Biblioteka zespołu i projekty należące do zespołu

Zespół jest przydatny tylko wtedy, gdy materiały są w jednym miejscu, a praca pozostaje dostępna po odejściu osoby, która ją rozpoczęła. Służą do tego dwie różne funkcje: biblioteka zespołu i projekty należące do zespołu. Ten artykuł opisuje obie.

Otwieranie przestrzeni zespołu

Kliknij Zespół na pasku bocznym. Otworzy się Biblioteka, ponieważ to wspólne materiały są powodem istnienia tej przestrzeni. U góry znajduje się pięć sekcji:

Sekcja	Do czego służy
Biblioteka	Wszystko, co udostępniono zespołowi, źródła i gotowe materiały w jednym miejscu
Profile AI	Wspólne profile personalizacji, które może zastosować każda osoba w zespole
Osoby	Zaproszenia, role, link do dołączenia i prośby o dołączenie
Przegląd	Miejsca, postęp konfiguracji, Twoje miejsce i raport aktywności
Rozliczenia	Plan, miejsca, dane płatności i zasady korzystania z modeli AI, tylko dla administratorów

Osoby z rolą Członek mogą przeglądać Bibliotekę i otwierać pozostałe sekcje, ale dostępne działania zależą od roli. Rozliczenia i raporty aktywności wymagają roli Właściciel lub Administrator. Tylko te role mogą zarządzać zaproszeniami i wspólnymi profilami AI.

Biblioteka zespołu

W sekcji Zespół → Biblioteka znajduje się wszystko, co ktokolwiek udostępnił zespołowi: źródła i gotowe materiały razem, od najnowszych. Przesłany przez kogoś PDF jest obok wykładu wideo utworzonego na jego podstawie, ponieważ w praktyce przydają się oba.

Twoje udostępnione materiały również się tu pojawiają, z etykietą Udostępnione przez Ciebie. Nie ma osobnego widoku „moje udostępnione materiały”, z którym trzeba porównywać zawartość.

Filtry według typu. Wiersz filtrów: Wszystko, Źródła, Dokumenty, Podcasty, Notatki ze spotkań, Badania, Czaty, Foldery i projekty, pozwala zawęzić listę. Każdy filtr pokazuje aktualną liczbę elementów, więc bez klikania widać, że w bibliotece jest dziewięć źródeł i dwa raporty badawcze.

Wyszukiwanie. Pole wyszukiwania obejmuje tytuły i osoby, które udostępniły materiały. Hasło „Wdrożenie” pozwoli znaleźć podręcznik, a imię osoby z zespołu pokaże wszystko, co udostępniła.

Każdy wiersz pokazuje, kto i kiedy udostępnił materiał. Przy każdym elemencie widnieje Udostępnione przez [name] oraz czas dodania. Pochodzenie materiału jest więc jasne: wiadomo, czy to polityka opublikowana przez osobę odpowiedzialną za zgodność z przepisami, czy wersja robocza, którą ktoś testował.

Liczba wyświetleń. Przy otwieranych materiałach pojawia się liczba wyświetleń. To najprostszy sygnał, który pozwala ocenić, czy biblioteka jest używana, czy tylko zapełniana.

Jeśli niczego jeszcze nie ma, pusty widok proponuje Udostępnij pierwsze źródło lub utworzony materiał, zamiast zmuszać do szukania funkcji udostępniania.

Wspólne materiały pojawiają się też w Twojej bibliotece

Nie musisz otwierać strony zespołu, aby dotrzeć do jego materiałów. Wszystko, co udostępniono zespołowi, pojawia się w widoku Wszystkie treści obok Twojej pracy, z oznaczeniem Zespół i informacją o osobie, która udostępniła materiał.

To celowe: wspólną bibliotekę w osobnym miejscu odwiedza się raz. Z biblioteki widocznej tam, gdzie już zaglądasz, korzysta się na co dzień.

Dodawanie materiałów do biblioteki

Do tego samego celu prowadzą dwie drogi:

1. Ze strony zespołu: wybierz Zespół → Biblioteka → Dodaj do biblioteki, a następnie wskaż materiały do udostępnienia.
2. Z poziomu materiału: otwórz Udostępnij i wybierz Wszyscy w zespole [team name].

Obie drogi oznaczają to samo działanie. W obu przypadkach:

• Każda aktywna osoba w zespole może otworzyć materiał.
• Własność pozostaje przy osobie, która go udostępniła. Tylko ona może go edytować, chyba że osobno przyzna komuś takie uprawnienia.
• W każdej chwili może ponownie ustawić materiał jako prywatny, a dostęp zespołu kończy się natychmiast.
• Usunięcie osoby z zespołu kończy jej dostęp do biblioteki. Materiały z jej osobistej biblioteki pozostają na jej koncie, a materiały należące do projektu zespołu pozostają w zespole.

Działa to dla każdego typu treści: folderów, stron, plików PDF, nagrań, podcastów, wykładów wideo, notatek ze spotkań, sesji badawczych, czatów i projektów.

Projekty należące do zespołu

Projekt gromadzi w jednym miejscu źródła, utworzone materiały, czaty i zaplanowane zadania związane z danym przedsięwzięciem. Projekt należący do zespołu odpowiada na pytanie, którego samo udostępnianie nie rozwiązuje: co się stanie, gdy odejdzie osoba, która go stworzyła?

Gdy projekt należy do zespołu:

• Każda aktywna osoba w zespole może go otworzyć bez zaproszenia. Nikogo nie trzeba dodawać ani pamiętać o dodaniu. Nowe osoby uzyskują dostęp po dołączeniu do zespołu.
• Materiały umieszczone w projekcie należącym do zespołu pozostają w tym projekcie. Osoby z rolą Właściciel lub Administrator zarządzają jego zawartością i miejscem jej przechowywania. Osoby z rolą Członek mogą przeglądać źródła, prowadzić prywatne czaty oraz edytować wspólny opis projektu i instrukcje, ale samo dołączenie nie daje im uprawnień do zarządzania treścią.
• Projekt pozostaje dostępny po odejściu osoby, która go utworzyła. Projekt, jego źródła i wszystkie utworzone na ich podstawie materiały zostają w zespole. Właśnie o to chodzi.
• Nagłówek projektu wskazuje zespół, do którego on należy, więc zawsze wiadomo, z jakim rodzajem projektu masz do czynienia.
• Galeria Projektów grupuje projekty zespołu nad osobistymi, pod nagłówkami Projekty zespołu i Projekty osobiste.

Przenoszenie projektu

Własność można przenosić w obu kierunkach, korzystając z ustawień własności projektu. Każdy kierunek ma określone konsekwencje, które okno potwierdzenia wyjaśnia przed zatwierdzeniem.

Przenieś do zespołu

Właścicielem staje się zespół. Każda aktywna osoba w zespole uzyskuje dostęp do projektu i całej jego zawartości, a projekt pozostaje w zespole po Twoim odejściu.

Skorzystaj z tej opcji w przypadku pracy, która ma trwać dłużej niż Twoje zaangażowanie: wdrażania nowych osób, stałych badań czy obsługi klienta, którą przejmie ktoś inny.

Przenieś do osoby z zespołu

Wybrana osoba staje się osobistym właścicielem projektu. Ten rodzaj przeniesienia wiąże się z utratą dotychczasowego dostępu, więc warto uważnie przeczytać jego skutki:

• Zespół i wszystkie dotychczas zaproszone osoby tracą dostęp.
• Linki publiczne stają się prywatne.
• Nowy właściciel może skonfigurować udostępnianie od początku.

Skorzystaj z tej opcji, gdy praca rzeczywiście wychodzi poza zespół, na przykład przy wydzieleniu osobnego przedsięwzięcia albo przeniesieniu osobistego projektu pobocznego, który trafił w niewłaściwe miejsce.

Podczas przenoszenia projekt jest na krótko blokowany, a chwilę później znów dostępny pod nowym właścicielem. W danej chwili może trwać tylko jedno przenoszenie.

Prywatne czaty pozostają prywatne

Własność zespołu tego nie zmienia. To najważniejsze zdanie na tej stronie:

Czaty i pamięć projektu nigdy nie są udostępniane. Każda osoba pracująca w projekcie należącym do zespołu ma w nim własne prywatne czaty i własną prywatną pamięć. Źródła, instrukcje i treści są wspólne, ale rozmowy pozostają prywatne. Żadna inna osoba w zespole, żaden właściciel projektu ani administrator zespołu nie może ich odczytać.

To samo dotyczy projektu udostępnionego wybranym osobom zamiast całemu zespołowi.

Zatwierdzanie próśb o dołączenie

Osoba, która trafi na prywatny materiał zespołu przez link przesłany przez współpracownika lub starą zakładkę, może poprosić o dostęp, zamiast zatrzymać się bez możliwości dalszego działania. Prośby trafiają na stronę Osoby, do sekcji Prośby o dołączenie, która pokazuje, kto prosi o dostęp i do czego.

• Zatwierdź wysyła standardowe zaproszenie do zespołu, takie samo jak przy wpisaniu adresu w polu zaproszeń. Zajmuje ono miejsce i daje dostęp do biblioteki oraz planu zespołu.
• Odrzuć usuwa prośbę.

Jeśli nie ma wolnych miejsc, interfejs wyjaśnia to przy zatwierdzaniu, zamiast kończyć działanie błędem: pojawia się komunikat Brak wolnych miejsc oraz przycisk Zarządzaj miejscami, który prowadzi do Rozliczeń, gdzie można dodać miejsce. Jeśli inny administrator już rozpatrzył prośbę, Scholarly poinformuje Cię o tym, zamiast wykonać działanie ponownie.

Jak przygotować bibliotekę, z której ludzie będą korzystać

Biblioteka, której nikt nie otwiera, to częsty problem. Zapobiegają mu cztery nawyki.

Udostępniaj źródła, po które ludzie faktycznie sięgają, zamiast podsumowań. Kilkanaście osób może przekształcić wspólny PDF w kilkanaście różnych materiałów. Wspólne podsumowanie można tylko przeczytać. To źródło nadaje się do wielokrotnego wykorzystania.

Porządkuj według powtarzalnych zadań, a nie osób. Foldery odpowiadające regularnym zadaniom, takie jak Wdrożenie, Produkt, Zasady czy Rozmowy z klientami, sprawdzają się lepiej niż osobny folder dla każdej osoby. Ludzie przychodzą do biblioteki z zadaniem do wykonania, a nie z myślą o konkretnej osobie.

Zastępuj nieaktualne dokumenty, zamiast dodawać drugą kopię. Jakość odpowiedzi opartych na źródłach zależy od zawartości biblioteki, a dwie wersje tej samej polityki prowadzą do odpowiedzi mieszających ich treść. Wymień starą wersję na nową.

Dodaj coś do biblioteki, zanim kogokolwiek zaprosisz. Wiadomości z zaproszeniami wymieniają ostatnio udostępnione materiały, więc samo zaproszenie pokazuje, do czego dana osoba dołącza: „podręcznik na 2026 rok i przewodnik po wdrożeniu na trzeci kwartał”, zamiast samej prośby o rejestrację. Nowa osoba, która trafia do pustej przestrzeni, nie ma co robić i zwykle niczego nie robi.

Powiązane artykuły

• Udostępnianie zespołowi, okno udostępniania, własność i znaczenie poszczególnych poziomów widoczności.
• Zarządzanie zespołem, miejsca, role, zaproszenia i link do dołączenia.
• Projekty, karty, instrukcje, pamięć i zaplanowane zadania w projekcie.
• Dane, prywatność i ustawienia modeli w zespołach, co może zobaczyć administrator i jak zarządzać zasadami korzystania z modeli.
• Wdrażanie Scholarly w zespole, praktyczny plan zapełniania biblioteki w pierwszym miesiącu.
• Konfigurowanie wspólnej biblioteki szkoleniowej dla zespołu: kroki konfiguracji, tabela uprawnień i widok aktywności biblioteki szkoleniowej.