Ditt teambibliotek och dina teamprojekt

Ett team är bara användbart om materialet finns på ett ställe och arbetet finns kvar när personen som startade det slutar. Det här är två olika funktioner, teambiblioteket och teamägda projekt, och den här sidan går igenom båda.

Öppna ditt team

Klicka på Team i sidofältet. Då öppnas Bibliotek, eftersom det gemensamma materialet är anledningen till att arbetsytan finns. Längst upp finns fem avsnitt:

Avsnitt	Vad det används till
Bibliotek	Allt som delas med teamet, både källor och färdigt arbete
AI-profiler	Gemensamma anpassningsprofiler som alla medlemmar kan använda
Personer	Inbjudningar, roller, anslutningslänken och anslutningsförfrågningar
Översikt	Platser, konfigurationsstatus, din egen plats och aktivitetsrapporten
Fakturering	Abonnemang, platser, betalningsuppgifter och policy för AI-modeller, endast administratörer

Medlemmar kan bläddra i Bibliotek och öppna de andra avsnitten, men vad de kan göra beror på deras roll. Fakturering och aktivitetsrapporter kräver rollen Ägare eller Administratör. Bara de rollerna hanterar inbjudningar och gemensamma AI-profiler.

Teambiblioteket

Team → Bibliotek visar allt som någon har delat med teamet, källor och färdigt arbete tillsammans, med det senaste först. En PDF som någon laddat upp ligger bredvid videoföreläsningen som skapats från den, eftersom du i praktiken vill ha båda.

Det du själv delar visas också här, märkt Delat av dig. Det finns ingen separat vy för ”mina delningar” att hålla reda på.

Filtrera efter typ. En rad med filter, Allt, Källor, Dokument, Poddar, Mötesanteckningar, Research, Chattar, Mappar och projekt, begränsar listan. Varje filter visar ett aktuellt antal, så du direkt kan se att biblioteket innehåller nio källor och två researchrapporter utan att klicka på något.

Sök. Sökfältet söker bland titlar och personer som har delat material. ”Introduktion” hittar handboken. En teammedlems namn hittar allt som personen har bidragit med.

Varje rad visar vem och när. Varje objekt visar Delat av [name] och när det lades till. Du behöver aldrig undra var materialet kommer ifrån, och vet om du tittar på policyn som den regelefterlevnadsansvariga lade upp eller ett utkast som någon testade.

Antal visningar. Objekt som någon har öppnat visar antalet visningar. Det är det enklaste sättet att se om biblioteket används eller bara fylls på.

Om biblioteket är tomt visas Dela din första källa eller skapelse, så att du slipper gissa var du hittar delningsfunktionen.

Delat arbete visas också i ditt eget bibliotek

Du behöver inte besöka teamsidan för att komma åt teamets material. Allt som delas med teamet visas i Allt innehåll tillsammans med ditt eget arbete, med en Team-etikett som anger vem som delade det.

Det är avsiktligt: ett gemensamt bibliotek som ligger på en separat plats besöks en gång. Ett som visas där du redan letar blir använt.

Lägg till något i biblioteket

Det finns två vägar till samma resultat:

1. Från teamsidan: Team → Bibliotek → Lägg till i bibliotek, välj sedan vad du vill dela.
2. Från själva objektet: öppna Dela och välj Alla i [team name].

Båda gör samma sak. Oavsett vilken väg du väljer gäller följande:

• Alla aktiva medlemmar kan öppna det.
• Ägarskapet ligger kvar hos personen som delade det. Bara den personen kan redigera, om inte redigeringsåtkomst ges separat.
• Personen kan när som helst göra det privat igen, och teamets åtkomst upphör direkt.
• Om en medlem tas bort förlorar personen åtkomsten till biblioteket. Arbetet i personens privata bibliotek finns kvar på kontot. Material som ägs av ett teamprojekt stannar hos teamet.

Det här fungerar för alla innehållstyper: mappar, sidor, PDF-filer, inspelningar, poddar, videoföreläsningar, mötesanteckningar, researchsessioner, chattar och projekt.

Teamägda projekt

Ett projekt samlar källor, skapelser, chattar och schemalagda uppgifter för ett visst arbete. Ett teamägt projekt svarar på frågan som delning inte kan besvara: vad händer när personen som byggde upp det här slutar?

När ett team äger ett projekt:

• Alla aktiva medlemmar kan öppna det utan inbjudan. Ingen behöver läggas till, och ingen behöver komma ihåg att lägga till dem. Nya medlemmar får åtkomst när de går med i teamet.
• Material som läggs i det teamägda projektet stannar i projektet. Ägare och Administratörer hanterar innehållet och var det placeras. Medlemmar kan visa källor, chatta privat och redigera den gemensamma projektbeskrivningen och instruktionerna, men får inte behörighet att hantera innehåll bara genom att gå med.
• Det finns kvar även om personen som skapade det slutar. Projektet, dess källor och allt som skapats från dem stannar hos teamet. Det är hela poängen.
• Projekthuvudet visar vilket team som äger projektet, så att du alltid vet vilken sorts projekt du befinner dig i.
• Projektgalleriet grupperar teamprojekt ovanför dina personliga projekt, under rubrikerna Teamprojekt och Personliga projekt.

Överför ett projekt

Ägarskapet kan flyttas åt båda hållen via projektets ägarinställningar. Båda riktningarna har specifika konsekvenser, och bekräftelsedialogen förklarar dem innan du genomför överföringen.

Överför till teamet

Teamet blir ägare. Alla aktiva medlemmar får åtkomst till projektet och allt i det, och projektet stannar hos teamet om du lämnar det.

Använd det för sådant som ska leva vidare efter att du själv slutat arbeta med det: introduktion, löpande research eller ett kundkonto som någon annan ska ta över.

Överför till en medlem

Medlemmen du väljer blir personlig ägare. Den här överföringen tar bort befintlig åtkomst, så läs gärna igenom konsekvenserna två gånger:

• Teamet och alla som redan bjudits in förlorar åtkomsten.
• Offentliga länkar blir privata.
• Den nya ägaren kan ställa in delningen på nytt från grunden.

Använd det när arbetet faktiskt ska lämna teamet, till exempel vid en avknoppning eller för ett personligt sidoprojekt som hamnat på fel ställe.

Under överföringen låses projektet en kort stund och öppnas sedan igen med sin nya ägare. Bara en överföring kan pågå åt gången.

Privata chattar förblir privata

Teamägarskap ändrar inte detta, och det är den viktigaste meningen på sidan:

Projektchattar och projektminnen delas aldrig. Varje medlem som arbetar i ett teamägt projekt har egna privata chattar och egna privata minnen i projektet. Källorna, instruktionerna och innehållet är gemensamma. Samtalen är privata. Ingen annan medlem, projektägare eller teamadministratör kan läsa dem.

Detsamma gäller för ett projekt som du delar med enskilda personer i stället för med teamet.

Godkänn personer som vill gå med

Den som hamnar på ett privat teamobjekt via en länk som en kollega vidarebefordrat eller ett gammalt bokmärke kan begära åtkomst i stället för att mötas av en återvändsgränd. Förfrågningarna samlas på sidan Personer under Anslutningsförfrågningar, där du ser vem som frågar och vad personen vill få åtkomst till.

• Godkänn skickar en riktig teaminbjudan, samma inbjudan som om du skrivit in personen i inbjudningsfältet. Personen tar då en plats och får åtkomst till biblioteket och teamets abonnemang.
• Avslå avvisar förfrågan.

Om alla platser är upptagna visas en förklaring direkt i vyn i stället för att åtgärden misslyckas: Inga lediga platser, med Hantera platser som tar dig till Fakturering för att lägga till en. Om en annan administratör redan har hanterat förfrågan meddelar Scholarly det i stället för att utföra åtgärden igen.

Bygg ett bibliotek som folk använder

Ett bibliotek som ingen öppnar är ett vanligt problem. Fyra vanor hjälper dig att undvika det.

Dela källorna som folk faktiskt behöver, inte sammanfattningar. En delad PDF kan bli ett dussin olika saker i händerna på ett dussin olika personer. En delad sammanfattning går bara att läsa. Källan är den återanvändbara resursen.

Ordna efter återkommande arbetsuppgifter, inte efter person. En mapp per återkommande arbetsområde, Introduktion, Produkt, Policyer, Kundsamtal, fungerar bättre än en mapp per teammedlem. Folk kommer till biblioteket med en uppgift, inte med en kollega i åtanke.

Ersätt inaktuella dokument i stället för att lägga till en andra kopia. Källbaserade svar blir bara så bra som materialet i biblioteket, och två versioner av samma policy ger svar som blandar ihop dem. Byt ut den gamla versionen.

Lägg in något innan du bjuder in någon. Inbjudningsmejlen nämner de senast delade objekten, så att själva inbjudan berättar vad personen får tillgång till, ”handboken för 2026 och introduktionsgenomgången för tredje kvartalet”, i stället för att bara be personen registrera sig. En ny medlem som kommer till en tom arbetsyta har inget att göra och gör oftast ingenting.

Relaterat

• Dela med ditt team, delningsfönstret, ägarskap och vad varje synlighetsnivå innebär.
• Hantera ditt team, platser, roller, inbjudningar och anslutningslänken.
• Projekt, flikar, instruktioner, minne och schemalagda uppgifter i ett projekt.
• Data, integritet och modellinställningar i Teams, vad en administratör kan se och inställningarna för modellpolicyn.
• Inför Scholarly i ditt team, en praktisk plan för att fylla biblioteket under den första månaden.
• Skapa ett gemensamt utbildningsbibliotek för ditt team: konfigurationsstegen, behörighetstabellen och Aktivitet för ett utbildningsbibliotek.