Déployer Scholarly dans votre équipe

Acheter des licences est la partie facile. Ce guide porte sur ce qui détermine si votre équipe adoptera durablement son espace de travail : les contenus à y ajouter, les premières personnes à inviter et les signes de réussite à suivre.

Il suppose que vous avez déjà créé un espace de travail. Si ce n'est pas le cas, commencez par Premiers pas avec Teams. Vous y choisirez vos licences et un forfait d'équipe avant d'inviter votre équipe.

Semaine 1 : choisir une tâche, pas toute l'entreprise

Lors de la configuration de l'équipe, vous avez déjà fourni une source à partir de laquelle un premier contenu a été créé. Ce projet partagé est votre point de départ, vous ne partez pas de zéro. La première semaine consiste à l'enrichir pour constituer une véritable bibliothèque dédiée à une tâche récurrente.

La cause la plus fréquente d'un déploiement qui s'enlise est de commencer par « tout le monde peut s'en servir pour tout ». Choisissez une seule tâche récurrente que votre équipe accomplit déjà, mais difficilement ou trop lentement :

• Intégration des nouvelles recrues : transformez le livret d'accueil, les politiques au format PDF et une présentation enregistrée en un guide de révision et un quiz que les nouvelles recrues terminent vraiment.
• Accompagnement des équipes produit ou commerciales : transformez les notes de version et les documents de spécifications en une courte vidéo explicative et une synthèse d'une page pour chaque version.
• Supports de formation : transformez la session enregistrée d'un spécialiste en un plan de cours, une fiche d'exercices et un ensemble de fiches de révision.
• Missions clients ou travaux de recherche : transformez une pile de rapports en une synthèse de recherche avec des références, sur laquelle toute l'équipe peut poser des questions.

Semaine 1 : enrichir la Bibliothèque partagée

Une bibliothèque peu fournie est le principal signe annonciateur d'un déploiement qui ne prend pas. Avant l'arrivée de nouvelles personnes, ajoutez de vrais contenus :

1. Utilisez le projet créé lors de la configuration de l'équipe, ou créez-en un pour la tâche choisie.
2. Ajoutez les documents sources, les enregistrements et les présentations que les membres utilisent réellement, plutôt que leurs résumés.
3. Ouvrez Partager sur le dossier et choisissez Tout le monde chez [team name].

Partagez les sources, pas seulement les résultats. Une douzaine de personnes peuvent transformer un même PDF partagé en une douzaine de contenus différents. Un résumé partagé ne peut qu'être lu.

Réalisez vous-même la tâche de bout en bout avant d'élargir les invitations. Vous produirez ainsi le premier contenu vraiment utile et découvrirez ce qui manque encore à la Bibliothèque.

Consultez Partager avec votre équipe.

Semaine 2 : inviter les bonnes personnes en premier

Invitez les deux ou trois personnes les plus concernées par cette tâche, pas tout le service. Attribuez à au moins l'une d'elles le rôle Administrateur pour ne pas être la seule personne à pouvoir ajouter des licences ou résoudre les problèmes d'accès.

Envoyez les invitations depuis Équipe → Personnes, ou créez un lien pour rejoindre l'équipe et publiez-le dans votre discussion d'équipe. C'est aussi dans Personnes que vous recevez les demandes d'adhésion à approuver ou à refuser.

Les e-mails d'invitation contiennent des liens vers les contenus partagés les plus récents. Remplir la Bibliothèque avant d'inviter les membres donne donc tout son intérêt à l'invitation. Orientez chacun vers ces contenus partagés et proposez une action concrète : « créez un quiz à partir du projet d'intégration » fonctionne mieux que « essayez un peu pour voir ».

Semaine 2 : définir les règles dès le départ

Deux paramètres d'administration méritent d'être définis rapidement, dans Équipe → Facturation → Forfait et modèles IA :

• Accès aux modèles : les modèles et les niveaux auxquels les membres ont accès.
• Exiger la non-conservation des données : si votre organisation applique une politique de traitement des données, activez cette option. Seuls les modèles utilisant des circuits de traitement approuvés sans conservation des données resteront disponibles.

Configurez ensuite un profil dans Équipe → Profils IA : des instructions partagées, un modèle préféré et votre identité visuelle. Les diapositives, documents et vidéos de chaque membre de l'équipe auront ainsi une apparence cohérente, sans que personne ait à ressaisir les consignes.

Consultez Gérer votre équipe pour ces deux réglages, et Données, confidentialité et contrôle des modèles dans Teams si quelqu'un doit valider la politique.

Semaines 3 à 4 : évaluer honnêtement l'adoption

Ouvrez Équipe → Vue d'ensemble → Activité. La vue affiche par défaut les 30 derniers jours et peut être limitée aux 7 derniers jours. Vous cherchez à répondre à une seule question : plusieurs personnes créent-elles des contenus ?

• Plusieurs membres actifs, des créations régulières : cela fonctionne. Ajoutez une nouvelle tâche et un nouveau projet.
• L'activité se concentre sur vous : il s'agit presque toujours d'une Bibliothèque trop peu fournie ou mal adaptée, plutôt que d'un manque d'intérêt. Demandez aux membres peu actifs ce qu'ils essayaient de faire et ajoutez la source dont ils avaient besoin.
• Les membres créent des contenus, mais ne reviennent pas : le résultat était intéressant sans être vraiment utile. Passez à une tâche assortie d'une échéance.

La Bibliothèque fournit un deuxième indicateur utile : chaque élément affiche un nombre de vues. Vous pouvez ainsi voir quelles sources les membres ont réellement ouvertes, et lesquelles vous pensiez importantes sans que personne les consulte.

Les rapports d'activité sont volontairement agrégés : ils affichent des chiffres, jamais les titres des contenus ni les instructions saisies. L'exception est la section Cours partagés, qui indique qui a terminé chaque cours vidéo ou podcast partagé avec l'équipe, ainsi que les résultats aux questions associées.

Ensuite, élargir l'utilisation

Une fois que la première tâche se déroule sans votre intervention, répétez l'opération : choisissez une nouvelle tâche, créez un nouveau projet appartenant à l'équipe pour qu'il perdure indépendamment de la personne qui l'a créé, puis invitez les personnes responsables de cette tâche. Les membres qui acceptent une invitation arrivent dans la Bibliothèque de l'équipe. Assurez-vous donc que les contenus liés à la nouvelle tâche sont partagés avant d'envoyer les invitations.

Vous pouvez ajouter des licences à tout moment depuis Équipe → Facturation. Les invitations en attente réservent une licence jusqu'à leur acceptation.

Questions fréquentes

Les membres ont-ils besoin d'une formation ? Non. Orientez-les vers un projet et une tâche. Les outils sont faciles à prendre en main dès que de vrais contenus sont disponibles.

Que se passe-t-il si quelqu'un paie déjà un forfait Scholarly personnel ? Cette personne conserve le forfait le plus avantageux. Rejoindre une équipe ne réduit jamais les avantages de son forfait.

Les membres peuvent-ils voir les travaux privés des autres ? Non. Les travaux personnels restent privés, sauf s'ils sont partagés directement ou via un projet. Les rapports d'utilisation destinés aux administrateurs affichent des chiffres, tandis que les rapports sur les cours partagés indiquent la progression et les résultats aux questions pour des contenus déjà partagés avec l'équipe.

Peut-on exporter les contenus créés dans Scholarly ? Oui, consultez Exporter vos créations.

Que faire si nous avons besoin de plus de 29 licences ? C'est la limite de souscription en libre-service. Contactez-nous depuis la page Teams et nous vous accompagnerons pour la suite. C'est aussi la démarche à suivre pour un déploiement dans plusieurs services, ou pour la facturation et les bons de commande.

Articles connexes

• Premiers pas avec Teams, créer l'espace de travail et inviter des membres.
• Partager avec votre équipe, constituer la Bibliothèque partagée.
• La Bibliothèque et les Projets de votre équipe, le cadre naturel pour chaque nouvelle tâche.
• Gérer votre équipe, les rôles, l'accès aux modèles, les profils et l'Activité.
• Scholarly Teams, les forfaits, les tarifs et ce que comprend chaque licence.