Ένταξη του Scholarly στην ομάδα σας

Η αγορά θέσεων είναι το εύκολο μέρος. Αυτός ο οδηγός καλύπτει όσα καθορίζουν αν ένας χώρος εργασίας ομάδας θα καθιερωθεί: τι περιλαμβάνει, ποιοι ξεκινούν και πώς βλέπετε αν αποδίδει.

Προϋποθέτει ότι έχετε ήδη δημιουργήσει έναν χώρο εργασίας. Αν δεν το έχετε κάνει, ξεκινήστε με τον οδηγό Πρώτα βήματα με το Teams. Εκεί θα επιλέξετε θέσεις και πρόγραμμα ομάδας πριν προσκαλέσετε την ομάδα σας.

Εβδομάδα 1: Επιλέξτε μία εργασία, όχι ολόκληρη την εταιρεία

Κατά τη ρύθμιση της ομάδας, σας ζητήθηκε ήδη μια πηγή και δημιουργήθηκε από αυτή ένα πρώτο προσχέδιο υλικού. Αυτό το κοινόχρηστο έργο είναι η αφετηρία σας, δεν ξεκινάτε από το μηδέν. Στόχος της πρώτης εβδομάδας είναι να το εμπλουτίσετε ώστε να γίνει μια ολοκληρωμένη βιβλιοθήκη για μία επαναλαμβανόμενη εργασία.

Ο συνηθέστερος λόγος που η έναρξη χρήσης μένει στάσιμη είναι η λογική «όλοι μπορούν να το χρησιμοποιούν για οτιδήποτε». Επιλέξτε μία επαναλαμβανόμενη εργασία που η ομάδα σας ήδη εκτελεί με δυσκολία ή καθυστέρηση:

• Ένταξη νέων εργαζομένων: μετατρέψτε το εγχειρίδιο, τα PDF με τις πολιτικές και μια καταγεγραμμένη παρουσίαση σε μια σύνοψη και ένα κουίζ που οι νέοι εργαζόμενοι θα ολοκληρώνουν πραγματικά.
• Ενημέρωση για προϊόντα ή υποστήριξη πωλήσεων: μετατρέψτε τις σημειώσεις εκδόσεων και τα έγγραφα προδιαγραφών σε ένα σύντομο επεξηγηματικό βίντεο και ένα μονοσέλιδο ενημερωτικό για κάθε έκδοση.
• Εκπαιδευτικό υλικό: μετατρέψτε την καταγεγραμμένη συνεδρία ενός ειδικού σε σχέδιο μαθήματος, φύλλο εργασίας και ένα σύνολο από κάρτες μελέτης.
• Εργασία για πελάτες ή έρευνα: μετατρέψτε μια συλλογή αναφορών σε μια ερευνητική σύνοψη με παραπομπές, για την οποία όλη η ομάδα μπορεί να κάνει ερωτήσεις.

Εβδομάδα 1: Εμπλουτίστε την κοινόχρηστη Βιβλιοθήκη

Μια φτωχή βιβλιοθήκη είναι η ισχυρότερη ένδειξη ότι η χρήση δεν θα καθιερωθεί. Πριν έρθουν περισσότερα άτομα, προσθέστε πραγματικό υλικό:

1. Χρησιμοποιήστε το έργο που δημιουργήθηκε κατά τη ρύθμιση της ομάδας ή φτιάξτε ένα για την εργασία που επιλέξατε.
2. Προσθέστε τα έγγραφα πηγών, τις εγγραφές και τις παρουσιάσεις που χρησιμοποιούν πράγματι τα μέλη, όχι συνόψεις τους.
3. Ανοίξτε την Κοινοποίηση στον φάκελο και επιλέξτε Όλοι στην ομάδα [team name].

Κοινοποιήστε τις πηγές, όχι μόνο τα αποτελέσματα. Ένα κοινόχρηστο PDF μπορεί να μετατραπεί σε δώδεκα διαφορετικά πράγματα από δώδεκα διαφορετικούς ανθρώπους. Μια κοινόχρηστη σύνοψη μπορεί μόνο να διαβαστεί.

Εκτελέστε την εργασία μόνοι σας, από την αρχή ως το τέλος, πριν στείλετε περισσότερες προσκλήσεις. Θα δημιουργήσετε το πρώτο πραγματικά χρήσιμο υλικό και θα μάθετε τι λείπει ακόμη από τη Βιβλιοθήκη.

Δείτε την Κοινοποίηση στην ομάδα σας.

Εβδομάδα 2: Προσκαλέστε πρώτα τα κατάλληλα άτομα

Προσκαλέστε τα δύο ή τρία άτομα που εμπλέκονται περισσότερο σε αυτή την εργασία, όχι ολόκληρο το τμήμα. Δώστε σε τουλάχιστον ένα από αυτά τον ρόλο Διαχειριστής, ώστε να μην είστε το μόνο άτομο που μπορεί να προσθέσει θέσεις ή να διορθώσει προβλήματα πρόσβασης.

Στείλτε προσκλήσεις από την ενότητα Ομάδα → Άτομα ή δημιουργήστε έναν σύνδεσμο συμμετοχής και δημοσιεύστε τον στη συνομιλία της ομάδας σας. Στην ενότητα Άτομα φτάνουν επίσης τα αιτήματα συμμετοχής για έγκριση ή απόρριψη.

Τα email προσκλήσεων περιλαμβάνουν συνδέσμους προς το πιο πρόσφατα κοινοποιημένο υλικό. Γι’ αυτό, ο εμπλουτισμός της Βιβλιοθήκης πριν από τις προσκλήσεις είναι αυτός που τις κάνει ουσιαστικές. Κατευθύνετε όλους σε αυτό το κοινόχρηστο υλικό και σε κάτι συγκεκριμένο που μπορούν να δοκιμάσουν: το «φτιάξε ένα κουίζ από το έργο ένταξης νέων εργαζομένων» είναι πιο αποτελεσματικό από το «δοκίμασέ το λίγο».

Εβδομάδα 2: Ορίστε μία φορά τα όρια χρήσης

Αξίζει να αποφασίσετε από νωρίς για δύο ρυθμίσεις διαχειριστή, στην ενότητα Ομάδα → Χρέωση → Πρόγραμμα και μοντέλα AI:

• Πρόσβαση σε μοντέλα: ποια μοντέλα και ποιες βαθμίδες μπορούν να χρησιμοποιούν τα μέλη.
• Απαίτηση μηδενικής διατήρησης δεδομένων: αν ο οργανισμός σας έχει πολιτική διαχείρισης δεδομένων, ενεργοποιήστε αυτή τη ρύθμιση. Θα παραμείνουν διαθέσιμα μόνο τα μοντέλα που χρησιμοποιούν εγκεκριμένες διαδρομές επεξεργασίας με μηδενική διατήρηση δεδομένων.

Έπειτα, δημιουργήστε ένα προφίλ στην ενότητα Ομάδα → Προφίλ AI: κοινές οδηγίες, ένα προτιμώμενο μοντέλο και την οπτική σας ταυτότητα. Οι διαφάνειες, τα έγγραφα και τα βίντεο κάθε μέλους θα έχουν ενιαία εμφάνιση, χωρίς να χρειάζεται κανείς να πληκτρολογεί ξανά τις οδηγίες.

Δείτε τη Διαχείριση της ομάδας σας και για τα δύο, καθώς και τον οδηγό Δεδομένα, απόρρητο και έλεγχοι μοντέλων στο Teams, αν κάποιος χρειάζεται να εγκρίνει την πολιτική.

Εβδομάδες 3–4: Αξιολογήστε τη χρήση με ειλικρίνεια

Ανοίξτε την ενότητα Ομάδα → Επισκόπηση → Δραστηριότητα. Εμφανίζει αρχικά τις τελευταίες 30 ημέρες και μπορείτε να επιλέξετε τις τελευταίες 7. Αναζητάτε ένα πράγμα: δημιουργούν περισσότερα από ένα άτομα;

• Αρκετά ενεργά μέλη, σταθερή ροή δημιουργιών: αποδίδει. Προσθέστε την επόμενη εργασία και το επόμενο έργο.
• Η δραστηριότητα περιορίζεται σε εσάς: σχεδόν πάντα φταίει μια φτωχή βιβλιοθήκη ή υλικό που δεν καλύπτει τις ανάγκες, όχι η έλλειψη ενδιαφέροντος. Ρωτήστε τα λιγότερο ενεργά μέλη τι προσπαθούσαν να κάνουν και προσθέστε την πηγή που χρειάζονταν.
• Τα μέλη δημιουργούν αλλά δεν επιστρέφουν: το αποτέλεσμα ήταν ενδιαφέρον, αλλά όχι αρκετά χρήσιμο. Επιλέξτε μια εργασία με συγκεκριμένη προθεσμία.

Η Βιβλιοθήκη είναι η δεύτερη ένδειξη που αξίζει να εξετάσετε: τα στοιχεία εμφανίζουν αριθμό προβολών, ώστε να βλέπετε ποιες πηγές άνοιξαν πραγματικά τα μέλη και ποιες θεωρούσατε σημαντικές αλλά δεν άγγιξε κανείς.

Οι αναφορές δραστηριότητας είναι σκόπιμα συγκεντρωτικές: εμφανίζουν αριθμούς, ποτέ τίτλους περιεχομένου ή προτροπές. Εξαίρεση αποτελεί η ενότητα Κοινόχρηστες διαλέξεις, η οποία δείχνει ποιος ολοκλήρωσε κάθε βιντεοδιάλεξη ή podcast που κοινοποιήσατε στην ομάδα και πώς τα πήγε στις ερωτήσεις του.

Στη συνέχεια, επεκτείνετε τη χρήση

Μόλις η πρώτη εργασία εκτελείται χωρίς εσάς, επαναλάβετε τη διαδικασία: νέα εργασία, νέο έργο που ανήκει στην ομάδα, ώστε να παραμένει διαθέσιμο ανεξάρτητα από το ποιος το δημιούργησε, και προσκλήσεις στα άτομα που είναι υπεύθυνα γι’ αυτό. Τα μέλη που συμμετέχουν μέσω πρόσκλησης μεταφέρονται στη Βιβλιοθήκη της ομάδας, οπότε βεβαιωθείτε ότι το υλικό της νέας εργασίας έχει κοινοποιηθεί πριν σταλούν οι προσκλήσεις.

Μπορείτε να προσθέσετε θέσεις οποιαδήποτε στιγμή από την ενότητα Ομάδα → Χρέωση. Οι εκκρεμείς προσκλήσεις δεσμεύουν μια θέση μέχρι να γίνουν αποδεκτές.

Συχνές ερωτήσεις

Χρειάζονται τα μέλη εκπαίδευση; Όχι. Κατευθύνετέ τα σε ένα έργο και μία εργασία. Η χρήση των εργαλείων γίνεται κατανοητή μόλις υπάρχει πραγματικό υλικό για να δουλέψουν.

Τι γίνεται αν κάποιος πληρώνει ήδη προσωπικά για το Scholarly; Διατηρεί όποιο πρόγραμμα προσφέρει περισσότερα. Η συμμετοχή σε μια ομάδα δεν υποβαθμίζει ποτέ το πρόγραμμα κανενός.

Μπορούν τα μέλη να βλέπουν το ιδιωτικό υλικό των άλλων; Όχι. Το προσωπικό υλικό παραμένει ιδιωτικό, εκτός αν κοινοποιηθεί απευθείας ή μέσω ενός έργου. Οι αναφορές χρήσης των διαχειριστών εμφανίζουν αριθμούς, ενώ οι αναφορές κοινόχρηστων διαλέξεων δείχνουν την πρόοδο και τα αποτελέσματα των ερωτήσεων για υλικό που έχει ήδη κοινοποιηθεί στην ομάδα.

Μπορούμε να εξαγάγουμε τα αποτελέσματα από το Scholarly; Ναι, δείτε την Εξαγωγή της δουλειάς σας.

Τι γίνεται αν χρειαστούμε περισσότερες από 29 θέσεις; Αυτό είναι το όριο αυτοεξυπηρέτησης. Επικοινωνήστε μαζί μας από τη σελίδα Teams και θα αναλάβουμε τα επόμενα βήματα. Από εκεί μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε για επέκταση της χρήσης σε πολλά τμήματα ή για τιμολόγηση και εντολές αγοράς.

Σχετικά

• Πρώτα βήματα με το Teams, δημιουργήστε τον χώρο εργασίας και προσκαλέστε άτομα.
• Κοινοποίηση στην ομάδα σας, δημιουργήστε την κοινόχρηστη Βιβλιοθήκη.
• Η Βιβλιοθήκη και τα Έργα της ομάδας σας, η φυσική μονάδα οργάνωσης για κάθε νέα εργασία.
• Διαχείριση της ομάδας σας, ρόλοι, πρόσβαση σε μοντέλα, προφίλ και Δραστηριότητα.
• Scholarly Teams, προγράμματα, τιμές και τι περιλαμβάνει κάθε θέση.