Библиотеката и проектите на вашия екип

Екипното пространство е полезно само ако материалите са на едно място и работата остава достъпна след напускането на човека, който я е започнал. За това служат две различни функции: библиотеката на екипа и проектите, собственост на екипа. Тази страница разглежда и двете.

Отваряне на екипа

Щракнете върху Екип в страничната лента. Отваря се Библиотека, защото споделените материали са причината да съществува това работно пространство. В горната част има пет раздела:

Раздел	За какво служи
Библиотека	Всичко, споделено с екипа, източници и готови материали на едно място
AI профили	Споделени профили за персонализиране, които всеки член може да прилага
Хора	Покани, роли, връзката за присъединяване и заявки за присъединяване
Общ преглед	Места, напредък по настройването, вашето място и отчетът за активността
Таксуване	План, места, данни за плащане и правила за AI моделите, само за администратори

Членовете могат да разглеждат библиотеката и да отварят другите раздели, но достъпните действия зависят от ролята им. Таксуването и отчетите за активността изискват роля Собственик или Администратор. Само тези роли управляват поканите и споделените AI профили.

Библиотеката на екипа

В Екип → Библиотека се показва всичко, което някой е споделил с екипа: източници и готови материали заедно, с най-новите най-отгоре. Каченият от някого PDF стои до видеолекцията, създадена от него, защото на практика са ви нужни и двете.

Тук се показват и материалите, които вие сте споделили, с обозначение Споделено от вас. Няма отделен изглед „Моите споделяния“, който да сравнявате с този.

Филтри по тип. Редът с филтри Всички, Източници, Документи, Подкасти, Бележки от срещи, Проучвания, Чатове, Папки и проекти стеснява списъка. Всеки филтър показва актуален брой, така че с един поглед виждате например, че библиотеката съдържа девет източника и два доклада от проучвания, без да щраквате никъде.

Търсене. Полето за търсене обхваща заглавията и човека, който е споделил материалите. „Въвеждане в работата“ намира наръчника, а името на колега намира всичко, което е добавил.

Всеки ред показва кой и кога е споделил материала. Всеки елемент показва Споделено от [name] и кога е добавен. Така произходът винаги е ясен и знаете дали разглеждате правилата, публикувани от отговорника по съответствието, или чернова, която някой е изпробвал.

Брой преглеждания. Материалите, които хората са отваряли, показват брой преглеждания. Това е най-лесният ориентир дали библиотеката се използва, или просто се пълни.

Ако все още няма нищо, празният изглед предлага Споделете първия си източник или създаден материал, за да не се налага да гадаете откъде се споделя.

Споделените материали се показват и в личната ви библиотека

Не е нужно да посещавате страницата на екипа, за да отворите екипни материали. Всичко, споделено с екипа, се показва във Всичко съдържание заедно с личните ви материали и има значка Екип, която посочва човека, който го е споделил.

Това е умишлено: споделена библиотека на отделно място обикновено се посещава веднъж. Когато се показва там, където вече търсите, тя се използва.

Добавяне на материал в библиотеката

Има два начина да направите едно и също:

1. От страницата на екипа: Екип → Библиотека → Добавяне в библиотеката, след което изберете какво да споделите.
2. От самия материал: отворете Споделяне и изберете Всички в [team name].

Резултатът е един и същ. И в двата случая:

• Всеки активен член може да го отвори.
• Собствеността остава при човека, който го е споделил. Само той може да го редактира, освен ако не предостави отделно достъп за редактиране.
• Той може отново да го направи частен по всяко време и достъпът на екипа се прекратява незабавно.
• Премахването на член прекратява достъпа му до библиотеката. Материалите в личната му библиотека остават в неговия акаунт, а материалите, собственост на екипен проект, остават при екипа.

Това важи за всеки тип съдържание: папки, страници, PDF файлове, записи, подкасти, видеолекции, бележки от срещи, сесии за проучване, чатове и проекти.

Проекти, собственост на екипа

Проектът събира на едно място източниците, създадените материали, чатовете и планираните задачи за конкретна работа. Проектът, собственост на екипа, отговаря на въпроса, който споделянето не решава: какво става, когато човекът, който го е създал, напусне?

Когато екипът притежава проект:

• Всеки активен член може да го отвори без покана. Не е нужно някой да бъде добавян и никой не трябва да помни да го добави. Новите членове получават достъп с присъединяването си към екипа.
• Материалите, добавени в проекта, собственост на екипа, остават в него. Собствениците и администраторите управляват съдържанието му и къде се съхранява то. Членовете могат да преглеждат източници, да водят лични чатове и да редактират споделеното задание и инструкциите, но самото присъединяване не им дава права за управление на съдържанието.
• Проектът остава достъпен и след напускането на създателя му. Проектът, източниците му и всичко, създадено от тях, остават при екипа. Именно това е целта.
• В заглавната част на проекта е посочен екипът собственик, така че винаги знаете в какъв проект работите.
• Галерията с проекти групира екипните проекти над личните ви, под заглавията Екипни проекти и Лични проекти.

Прехвърляне на проект

Собствеността може да се прехвърля и в двете посоки чрез настройките за собственост на проекта. Всяка посока има конкретни последици, които диалогът за потвърждение обяснява, преди да потвърдите.

Прехвърляне към екипа

Екипът става собственик. Всеки активен член получава достъп до проекта и всичко в него, а проектът остава при екипа, ако напуснете.

Използвайте тази възможност за всичко, което ще продължи и след вашето участие: въвеждане на нови служители, текущи проучвания, работа по клиент, която друг ще поеме.

Прехвърляне към член

Избраният от вас член става личен собственик. При това прехвърляне се губят права за достъп, затова прочетете внимателно:

• Екипът и всички вече поканени хора губят достъп.
• Публичните връзки стават частни.
• Новият собственик може да настрои споделянето отначало.

Използвайте тази възможност, когато работата действително излиза извън екипа, например при отделяне на самостоятелна дейност или за личен страничен проект, попаднал на грешното място.

По време на прехвърлянето проектът се заключва за кратко и скоро след това отново става достъпен с новия си собственик. Може да се извършва само едно прехвърляне наведнъж.

Личните чатове остават лични

Собствеността на екипа не променя това. Следва най-важното изречение на тази страница:

Чатовете и паметта в проекта никога не се споделят. Всеки член, който работи в проект, собственост на екипа, има свои лични чатове и своя лична памет в него. Споделените източници, инструкции и съдържание са общи, а разговорите са лични. Никой друг член, собственик на проект или администратор на екипа не може да ги чете.

Същото важи и за проект, който споделяте с отделни хора вместо с екипа.

Одобряване на заявки за присъединяване

Човек, който отвори частен екипен материал чрез препратена от колега връзка или стара отметка, може да поиска достъп, вместо да стигне до задънена улица. Тези заявки се събират на страницата Хора под Заявки за присъединяване, където се вижда кой подава заявката и за какво иска достъп.

• Одобряване изпраща стандартна покана за екипа, същата като изпратената чрез полето за покани. Присъединяването заема място и дава достъп до библиотеката и плана на екипа.
• Отхвърляне премахва заявката.

Ако няма свободни места, при одобряването се показва пояснение на място вместо грешка: Няма свободни места, а Управление на местата ви отвежда в Таксуване, за да добавите място. Ако друг администратор вече е обработил заявката, Scholarly ви уведомява, вместо да изпълнява действието повторно.

Организиране на библиотеката така, че хората да я използват

Библиотека, която никой не отваря, е често срещан резултат. Четири навика помагат да го избегнете.

Споделяйте източниците, които хората действително търсят, а не резюмета. Дванадесет души могат да превърнат един споделен PDF в дванадесет различни материала. Споделеното резюме може само да се чете. Източникът е ресурсът за многократна употреба.

Организирайте по повтарящи се задачи, а не по хора. По една папка за всяка редовна дейност, като въвеждане в работата, продукт, правила или разговори с клиенти, е по-полезна от по една папка за всеки колега. Хората идват в библиотеката с конкретна задача, а не с мисъл за определен колега.

Заменяйте остарелите документи, вместо да добавяте второ копие. Качеството на отговорите, основани на източници, зависи от съдържанието на библиотеката. Две версии на едни и същи правила водят до отговори, които смесват разликите между тях. Заменете старата версия.

Добавете нещо, преди да поканите когото и да било. Имейлите с покани посочват най-скоро споделените материали, така че самата покана казва към какво се присъединява човекът, например „наръчника за 2026 г. и ръководството за въвеждане в работата за третото тримесечие“, вместо просто да го кани да се регистрира. Нов член, попаднал в празно работно пространство, няма какво да прави и обикновено не прави нищо.

Свързани статии

• Споделяне с екипа, прозорецът за споделяне, собствеността и значението на всяко ниво на видимост.
• Управление на екипа, места, роли, покани и връзката за присъединяване.
• Проекти, раздели, инструкции, памет и планирани задачи в проекта.
• Данни, поверителност и управление на моделите в Teams, какво може да вижда администраторът и как се управляват правилата за моделите.
• Внедряване на Scholarly в екипа, практичен план за попълване на библиотеката през първия месец.
• Настройване на споделена библиотека за обучение на екипа: стъпките за настройване, таблица с правата и активността в библиотеката за обучение.