Partager avec votre équipe

Dans un espace de travail d'équipe, Partager propose Tous les membres de [team name], en plus du partage sur invitation et par lien. Tout contenu partagé de cette façon apparaît dans la Bibliothèque de l'équipe, l'onglet qui s'affiche à l'ouverture de la page Équipe.

Partager avec votre équipe

1. Ouvrez le contenu ou le dossier.
2. Ouvrez Partager.
3. Choisissez Tous les membres de [team name].

Chaque membre actif peut y accéder. Le contenu apparaît dans la Bibliothèque de l'équipe : les sources et les créations terminées sont réunies, des plus récentes aux plus anciennes. Vous pouvez les rechercher par titre ou par personne ayant effectué le partage, et les filtrer par type. Chaque ligne indique qui a partagé le contenu et quand. Le même contenu apparaît aussi dans Tous les contenus, avec un badge Équipe indiquant le nom de la personne qui l'a partagé. Personne n'a donc besoin de le chercher ailleurs.

Cela fonctionne pour tous les types de contenus : dossiers, pages, PDF, vidéos, podcasts, Notes de réunion IA, sessions de recherche, discussions et projets.

Partager un projet

Partager un projet avec l'équipe donne à chacun accès à l'ensemble de son contenu, y compris les dossiers et tout ce qu'ils contiennent. Un projet partagé est un véritable espace de travail, pas une copie en lecture seule : les membres l'ouvrent depuis leur propre liste de Projets, discutent en s'appuyant sur les sources partagées et voient qui d'autre y est actif.

Les discussions d'un projet ne sont jamais partagées. Vos conversations avec l'assistant d'un projet, ainsi que sa mémoire du projet, restent personnelles, même lorsque le projet lui-même est partagé.

Projets d'équipe

Un projet peut appartenir à l'équipe plutôt qu'à une personne.

• Chaque membre actif peut l'ouvrir sans invitation supplémentaire.
• Les contributions de chaque membre y restent.
• Il est conservé même si la personne qui l'a créé quitte l'équipe.
• L'en-tête du projet indique l'équipe propriétaire, et l'onglet des collaborateurs précise à qui il appartient.
• Les projets d'équipe sont regroupés au-dessus des projets personnels dans la galerie de projets.

Un projet personnel peut être transféré à l'équipe, et un projet d'équipe peut être confié à un membre. Dans les deux cas, la boîte de dialogue de confirmation indique précisément qui obtient l'accès et qui le perd avant que vous ne confirmiez.

Créez un projet d'équipe pour chaque activité récurrente afin que le travail soit conservé même après le départ de la personne qui l'a mis en place. Consultez Votre Bibliothèque d'équipe et vos projets d'équipe pour découvrir le guide complet.

Constituer une bibliothèque utile

Partager un dossier est le moyen le plus rapide de créer une source de référence commune :

1. Créez un dossier pour le projet, le programme de formation, le domaine de procédures ou le sujet de recherche.
2. Ajoutez les PDF, enregistrements, notes et contenus générés dont les membres ont besoin.
3. Partagez le dossier avec Tous les membres de [team name].

Les membres de l'équipe peuvent ensuite ouvrir ces sources, poser des questions fondées sur leur contenu et créer leurs propres contenus : un guide de révision, une vidéo de formation, un quiz ou une synthèse d'une page, dans les limites du forfait qui s'applique à leur compte. Leur consommation ne réduit jamais le quota des autres.

Quelques habitudes pour que la bibliothèque partagée reste utile :

• Organisez-la par besoin, pas par personne. Un dossier ou un projet d'équipe par activité récurrente (Intégration, Produit, Politiques internes, Appels clients) est plus utile qu'un dossier par membre.
• Partagez la source, pas seulement le résultat. Un PDF partagé peut être réutilisé de nombreuses façons ; un résumé partagé ne peut qu'être lu.
• Tenez-la à jour. Remplacez les documents obsolètes plutôt que d'ajouter une seconde copie. La qualité des réponses fondées sur vos sources dépend de ce que contient le dossier.

Propriété et contrôle

• La personne qui partage un contenu en reste propriétaire et peut rétablir Uniquement les personnes que vous invitez à tout moment. L'accès de l'équipe prend fin immédiatement.
• Dans un projet partagé, les membres peuvent discuter en s'appuyant sur l'ensemble des sources et modifier le descriptif et les instructions partagés.
• L'ajout ou le retrait de contenus du projet, la gestion des membres, la modification du profil par défaut et l'archivage restent réservés au propriétaire du projet et aux administrateurs de votre équipe.
• Retirer un membre met fin à son accès à la Bibliothèque partagée, mais le travail présent dans sa bibliothèque personnelle reste dans son compte. Les contenus appartenant à un projet d'équipe restent dans l'équipe.
• Rien de ce que vous conservez en dehors de l'équipe n'est visible par celle-ci. Un contenu peut aussi être partagé par l'intermédiaire d'un projet partagé ou appartenant à l'équipe. Vérifiez donc sa destination.

Voir qui consulte les contenus partagés

La fenêtre de partage indique qui a ouvert un contenu et quand. Les consultations sont comptées une fois par personne et par jour, et vos propres consultations ne sont jamais comptabilisées. Les lignes de la Bibliothèque affichent le même nombre de consultations, ce qui vous permet de voir quelles sources ont été consultées et lesquelles n'ont pas été ouvertes.

Pour un cours vidéo ou un podcast partagé avec l'équipe, Voir qui a terminé, sur la même ligne, ouvre un tableau par personne : la progression de chaque membre, s'il a terminé le contenu et son score aux questions associées. Cette fonctionnalité nécessite un forfait d'équipe payant.

Un e-mail hebdomadaire récapitule cette activité de partage, pour vous éviter d'avoir à la consulter vous-même.

Visibilité

Visibilité	Qui peut y accéder
Uniquement les personnes que vous invitez	Vous et les personnes invitées, connectées avec l'adresse utilisée pour l'invitation
Tous les membres de [team name]	Chaque membre actif de votre équipe Scholarly
Toute personne disposant du lien	Toute personne disposant du lien non répertorié, selon les restrictions définies
Public	Tout le monde, avec les contenus éligibles répertoriés dans Explorer et dans la recherche

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