Otwórz menu nawigacjiZamknij menu nawigacji
PrzewodnikUdostępnianie zespołowi

Udostępnianie zespołowi

W przestrzeni roboczej zespołu opcja Udostępnij oferuje ustawienie Wszyscy w [team name] obok opcji dla zaproszonych osób i osób z linkiem. Wszystko, co udostępnisz w ten sposób, trafia do Biblioteki zespołu, czyli karty otwieranej domyślnie na stronie zespołu.

Udostępnij zespołowi

  1. Otwórz element lub folder.
  2. Otwórz Udostępnij.
  3. Wybierz Wszyscy w [team name].

Każda aktywna osoba w zespole może otworzyć udostępniony element. Pojawia się on w Bibliotece zespołu: źródła i gotowe materiały są wyświetlane razem, od najnowszych. Można je wyszukiwać według tytułu lub osoby udostępniającej i filtrować według typu. Każdy wiersz wskazuje, kto i kiedy udostępnił dany element. Ten sam materiał pojawia się też w sekcji Wszystkie treści z oznaczeniem Zespół i nazwą osoby udostępniającej, więc nie trzeba szukać go w osobnym miejscu.

Działa to dla każdego typu treści: folderów, stron, plików PDF, filmów, podcastów, notatek ze spotkań AI, sesji badawczych, czatów i projektów.

Udostępnianie projektu

Udostępnienie projektu zespołowi daje wszystkim dostęp do całej jego zawartości, w tym folderów i wszystkiego, co się w nich znajduje. Udostępniony projekt jest pełnoprawną przestrzenią roboczą: można go otworzyć z własnej listy projektów, rozmawiać na czacie o udostępnionych źródłach i sprawdzać, kto jeszcze w nim pracuje.

Czaty w projekcie nigdy nie są udostępniane. Twoje rozmowy z asystentem projektu oraz jego pamięć projektu pozostają prywatne, nawet gdy sam projekt jest udostępniony.

Projekty zespołowe

Projekt może należeć do zespołu, a nie do jednej osoby.

  • Każda aktywna osoba w zespole otwiera go bez osobnego zaproszenia.
  • Wszystko, co dodają poszczególne osoby, pozostaje w projekcie.
  • Projekt pozostaje dostępny po odejściu z zespołu osoby, która go utworzyła.
  • Nagłówek projektu wskazuje zespół będący właścicielem, a karta współpracowników wyjaśnia, do kogo należy projekt.
  • Projekty zespołowe są zgrupowane nad osobistymi w galerii projektów.

Projekt osobisty można przekazać zespołowi, a projekt zespołowy jednej osobie z zespołu. W obu przypadkach okno potwierdzenia dokładnie wskazuje, kto zyska, a kto straci dostęp, zanim zatwierdzisz zmianę.

Utwórz osobny projekt zespołowy dla każdego powtarzalnego zadania, aby praca pozostała dostępna niezależnie od tego, kto ją rozpoczął. Pełny przewodnik znajdziesz w artykule Biblioteka zespołu i projekty zespołowe.

Stwórz przydatną bibliotekę

Udostępnienie folderu to najszybszy sposób na stworzenie jednego źródła aktualnych informacji:

  1. Utwórz folder dla projektu, programu szkoleniowego, obszaru zasad lub tematu badań.
  2. Dodaj potrzebne pliki PDF, nagrania, notatki i wygenerowane materiały.
  3. Udostępnij folder, wybierając Wszyscy w [team name].

Osoby z zespołu mogą następnie otwierać te źródła, zadawać pytania i otrzymywać odpowiedzi oparte na ich treści oraz tworzyć własne materiały, takie jak podsumowanie, film szkoleniowy, quiz czy jednostronicowe opracowanie, w ramach limitów swojego obowiązującego planu. Ich użycie nigdy nie zmniejsza limitów innych osób.

Kilka nawyków, dzięki którym wspólna biblioteka pozostaje przydatna:

  • Organizuj według potrzeb, nie osób. Osobny folder lub projekt zespołowy dla każdego powtarzalnego zadania (Wdrożenie, Produkt, Zasady, Rozmowy z klientami) sprawdza się lepiej niż osobny folder dla każdej osoby.
  • Udostępniaj źródła, nie tylko wyniki. Udostępniony PDF można wykorzystać na kilkanaście sposobów, a udostępnione podsumowanie można jedynie przeczytać.
  • Dbaj o aktualność. Zastępuj nieaktualne dokumenty, zamiast dodawać drugą kopię. Jakość odpowiedzi opartych na źródłach zależy od zawartości folderu.

Własność i kontrola

  • Osoba, która coś udostępnia, zachowuje własność i może w dowolnym momencie przywrócić ustawienie Tylko zaproszone osoby. Dostęp zespołu kończy się natychmiast.
  • W udostępnionym projekcie osoby z zespołu mogą rozmawiać na czacie o źródłach oraz edytować wspólny opis projektu i instrukcje.
  • Dodawanie i usuwanie treści projektu, zarządzanie członkostwem, zmiana domyślnego profilu oraz archiwizacja pozostają w gestii osoby będącej właścicielem projektu i administratorów zespołu.
  • Usunięcie osoby z zespołu kończy jej dostęp do wspólnej Biblioteki, ale materiały z jej osobistej biblioteki pozostają na jej koncie. Materiały należące do projektu zespołowego pozostają w zespole.
  • Zespół nie widzi niczego, co przechowujesz poza nim. Materiały mogą być też udostępniane za pośrednictwem projektu udostępnionego lub należącego do zespołu, więc sprawdzaj, dokąd trafiają.

Sprawdź, kto otwiera udostępnione materiały

Okno udostępniania pokazuje, kto i kiedy otworzył element. Otwarcia są liczone raz dziennie dla każdej osoby, a Twoje własne otwarcia nigdy nie są uwzględniane. Wiersze w Bibliotece pokazują tę samą liczbę wyświetleń, dzięki czemu widać, z których źródeł korzystano, a po które nikt nie sięgnął.

W przypadku wykładu wideo lub podcastu udostępnionego zespołowi opcja Sprawdź, kto ukończył w tym samym wierszu otwiera tabelę z danymi poszczególnych osób: ich postępem, informacją o ukończeniu i wynikiem odpowiedzi na pytania do materiału. Ta funkcja wymaga płatnego planu zespołowego.

Cotygodniowy e-mail o aktywności związanej z udostępnianiem podsumowuje te same informacje, więc nie trzeba ich samodzielnie szukać.

Widoczność

Widoczność Kto może otworzyć
Tylko zaproszone osoby Ty i zaproszone osoby zalogowane przy użyciu adresu, na który wysłano zaproszenie
Wszyscy w [team name] Każda aktywna osoba w Twoim zespole Scholarly
Każdy, kto ma link Każda osoba posiadająca niepubliczny link, zgodnie z jego ustawieniami dostępu
Publiczne Każdy, a kwalifikujące się treści pojawiają się w sekcji Odkrywaj i w wynikach wyszukiwania
Czy to było pomocne?
WsteczZarządzaj zespołemDalejKto ukończył