Въвеждане на Scholarly в екипа ви

Купуването на места е лесната част. Това ръководство разглежда какво определя дали екипното работно пространство ще се използва трайно: какво да съдържа, кой да започне и как да разберете дали работи.

Предполагаме, че вече сте създали работно пространство. Ако още не сте, започнете с Първи стъпки с Teams. Там ще изберете броя места и екипен план, преди да поканите екипа си.

Седмица 1: Изберете една задача, а не цялата компания

При настройването на екипа вече сте добавили източник и от него е създаден първи материал. Този споделен проект е отправната ви точка, така че не започвате от нулата. През първата седмица целта е да го разширите до пълноценна библиотека за една повтаряща се задача.

Най-често въвеждането буксува, когато започне с „всеки може да го използва за всичко“. Изберете една повтаряща се задача, която екипът ви вече изпълнява трудно или бавно:

• Въвеждане на нови служители: превърнете наръчника, PDF файловете с вътрешни правила и записаното представяне в резюме и тест, които новите служители действително ще завършат.
• Подготовка на продуктовия или търговския екип: превърнете бележките по изданията и документите със спецификации в кратко обяснително видео и справка от една страница за всяко издание.
• Учебни материали: превърнете записана сесия на експерт в план на урок, работен лист и набор от флашкарти.
• Работа по клиентски проекти или проучвания: превърнете набор от доклади в обобщение на проучването с цитирани източници, по което целият екип може да задава въпроси.

Седмица 1: Разширете споделената Библиотека

Оскъдното съдържание в библиотеката е най-силният признак, че въвеждането няма да се получи. Преди да се присъединят още хора, добавете реални материали:

1. Използвайте проекта, създаден при настройването на екипа, или създайте нов за избраната задача.
2. Добавете оригиналните документи, записи и презентации, към които хората действително се обръщат, а не техни резюмета.
3. Отворете Споделяне за папката и изберете Всички в [team name].

Споделяйте източниците, а не само резултатите. Дванадесет души могат да превърнат един споделен PDF в дванадесет различни материала. Споделеното резюме може само да се чете.

Изпълнете задачата сами от начало до край, преди да поканите повече хора. Така ще създадете първия наистина полезен материал и ще разберете какво още липсва в Библиотеката.

Вижте Споделяне с екипа ви.

Седмица 2: Поканете подходящите първи участници

Поканете двама или трима души, които са най-пряко ангажирани с тази задача, а не целия отдел. Дайте на поне един от тях роля Администратор, за да не сте единственият човек, който може да добавя места или да решава проблеми с достъпа.

Изпратете покани от Екип → Хора или създайте връзка за присъединяване и я публикувайте в екипния чат. В Хора пристигат и заявките за присъединяване, които можете да одобрите или отхвърлите.

Имейлите с покани съдържат връзки към последно споделените материали. Затова попълването на Библиотеката преди поканите ги прави по-смислени за получателите. Насочете всички към споделените материали и едно конкретно действие: „създай си тест от проекта за въвеждане на нови служители“ е по-полезно от „поразгледай го“.

Седмица 2: Задайте основните правила веднъж

Добре е да вземете решение за две администраторски настройки още в началото, в Екип → Таксуване → План и AI модели:

• Достъп до модели: кои модели и нива могат да използват членовете.
• Изискване за нулево съхранение на данни: ако организацията ви има политика за обработка на данни, включете тази настройка. Ще останат достъпни само модели, чиито заявки се обработват по одобрени маршрути без съхранение на данни.

След това създайте профил в Екип → AI профили със споделени инструкции, предпочитан модел и визуалната ви идентичност. Презентациите, документите и видеата на всеки колега ще имат последователен облик, без да се налага някой да въвежда указанията отново.

Вижте Управление на екипа ви за настройките и профилите, както и Данни, поверителност и управление на моделите в Teams, ако някой трябва да одобри политиката.

Седмици 3–4: Оценете реалното използване

Отворете Екип → Общ преглед → Активност. По подразбиране се показват последните 30 дни, а можете да превключите към последните 7. Търсите едно нещо: създава ли материали повече от един човек?

• Няколко активни членове, редовно създаване на материали: подходът работи. Добавете следващата задача и следващия проект.
• Почти цялата активност е ваша: причината почти винаги е оскъдна Библиотека или съдържание, което не отговаря на нуждите, а не липса на интерес. Попитайте по-неактивните членове какво са се опитвали да направят и добавете източника, който им е липсвал.
• Хората създават материали, но не се връщат: резултатът е бил интересен, но не особено полезен. Преминете към задача с конкретен краен срок.

Библиотеката е вторият полезен показател: всеки материал има брояч на преглежданията, така че можете да видите кои източници хората действително са отворили и кои сте смятали за важни, но никой не е използвал.

Отчетите за активност умишлено показват обобщени данни: бройки, без заглавия на съдържание или подкани. Изключението е Споделени лекции, където виждате кой е завършил всяка видеолекция или подкаст, споделени с екипа, и как се е справил с въпросите към тях.

След това разширете използването

Когато първата задача вече се изпълнява без вашето участие, повторете подхода: нова задача, нов проект, собственост на екипа, който да се запази независимо кой го е създал, и покани към хората, отговорни за нея. Колегите, които се присъединяват чрез покана, попадат в екипната Библиотека, затова споделете материалите за новата задача, преди да изпратите поканите.

Места могат да се добавят по всяко време от Екип → Таксуване, а чакащите покани запазват място, докато бъдат приети.

Често задавани въпроси

Нужно ли е обучение? Не. Насочете хората към един проект и една задача. Инструментите са лесни за разбиране, когато има реални материали, с които да работят.

Ами ако някой вече плаща за личен план в Scholarly? Той запазва плана с повече възможности. Присъединяването към екип никога не понижава нечий план.

Могат ли хората да виждат личните материали на другите? Не. Личните материали остават поверителни, освен ако не са споделени директно или чрез проект. Администраторските отчети за използване показват бройки, а отчетите за споделени лекции показват напредъка и резултатите от въпросите за материали, които вече са споделени с екипа.

Можем ли да изнесем създадените материали от Scholarly? Да, вижте Експортиране на материалите ви.

Ами ако ни трябват повече от 29 места? Това е максималният брой места, които можете да закупите самостоятелно. Свържете се с нас от страницата на Teams и ще ви съдействаме. Това е и начинът да организирате въвеждане в няколко отдела или да заявите фактуриране и работа с поръчки за покупка.

Свързани статии

• Първи стъпки с Teams, създайте работното пространство и поканете хора.
• Споделяне с екипа ви, изградете споделената Библиотека.
• Екипната ви Библиотека и екипните проекти, естествената основа за всяка нова задача.
• Управление на екипа ви, роли, достъп до модели, профили и Активност.
• Scholarly Teams, планове, цени и какво включва всяко място.