Jūsų komandos biblioteka ir projektai

Komanda naudinga tik tada, kai medžiaga yra vienoje vietoje, o darbai išlieka net išėjus juos pradėjusiam žmogui. Tai dvi skirtingos funkcijos: komandos biblioteka ir komandai priklausantys projektai. Šiame puslapyje aptariamos abi.

Kaip atverti komandą

Šoninėje juostoje spustelėkite Komanda. Atsivers Biblioteka, nes bendra medžiaga yra pagrindinė šios darbo erdvės paskirtis. Viršuje yra penki skyriai:

Skyrius	Kam skirtas
Biblioteka	Viskas, kas bendrinama su komanda: šaltiniai ir sukurti darbai vienoje vietoje
DI profiliai	Bendri pritaikymo profiliai, kuriuos gali naudoti bet kuris narys
Žmonės	Kvietimai, vaidmenys, prisijungimo nuoroda ir prašymai prisijungti
Apžvalga	Vietos, sąrankos eiga, jūsų vieta ir veiklos ataskaita
Atsiskaitymas	Planas, vietos, mokėjimo duomenys ir DI modelių politika, tik administratoriams

Nariai gali naršyti biblioteką ir atverti kitus skyrius, tačiau galimi veiksmai priklauso nuo vaidmens. Atsiskaitymas ir veiklos ataskaitos prieinami tik savininkui arba administratoriui. Tik šiuos vaidmenis turintys žmonės gali valdyti kvietimus ir bendrus DI profilius.

Komandos biblioteka

Skiltyje Komanda → Biblioteka pateikiama viskas, ką kas nors bendrino su komanda: šaltiniai ir sukurti darbai kartu, naujausi viršuje. Kieno nors įkeltas PDF yra greta iš jo sukurtos vaizdo paskaitos, nes praktiškai prireikia abiejų.

Čia rodomi ir jūsų bendrinami elementai, pažymėti Bendrinate jūs. Nereikia derinti atskiro rodinio „Mano bendrinami elementai“.

Filtrai pagal tipą. Filtrų eilutė Visi, Šaltiniai, Dokumentai, Tinklalaidės, Susitikimų užrašai, Tyrimai, Pokalbiai, Aplankai ir projektai susiaurina sąrašą. Prie kiekvieno filtro rodomas nuolat atnaujinamas skaičius, todėl nieko nespustelėję matote, kad bibliotekoje yra devyni šaltiniai ir dvi tyrimų ataskaitos.

Paieška. Paieškos laukas ieško pagal pavadinimus ir bendrinusį asmenį. Įvedę „Įvadinis mokymas“ rasite vadovą, o įvedę komandos nario vardą rasite viską, kuo jis pasidalijo.

Kiekvienoje eilutėje nurodyta, kas ir kada bendrino. Prie kiekvieno elemento rodoma Bendrino [name] ir kada jis buvo pridėtas. Taigi medžiagos kilmė visada aiški: žinote, ar žiūrite už atitiktį atsakingo vadovo paskelbtą tvarką, ar kieno nors išbandytą juodraštį.

Peržiūrų skaičius. Prie elementų, kuriuos žmonės atvėrė, rodomas peržiūrų skaičius. Tai paprasčiausias rodiklis, padedantis suprasti, ar biblioteka naudojamasi, ar ji tik pildoma.

Jei bibliotekoje dar nieko nėra, tuščio rodinio parinktis Bendrinti pirmą šaltinį ar kūrinį padeda iškart rasti bendrinimo funkciją.

Bendri darbai rodomi ir jūsų bibliotekoje

Norint pasiekti komandos medžiagą, nebūtina eiti į komandos puslapį. Viskas, kas bendrinama su komanda, rodoma skiltyje Visas turinys greta jūsų darbų, su ženkleliu Komanda, kuriame nurodytas bendrinęs asmuo.

Taip padaryta sąmoningai: atskiroje vietoje esančią bendrą biblioteką žmonės aplanko vieną kartą. Biblioteka, matoma ten, kur jie jau ieško, yra naudojama.

Kaip pridėti medžiagos į biblioteką

Tą patį galima padaryti dviem būdais:

1. Komandos puslapyje: Komanda → Biblioteka → Pridėti į biblioteką, tada pasirinkite, kuo bendrinti.
2. Pačiame elemente: atverkite Bendrinti ir pasirinkite Visi komandos [team name] nariai.

Abiem būdais atliekamas tas pats veiksmas:

• Elementą gali atverti kiekvienas aktyvus narys.
• Savininku lieka jį bendrinęs asmuo. Tik jis gali redaguoti, nebent redagavimo prieiga suteikiama atskirai.
• Jis gali bet kada vėl padaryti elementą privatų, ir komandos prieiga iškart panaikinama.
• Pašalinus narį, jis netenka prieigos prie bibliotekos. Jo asmeninėje bibliotekoje esantys darbai lieka jo paskyroje, o komandos projektui priklausanti medžiaga lieka komandai.

Tai taikoma bet kokio tipo turiniui: aplankams, puslapiams, PDF failams, įrašams, tinklalaidėms, vaizdo paskaitoms, susitikimų užrašams, tyrimų sesijoms, pokalbiams ir projektams.

Komandai priklausantys projektai

Projektas vienoje vietoje saugo konkrečiam darbui skirtus šaltinius, kūrinius, pokalbius ir suplanuotas užduotis. Komandai priklausantis projektas atsako į klausimą, kurio bendrinimas neišsprendžia: kas nutiks, kai tai sukūręs žmogus išeis?

Kai projektas priklauso komandai:

• Kiekvienas aktyvus narys gali jį atverti be kvietimo. Niekam nereikia pridėti narių ar prisiminti tai padaryti. Nauji nariai gauna prieigą prisijungę prie komandos.
• Į komandai priklausantį projektą įtraukta medžiaga lieka projekte. Savininkai ir administratoriai valdo jo turinį ir vietą. Nariai gali peržiūrėti šaltinius, bendrauti privačiai ir redaguoti bendrą aprašą bei instrukcijas, tačiau vien prisijungę negauna teisės valdyti turinio.
• Projektas išlieka jį sukūrusiam žmogui išėjus. Projektas, jo šaltiniai ir viskas, kas iš jų sukurta, lieka komandai. Tai ir yra pagrindinė paskirtis.
• Projekto antraštėje nurodyta komanda savininkė, todėl visada žinote, kokio tipo projekte esate.
• Projektų galerijoje komandos projektai rodomi virš asmeninių, po antraštėmis Komandos projektai ir Asmeniniai projektai.

Projekto perdavimas

Nuosavybę galima perduoti abiem kryptimis naudojant projekto nuosavybės valdiklius. Kiekviena kryptis turi konkrečių pasekmių, kurias patvirtinimo dialogo langas paaiškina prieš jums patvirtinant veiksmą.

Perduoti komandai

Komanda tampa savininke. Kiekvienas aktyvus narys gauna prieigą prie šio projekto ir visko, kas jame yra, o jums išėjus projektas lieka komandai.

Taip perduokite darbus, kurie bus reikalingi ilgiau, nei jūs prie jų dirbsite: įvadinį mokymą, tęstinius tyrimus, kliento projektą, kurį perims kitas žmogus.

Perduoti nariui

Pasirinktas narys tampa asmeniniu savininku. Perduodant šia kryptimi prarandama esama prieiga, todėl verta perskaityti atidžiai:

• Komanda ir visi anksčiau pakviesti žmonės netenka prieigos.
• Viešos nuorodos tampa privačios.
• Naujasis savininkas gali iš naujo nustatyti bendrinimą.

Taip perduokite darbus, kurie iš tiesų atsiskiria nuo komandos veiklos, pavyzdžiui, atskiriamą veiklą ar asmeninį šalutinį projektą, atsidūrusį ne ten, kur turėtų būti.

Perduodamas projektas trumpam užrakinamas, o po akimirkos vėl atveriamas jau su nauju savininku. Vienu metu gali vykti tik vienas perdavimas.

Privatūs pokalbiai lieka privatūs

Komandos nuosavybė to nekeičia. Tai svarbiausias šio puslapio sakinys:

Projekto pokalbiai ir projekto atmintis niekada nebendrinami. Kiekvienas komandai priklausančiame projekte dirbantis narys jame turi savo privačius pokalbius ir savo privačią atmintį. Šaltiniai, instrukcijos ir turinys yra bendri, o pokalbiai privatūs. Jų negali skaityti nei kitas narys, nei projekto savininkas, nei komandos administratorius.

Tas pats galioja ir projektui, kurį bendrinate su atskirais žmonėmis, o ne su komanda.

Prašančių prisijungti žmonių patvirtinimas

Žmogus, atvėręs privatų komandos elementą per kolegos persiųstą nuorodą ar seną žymę, gali prašyti prieigos, užuot tiesiog negalėjęs tęsti. Šie prašymai kaupiami puslapio Žmonės skiltyje Prašymai prisijungti, kur rodoma, kas kreipiasi ir ko prašo.

• Patvirtinti išsiunčia tikrą kvietimą į komandą, tokį patį, kaip įvedus adresą kvietimo lauke. Prisijungęs žmogus užima vietą ir gauna prieigą prie bibliotekos bei komandos plano.
• Atmesti pašalina prašymą.

Jei laisvų vietų nėra, bandant patvirtinti pateikiamas paaiškinimas vietoje klaidos: Nėra laisvų vietų. Pasirinkus Tvarkyti vietas, atveriamas atsiskaitymo skyrius, kuriame galima pridėti vietą. Jei kitas administratorius jau sutvarkė prašymą, Scholarly apie tai praneša ir veiksmo nekartoja.

Kaip sutvarkyti biblioteką, kad žmonės ja naudotųsi

Dažniausia nesėkmė yra biblioteka, kurios niekas neatveria. To padeda išvengti keturi įpročiai.

Bendrinkite šaltinius, kurių žmonėms iš tiesų reikia, o ne santraukas. Iš bendrinamo PDF dvylika skirtingų žmonių gali sukurti dvylika skirtingų dalykų. Bendrinamą santrauką galima tik perskaityti. Šaltinis yra daugkartinio naudojimo išteklius.

Grupuokite pagal pasikartojančias užduotis, o ne žmones. Aplankas kiekvienai nuolat atliekamai užduočiai, pavyzdžiui, „Įvadinis mokymas“, „Produktas“, „Tvarkos“, „Pokalbiai su klientais“, yra naudingesnis nei atskiras aplankas kiekvienam komandos nariui. Žmonės ateina į biblioteką atlikti užduoties, o ne ieškoti konkretaus kolegos.

Pakeiskite nebeaktualius dokumentus, užuot pridėję antrą kopiją. Šaltiniais pagrįstų atsakymų kokybė priklauso nuo bibliotekos turinio. Dvi tos pačios tvarkos versijos lemia atsakymus, kuriuose sumaišomos abi versijos. Senąją pakeiskite naująja.

Prieš ką nors kviesdami, įdėkite medžiagos. Kvietimo laiškuose įvardijami naujausi bendrinti elementai, todėl pats kvietimas paaiškina, prie ko žmogus jungiasi, pavyzdžiui, „2026 m. vadovas ir III ketvirčio įvadinio mokymo apžvalga“, užuot vien prašęs užsiregistruoti. Naujas narys, patekęs į tuščią darbo erdvę, neturi ką veikti ir paprastai nieko nedaro.

Susiję straipsniai

• Bendrinimas su komanda, bendrinimo langas, nuosavybė ir kiekvieno matomumo lygio reikšmė.
• Komandos valdymas, vietos, vaidmenys, kvietimai ir prisijungimo nuoroda.
• Projektai, projekto skirtukai, instrukcijos, atmintis ir suplanuotos užduotys.
• Duomenys, privatumas ir modelių valdikliai komandose, ką gali matyti administratorius ir modelių politikos valdikliai.
• Scholarly diegimas komandoje, praktiškas pirmojo mėnesio planas bibliotekai užpildyti.
• Bendros mokymų bibliotekos parengimas komandai: sąrankos veiksmai, leidimų lentelė ir mokymų bibliotekos veiklos peržiūra.