Að innleiða Scholarly hjá teyminu

Það er auðveldi hlutinn að kaupa notendasæti. Þessi leiðarvísir fjallar um það sem ræður því hvort vinnusvæði teymisins festist í sessi: hvaða efni fer þangað, hverjir byrja og hvernig þú sérð hvort það skilar árangri.

Hér er gert ráð fyrir að þú hafir þegar búið til vinnusvæði. Ef ekki skaltu byrja á Fyrstu skrefunum með Teams. Þar velurðu fjölda sæta og teymisáskrift áður en þú býður teyminu.

Vika 1: Veldu eitt verkefni, ekki allt fyrirtækið

Við uppsetningu teymisins varstu þegar beðin/n um heimild og fyrstu drög að efni voru búin til úr henni. Þetta sameiginlega verkefni er upphafspunkturinn, þú byrjar ekki með autt blað. Fyrsta vikan snýst um að byggja það út í nothæft safn fyrir eitt endurtekið verk.

Algengasta ástæða þess að innleiðing strandar er að byrja á „allir geta notað þetta í hvað sem er“. Veldu eitt endurtekið verk sem teymið vinnur nú þegar en gengur illa eða tekur of langan tíma:

• Móttaka nýliða: breyttu starfsmannahandbókinni, PDF-skjölum með verklagsreglum og upptekinni kynningu í samantekt og próf sem nýliðar klára í raun.
• Stuðningur við vöru- eða söluteymi: breyttu útgáfuupplýsingum og kröfulýsingum í stutt útskýringarmyndband og einnar síðu yfirlit fyrir hverja útgáfu.
• Þjálfunarefni: breyttu upptöku af fræðslu sérfræðings í kennsluáætlun, verkefnablað og sett af námskortum.
• Viðskiptavina- eða rannsóknarvinna: breyttu bunka af skýrslum í rannsóknarsamantekt með heimildatilvísunum sem allt teymið getur spurt út í.

Vika 1: Byggðu upp sameiginlega Safnið

Fátt bendir jafn skýrt til þess að innleiðing muni ekki ná fótfestu og fábrotið safn. Settu inn raunverulegt efni áður en fleiri koma:

1. Notaðu teymisverkefnið sem varð til við uppsetninguna eða búðu til nýtt fyrir verkið sem þú valdir.
2. Bættu við upprunalegum skjölum, upptökum og glærukynningum sem fólk notar í raun, ekki samantektum á þeim.
3. Opnaðu Deila á möppunni og veldu Allir hjá [team name].

Deildu heimildunum, ekki bara efninu sem verður til úr þeim. Tólf manns geta breytt einu sameiginlegu PDF-skjali í tólf ólíka hluti. Sameiginlega samantekt er aðeins hægt að lesa.

Farðu sjálf/ur í gegnum verkið frá upphafi til enda áður en þú býður fleirum. Þannig býrðu til fyrsta efnið sem kemur að raunverulegu gagni og sérð hvað enn vantar í Safnið.

Sjá Að deila með teyminu.

Vika 2: Bjóddu rétta fólkinu fyrst

Bjóddu þeim tveimur eða þremur sem koma mest að verkinu, ekki allri deildinni. Gefðu að minnsta kosti einum þeirra hlutverkið Stjórnandi svo þú sért ekki eina manneskjan sem getur bætt við sætum eða lagað aðgang.

Sendu boð úr Teymi → Fólk eða búðu til skráningartengil og settu hann í spjall teymisins. Undir Fólk berast líka aðgangsbeiðnir sem þú getur samþykkt eða hafnað.

Boðspóstar innihalda tengla á það efni sem síðast var deilt. Þess vegna skiptir máli að fylla Safnið af efni áður en þú býður fólki. Vísaðu öllum á sameiginlega efnið og eitt áþreifanlegt verkefni til að prófa: „búðu þér til próf úr nýliðaverkefninu“ virkar betur en „prófaðu þig áfram“.

Vika 2: Settu skýran ramma strax

Tvær stjórnandastillingar er gott að ákveða snemma, undir Teymi → Greiðslur → Áskrift og gervigreindarlíkön:

• Aðgangur að líkönum: hvaða líkön og líkanaflokka meðlimir mega nota.
• Krefjast engrar gagnageymslu: ef fyrirtækið þitt er með stefnu um meðferð gagna skaltu kveikja á þessu. Þá verða aðeins tiltæk líkön sem nota samþykktar tengileiðir án gagnageymslu.

Settu síðan upp prófíl undir Teymi → Gervigreindarprófílar: sameiginleg fyrirmæli, valið líkan og útlit sem samræmist vörumerkinu. Glærur, skjöl og myndbönd allra í teyminu fá samræmt útlit án þess að nokkur þurfi að slá fyrirmælin inn aftur.

Sjá Umsjón með teyminu fyrir hvort tveggja og Gögn, persónuvernd og líkanastýringar í Teams ef einhver þarf að samþykkja stefnuna.

Vikur 3–4: Metið notkunina af hreinskilni

Opnaðu Teymi → Yfirlit → Virkni. Þar birtast síðustu 30 dagar sjálfgefið en hægt er að skipta yfir í síðustu 7. Þú ert að leita að einu: er meira en ein manneskja að búa til efni?

• Nokkrir virkir meðlimir og regluleg efnissköpun: þetta er að virka. Bættu við næsta verki og næsta verkefni.
• Þú stendur fyrir mestri virkninni: nánast alltaf er Safnið of fábrotið eða inniheldur ekki rétta efnið, frekar en að áhuga skorti. Spyrðu þá sem hafa lítið notað það hvað þeir voru að reyna að gera og bættu við heimildinni sem þá vantaði.
• Fólk býr til efni en kemur ekki aftur: efnið var áhugavert en kom ekki að gagni. Veldu frekar verk sem hefur skilafrest.

Safnið gefur líka gagnlegar vísbendingar: hver færsla sýnir áhorfsfjölda svo þú sérð hvaða heimildir fólk opnaði í raun og hvaða efni þú taldir mikilvægt en enginn skoðaði.

Virkniskýrslur sýna aðeins samanteknar tölur af ásettu ráði: þar birtist fjöldi, aldrei heiti efnis eða fyrirmæli. Undantekningin er Deildir fyrirlestrar, þar sem sést hver kláraði hvern myndbandsfyrirlestur eða hlaðvarp sem þú deildir með teyminu og hvernig viðkomandi gekk að svara spurningunum.

Stækkaðu síðan

Þegar fyrsta verkið gengur án þín skaltu endurtaka ferlið: nýtt verk, nýtt verkefni í eigu teymisins svo það haldist óháð þeim sem setti það upp, og boð til þeirra sem bera ábyrgð á því. Þeir sem ganga í teymið með boði lenda í Safni teymisins. Gakktu því úr skugga um að efninu fyrir nýja verkið hafi verið deilt áður en boðin fara út.

Hægt er að bæta við sætum hvenær sem er undir Teymi → Greiðslur og boð í bið taka frá sæti þar til þau eru samþykkt.

Algengar spurningar

Þarf fólk þjálfun? Nei. Vísaðu því á eitt verkefni og eitt verk að vinna. Verkfærin skýra sig sjálf þegar raunverulegt efni er til staðar til að vinna með.

Hvað ef einhver greiðir þegar fyrir persónulega Scholarly-áskrift? Viðkomandi heldur þeirri áskrift sem veitir meiri réttindi. Að ganga í teymi lækkar aldrei áskrift neins.

Getur fólk séð einkavinnu hvers annars? Nei. Persónuleg vinna helst einkamál nema henni sé deilt beint eða í gegnum verkefni. Notkunarskýrslur stjórnenda sýna fjölda en skýrslur um deilda fyrirlestra sýna framvindu og niðurstöður spurninga fyrir efni sem þegar hefur verið deilt með teyminu.

Getum við flutt efnið úr Scholarly? Já, sjá Að flytja út vinnuna þína.

Hvað ef við þurfum fleiri en 29 sæti? Það er hámarkið í sjálfsafgreiðslu. Hafðu samband við okkur á Teams-síðunni og við aðstoðum þig þaðan. Sama leið gildir um innleiðingu þvert á deildir, reikninga og innkaupapantanir.

Tengt efni

• Fyrstu skrefin með Teams, búðu til vinnusvæðið og bjóddu fólki.
• Að deila með teyminu, byggðu upp sameiginlega Safnið.
• Safn og verkefni teymisins, eðlileg umgjörð fyrir hvert nýtt verk.
• Umsjón með teyminu, hlutverk, aðgangur að líkönum, prófílar og virkni.
• Scholarly Teams, áskriftir, verð og það sem fylgir hverju sæti.