Safn og verkefni teymisins þíns

Teymi nýtist aðeins ef efnið er á einum stað og vinnan helst til haga þótt sá sem hóf hana hætti. Þetta eru tveir aðskildir eiginleikar, safn teymisins og verkefni í eigu teymisins, og þessi síða fjallar um báða.

Að opna teymið þitt

Smelltu á Teymi í hliðarstikunni. Þá opnast Safn, enda er sameiginlega efnið ástæðan fyrir því að vinnusvæðið er til. Efst eru fimm hlutar:

Hluti	Tilgangur
Safn	Allt sem hefur verið deilt með teyminu, bæði heimildir og fullunnið efni
AI-prófílar	Sameiginlegir sérstillingarprófílar sem allir meðlimir geta notað
Fólk	Boð, hlutverk, inngöngutengill og beiðnir um inngöngu
Yfirlit	Sæti, framvinda uppsetningar, þitt eigið sæti og virkniskýrslan
Greiðslur	Áskriftarleið, sæti, greiðsluupplýsingar og reglur um AI-líkön, aðeins fyrir stjórnendur

Meðlimir geta skoðað safnið og opnað hina hlutana, en aðgerðir fara eftir hlutverki. Aðeins eigendur og stjórnendur hafa aðgang að greiðslum og virkniskýrslum. Aðeins þessi hlutverk geta stjórnað boðum og sameiginlegum AI-prófílum.

Safn teymisins

Teymi → Safn sýnir allt sem hefur verið deilt með teyminu, heimildir og fullunnið efni saman, það nýjasta efst. PDF-skjal sem einhver hlóð upp stendur við hlið myndbandsfyrirlestursins sem var búinn til úr því, því í reynd þarftu hvort tveggja.

Það sem þú deilir birtist líka hér, merkt Deilt af þér. Það er engin sérstök sýn fyrir „það sem ég deildi“ sem þarf að bera saman við safnið.

Síur eftir tegund. Röð sía, Allt, Heimildir, Skjöl, Hlaðvörp, Fundargerðir, Rannsóknir, Spjöll, Möppur og verkefni, þrengir listann. Hver sía sýnir uppfærðan fjölda, svo þú sérð strax að safnið geymir níu heimildir og tvær rannsóknarskýrslur án þess að smella á neitt.

Leit. Leitarreiturinn leitar að titlum og þeim sem deildi efninu. „Nýliðafræðsla“ finnur handbókina. Nafn samstarfsfélaga finnur allt sem viðkomandi hefur lagt til.

Hver lína sýnir hver deildi og hvenær. Hvert atriði sýnir Deilt af [name] og hvenær því var bætt við. Uppruninn er því alltaf skýr og þú veist hvort þú ert að skoða stefnuna sem ábyrgðaraðili regluvörslu birti eða drög sem einhver var að prófa.

Fjöldi skoðana. Efni sem fólk hefur opnað sýnir fjölda skoðana. Það er einfaldasta vísbendingin um hvort safnið sé notað eða aðeins fyllt.

Ef ekkert er komið í safnið birtist Deildu fyrstu heimildinni þinni eða sköpun svo þú þurfir ekki að giska á hvar hægt sé að deila.

Sameiginlegt efni birtist líka í þínu eigin safni

Þú þarft ekki að fara á teymissíðuna til að nálgast efni teymisins. Allt sem er deilt með teyminu birtist undir Allt efni ásamt þínu eigin efni, með Teymi-merki sem sýnir nafn þess sem deildi því.

Þetta er með ráðum gert: sameiginlegt safn á sérstökum stað er heimsótt einu sinni. Safn sem birtist þar sem þú leitar nú þegar er notað.

Að bæta efni í safnið

Tvær leiðir liggja á sama stað:

1. Af teymissíðunni: Teymi → Safn → Bæta í safn, veldu síðan hverju á að deila.
2. Úr efninu sjálfu: opnaðu Deila og veldu Allir í [team name].

Þetta er sama aðgerðin. Hvora leiðina sem þú velur:

• Allir virkir meðlimir geta opnað efnið.
• Sá sem deildi efninu á það áfram. Aðeins viðkomandi getur breytt því nema breytingaaðgangur sé veittur sérstaklega.
• Viðkomandi getur gert efnið einkamál aftur hvenær sem er og aðgangur teymisins fellur þá strax niður.
• Þegar meðlimur er fjarlægður missir hann aðgang að safninu. Efni í persónulegu safni viðkomandi verður áfram á reikningi hans. Efni sem tilheyrir verkefni í eigu teymisins verður áfram hjá teyminu.

Þetta á við um allar tegundir efnis: möppur, síður, PDF-skjöl, upptökur, hlaðvörp, myndbandsfyrirlestra, fundargerðir, rannsóknarlotur, spjöll og verkefni.

Verkefni í eigu teymisins

Verkefni heldur utan um heimildir, sköpun, spjöll og áætluð verk sem tilheyra tiltekinni vinnu. Verkefni í eigu teymisins svarar spurningunni sem deiling svarar ekki: hvað gerist þegar sá sem bjó þetta til hættir?

Þegar teymi á verkefni:

• Allir virkir meðlimir geta opnað það án boðs. Það þarf ekki að bæta neinum við og enginn þarf að muna eftir því. Nýir meðlimir fá aðgang þegar þeir ganga í teymið.
• Efni sem er vistað í verkefni í eigu teymisins verður áfram í verkefninu. Eigendur og stjórnendur stjórna efni þess og hvar það er vistað. Meðlimir geta skoðað heimildir, spjallað í einrúmi og breytt sameiginlegri verklýsingu og leiðbeiningum, en fá ekki heimild til að stjórna efninu eingöngu með því að ganga í teymið.
• Verkefnið helst þótt sá sem bjó það til hætti. Verkefnið, heimildir þess og allt sem er búið til úr þeim verður áfram hjá teyminu. Það er tilgangurinn.
• Haus verkefnisins sýnir hvaða teymi á það, svo þú veist alltaf hvers konar verkefni þú ert í.
• Verkefnayfirlitið sýnir verkefni teymisins fyrir ofan persónulegu verkefnin þín, undir fyrirsögnunum Verkefni teymisins og Persónuleg verkefni.

Að flytja verkefni

Hægt er að flytja eignarhald í báðar áttir með eignarhaldsstýringum verkefnisins. Hvor flutningur hefur tilteknar afleiðingar sem staðfestingarglugginn útskýrir áður en þú staðfestir.

Flytja til teymisins

Teymið verður eigandi. Allir virkir meðlimir fá aðgang að verkefninu og öllu sem í því er og verkefnið verður áfram hjá teyminu ef þú hættir.

Notaðu þetta fyrir allt sem þarf að endast lengur en þín eigin þátttaka: nýliðafræðslu, viðvarandi rannsóknir eða viðskiptavinaverkefni sem einhver annar tekur við.

Flytja til meðlims

Meðlimurinn sem þú velur verður persónulegur eigandi. Við þennan flutning tapast aðgangur, svo það borgar sig að lesa þetta tvisvar:

• Teymið og allir sem hafa þegar fengið boð missa aðgang.
• Opinberir tenglar verða einkatenglar.
• Nýi eigandinn getur sett deilingu upp aftur frá grunni.

Notaðu þetta þegar vinnan er í raun að færast út fyrir teymið, til dæmis vegna útkljúfnings eða persónulegs hliðarverkefnis sem lenti á röngum stað.

Á meðan flutningur fer fram læsist verkefnið stuttlega og opnast aftur augnabliki síðar undir nýjum eiganda. Aðeins einn flutningur getur verið í gangi í einu.

Einkaspjöll haldast einkamál

Eignarhald teymisins breytir þessu ekki og þetta er mikilvægasta setningin á síðunni:

Spjöllum og minningum verkefnis er aldrei deilt. Hver meðlimur sem vinnur í verkefni í eigu teymisins hefur sín eigin einkaspjöll og sínar eigin einkaminningar innan þess. Heimildir, leiðbeiningar og efni eru sameiginleg, en samtölin eru einkamál. Enginn annar meðlimur, eigandi verkefnis eða stjórnandi teymis getur lesið þau.

Það sama á við um verkefni sem þú deilir með tilteknum einstaklingum í stað teymisins.

Að samþykkja beiðnir um inngöngu

Sá sem opnar einkamálsefni teymis, til dæmis með tengli sem samstarfsfélagi áframsendi eða gömlu bókamerki, getur óskað eftir aðgangi í stað þess að komast ekki lengra. Þessar beiðnir safnast á síðunni Fólk undir Beiðnir um inngöngu, þar sem sést hver óskar eftir aðgangi og að hverju.

• Samþykkja sendir viðkomandi boð í teymið, sams konar boð og þegar netfang er slegið inn í boðsreitinn. Viðkomandi tekur sæti og fær aðgang að safninu og áskriftarleið teymisins.
• Hafna vísar beiðninni frá.

Ef engin sæti eru laus birtist skýring við aðgerðina í stað þess að hún mistakist: Engin sæti laus, ásamt Stjórna sætum sem opnar Greiðslur þar sem hægt er að bæta við sæti. Ef annar stjórnandi hefur þegar afgreitt beiðnina lætur Scholarly þig vita í stað þess að afgreiða hana aftur.

Að setja safnið upp svo fólk noti það

Algengasta vandamálið er safn sem enginn opnar. Fjórar venjur koma í veg fyrir það.

Deildu heimildunum sem fólk þarf í raun á að halda, ekki samantektum. Tólf manns geta búið til tólf ólíka hluti úr einu sameiginlegu PDF-skjali. Sameiginlega samantekt er aðeins hægt að lesa. Heimildin er endurnýtanlega verðmætið.

Skipuleggðu eftir endurteknum verkefnum, ekki eftir fólki. Ein mappa fyrir hvert verkefni sem þarf að sinna reglulega, til dæmis Nýliðafræðsla, Vara, Stefnur eða Viðskiptavinasamtöl, nýtist betur en ein mappa fyrir hvern samstarfsfélaga. Fólk kemur í safnið með verkefni í huga, ekki samstarfsfélaga.

Skiptu út úreltum skjölum í stað þess að bæta við öðru eintaki. Svör sem byggja á heimildum verða aldrei betri en efnið í safninu. Tvær útgáfur af sömu stefnu leiða til svara sem fara bil beggja. Skiptu gömlu útgáfunni út.

Settu eitthvað í safnið áður en þú býður fólki. Boðspóstur nefnir það efni sem síðast var deilt, svo boðið sjálft segir hverju viðkomandi er að taka þátt í, til dæmis „handbókinni fyrir 2026 og kynningu á nýliðafræðslu þriðja ársfjórðungs“, í stað þess að biðja aðeins um skráningu. Nýr meðlimur sem kemur inn á tómt vinnusvæði hefur ekkert að gera og gerir yfirleitt ekkert.

Tengt efni

• Að deila með teyminu þínu, deilingarglugginn, eignarhald og hvað hvert sýnileikastig þýðir.
• Að stjórna teyminu þínu, sæti, hlutverk, boð og inngöngutengillinn.
• Verkefni, flipar, leiðbeiningar, minni og áætluð verk innan verkefnis.
• Gögn, persónuvernd og stýringar líkana í teymum, hvað stjórnandi getur séð og stýringar fyrir reglur um líkön.
• Að innleiða Scholarly í teyminu þínu, hagnýt áætlun fyrir fyrsta mánuðinn til að fylla safnið.
• Að setja upp sameiginlegt þjálfunarsafn fyrir teymið þitt: uppsetningarskref, heimildatafla og virkni þjálfunarsafns.