Jakaminen tiimin kanssa
Tiimin työtilassa Jaa tarjoaa kutsuttujen käyttäjien ja linkin kautta jakamisen lisäksi vaihtoehdon Kaikki tiimissä [team name]. Näin jaettu sisältö näkyy tiimin Kirjastossa, joka on Tiimi-sivun oletusvälilehti.
Jaa tiimisi kanssa
- Avaa kohde tai kansio.
- Avaa Jaa.
- Valitse Kaikki tiimissä [team name].
Kaikki aktiiviset jäsenet voivat avata sen. Se näkyy tiimin Kirjastossa, jossa lähteet ja valmiit sisällöt ovat yhdessä, uusimmat ensin. Sisältöä voi hakea otsikon tai jakajan perusteella ja suodattaa tyypin mukaan. Jokaisella rivillä näkyy jakaja ja jakoajankohta. Sama sisältö näkyy myös Kaikki sisältö -näkymässä. Sen Tiimi-merkintä kertoo jakajan, joten sisältöä ei tarvitse etsiä erillisestä paikasta.
Tämä toimii kaikille sisältötyypeille: kansioille, sivuille, PDF-tiedostoille, videoille, podcasteille, tekoälyn kokousmuistiinpanoille, tutkimusistunnoille, keskusteluille ja projekteille.
Projektin jakaminen
Kun jaat projektin tiimin kanssa, kaikki saavat käyttöönsä projektin koko sisällön, myös kansiot ja kaiken niihin tallennetun. Jaettu projekti on toimiva työtila, ei vain lukuoikeuksilla käytettävä kopio. Jäsenet avaavat sen omasta Projekti-luettelostaan, keskustelevat yhteisten lähteiden pohjalta ja näkevät, ketkä muut ovat parhaillaan aktiivisia projektissa.
Projektin keskusteluja ei koskaan jaeta. Keskustelusi projektin avustajan kanssa ja sen projektimuisti pysyvät ominasi, vaikka itse projekti olisi jaettu.
Tiimiprojektit
Projektin voi omistaa yksittäisen henkilön sijaan tiimi.
- Kaikki aktiiviset jäsenet voivat avata sen ilman erillistä kutsua.
- Kaikki jäsenten lisäämä sisältö säilyy siinä.
- Projekti säilyy, vaikka sen luonut henkilö poistuisi tiimistä.
- Projektin yläosassa näkyy omistava tiimi, ja yhteistyökumppanien välilehti kertoo, kuka sen omistaa.
- Tiimiprojektit näkyvät projektigalleriassa omana ryhmänään henkilökohtaisten projektien yläpuolella.
Henkilökohtaisen projektin voi siirtää tiimille ja tiimiprojektin yksittäiselle jäsenelle. Kummassakin tapauksessa vahvistusikkuna kertoo tarkasti ennen vahvistamista, kuka saa käyttöoikeuden ja kuka menettää sen.
Luo jokaiselle toistuvalle tehtävälle oma tiimiprojekti, niin työ säilyy sen perustajasta riippumatta. Katso koko opas: Tiimisi Kirjasto ja tiimiprojektit.
Rakenna hyödyllinen kirjasto
Kansion jakaminen on nopein tapa luoda yhteinen, luotettava tietolähde:
- Luo kansio projektia, koulutusohjelmaa, ohjeistuksen osa-aluetta tai tutkimusaihetta varten.
- Lisää tarvittavat PDF-tiedostot, tallenteet, muistiinpanot ja luodut materiaalit.
- Jaa kansio valitsemalla Kaikki tiimissä [team name].
Tiimin jäsenet voivat sen jälkeen avata lähteet, esittää niihin perustuvia kysymyksiä ja luoda omia sisältöjään, kuten yhteenvedon, koulutusvideon, tietovisan tai yhden sivun tiivistelmän. Käyttöön sovelletaan kunkin jäsenen voimassa olevan tilauksen rajoja. Käyttö ei koskaan vähennä muiden kiintiöitä.
Muutama tapa auttaa pitämään yhteisen kirjaston hyödyllisenä:
- Järjestä tarpeen, älä henkilön mukaan. Oma kansio tai tiimiprojekti kullekin toistuvalle tehtävälle (perehdytys, tuote, ohjeistukset, asiakaspuhelut) toimii paremmin kuin oma kansio jokaiselle jäsenelle.
- Jaa lähde, älä pelkkää lopputulosta. Jaettua PDF-tiedostoa voi hyödyntää kymmenillä tavoilla. Jaetun yhteenvedon voi vain lukea.
- Pidä sisältö ajan tasalla. Korvaa vanhentuneet asiakirjat uusilla sen sijaan, että lisäisit toisen kopion. Lähteisiin perustuvien vastausten laatu riippuu kansion sisällöstä.
Omistajuus ja hallinta
- Sisällön jakaja säilyttää sen omistajuuden ja voi milloin tahansa palauttaa näkyvyydeksi Vain kutsumasi henkilöt. Tiimin käyttöoikeus päättyy heti.
- Jaetussa projektissa jäsenet voivat keskustella lähteiden pohjalta ja muokata yhteistä projektikuvausta ja ohjeita.
- Projektin sisällön lisääminen ja poistaminen, jäsenten hallinta, oletusprofiilin muuttaminen ja arkistointi kuuluvat projektin omistajalle ja tiimisi ylläpitäjille.
- Jäsenen poistaminen päättää hänen käyttöoikeutensa yhteiseen Kirjastoon, mutta hänen henkilökohtaisen kirjastonsa sisältö säilyy hänen omalla tilillään. Tiimiprojektin omistama aineisto jää tiimille.
- Tiimin ulkopuolella säilyttämäsi sisältö ei näy tiimille. Aineistoa voi jakaa myös jaetun tai tiimin omistaman projektin kautta, joten tarkista, minne se tallennetaan.
Näe, ketkä avaavat jaettua sisältöä
Jakoikkuna näyttää, ketkä ovat avanneet kohteen ja milloin. Avaus lasketaan kerran henkilöä ja päivää kohden, eikä omia avauksiasi lasketa. Kirjaston riveillä näkyy sama katselumäärä, joten näet, mitkä lähteet tavoittivat jäsenet ja mitä kukaan ei avannut.
Tiimille jaetun videoluennon tai podcastin kohdalla samalla rivillä oleva Katso loppuun suorittaneet avaa henkilökohtaisen taulukon. Se näyttää, kuinka pitkälle kukin tiimin jäsen eteni, suorittiko hän sisällön loppuun ja mitkä pisteet hän sai sen kysymyksistä. Toiminto edellyttää maksullista tiimitilausta.
Viikoittainen jakamisaktiivisuuden sähköpostikooste tiivistää samat tiedot, joten niitä ei tarvitse erikseen etsiä.
Näkyvyys
| Näkyvyys | Kuka voi avata |
|---|---|
| Vain kutsumasi henkilöt | Sinä ja kutsutut henkilöt, jotka ovat kirjautuneet sisään kutsun saaneella sähköpostiosoitteella |
| Kaikki tiimissä [team name] | Kaikki Scholarly-tiimisi aktiiviset jäsenet |
| Kaikki linkin saaneet | Kaikki, joilla on listaamaton linkki, linkin käyttöasetusten mukaisesti |
| Julkinen | Kaikki. Soveltuva sisältö näkyy Tutustu-näkymässä ja haussa |
Aiheeseen liittyvää
Katso, ketkä suorittivat luennon loppuun: henkilökohtainen edistyminen ja pisteet jaetuilla luennoilla sekä CSV-tiedosto.
Tiimisi Kirjasto ja tiimiprojektit, kattava opas Kirjasto-välilehteen ja tiimin omistamiin projekteihin.
Tiimisi hallinta, käyttäjäpaikat, roolit, toiminta ja mallikäytäntö.
Scholarlyn käyttöönotto tiimissäsi, käytännön suunnitelma ensimmäiselle kuukaudelle.
Työsi vieminen, valmiin sisällön vieminen muokattavana tiedostona.
Jakaminen ja yhteistyö, julkiset linkit, QR-koodit ja suorat kutsut.