Scholarly ieviešana komandā

Lietotāju vietu iegāde ir vienkāršākā daļa. Šis ceļvedis ir par to, kas nosaka, vai komandas darbvieta kļūs par ikdienas rīku: ko tajā ievietot, kuri sāks to lietot un kā saprast, vai tas izdodas.

Ceļvedī pieņemts, ka darbvieta jau ir izveidota. Ja vēl neesat to izdarījuši, sāciet ar rakstu Darba sākšana ar Teams. Tajā pirms komandas uzaicināšanas izvēlēsieties lietotāju vietu skaitu un komandas plānu.

1. nedēļa: izvēlieties vienu darba procesu, nevis visu uzņēmumu

Komandas iestatīšanas laikā jūs jau pievienojāt avotu, un no tā tika sagatavots pirmais materiāls. Šis kopīgais projekts ir jūsu sākumpunkts, tāpēc nav jāsāk no tukšas lapas. Pirmajā nedēļā papildiniet to, lai izveidotu pilnvērtīgu bibliotēku vienam regulāram darba procesam.

Visbiežāk ieviešana apstājas, ja sāk ar domu, ka «ikviens to var izmantot jebkam». Izvēlieties vienu regulāru darba procesu, ko komanda jau veic, taču tas sokas slikti vai lēni:

• Jauno darbinieku ievadīšana darbā: pārvērtiet rokasgrāmatu, noteikumu PDF failus un ierakstītu pamācību kopsavilkumā un testā, ko jaunie darbinieki patiešām pabeidz.
• Produkta vai pārdošanas komandas sagatavošana: no laidiena piezīmēm un specifikācijām katram laidienam izveidojiet īsu skaidrojošu video un vienas lappuses pārskatu.
• Mācību materiāli: pārvērtiet nozares eksperta ierakstītu nodarbību stundas plānā, darba lapā un mācību kartīšu komplektā.
• Darbs ar klientiem vai pētniecība: pārvērtiet pārskatu kopumu izpētes kopsavilkumā ar avotu atsaucēm, par kuru visa komanda var uzdot jautājumus.

1. nedēļa: papildiniet kopīgo Bibliotēku

Trūcīgs bibliotēkas saturs ir galvenā pazīme, ka ieviešana var neizdoties. Pirms pievienojas citi, ievietojiet tajā reālus darba materiālus:

1. Izmantojiet komandas iestatīšanas laikā izveidoto projektu vai izveidojiet jaunu izvēlētajam darba procesam.
2. Pievienojiet avota dokumentus, ierakstus un prezentācijas, ko cilvēki patiešām izmanto, nevis to kopsavilkumus.
3. Mapē atveriet Kopīgot un izvēlieties Visi komandā [team name].

Kopīgojiet avotus, ne tikai rezultātus. No viena kopīgota PDF faila divpadsmit cilvēki var izveidot divpadsmit dažādus materiālus, savukārt kopīgotu kopsavilkumu var tikai izlasīt.

Pirms uzaicināt plašāku cilvēku loku, paši izpildiet visu darba procesu no sākuma līdz beigām. Jūs izveidosiet pirmo patiešām noderīgo materiālu un uzzināsiet, kā Bibliotēkā vēl trūkst.

Skatiet rakstu Kopīgošana ar komandu.

2. nedēļa: vispirms uzaiciniet piemērotākos cilvēkus

Uzaiciniet divus vai trīs cilvēkus, kuri visciešāk saistīti ar šo darbu, nevis visu nodaļu. Vismaz vienam piešķiriet lomu Administrators, lai jūs nebūtu vienīgais, kurš var pievienot lietotāju vietas vai atrisināt piekļuves problēmas.

Nosūtiet uzaicinājumus sadaļā Komanda → Dalībnieki vai izveidojiet pievienošanās saiti un ievietojiet to komandas tērzēšanā. Sadaļā Dalībnieki nonāk arī pievienošanās pieprasījumi, kurus varat apstiprināt vai noraidīt.

Uzaicinājuma e-pastos ir saites uz nesen kopīgotajiem darbiem, tāpēc Bibliotēkas papildināšana pirms uzaicināšanas padara uzaicinājumu vērtīgu. Norādiet visiem uz šo kopīgoto materiālu un vienu konkrētu uzdevumu, ko izmēģināt: «izveido sev testu no jauno darbinieku ievadīšanas projekta» ir labāk nekā «pamēģini, ko tur var darīt».

2. nedēļa: vienreiz iestatiet lietošanas nosacījumus

Divus administratora iestatījumus ir vērts noteikt jau sākumā sadaļā Komanda → Norēķini → Plāns un MI modeļi:

• Piekļuve modeļiem: kurus modeļus un to līmeņus dalībnieki var izmantot.
• Pieprasīt datu nesaglabāšanu: ja jūsu organizācijai ir datu apstrādes politika, ieslēdziet šo iestatījumu. Tad būs pieejami tikai modeļi, kas izmanto apstiprinātus datu apstrādes maršrutus bez datu saglabāšanas.

Pēc tam sadaļā Komanda → MI profili izveidojiet profilu ar kopīgām norādēm, vēlamo modeli un jūsu vizuālo identitāti. Visu komandas biedru slaidiem, dokumentiem un video būs vienots izskats, nevienam atkārtoti neievadot prasības.

Par abām iespējām lasiet rakstā Komandas pārvaldība, bet, ja kādam jāapstiprina atbilstība politikai, skatiet rakstu Dati, privātums un modeļu vadība Teams darbvietās.

3.–4. nedēļa: godīgi novērtējiet lietošanu

Atveriet Komanda → Pārskats → Aktivitāte. Sākotnēji tiek rādītas pēdējās 30 dienas, un skatu var pārslēgt uz pēdējām 7 dienām. Jums jānoskaidro viens: vai materiālus veido vairāk nekā viens cilvēks?

• Vairāki aktīvi dalībnieki, regulāri veidoti materiāli: ieviešana izdodas. Pievienojiet nākamo darba procesu un nākamo projektu.
• Gandrīz visa aktivitāte ir jūsu: gandrīz vienmēr iemesls ir nepietiekams vai vajadzībām neatbilstošs Bibliotēkas saturs, nevis intereses trūkums. Pajautājiet mazāk aktīvajiem dalībniekiem, ko viņi mēģināja paveikt, un pievienojiet viņiem vajadzīgo avotu.
• Cilvēki veido materiālus, bet neatgriežas: rezultāts bija interesants, taču ne pietiekami noderīgs. Izvēlieties darbu ar konkrētu termiņu.

Bibliotēka sniedz otru vērtīgu rādītāju: vienumiem ir skatījumu skaits, tāpēc varat redzēt, kurus avotus cilvēki patiešām atvēra un kuri jums šķita svarīgi, bet nevienu neieinteresēja.

Aktivitātes pārskatos apzināti tiek rādīti apkopoti dati: tikai skaits, nekad satura nosaukumi vai uzvednes. Izņēmums ir sadaļa Kopīgotās lekcijas, kurā redzams, kurš ir pabeidzis katru ar komandu kopīgoto videolekciju vai raidierakstu un kā viņam veicies ar tā jautājumiem.

Pēc tam paplašiniet lietošanu

Kad pirmais darba process norit bez jūsu līdzdalības, atkārtojiet to: izvēlieties jaunu darba procesu, izveidojiet jaunu komandai piederošu projektu, lai tas saglabātos neatkarīgi no tā izveidotāja, un uzaiciniet par šo darbu atbildīgos cilvēkus. Komandas biedri, kuri pievienojas ar uzaicinājumu, nonāk komandas Bibliotēkā, tāpēc pārliecinieties, ka jaunā darba materiāli ir kopīgoti pirms uzaicinājumu nosūtīšanas.

Lietotāju vietas jebkurā laikā var pievienot sadaļā Komanda → Norēķini, un katrs gaidošs uzaicinājums rezervē vietu līdz tā pieņemšanai.

Biežākie jautājumi

Vai cilvēki ir jāapmāca? Nē. Norādiet viņiem vienu projektu un vienu uzdevumu. Kad ir pieejami reāli materiāli, ar kuriem strādāt, rīku lietošana kļūst saprotama pati par sevi.

Ja kāds jau personīgi maksā par Scholarly? Viņam saglabājas plāns ar plašākām iespējām. Pievienošanās komandai nevienam nesamazina pieejamās iespējas.

Vai cilvēki var redzēt cits cita privātos darbus? Nē. Personīgie darbi paliek privāti, ja vien tos nekopīgo tieši vai projektā. Administratoru lietojuma pārskatos redzams skaits, savukārt kopīgoto lekciju pārskatos redzams progress un jautājumu rezultāti materiāliem, kas jau ir kopīgoti ar komandu.

Vai varam eksportēt rezultātus no Scholarly? Jā, skatiet rakstu Darbu eksportēšana.

Ja mums vajag vairāk nekā 29 vietas? Tas ir pašapkalpošanās limits. Sazinieties ar mums Teams lapā, un mēs palīdzēsim ar turpmāko. Šādi jārīkojas arī tad, ja plānojat ieviešanu vairākās nodaļās vai nepieciešami rēķini un iepirkuma pasūtījumi.

Saistītie raksti

• Darba sākšana ar Teams, izveidojiet darbvietu un uzaiciniet cilvēkus.
• Kopīgošana ar komandu, izveidojiet kopīgo Bibliotēku.
• Jūsu komandas Bibliotēka un komandas projekti, piemērots pamats katram jaunam darba procesam.
• Komandas pārvaldība, lomas, piekļuve modeļiem, profili un Aktivitāte.
• Scholarly Teams, plāni, cenas un katrā lietotāja vietā iekļautās iespējas.