Otvoriť navigačné menuZavrieť navigačné menu
SprievodcaZavedenie v tíme

Zavedenie Scholarly vo vašom tíme

Kúpiť miesta je jednoduché. Táto príručka sa venuje tomu, čo rozhoduje o tom, či tím začne pracovný priestor pravidelne používať: aký obsah doň pridáte, kto začne a ako zistíte, že to funguje.

Predpokladáme, že už máte vytvorený pracovný priestor. Ak ešte nie, začnite príručkou Začíname s Teams, kde si pred pozvaním tímu vyberiete počet miest a tímový plán.

1. týždeň: Vyberte jednu úlohu, nie celú firmu

Pri nastavovaní tímu ste už pridali zdroj a vznikol z neho prvý výstup. Tento zdieľaný projekt je vaším východiskom, nezačínate od nuly. V prvom týždni ho rozšírte na skutočnú knižnicu pre jednu opakujúcu sa úlohu.

Zavádzanie najčastejšie uviazne, keď sa začne prístupom „každý to môže používať na čokoľvek“. Vyberte si jednu opakujúcu sa úlohu, ktorú váš tím už teraz robí pomaly alebo s neuspokojivými výsledkami:

  • Zaškoľovanie nových zamestnancov: premeňte príručku, interné predpisy v PDF a nahratú ukážku postupu na súhrn a kvíz, ktoré noví zamestnanci naozaj dokončia.
  • Príprava produktového alebo obchodného tímu: premeňte poznámky k vydaniu a dokumenty so špecifikáciami na krátke vysvetľujúce video a jednostranový prehľad ku každému vydaniu.
  • Školiace materiály: premeňte nahratú prednášku odborníka na plán lekcie, pracovný list a sadu kartičiek.
  • Práca pre klientov alebo výskum: premeňte hromadu správ na výskumný súhrn s citáciami, ku ktorému môže celý tím klásť otázky.

1. týždeň: Rozšírte zdieľanú Knižnicu

Nedostatok obsahu v knižnici je najsilnejším signálom, že sa používanie neujme. Skôr než prídu ďalší ľudia, pridajte skutočné materiály:

  1. Použite tímový projekt vytvorený pri nastavovaní alebo vytvorte nový pre vybranú úlohu.
  2. Pridajte zdrojové dokumenty, nahrávky a prezentácie, po ktorých ľudia skutočne siahajú, nie ich súhrny.
  3. V priečinku otvorte Zdieľať a vyberte Všetci v tíme [team name].

Zdieľajte zdroje, nielen výstupy. Zo zdieľaného PDF môže dvanásť rôznych ľudí vytvoriť dvanásť rôznych výstupov. Zdieľaný súhrn si môžu iba prečítať.

Pred pozvaním širšieho tímu si celú úlohu prejdite sami od začiatku do konca. Vytvoríte prvý skutočne užitočný výstup a zistíte, čo v Knižnici ešte chýba.

Pozrite si Zdieľanie s tímom.

2. týždeň: Pozvite najprv správnych ľudí

Pozvite dvoch alebo troch ľudí, ktorí majú k danej úlohe najbližšie, nie celé oddelenie. Aspoň jednému z nich prideľte rolu Správca, aby ste neboli jedinou osobou, ktorá môže pridávať miesta alebo riešiť prístup.

Pozvánky odošlite cez Tím → Ľudia alebo vytvorte odkaz na pripojenie a vložte ho do tímového chatu. Do časti Ľudia prichádzajú aj žiadosti o pripojenie, ktoré môžete schváliť alebo zamietnuť.

E-maily s pozvánkou obsahujú odkazy na naposledy zdieľané výstupy. Preto má zmysel naplniť Knižnicu pred pozvaním ľudí, aby mali hneď dôvod začať. Nasmerujte všetkých na zdieľané materiály a jednu konkrétnu vec, ktorú majú vyskúšať: „vytvorte si kvíz z projektu na zaškoľovanie“ je lepšie než „trochu sa s tým pohrajte“.

2. týždeň: Nastavte pravidlá hneď na začiatku

V časti Tím → Fakturácia → Plán a modely AI sa oplatí včas rozhodnúť o dvoch nastaveniach správcu:

  • Prístup k modelom: ktoré modely a úrovne môžu členovia používať.
  • Vyžadovať nulové uchovávanie údajov: ak má vaša organizácia pravidlá nakladania s údajmi, zapnite túto možnosť. Dostupné zostanú iba modely využívajúce schválené pripojenia s nulovým uchovávaním údajov.

Potom nastavte profil v časti Tím → Profily AI: spoločné pokyny, preferovaný model a vizuálnu identitu. Prezentácie, dokumenty a videá všetkých členov tímu budú mať jednotný vzhľad bez toho, aby niekto musel zakaždým znova písať zadanie.

Obe témy nájdete v príručke Správa tímu. Ak niekto potrebuje schváliť pravidlá, pozrite si aj Údaje, súkromie a nastavenia modelov v Teams.

3. až 4. týždeň: Úprimne zhodnoťte používanie

Otvorte Tím → Prehľad → Aktivita. Predvolene sa zobrazí posledných 30 dní, no môžete prepnúť na posledných 7. Hľadáte jednu vec: tvorí viac než jeden človek?

  • Viacerí aktívni členovia, pravidelná tvorba: funguje to. Pridajte ďalšiu úlohu a ďalší projekt.
  • Aktivita sa sústreďuje na vás: takmer vždy je príčinou nedostatok obsahu v Knižnici alebo obsah, ktorý nezodpovedá potrebám tímu, nie nezáujem. Opýtajte sa neaktívnych členov, čo sa snažili urobiť, a pridajte zdroj, ktorý potrebovali.
  • Ľudia tvoria, ale nevracajú sa: výstup bol skôr zaujímavý než užitočný. Prejdite na úlohu s konkrétnym termínom.

Druhým užitočným ukazovateľom je Knižnica: položky majú počet zobrazení, takže vidíte, ktoré zdroje ľudia skutočne otvorili a ktoré ste považovali za dôležité, no nikto sa ich nedotkol.

Prehľady aktivity sú zámerne súhrnné: zobrazujú počty, nikdy názvy obsahu ani zadania. Výnimkou sú Zdieľané prednášky, kde vidíte, kto dokončil jednotlivé videoprednášky alebo podcasty zdieľané s tímom a ako si poradil s ich otázkami.

Potom používanie rozšírte

Keď prvá úloha funguje bez vás, postup zopakujte: nová úloha, nový projekt vo vlastníctve tímu, ktorý zostane tímu bez ohľadu na to, kto ho založil, a pozvanie ľudí zodpovedných za danú úlohu. Členovia prichádzajúci cez pozvánku sa dostanú do tímovej Knižnice, preto materiály k novej úlohe zdieľajte ešte pred odoslaním pozvánok.

Miesta môžete kedykoľvek pridať cez Tím → Fakturácia. Čakajúce pozvánky rezervujú miesto až do ich prijatia.

Časté otázky

Potrebujú ľudia školenie? Nie. Nasmerujte ich na jeden projekt a jednu úlohu. Keď majú k dispozícii skutočné materiály, používanie nástrojov je intuitívne.

Čo ak už niekto platí za osobný plán Scholarly? Ponechá si výhody plánu s vyššou úrovňou. Pripojenie k tímu nikomu nezníži úroveň plánu.

Vidia ľudia navzájom svoju súkromnú prácu? Nie. Osobná práca zostáva súkromná, kým ju nezdieľate priamo alebo prostredníctvom projektu. Prehľady používania pre správcov zobrazujú počty. Prehľady zdieľaných prednášok zobrazujú postup a výsledky otázok pri materiáloch, ktoré už boli zdieľané s tímom.

Môžeme výstupy zo Scholarly exportovať? Áno, pozrite si Export vašej práce.

Čo ak budeme potrebovať viac než 29 miest? To je limit samoobslužného nákupu. Kontaktujte nás cez stránku Teams a dohodneme ďalší postup. Rovnakou cestou môžete riešiť aj zavedenie vo viacerých oddeleniach, fakturáciu a nákupné objednávky.

Bolo to užitočné?
PredchádzajúceÚdaje a bezpečnosť tímu