルールによりブロック」*のように、適用されたルールが表示されます。管理者には、モデルが単に表示されなくなるのではなく、理由が示されます。そのため、ポリシーに関する疑問をひと目で解消できます。

データ保持ゼロの対象外のモデルには、プロバイダーとの契約に基づいてリクエストデータが保持される可能性があることを、明確な警告で表示します。管理者は記憶に頼らず、画面に表示された情報を基に判断できます。

モデルの実行場所

Scholarly は、複数の AI 開発企業のモデルにリクエストを振り分けます。これにはオープンソースモデルへの接続経路や、欧州のデータ要件に対応するチーム向けの EU でホストされる選択肢も含まれます。オープンソースモデルへの接続経路はすべて米国でホストされており、ホスティング先が判明している場合はカタログに表示されます。

複数の選択肢を用意する実務上の目的は、多様性そのものではなく、業務の継続性です。あるプロバイダーが利用できなくなっても、別の有効なモデルで作業を続けられる場合があります。ただし、利用可否は機能、プラン、チームのモデルポリシーによって異なります。接続先が 1 社だけのワークスペースには、この選択肢がありません。

組織ですべてのモデルを特定の地域にホストする必要がある場合は、導入前にご相談ください。下の問い合わせ先をご覧ください。

管理者が確認できる情報と確認できない情報

利用状況レポートは、チーム → 概要 → アクティビティにあります。「チームが利用しているか」、そしてチームに共有された講義について「誰が完了したか」を確認するためのものです。それ以外の情報は表示しません。

表示される情報

対象期間は過去 30 日間で、7 日間も選べます。日付は UTC の日単位で集計されます。

指標	集計対象
アクティブメンバー	対象期間内に計測対象のアクティビティがあったメンバー
作成数	完成した作成物の数。フラッシュカード、ポッドキャスト、議事録、解説動画、スライド、ドキュメント、学習ガイド、ワークシート、スプレッドシート、リサーチ、インフォグラフィック、マインドマップなど、種類別に表示します
AI 生成数	実行した生成操作の数
チャットメッセージ数	送信したメッセージの数
学習セッション	学習アクティビティ

アクティビティの推移とメンバー別の内訳があるため、1 人が熱心に使っているのか、チーム全体に定着しているのかを見分けられます。

共有した講義の進捗

有料のチームプランでは、アクティビティ内の共有された講義に、チームで共有している動画講義とポッドキャストが表示されます。講義を開くと、それを開いたことのある現在のメンバーごとに、次の情報を確認できます。

• 初めて開いた日時
• 最も先まで進んだ位置
• 完了したかどうか（最後まで到達したか）と、完了した日時
• 講義の動画内問題の結果: 最も良かった解答の正解数と総問題数、解答回数、正解した問題

オーナーと管理者は、チームに共有されたすべての講義についてこの情報を確認し、CSV をダウンロードできます。講義の作成者は、自分の講義の共有 → 完了したメンバーを確認から同じ表を確認できますが、メールアドレスの列とダウンロード機能はありません。メンバー同士で互いの結果を確認することはできません。

レポートで資料名を表示するのは、この機能だけです。これは意図した設計です。対象は、誰かがチームに共有した講義、またはチーム所有のプロジェクトに保存した講義に限られます。現在チームに所属するメンバーだけが表示され、非公開のものは一切含まれません。表示される問題は講義内の問題であり、メンバーが入力した内容ではありません。

表示されない情報

• 非公開または個人用の作業のタイトル。 レポートに表示されるタイトルは、すでにチームで共有されている講義のものだけです。
• プロンプト、指示、チャットメッセージ。 管理者に表示されることはありません。
• 非公開のソースや作成物。 メンバーの非公開の作業を開ける管理者用の画面、エクスポート機能、制限解除機能はありません。非公開の講義には進捗レポートもありません。
• 視聴時間や集中度。 「完了」は、プレーヤーが最後まで到達したことを意味します。すべての時間を視聴した証明にはなりません。また、Scholarly はスキップ、操作されていないタブ、画面の表示時間を記録しません。

利用回数は、設計上、集計した形で表示します。レポートで管理者が把握できるのは、Scholarly がチームに定着しているか、配信された研修を誰が完了したかです。個人が何を書いたかではありません。また、利用上限は個人ごとに設定されているため、チームのクレジット残高や操作ごとのコストのレポートもありません。

チーム内でも非公開のまま保たれる情報

チームに参加しても、アカウントの中身がすべて見えるようになるわけではありません。

• 個人のコンテンツは、初期状態では非公開です。 [team name] の全員を選ぶと、アイテムをチームに共有します。また、共有プロジェクトやチーム所有のプロジェクトに保存することで、資料にアクセスできるようになる場合もあります。リンクを知っている全員では公開一覧に掲載されず、公開では対象コンテンツが「見つける」や検索で見つかるようになります。
• プロジェクトのチャットとメモリは共有されません。 チーム所有のプロジェクトであっても、各メンバーには自分だけの非公開チャットと非公開メモリがあります。他のメンバー、プロジェクトのオーナー、管理者のいずれも読むことはできません。
• 管理者の権限はポリシーの管理であり、コンテンツへのアクセスではありません。 管理者は、チームで使用できるモデルの決定、データ保持ゼロの必須化、共有プロフィールの公開、シートや役割の管理ができます。これらの権限によって、メンバーの非公開コンテンツにアクセスできるようになることはありません。
• 退会や削除で終了するのはアクセス権であり、所有権ではありません。 チームを離れたメンバーは、共有ライブラリとチームプランへのアクセス権を直ちに失います。個人ライブラリ内の作業は、その人のアカウントに残ります。 チーム所有のプロジェクト内の作業は、チームに残ります。

個人アカウントでの取り扱いについては、プライバシー、Cookie、ユーザーデータをご覧ください。

連携アカウント

Google Drive は、メンバーごと、ファイルごとに連携します。

• ファイルは Google 標準のファイル選択画面で選びます。Scholarly が使用できるのは、そのメンバーが選んだファイルと、エクスポート時に Scholarly が Google Drive 上に作成したファイルだけです。
• Drive のそれ以外の場所を参照することはできません。 選択していないフォルダや、他の人からそのメンバーに共有された未選択のファイルも参照できません。
• 選択したファイルへのアクセスは読み取り専用です。Scholarly は質問への回答や作成物の生成のためにファイルを読み取ります。編集、名前の変更、再共有、削除は行いません。
• メンバーはいつでも連携から接続を解除するか、Google アカウントからアクセス権を取り消せます。解除すると、それ以降のアクセスは停止します。すでに取り込み済み、または生成済みのものは、別途削除する必要があります。

連携をご覧ください。

問い合わせ先

セルフサービスの Teams は、有料シート 1～29 席に対応しています。次の場合は、直接ご相談ください。

• セキュリティ、プライバシー、調達の審査で、組織固有の質問への回答が必要な場合
• すべてのモデルを特定の地域にホストする必要がある場合
• 複数の部門に導入する場合、29 席を超えるシートが必要な場合、請求書払いまたは発注書への対応が必要な場合

Teams ページのチームに相談から、導入予定の内容をお知らせください。通常 1 営業日以内にメールで返信します。審査担当者がヘルプ記事から答えを推測するよりも、具体的な質問に直接お答えしたいと考えています。

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