Delen met je team

In een teamwerkruimte biedt Delen de optie Iedereen bij [team name], naast delen met uitgenodigde personen of via een link. Alles wat je op die manier deelt, komt in de Bibliotheek van het team terecht: het tabblad waarop de teampagina opent.

Delen met je team

1. Open het item of de map.
2. Open Delen.
3. Kies Iedereen bij [team name].

Elk actief lid kan het openen. Het verschijnt in de Bibliotheek van het team: bronnen en afgerond werk bij elkaar, met het nieuwste bovenaan. Je kunt zoeken op titel of op de persoon die het heeft gedeeld en filteren op type. Elke rij vermeldt wie het heeft gedeeld en wanneer. Hetzelfde werk verschijnt ook in Alle inhoud met een Team-badge die de naam toont van de persoon die het heeft gedeeld. Zo hoeft niemand op een aparte plek te zoeken.

Dit werkt voor elk inhoudstype: mappen, pagina's, PDF's, video's, podcasts, AI-vergadernotities, onderzoekssessies, chats en projecten.

Een project delen

Als je een project met het team deelt, krijgt iedereen toegang tot de volledige inhoud van het project, inclusief mappen en alles wat daarin staat. Een gedeeld project is een echte werkruimte, geen alleen-lezenkopie: mensen openen het vanuit hun eigen projectenlijst, chatten over de gedeelde bronnen en zien wie er nog meer actief is.

Projectchats worden nooit gedeeld. Je gesprekken met de assistent van een project en het bijbehorende projectgeheugen blijven van jou, ook als het project zelf is gedeeld.

Teamprojecten

Een project kan eigendom zijn van het team in plaats van één persoon.

• Elk actief lid kan het openen zonder aparte uitnodiging.
• Alles wat leden bijdragen, blijft erin staan.
• Het blijft bestaan als de persoon die het heeft gemaakt het team verlaat.
• De projectkop vermeldt welk team eigenaar is en het tabblad met medewerkers legt uit bij wie het eigendom ligt.
• Teamprojecten staan als groep boven persoonlijke projecten in het projectoverzicht.

Een persoonlijk project kan aan het team worden overgedragen en een teamproject kan aan één lid worden overgedragen. In beide gevallen vermeldt het bevestigingsvenster precies wie toegang krijgt en wie toegang verliest voordat je bevestigt.

Geef elke terugkerende taak een eigen teamproject. Zo blijft het werk behouden, ook als degene die het heeft opgezet vertrekt. Zie Je teambibliotheek en teamprojecten voor de volledige handleiding.

Een bruikbare bibliotheek opbouwen

Een map delen is de snelste manier om één centrale informatiebron te creëren:

1. Maak een map voor het project, het trainingsprogramma, het beleidsterrein of het onderzoeksonderwerp.
2. Voeg de PDF's, opnamen, notities en gegenereerde materialen toe die mensen nodig hebben.
3. Deel de map met Iedereen bij [team name].

Teamleden kunnen die bronnen vervolgens openen, vragen stellen op basis van de bronnen en hun eigen artefacten maken, zoals een studiehandleiding, trainingsvideo, quiz of samenvatting van één pagina. Daarbij gelden de limieten van hun eigen toepasselijke abonnement. Hun gebruik gaat nooit ten koste van het tegoed van iemand anders.

Een paar gewoonten die een gedeelde bibliotheek bruikbaar houden:

• Orden op behoefte, niet op persoon. Eén map of teamproject per terugkerende taak (Onboarding, Product, Beleid, Klantgesprekken) werkt beter dan één per teamlid.
• Deel de bron, niet alleen het resultaat. Een gedeelde PDF kan op allerlei manieren worden hergebruikt; een gedeelde samenvatting kan alleen worden gelezen.
• Houd alles actueel. Vervang verouderde documenten in plaats van een tweede exemplaar toe te voegen. Antwoorden op basis van je bronnen zijn maar zo goed als de inhoud van de map.

Eigendom en beheer

• De persoon die iets deelt, blijft eigenaar en kan de instelling op elk moment terugzetten naar Alleen mensen die je uitnodigt. De toegang voor het team stopt dan direct.
• In een gedeeld project kunnen leden chatten over de bronnen en de gedeelde projectomschrijving en instructies bewerken.
• Projectinhoud toevoegen of verwijderen, leden beheren, het standaardprofiel wijzigen en archiveren blijven voorbehouden aan de projecteigenaar en de beheerders van je team.
• Als je een lid verwijdert, verliest diegene toegang tot de gedeelde Bibliotheek. Werk in de persoonlijke bibliotheek blijft in het eigen account staan; materiaal dat eigendom is van een teamproject blijft bij het team.
• Alles wat je buiten het team houdt, is niet zichtbaar voor het team. Materiaal kan ook worden gedeeld via een gedeeld project of een project dat eigendom is van het team, dus controleer waar je het plaatst.

Bekijken wie gedeeld werk opent

Het deelvenster toont wie een item heeft geopend en wanneer. Elke persoon telt één keer per dag mee en je eigen weergaven tellen nooit mee. Rijen in de Bibliotheek tonen hetzelfde aantal weergaven. Zo zie je welke bronnen zijn bekeken en welke niemand heeft geopend.

Bij een videocollege of podcast die met het team is gedeeld, opent Bekijken wie het heeft afgerond op dezelfde regel een tabel per persoon: hoever elk teamlid is gekomen, of diegene het heeft afgerond en wat de score op de bijbehorende vragen is. Hiervoor is een betaald teamabonnement nodig.

Een wekelijkse e-mail over deelactiviteit vat dezelfde informatie samen, zodat je die niet zelf hoeft op te zoeken.

Zichtbaarheid

Zichtbaarheid	Wie het kan openen
Alleen mensen die je uitnodigt	Jij en uitgenodigde personen die zijn ingelogd met het e-mailadres waarvoor de uitnodiging is verstuurd
Iedereen bij [team name]	Elk actief lid van je Scholarly-team
Iedereen met de link	Iedereen met de niet-openbaar vermelde link, volgens de bijbehorende toegangsinstellingen
Openbaar	Iedereen, waarbij geschikte inhoud wordt vermeld in Ontdekken en de zoekresultaten

Gerelateerd

• Je teambibliotheek en teamprojecten, alles over het tabblad Bibliotheek en projecten die eigendom zijn van het team.
• Je team beheren, licenties, rollen, Activiteit en modelbeleid.
• Scholarly invoeren in je team, een praktisch plan voor de eerste maand.
• Je werk exporteren, een afgerond artefact exporteren als bewerkbaar bestand.
• Delen en samenwerken, openbare links, QR-codes en directe uitnodigingen.