Avaa navigointivalikkoSulje navigointivalikko
OpasKäyttöönotto tiimissä

Scholarlyn käyttöönotto tiimissä

Käyttöpaikkojen ostaminen on helppoa. Tässä oppaassa käsitellään sitä, mikä ratkaisee, jääkö tiimin työtila käyttöön: mitä sinne lisätään, ketkä aloittavat ja mistä tiedät käytön onnistuvan.

Oletamme, että olet jo luonut työtilan. Jos et ole, aloita oppaasta Teamsin käytön aloittaminen. Valitset siellä käyttöpaikat ja tiimitilauksen ennen tiimin kutsumista.

Viikko 1: Valitse yksi työtehtävä koko yrityksen sijaan

Tiimin käyttöönotossa sinulta pyydettiin jo lähdeaineistoa, josta luotiin ensimmäinen tuotosluonnos. Tämä yhteinen projekti on lähtökohtasi. Et aloita tyhjästä. Ensimmäisellä viikolla laajennat sen kattavaksi kirjastoksi yhtä toistuvaa työtehtävää varten.

Käyttöönotto tyrehtyy usein siihen, että lähtökohtana on ”kaikki voivat käyttää tätä kaikkeen”. Valitse yksi toistuva työtehtävä, jonka tiimisi hoitaa nykyisin huonosti tai hitaasti:

  • Perehdytys: tee henkilöstöoppaasta, ohjeistuksia sisältävistä PDF-tiedostoista ja tallennetusta esittelystä yhteenveto ja tietovisa, jotka uudet työntekijät suorittavat loppuun.
  • Tuote- tai myyntikoulutus: tee julkaisutiedoista ja määrittelyasiakirjoista lyhyt esittelyvideo ja yhden sivun kooste jokaista julkaisua varten.
  • Koulutusmateriaali: tee asiantuntijan tallennetusta koulutuksesta tuntisuunnitelma, tehtävämoniste ja muistikorttipakka.
  • Asiakas- tai tutkimustyö: tee raporttipinosta lähdeviitteillä varustettu tutkimusyhteenveto, josta koko tiimi voi esittää kysymyksiä.

Viikko 1: Laajenna yhteistä Kirjastoa

Niukka kirjasto on selkein merkki siitä, että käyttöönotto uhkaa jäädä kesken. Lisää oikeaa aineistoa ennen kuin kutsut lisää ihmisiä:

  1. Käytä tiimin käyttöönotossa luotua projektia tai luo projekti valitsemaasi työtehtävää varten.
  2. Lisää lähdeasiakirjat, tallenteet ja diaesitykset, joita ihmiset oikeasti tarvitsevat, älä pelkkiä yhteenvetoja niistä.
  3. Avaa kansion Jaa-valikko ja valitse Kaikki tiimissä [team name].

Jaa lähteet, älä pelkkiä tuotoksia. Kymmenen ihmistä voi tehdä samasta jaetusta PDF-tiedostosta kymmenen eri asiaa. Jaettua yhteenvetoa voi vain lukea.

Tee työtehtävä itse alusta loppuun ennen laajempaa kutsukierrosta. Saat ensimmäisen aidosti hyödyllisen tuotoksen ja huomaat, mitä Kirjastosta vielä puuttuu.

Katso Jakaminen tiimin kanssa.

Viikko 2: Kutsu ensin oikeat ihmiset

Kutsu kaksi tai kolme ihmistä, jotka työskentelevät eniten valitsemasi tehtävän parissa, älä koko osastoa. Anna vähintään yhdelle heistä Ylläpitäjä-rooli, jotta et ole ainoa, joka voi lisätä käyttöpaikkoja tai korjata käyttöoikeuksia.

Lähetä kutsut kohdasta Tiimi → Ihmiset tai luo liittymislinkki ja jaa se tiimin keskustelussa. Myös hyväksyttävät tai hylättävät liittymispyynnöt saapuvat Ihmiset-näkymään.

Kutsusähköposteissa on linkit viimeksi jaettuihin töihin. Siksi Kirjaston täyttäminen ennen kutsumista tekee kutsusta kiinnostavan. Ohjaa kaikki yhteisen aineiston pariin ja anna yksi konkreettinen tehtävä: ”Tee itsellesi tietovisa perehdytysprojektin aineistosta” toimii paremmin kuin ”Kokeile vähän”.

Viikko 2: Määritä yhteiset rajat

Kahdesta ylläpitoasetuksesta kannattaa päättää ajoissa kohdassa Tiimi → Laskutus → Tilaus ja tekoälymallit:

  • Mallien käyttöoikeudet: mitä malleja ja mallitasoja jäsenet voivat käyttää.
  • Vaadi Zero Data Retention: jos organisaatiollasi on tietojenkäsittelykäytäntö, ota tämä käyttöön. Silloin käytettävissä ovat vain mallit, joiden hyväksytyissä käsittelyreiteissä tietoja ei säilytetä.

Luo sitten profiili kohdassa Tiimi → Tekoälyprofiilit: yhteiset ohjeet, ensisijainen malli ja visuaalinen ilme. Kaikkien tiimiläisten dioista, asiakirjoista ja videoista tulee ulkoasultaan yhtenäisiä ilman, että ohjeita tarvitsee kirjoittaa joka kerta uudelleen.

Katso molemmat ohjeesta Tiimin hallinta. Jos jonkun on hyväksyttävä tietojenkäsittelykäytäntö, katso myös Tiimien tiedot, tietosuoja ja malliasetukset.

Viikot 3–4: Arvioi käyttöä rehellisesti

Avaa Tiimi → Yleiskatsaus → Toiminta. Näkymä näyttää oletuksena viimeiset 30 päivää, ja sen voi vaihtaa näyttämään viimeiset 7 päivää. Etsit vastausta yhteen kysymykseen: luoko sisältöä useampi kuin yksi ihminen?

  • Useita aktiivisia jäseniä ja tasaisesti tuotoksia: käyttöönotto toimii. Lisää seuraava työtehtävä ja projekti.
  • Toiminta keskittyy sinuun: syynä on lähes aina niukka tai tarpeisiin sopimaton Kirjasto. Kysy hiljaisilta jäseniltä, mitä he yrittivät tehdä, ja lisää heidän tarvitsemansa lähde.
  • Ihmiset luovat sisältöä mutta eivät palaa: tuotos oli kiinnostava, mutta siitä ei ollut riittävästi hyötyä. Siirry työtehtävään, jolla on määräaika.

Kirjasto tarjoaa toisen hyödyllisen mittarin: kohteilla on katselukerrat, joten näet, mitkä lähteet ihmiset todella avasivat ja mitkä jäivät käyttämättä, vaikka pidit niitä tärkeinä.

Toimintaraportit näyttävät tarkoituksella vain koontitietoja: lukumääriä, eivät koskaan sisältöjen otsikoita tai kehotteita. Poikkeus on Jaetut luennot, josta näet, ketkä katsoivat tai kuuntelivat loppuun tiimille jakamasi videoluennon tai podcastin ja miten he vastasivat sen kysymyksiin.

Laajenna sitten käyttöä

Kun ensimmäinen työtehtävä sujuu ilman sinua, toista sama: valitse uusi työtehtävä, luo uusi tiimin omistama projekti, joka säilyy perustajastaan riippumatta, ja kutsu tehtävästä vastaavat ihmiset. Kutsun kautta liittyvät tiimiläiset päätyvät tiimin Kirjastoon, joten varmista, että uuden tehtävän aineisto on jaettu ennen kutsujen lähettämistä.

Käyttöpaikkoja voi lisätä milloin tahansa kohdasta Tiimi → Laskutus. Odottavat kutsut varaavat käyttöpaikan hyväksymiseen asti.

Yleisiä kysymyksiä

Tarvitsevatko ihmiset koulutusta? Eivät. Ohjaa heidät yhteen projektiin ja yhteen tehtävään. Työkalujen käyttö avautuu, kun käytettävissä on oikeaa aineistoa.

Entä jos joku maksaa jo henkilökohtaisesta Scholarly-tilauksesta? Hän saa käyttöönsä kattavamman tilauksen edut. Tiimiin liittyminen ei koskaan heikennä kenenkään tilausta.

Näkevätkö ihmiset toistensa yksityiset työt? Eivät. Henkilökohtaiset työt pysyvät yksityisinä, ellei niitä jaeta suoraan tai projektin kautta. Ylläpitäjän käyttöraportit näyttävät lukumääriä. Jaettujen luentojen raportit näyttävät edistymisen ja kysymysten tulokset aineistosta, joka on jo jaettu tiimille.

Saammeko tuotokset ulos Scholarlysta? Kyllä. Katso Töiden vienti.

Entä jos tarvitsemme yli 29 käyttöpaikkaa? Se on itsepalvelun enimmäismäärä. Ota meihin yhteyttä Teams-sivulta, niin autamme eteenpäin. Samaa kautta voit sopia käyttöönotosta usealla osastolla sekä laskutuksesta ja ostotilauksista.

Oliko tästä apua?
EdellinenTiimin tiedot ja tietoturva