La Biblioteca y los Proyectos de tu equipo

Un equipo solo resulta útil si el material está en un mismo lugar y el trabajo se conserva cuando se marcha quien lo inició. Son dos funciones distintas, la biblioteca del equipo y los proyectos que pertenecen al equipo. Esta página explica ambas.

Abrir tu equipo

Haz clic en Equipo en la barra lateral. Se abre la Biblioteca, porque el material compartido es la razón de ser del espacio de trabajo. En la parte superior hay cinco secciones:

Sección	Para qué sirve
Biblioteca	Todo lo que se comparte con el equipo, con las fuentes y el trabajo terminado en un mismo lugar
Perfiles de IA	Perfiles de personalización compartidos que cualquier miembro puede aplicar
Personas	Invitaciones, roles, el enlace para unirse y las solicitudes para unirse
Vista general	Licencias, progreso de la configuración, tu propia licencia y el informe de Actividad
Facturación	Plan, licencias, datos de pago y política de modelos de IA, solo para administradores

Los miembros pueden explorar la Biblioteca y abrir las otras secciones, pero las acciones disponibles dependen de su rol. La Facturación y los informes de Actividad requieren el rol de Propietario o Administrador. Solo estos roles gestionan las invitaciones y los perfiles de IA compartidos.

La biblioteca del equipo

Equipo → Biblioteca muestra todo lo que cualquier persona haya compartido con el equipo, con las fuentes y el trabajo terminado juntos, ordenados del más reciente al más antiguo. Un PDF que alguien ha subido aparece junto a la clase en vídeo creada a partir de él, porque en la práctica necesitas ambos.

Lo que compartes también aparece aquí, con la etiqueta Compartido por ti. No hay una vista independiente de "mis elementos compartidos" que tengas que consultar por separado.

Filtros por tipo. Una fila de filtros, Todo, Fuentes, Documentos, Pódcasts, Notas de reunión, Investigación, Chats, Carpetas y proyectos, permite acotar la lista. Cada filtro muestra un recuento actualizado, para que puedas ver de un vistazo que la biblioteca contiene nueve fuentes y dos informes de investigación sin hacer clic en nada.

Búsqueda. El cuadro de búsqueda permite buscar por título y por la persona que ha compartido el contenido. "Incorporación" encuentra el manual; el nombre de un compañero encuentra todo lo que ha aportado.

Cada fila indica quién lo ha compartido y cuándo. Cada elemento muestra Compartido por [nombre] y cuándo se añadió, para que su procedencia siempre esté clara. Así sabes si estás consultando la política que publicó la persona responsable de cumplimiento normativo o un borrador que alguien estaba probando.

Recuento de visualizaciones. Los elementos que se han abierto muestran un recuento de visualizaciones. Es la forma más sencilla de saber si la biblioteca se utiliza o simplemente se llena.

Si aún no hay nada, la vista vacía ofrece Compartir tu primera fuente o creación, para que no tengas que adivinar dónde se comparte el contenido.

El trabajo compartido también aparece en tu propia biblioteca

No tienes que visitar la página del Equipo para acceder a su material. Todo lo que se comparte con el equipo aparece en Todo el contenido, junto a tu propio trabajo, con una etiqueta de Equipo que indica quién lo ha compartido.

Es intencionado: una biblioteca compartida que está en un lugar aparte se visita una vez. Una que aparece donde ya sueles buscar se utiliza.

Añadir algo a la biblioteca

Hay dos formas de hacer lo mismo:

1. Desde la página del Equipo: Equipo → Biblioteca → Añadir a la biblioteca y, después, elige qué compartir.
2. Desde el propio elemento: abre Compartir y elige Todos los miembros de [nombre del equipo].

La acción es la misma. En ambos casos:

• Todos los miembros activos pueden abrirlo.
• La propiedad sigue siendo de la persona que lo ha compartido. Solo esa persona puede editarlo, salvo que conceda acceso de edición por separado.
• Puede volver a hacerlo privado en cualquier momento, y el acceso del equipo termina de inmediato.
• Al eliminar a un miembro, pierde el acceso a la biblioteca. El trabajo de su biblioteca personal permanece en su cuenta y el material que pertenece a un proyecto del equipo se queda en el equipo.

Esto funciona con cualquier tipo de contenido: carpetas, páginas, PDF, grabaciones, pódcasts, clases en vídeo, notas de reunión, sesiones de investigación, chats y proyectos.

Proyectos que pertenecen al equipo

Un proyecto reúne las fuentes, creaciones, chats y tareas programadas de un trabajo concreto. Un proyecto que pertenece al equipo responde a la pregunta que compartir no resuelve: ¿qué ocurre cuando se marcha la persona que lo creó?

Cuando un proyecto pertenece a un equipo:

• Todos los miembros activos pueden abrirlo sin invitación. No hace falta añadir a nadie ni acordarse de hacerlo. Los nuevos miembros obtienen acceso al unirse al equipo.
• El material guardado en el proyecto del equipo permanece en el proyecto. Los Propietarios y Administradores gestionan su contenido y ubicación. Los Miembros pueden consultar las fuentes, conversar en privado y editar la descripción y las instrucciones compartidas, pero unirse al equipo no les concede permisos para gestionar el contenido.
• Se conserva aunque se marche quien lo creó. El proyecto, sus fuentes y todo lo creado a partir de él se quedan en el equipo. Ese es su propósito.
• La cabecera del proyecto indica a qué equipo pertenece, para que siempre sepas en qué tipo de proyecto estás.
• La galería de Proyectos agrupa los proyectos del equipo por encima de los personales, bajo los encabezados Proyectos del equipo y Proyectos personales.

Transferir un proyecto

La propiedad se puede transferir en ambas direcciones desde los controles de propiedad del proyecto. Cada dirección tiene consecuencias concretas, y el cuadro de confirmación las explica antes de que confirmes.

Transferir al equipo

El equipo pasa a ser el propietario. Todos los miembros activos obtienen acceso a este proyecto y a todo su contenido, y el proyecto se queda en el equipo si te marchas.

Utiliza esta opción para cualquier trabajo que deba continuar cuando dejes de participar en él: incorporación de personal, investigación continua o una cuenta de cliente de la que se encargará otra persona.

Transferir a un miembro

El miembro que elijas pasa a ser el propietario a título personal. Esta transferencia implica pérdidas de acceso, así que conviene leerlo con atención:

• El equipo y todas las personas invitadas hasta ese momento pierden el acceso.
• Los enlaces públicos pasan a ser privados.
• El nuevo propietario puede volver a configurar las opciones para compartir desde cero.

Utiliza esta opción cuando el trabajo realmente vaya a dejar de formar parte del equipo, como una iniciativa que se independiza o un proyecto personal que acabó en el lugar equivocado.

Durante la transferencia, el proyecto se bloquea brevemente y vuelve a abrirse unos instantes después con su nuevo propietario. Solo puede haber una transferencia en curso a la vez.

Los chats privados siguen siendo privados

Que el proyecto pertenezca al equipo no cambia esto, y es la frase más importante de esta página:

Los chats y las memorias de los proyectos nunca se comparten. Cada miembro que trabaja en un proyecto del equipo tiene sus propios chats privados y sus propias memorias privadas dentro de él. Las fuentes, las instrucciones y el contenido compartidos son comunes; las conversaciones no. Ningún otro miembro, propietario del proyecto ni administrador del equipo puede leerlos.

Lo mismo ocurre en un proyecto que compartes con personas concretas en lugar de con el equipo.

Aprobar las solicitudes para unirse

Quien accede a un elemento privado del equipo, por ejemplo mediante un enlace reenviado por un compañero o un marcador antiguo, puede solicitar acceso en vez de quedarse sin opciones. Estas solicitudes se reúnen en la página Personas, en Solicitudes para unirse, donde se indica quién solicita acceso y a qué.

• Aprobar envía una invitación real al equipo, igual que la que se envía al introducir a alguien en el cuadro de invitación. Ocupa una licencia y da acceso a la biblioteca y al plan del equipo.
• Rechazar descarta la solicitud.

Si no quedan licencias, la interfaz explica el impedimento en lugar de fallar al aprobar: No hay licencias disponibles, con la opción Gestionar licencias, que te lleva a Facturación para añadir una. Si otro administrador ya ha gestionado la solicitud, Scholarly te lo indica en lugar de realizar la acción dos veces.

Organizar la biblioteca para que se utilice

El problema más habitual es que nadie abra la biblioteca. Cuatro hábitos ayudan a evitarlo.

Comparte las fuentes que la gente realmente necesita, no resúmenes. Doce personas pueden transformar un PDF compartido en doce cosas distintas. Un resumen compartido solo se puede leer. La fuente es el recurso reutilizable.

Organiza por tareas recurrentes, no por personas. Es mejor tener una carpeta por cada tarea que se repite, como Incorporación, Producto, Políticas o Llamadas con clientes, que una carpeta por compañero. La gente llega a la biblioteca con una tarea en mente, no pensando en un compañero.

Sustituye los documentos obsoletos en lugar de añadir una segunda copia. La calidad de las respuestas basadas en fuentes depende del contenido de la biblioteca, y dos versiones de una misma política generan respuestas que mezclan ambas. Sustituye la versión antigua.

Añade contenido antes de invitar a nadie. Los correos de invitación mencionan los elementos compartidos más recientemente, de modo que la propia invitación explica qué encontrará la persona al unirse: "el manual de 2026 y la guía de incorporación del tercer trimestre", en lugar de limitarse a pedirle que se registre. Un nuevo miembro que llega a un espacio de trabajo vacío no tiene nada que hacer y normalmente no hace nada.

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