Knjižnica in projekti vaše ekipe

Ekipa je uporabna le, če je gradivo na enem mestu in delo ostane na voljo tudi po odhodu osebe, ki ga je začela. Za to skrbita dve različni funkciji, knjižnica ekipe in projekti v lasti ekipe. Ta stran opisuje obe.

Odpiranje ekipe

V stranski vrstici kliknite Ekipa. Odpre se Knjižnica, saj je skupno gradivo razlog za obstoj tega delovnega prostora. Na vrhu je pet razdelkov:

Razdelek	Čemu je namenjen
Knjižnica	Vse, kar je v skupni rabi z ekipo, viri in končni izdelki na enem mestu
Profili UI	Skupni profili prilagoditev, ki jih lahko uporabi vsak član
Člani	Povabila, vloge, povezava za pridružitev in prošnje za pridružitev
Pregled	Sedeži, napredek nastavitve, vaš sedež in poročilo o dejavnosti
Obračunavanje	Paket, sedeži, podatki za plačilo in pravilnik o modelih UI, samo za skrbnike

Člani lahko brskajo po knjižnici in odpirajo druge razdelke, vendar so dejanja odvisna od njihove vloge. Dostop do obračunavanja in poročil o dejavnosti zahteva vlogo lastnika ali skrbnika. Samo ti vlogi lahko upravljata povabila in skupne profile UI.

Knjižnica ekipe

V razdelku Ekipa → Knjižnica je navedeno vse, kar je kdo dal v skupno rabo z ekipo, viri in končni izdelki skupaj, od najnovejših naprej. PDF, ki ga je nekdo naložil, je prikazan ob videopredavanju, ustvarjenem iz njega, saj v praksi potrebujete oboje.

Tu so prikazane tudi vsebine, ki ste jih dali v skupno rabo sami, z oznako V skupno rabo ste dali vi. Ni ločenega pogleda »moje vsebine v skupni rabi«, ki bi ga morali primerjati s tem seznamom.

Filtri po vrsti. Vrstica filtrov Vse, Viri, Dokumenti, Podkasti, Zapiski sestankov, Raziskave, Klepeti in Mape in projekti zoži seznam. Vsak filter prikazuje sproti posodobljeno število, zato že na prvi pogled vidite, da knjižnica vsebuje devet virov in dve raziskovalni poročili, ne da bi morali kar koli klikniti.

Iskanje. Iskalno polje išče po naslovih in imenih oseb, ki so vsebino dale v skupno rabo. Z iskanjem »Uvajanje« najdete priročnik, z imenom sodelavca pa vse, kar je prispeval.

Vsaka vrstica pove, kdo je vsebino delil in kdaj. Pri vsakem elementu sta prikazana oznaka V skupno rabo je dal/a [name] in čas dodajanja. Izvor je tako vedno jasen: veste, ali gledate pravilnik, ki ga je objavila odgovorna oseba za skladnost, ali osnutek, ki ga je nekdo preizkušal.

Število ogledov. Elementi, ki jih je kdo odprl, prikazujejo število ogledov. Tako najlažje ugotovite, ali člani knjižnico uporabljajo ali jo le polnijo.

Če v knjižnici še ni ničesar, prazen pogled ponudi možnost Dajte prvi vir ali izdelek v skupno rabo, da vam ni treba ugibati, kje to storite.

Skupno delo je prikazano tudi v vaši knjižnici

Za dostop do gradiva ekipe vam ni treba obiskati strani ekipe. Vse, kar je v skupni rabi z ekipo, se prikaže med vašo Vso vsebino poleg vašega dela, z oznako Ekipa in imenom osebe, ki je vsebino dala v skupno rabo.

To je namerno: skupno knjižnico, ki je na ločenem mestu, ljudje obiščejo enkrat. Knjižnico, ki se pojavi tam, kjer že iščejo, pa uporabljajo.

Dodajanje vsebine v knjižnico

Do istega cilja vodita dve poti:

1. Na strani ekipe: izberite Ekipa → Knjižnica → Dodaj v knjižnico, nato izberite vsebino za skupno rabo.
2. Pri samem elementu: odprite Skupna raba in izberite Vsi v ekipi [team name].

Obe poti izvedeta isto dejanje. V obeh primerih velja:

• Vsebino lahko odpre vsak aktiven član.
• Lastništvo ostane osebi, ki je vsebino dala v skupno rabo. Pravico do urejanja obdrži ta oseba, razen če dostop dodeli posebej.
• Oseba lahko vsebino kadar koli znova označi kot zasebno in dostop ekipe se takoj prekine.
• Odstranitev člana prekine njegov dostop do knjižnice. Delo v njegovi osebni knjižnici ostane v njegovem računu, gradivo, ki pripada projektu v lasti ekipe, pa ostane ekipi.

To velja za vse vrste vsebin: mape, strani, PDF-je, posnetke, podkaste, videopredavanja, zapiske sestankov, raziskovalne seje, klepete in projekte.

Projekti v lasti ekipe

Projekt na enem mestu združuje vire, izdelke, klepete in načrtovana opravila za določeno delo. Projekt v lasti ekipe odgovarja na vprašanje, ki ga skupna raba ne reši: kaj se zgodi, ko oseba, ki je to ustvarila, odide?

Ko je projekt v lasti ekipe:

• Vsak aktiven član ga lahko odpre brez povabila. Nikogar ni treba dodajati in nikomur ni treba skrbeti, da bi to pozabil storiti. Novi člani dobijo dostop ob pridružitvi ekipi.
• Gradivo, shranjeno v projektu v lasti ekipe, ostane v projektu. Lastniki in skrbniki upravljajo njegovo vsebino in mesto shranjevanja. Člani si lahko ogledujejo vire, zasebno klepetajo ter urejajo skupni opis in navodila, vendar s samo pridružitvijo ne dobijo dovoljenja za upravljanje vsebine.
• Projekt ostane na voljo tudi po odhodu osebe, ki ga je ustvarila. Projekt, njegovi viri in vse, kar je bilo ustvarjeno iz njih, ostanejo ekipi. Prav temu je namenjen.
• Glava projekta navaja ekipo, ki je njegova lastnica, zato vedno veste, v kakšnem projektu ste.
• Galerija projektov združuje projekte ekipe nad osebnimi projekti, pod naslovoma Projekti ekipe in Osebni projekti.

Prenos projekta

Lastništvo lahko prenesete v obe smeri z možnostmi za upravljanje lastništva projekta. Vsaka smer ima določene posledice, ki jih potrditveno okno pojasni, preden prenos potrdite.

Prenos na ekipo

Ekipa postane lastnica. Vsak aktiven član dobi dostop do tega projekta in vsega v njem, projekt pa ostane ekipi, če jo zapustite.

To uporabite za delo, ki bo trajalo dlje od vašega sodelovanja: uvajanje, stalno raziskovanje ali delo za stranko, ki ga bo prevzel nekdo drug.

Prenos na člana

Izbrani član postane osebni lastnik. Pri tem prenosu se obstoječi dostopi izgubijo, zato je vredno naslednje prebrati dvakrat:

• Ekipa in vse že povabljene osebe izgubijo dostop.
• Javne povezave postanejo zasebne.
• Novi lastnik lahko skupno rabo znova nastavi od začetka.

To uporabite, ko delo dejansko zapušča okvir ekipe, na primer pri odcepitvi podjetja ali osebnem stranskem projektu, ki je pristal na napačnem mestu.

Med prenosom se projekt za kratek čas zaklene, nato pa se znova odpre z novim lastnikom. Hkrati lahko poteka samo en prenos.

Zasebni klepeti ostanejo zasebni

Lastništvo ekipe tega ne spremeni. To je najpomembnejši stavek na tej strani:

Klepeti in spomini projekta niso nikoli v skupni rabi. Vsak član, ki dela v projektu v lasti ekipe, ima v njem svoje zasebne klepete in svoje zasebne spomine. Viri, navodila in vsebina v skupni rabi so skupni, pogovori pa so zasebni. Noben drug član, lastnik projekta ali skrbnik ekipe jih ne more brati.

Enako velja za projekt, ki ga daste v skupno rabo s posameznimi osebami namesto z ekipo.

Odobritev prošenj za pridružitev

Oseba, ki odpre zasebni element ekipe prek povezave, ki jo je posredoval sodelavec, ali starega zaznamka, lahko zaprosi za dostop, namesto da bi ostala brez možnosti nadaljevanja. Te prošnje se zbirajo na strani Člani v razdelku Prošnje za pridružitev, kjer je prikazano, kdo prosi in za kaj.

• Odobri pošlje pravo povabilo v ekipo, enako tistemu, ki ga pošljete z vnosom v polje za povabila. S tem oseba zasede sedež ter dobi dostop do knjižnice in paketa ekipe.
• Zavrni zavrne prošnjo.

Če nimate več prostih sedežev, se ob odobritvi prikaže pojasnilo, namesto da bi dejanje spodletelo: Ni prostih sedežev. Možnost Upravljaj sedeže vas odpre v razdelku Obračunavanje, kjer lahko dodate sedež. Če je drug skrbnik prošnjo že obravnaval, vas Scholarly o tem obvesti, namesto da bi dejanje izvedel dvakrat.

Ureditev knjižnice, da jo bodo člani uporabljali

Pogosta težava je knjižnica, ki je nihče ne odpira. Preprečijo jo štiri navade.

V skupno rabo dajte vire, ki jih ljudje dejansko potrebujejo, ne povzetkov. Iz PDF-ja v skupni rabi lahko dvanajst različnih ljudi ustvari dvanajst različnih stvari. Povzetek v skupni rabi lahko le preberejo. Vir je gradivo, ki ga je mogoče znova uporabiti.

Vsebino uredite po ponavljajočih se nalogah, ne po osebah. Mapa za vsako vrsto dela, ki se ponavlja, na primer Uvajanje, Produkt, Pravilniki ali Klici s strankami, je uporabnejša od mape za vsakega sodelavca. Ljudje pridejo v knjižnico zaradi naloge, ne zaradi določenega sodelavca.

Zastarele dokumente zamenjajte, namesto da dodajate drugo kopijo. Kakovost odgovorov, podprtih z viri, je odvisna od vsebine knjižnice. Dve različici istega pravilnika lahko vodita do odgovorov, ki združujejo obe. Staro različico zamenjajte.

Dodajte nekaj vsebine, preden kogar koli povabite. E-poštna povabila navajajo nazadnje dodane elemente v skupni rabi, zato že samo povabilo pove, čemu se oseba pridružuje, na primer »priročniku za leto 2026 in vodniku za uvajanje za tretje četrtletje«, namesto da bi vsebovalo le prošnjo za registracijo. Novi član, ki pride v prazen delovni prostor, nima česa početi in običajno tudi ničesar ne naredi.

Povezano

• Skupna raba z ekipo, okno za skupno rabo, lastništvo in pomen posameznih ravni vidnosti.
• Upravljanje ekipe, sedeži, vloge, povabila in povezava za pridružitev.
• Projekti, zavihki, navodila, spomin in načrtovana opravila v projektu.
• Podatki, zasebnost in nadzor modelov v ekipah, kaj lahko vidi skrbnik in kako se nastavi pravilnik o modelih.
• Uvedba storitve Scholarly v ekipo, praktičen načrt za prvi mesec polnjenja knjižnice.
• Vzpostavitev skupne knjižnice za usposabljanje ekipe: koraki nastavitve, tabela dovoljenj in razdelek Dejavnost za knjižnico za usposabljanje.