Datos, privacidad y controles de modelos en Teams

Esta es la página que puedes enviar a quien tenga que aprobar el uso de Scholarly: la persona responsable de revisar la seguridad, de TI o de compras. Explica qué ocurre con el material de tu equipo, qué controla un administrador, qué puede ver y qué sigue siendo privado, independientemente de quién lo solicite.

Los detalles jurídicamente vinculantes se encuentran en la Política de privacidad. Esta página describe cómo funciona el producto.

Qué hace Scholarly con el material de tu equipo

Tus fuentes se procesan para ofrecer las funciones que solicitas. Cuando alguien genera una guía de estudio a partir de un manual, se lee ese manual para elaborar esa guía de estudio. Cuando alguien plantea una pregunta basada en las fuentes, se leen las fuentes pertinentes para responderla. Ese es el alcance de su uso.

El contenido privado del usuario no se utiliza de forma predeterminada para entrenar modelos de IA de propósito general. Cualquier programa de entrenamiento opcional requeriría un consentimiento expreso, informado y por separado. Además, los datos de los servicios conectados (como los archivos de Google Drive) siguen sujetos a sus propias restricciones más estrictas en cualquier caso. Las Condiciones del servicio de Scholarly lo indican expresamente. Consulta las Condiciones del servicio y la Política de privacidad.

Ejecutar un modelo de IA para responder a tu solicitud no es lo mismo que entrenarlo con ella. La distinción es importante en una revisión, y es la que más a menudo se pasa por alto.

Elegir qué modelos de IA puede usar tu equipo

Los administradores configuran la política de modelos para todo el equipo en Equipo → Facturación → Plan y modelos de IA.

Modelo por modelo o por nivel

El catálogo muestra todos los modelos agrupados por la empresa que los desarrolla: OpenAI, Anthropic, Google, xAI, Meta y un grupo aprobado de modelos de código abierto de Mistral, Z.ai y Moonshot AI. Cuando están disponibles, también se muestran los detalles de alojamiento y retención de datos. Puedes:

• Buscar en el catálogo por nombre de modelo o empresa.
• Filtrar por Todos, Habilitados o Deshabilitados.
• Ver cuántas herramientas de creación admite cada modelo para saber a qué afecta realmente desactivarlo.
• Consultar un resumen actualizado, "X de Y modelos disponibles para los miembros", para conocer siempre el alcance de una política.

Los controles más generales abarcan niveles en lugar de modelos individuales: el nivel de modelos Premium, el grupo de modelos de vanguardia y el catálogo ampliado de código abierto, que va más allá de la selección predeterminada.

Una política solo puede restringir el acceso

Esta es la regla que evita sorpresas en ambos sentidos:

Una política de equipo solo puede restringir el acceso; no desbloquea modelos de pago para una cuenta Free. Las licencias de pago, incluidas las de Premium, pueden usar los modelos de vanguardia compatibles con las herramientas de creación por el coste en créditos indicado, salvo que la política del equipo los bloquee. Habilitar un modelo elimina esa restricción de la política; no hace que el modelo esté disponible en una herramienta con la que no es compatible.

Exigir retención cero de datos

Si la política de tratamiento de datos de tu organización no permite que los proveedores conserven datos de las solicitudes, activa Exigir retención cero de datos en el mismo lugar.

Qué hace: solo siguen disponibles para el equipo los modelos cuya vía de acceso al proveedor está aprobada para la retención cero de datos. Todos los demás quedan bloqueados para todos los miembros, sin necesidad de indicar a nadie qué modelos debe evitar.

Qué modelos siguen disponibles: suficientes para trabajar. La retención cero de datos reduce el catálogo, pero no lo vacía. Siguen disponibles modelos de varios proveedores tanto en el chat como en las herramientas de creación. La selección exacta se muestra en tiempo real en el catálogo al filtrar por Habilitados, lo que ofrece una respuesta más fiable que cualquier lista incluida aquí.

El motivo por el que algo no está disponible nunca es un misterio. Un modelo bloqueado indica qué regla lo ha bloqueado: Bloqueado por la regla de retención cero de datos, Bloqueado por la regla de modelos de vanguardia, Bloqueado por la regla de modelos Premium, Bloqueado por la regla del catálogo de código abierto. Los administradores ven el motivo, en lugar de encontrarse con una ausencia sin explicación, y pueden resolver de un vistazo las dudas sobre la política.

Los modelos que no forman parte de la selección con retención cero muestran una advertencia clara de que su proveedor puede conservar los datos de las solicitudes según el acuerdo con dicho proveedor. Así, el administrador decide con la información en pantalla, sin tener que recurrir a la memoria.

Dónde se ejecutan los modelos

Scholarly utiliza modelos de varios laboratorios de IA, incluidas opciones de código abierto y opciones alojadas en la UE para equipos sujetos a requisitos europeos en materia de datos. Todas las opciones de código abierto se alojan en Estados Unidos, y el catálogo indica la ubicación del alojamiento cuando se conoce.

La razón práctica no es ofrecer variedad por sí misma, sino garantizar la continuidad. Si un proveedor no está disponible, otro modelo habilitado puede permitir que el equipo siga trabajando. La disponibilidad sigue dependiendo de la función, de tu plan y de la política de modelos del equipo. Un espacio de trabajo conectado a un único proveedor no tiene esa opción.

Si tu organización necesita que todos los modelos estén alojados en una región concreta, conviene hablarlo con nosotros antes de implantar Scholarly. Consulta Con quién contactar más abajo.

Qué pueden y qué no pueden ver los administradores

Los informes de adopción se encuentran en Equipo → Vista general → Actividad. Responden a las preguntas "¿Lo está usando el equipo?" y, en el caso de las clases compartidas con el equipo, "¿Quién la ha terminado?". Nada más.

Qué muestran

Durante los últimos 30 días, con una opción de 7 días, agrupados por día UTC:

Métrica	Qué contabiliza
Miembros activos	Miembros con actividad registrada durante el periodo
Creaciones	Creaciones completadas, desglosadas por tipo: tarjetas de estudio, pódcasts, notas de reunión, vídeos explicativos, diapositivas, documentos, guías de estudio, hojas de ejercicios, hojas de cálculo, investigaciones, infografías, mapas mentales y más
Generaciones con IA	Acciones de generación utilizadas
Mensajes de chat	Mensajes enviados
Sesiones de estudio	Actividad de estudio

Hay una vista de actividad a lo largo del tiempo y un desglose por miembro, para distinguir entre un único usuario entusiasta y un equipo que ha adoptado la herramienta.

Progreso en las clases compartidas

En un plan de equipo de pago, Clases compartidas (dentro de Actividad) muestra las clases en vídeo y los pódcasts compartidos con el equipo. Abre uno para ver, de cada miembro actual que lo haya abierto:

• cuándo lo abrió por primera vez,
• hasta dónde llegó, según el punto más avanzado que alcanzó,
• si lo terminó (llegó al final) y cuándo,
• su resultado en las preguntas incluidas en el vídeo de la clase: su mejor intento, expresado como respuestas correctas sobre el total, cuántos intentos hizo y qué preguntas acertó.

Los Propietarios y Administradores ven estos datos de todas las clases compartidas con el equipo y pueden Descargar CSV. La persona que creó la clase ve la misma tabla para su propia clase desde Compartir → Ver quién ha terminado, sin la columna de correo electrónico ni la opción de descarga. Los miembros no ven los resultados de los demás.

Este es el único lugar donde los informes identifican material por su nombre, y es intencionado: solo incluye clases que alguien ha decidido compartir con el equipo (o guardar en un proyecto propiedad del equipo), solo muestra a las personas que pertenecen al equipo actualmente y nunca incluye nada que se haya mantenido privado. Las preguntas que se muestran son las de la propia clase, no lo que haya escrito un miembro.

Qué no muestran

• Títulos de trabajos privados o personales. Los únicos títulos que aparecen en los informes son los de clases ya compartidas con el equipo.
• Prompts, instrucciones o mensajes de chat. Nunca se muestran a un administrador.
• Fuentes o creaciones privadas. No hay ninguna vista de administrador, exportación ni mecanismo para eludir las restricciones que permita abrir el trabajo privado de un miembro, y las clases privadas no tienen informes de progreso.
• Tiempo de visualización o atención. "Terminado" significa que el reproductor llegó al final; no demuestra que alguien haya visto cada minuto, y Scholarly no registra saltos en la reproducción, pestañas inactivas ni tiempo en pantalla.

Los recuentos de uso se agregan por diseño. Los informes indican al administrador si el equipo está adoptando Scholarly y quién ha terminado la formación que se le ha enviado, no qué ha escrito cada persona. Tampoco hay un saldo de créditos del equipo ni un informe de coste por acción, porque los límites son por persona.

Qué sigue siendo privado dentro de un equipo

Unirte a un equipo no hace que toda tu cuenta quede a la vista de los demás.

• El contenido personal es privado de forma predeterminada. Todos en [nombre del equipo] comparte un elemento con el equipo. El material también puede ser accesible por estar guardado en un proyecto compartido o propiedad del equipo. Cualquier persona con el enlace permite acceder sin que el contenido aparezca en los listados; Público permite que el contenido apto aparezca en Explorar y en las búsquedas.
• Los chats y las memorias de los proyectos nunca se comparten. Incluso en un proyecto propiedad del equipo, cada miembro tiene sus propios chats privados y sus propias memorias privadas. Ningún otro miembro, propietario del proyecto o administrador puede leerlos.
• Los controles de administración establecen políticas, no conceden acceso. Un administrador puede decidir qué modelos puede usar el equipo, exigir retención cero de datos, publicar perfiles compartidos y gestionar licencias y roles. Nada de eso permite acceder al contenido privado de un miembro.
• Salir del equipo o ser eliminado pone fin al acceso, no a la propiedad. El miembro que sale pierde inmediatamente el acceso a la biblioteca compartida y al plan del equipo. El trabajo de su biblioteca personal permanece en su cuenta. El trabajo de un proyecto propiedad del equipo se queda en el equipo.

Para conocer cómo se aplica todo esto a una cuenta personal, consulta Privacidad, cookies y tus datos.

Cuentas conectadas

Google Drive se conecta por miembro y por archivo.

• Los archivos se seleccionan mediante el selector de Google. Scholarly solo puede usar los archivos que haya seleccionado ese miembro, además de los archivos que cree allí cuando exporte algo.
• No puede explorar el resto de Drive: ni carpetas no seleccionadas ni archivos que otra persona haya compartido con ese miembro.
• El acceso a lo seleccionado es de solo lectura: Scholarly lee esos archivos para responder preguntas y elaborar creaciones. No edita, cambia de nombre, vuelve a compartir ni elimina nada.
• Un miembro puede desconectar la cuenta en cualquier momento desde Conexiones, o revocar el acceso desde su cuenta de Google. La desconexión impide el acceso futuro; lo que ya se haya importado o generado se elimina por separado.

Consulta Conexiones.

Con quién contactar

La modalidad de autoservicio de Teams cubre de 1 a 29 licencias de pago. Habla directamente con nosotros cuando:

• Una revisión de seguridad, privacidad o compras requiera respuestas específicas para tu organización.
• Necesites que todos los modelos estén alojados en una región concreta.
• Vayas a implantar Scholarly en varios departamentos, necesites más de 29 licencias o requieras facturación mediante factura o una orden de compra.

Usa Hablar con nuestro equipo en la página de Teams y cuéntanos qué vas a implantar. Respondemos por correo electrónico, normalmente en un día laborable. Preferimos responder a una pregunta concreta a que la persona encargada de la revisión tenga que deducir la respuesta de un artículo de ayuda.

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