Biblioteka i projekti vašeg tima

Tim je koristan samo ako su materijali na jednom mjestu i rad ostaje dostupan nakon odlaska osobe koja ga je započela. To omogućuju dvije različite značajke, timska biblioteka i projekti u vlasništvu tima, a ova stranica objašnjava obje.

Otvaranje tima

Kliknite Tim na bočnoj traci. Otvorit će se Biblioteka jer su zajednički materijali razlog postojanja radnog prostora. Na vrhu se nalazi pet odjeljaka:

Odjeljak	Čemu služi
Biblioteka	Sve što je podijeljeno s timom, izvori i dovršeni radovi na jednom mjestu
AI profili	Zajednički profili prilagodbe koje svaki član može primijeniti
Osobe	Pozivnice, uloge, poveznica za pridruživanje i zahtjevi za pridruživanje
Pregled	Mjesta, napredak postavljanja, vaše mjesto i izvješće o aktivnosti
Naplata	Plan, mjesta, podaci o plaćanju i pravila za AI modele, samo za administratore

Članovi mogu pregledavati Biblioteku i otvarati ostale odjeljke, ali dostupne radnje ovise o ulozi. Naplata i izvješća o aktivnosti dostupni su samo vlasnicima i administratorima. Samo te uloge mogu upravljati pozivnicama i zajedničkim AI profilima.

Timska biblioteka

Tim → Biblioteka prikazuje sve što je bilo tko podijelio s timom, izvore i dovršene radove zajedno, od najnovijih prema najstarijima. PDF koji je netko prenio nalazi se uz videopredavanje izrađeno iz njega jer vam u praksi treba oboje.

Ovdje se pojavljuju i stavke koje ste vi podijelili, s oznakom Vi ste podijelili. Ne postoji zaseban prikaz „mojih dijeljenih stavki” koji biste morali uspoređivati s ovim.

Filtri prema vrsti. Redak filtara, Sve, Izvori, Dokumenti, Podcasti, Bilješke sa sastanaka, Istraživanja, Razgovori, Mape i projekti, sužava popis, a svaki filtar prikazuje trenutačni broj stavki. Tako odmah možete vidjeti da biblioteka sadrži devet izvora i dva istraživačka izvješća, bez ijednog klika.

Pretraživanje. Polje za pretraživanje obuhvaća naslove i osobu koja ih je podijelila. „Uvođenje u posao” pronalazi priručnik, a ime člana tima sve što je ta osoba dodala.

Svaki redak pokazuje tko je podijelio stavku i kada. Svaka stavka prikazuje Podijelio/la: [name] i vrijeme dijeljenja, pa je njezino podrijetlo uvijek jasno. Znate gledate li pravila koja je objavila osoba zadužena za usklađenost ili nacrt koji je netko isprobavao.

Broj pregleda. Stavke koje su ljudi otvorili prikazuju broj pregleda. To je najjednostavniji pokazatelj koristi li se biblioteka ili se samo puni.

Ako još nema sadržaja, prazan prikaz nudi Podijelite svoj prvi izvor ili uradak, pa ne morate nagađati gdje se nalazi mogućnost dijeljenja.

Zajednički rad pojavljuje se i u vašoj biblioteci

Ne morate otvarati stranicu tima da biste pristupili timskim materijalima. Sve što je podijeljeno s timom pojavljuje se u prikazu Sav sadržaj, uz vaše radove, s oznakom Tim koja navodi osobu koja je to podijelila.

To je namjerno: zajednička biblioteka koja se nalazi na zasebnom odredištu posjeti se jednom. Ona koja se pojavljuje ondje gdje već tražite sadržaj doista se koristi.

Dodavanje sadržaja u biblioteku

Postoje dva načina za istu radnju:

1. Sa stranice tima: Tim → Biblioteka → Dodaj u biblioteku, a zatim odaberite što želite podijeliti.
2. Iz same stavke: otvorite Podijeli i odaberite Svi u timu [team name].

U oba slučaja rezultat je isti:

• Svaki aktivni član može otvoriti stavku.
• Vlasništvo ostaje osobi koja ju je podijelila. Samo je ta osoba može uređivati, osim ako se pristup zasebno ne dodijeli drugima.
• Ta osoba može u bilo kojem trenutku ponovno učiniti stavku privatnom, čime pristup tima odmah prestaje.
• Uklanjanjem člana prestaje njegov pristup biblioteci. Radovi u njegovoj osobnoj biblioteci ostaju na njegovu računu, a materijali u vlasništvu timskog projekta ostaju timu.

To vrijedi za sve vrste sadržaja: mape, stranice, PDF-ove, snimke, podcaste, videopredavanja, bilješke sa sastanaka, istraživačke sesije, razgovore i projekte.

Projekti u vlasništvu tima

Projekt na jednom mjestu okuplja izvore, uratke, razgovore i zakazane zadatke povezane s određenim poslom. Projekt u vlasništvu tima odgovara na pitanje na koje dijeljenje ne može odgovoriti: što se događa kada osoba koja ga je izradila ode?

Kada je tim vlasnik projekta:

• Svaki aktivni član može ga otvoriti bez pozivnice. Nikoga ne treba dodavati i nitko se ne mora sjetiti to učiniti. Novi članovi dobivaju pristup pridruživanjem timu.
• Materijali spremljeni u projekt u vlasništvu tima ostaju uz projekt. Vlasnici i administratori upravljaju njegovim sadržajem i mjestom pohrane. Članovi mogu pregledavati izvore, voditi privatne razgovore te uređivati zajednički sažetak projekta i upute, ali samim pridruživanjem ne dobivaju ovlasti za upravljanje sadržajem.
• Projekt ostaje dostupan nakon odlaska osobe koja ga je izradila. Projekt, njegovi izvori i sve što je iz njih izrađeno ostaju timu. Upravo je to njegova svrha.
• U zaglavlju projekta naveden je tim koji je vlasnik, pa uvijek znate u kojoj se vrsti projekta nalazite.
• Galerija Projekti prikazuje timske projekte iznad osobnih, pod naslovima Timski projekti i Osobni projekti.

Prijenos projekta

Vlasništvo se može prenijeti u oba smjera putem kontrola za vlasništvo nad projektom. Svaki smjer ima određene posljedice, koje dijaloški okvir za potvrdu jasno navodi prije nego što potvrdite prijenos.

Prijenos timu

Tim postaje vlasnik. Svaki aktivni član dobiva pristup ovom projektu i svemu u njemu, a projekt ostaje timu ako odete.

Upotrijebite tu mogućnost za sve što će trajati dulje od vašeg sudjelovanja: uvođenje u posao, kontinuirano istraživanje ili rad s klijentom koji će netko drugi preuzeti.

Prijenos članu

Član kojeg odaberete postaje osobni vlasnik. Ovim se prijenosom gubi postojeći pristup, pa vrijedi pažljivo pročitati sljedeće:

• Tim i sve prethodno pozvane osobe gube pristup.
• Javne poveznice postaju privatne.
• Novi vlasnik može ponovno postaviti dijeljenje od početka.

Upotrijebite tu mogućnost kada rad doista izlazi iz okvira tima, primjerice pri izdvajanju u zaseban pothvat ili za osobni projekt koji je završio na pogrešnom mjestu.

Tijekom prijenosa projekt se nakratko zaključava, a zatim ponovno otvara pod novim vlasnikom. Istodobno se može odvijati samo jedan prijenos.

Privatni razgovori ostaju privatni

Vlasništvo tima to ne mijenja, a ovo je najvažnija rečenica na stranici:

Razgovori i memorije projekta nikada se ne dijele. Svaki član koji radi u projektu u vlasništvu tima ima vlastite privatne razgovore i vlastite privatne memorije unutar njega. Izvori, upute i sadržaj zajednički su, a razgovori su privatni. Nijedan drugi član, vlasnik projekta ni administrator tima ne može ih čitati.

Isto vrijedi za projekt koji dijelite s pojedincima umjesto s timom.

Odobravanje zahtjeva za pridruživanje

Osoba koja otvori privatnu timsku stavku putem poveznice koju joj je proslijedio kolega ili stare oznake može zatražiti pristup umjesto da ostane bez mogućnosti nastavka. Ti se zahtjevi prikupljaju na stranici Osobe, u odjeljku Zahtjevi za pridruživanje, gdje se vidi tko traži pristup i čemu.

• Odobri šalje osobi pravu pozivnicu za tim, istu kakva se šalje unosom u polje za pozivanje. Time se zauzima jedno mjesto i osobi se daje pristup biblioteci i planu tima.
• Odbij odbacuje zahtjev.

Ako nema slobodnih mjesta, sučelje to objašnjava pri odobravanju umjesto da radnja završi pogreškom: Nema slobodnih mjesta, uz mogućnost Upravljaj mjestima koja vodi u Naplatu, gdje možete dodati mjesto. Ako je drugi administrator već obradio zahtjev, Scholarly vas o tome obavještava umjesto da radnju izvrši dvaput.

Kako urediti biblioteku da je ljudi koriste

Čest je problem biblioteka koju nitko ne otvara. Četiri navike to sprječavaju.

Dijelite izvore koje ljudi doista trebaju, a ne sažetke. Desetak ljudi može iz zajedničkog PDF-a izraditi desetak različitih stvari. Zajednički sažetak može se samo pročitati. Izvor je materijal koji se može ponovno upotrebljavati.

Organizirajte sadržaj prema poslovima koji se ponavljaju, a ne prema osobama. Jedna mapa za svaki posao koji se redovito obavlja, Uvođenje u posao, Proizvod, Pravila, Razgovori s klijentima, korisnija je od jedne mape za svakog člana tima. Ljudi dolaze u biblioteku sa zadatkom, a ne razmišljajući o određenom kolegi.

Zamijenite zastarjele dokumente umjesto da dodajete drugu kopiju. Kvaliteta odgovora utemeljenih na izvorima ovisi o sadržaju biblioteke, a dvije verzije istih pravila daju odgovore koji miješaju obje verzije. Zamijenite staru verziju.

Dodajte sadržaj prije nego što ikoga pozovete. E-poruke s pozivnicama navode posljednje podijeljene stavke, pa već sama pozivnica govori čemu se osoba pridružuje, primjerice „priručniku za 2026. i vodiču za uvođenje u posao za treće tromjesečje”, umjesto da samo traži registraciju. Novi član koji dođe u prazan radni prostor nema što raditi i obično ništa ni ne napravi.

Povezano

• Dijeljenje s timom, prozor za dijeljenje, vlasništvo i značenje svake razine vidljivosti.
• Upravljanje timom, mjesta, uloge, pozivnice i poveznica za pridruživanje.
• Projekti, kartice, upute, memorija i zakazani zadaci unutar projekta.
• Podaci, privatnost i kontrole modela u timovima, što administrator može vidjeti i kontrole pravila za modele.
• Uvođenje servisa Scholarly u tim, praktičan plan za popunjavanje biblioteke tijekom prvog mjeseca.
• Postavljanje zajedničke biblioteke za obuku tima: koraci postavljanja, tablica dopuštenja i prikaz aktivnosti za biblioteku za obuku.