פתיחת תפריט הניווטסגירת תפריט הניווט
מדריךהטמעה בצוות

הטמעת Scholarly בצוות

רכישת מקומות היא החלק הקל. המדריך הזה עוסק בחלק שקובע אם סביבת העבודה הצוותית תהפוך לחלק מהשגרה: אילו חומרים מוסיפים, מי מתחיל ואיך יודעים שזה עובד.

המדריך מניח שכבר יצרתם סביבת עבודה. אם עדיין לא, התחילו בתחילת העבודה עם Teams. שם תבחרו מקומות ותוכנית לצוות לפני שתזמינו את חברי הצוות.

שבוע 1: בוחרים משימה אחת, לא את כל החברה

במהלך הגדרת הצוות כבר התבקשתם להוסיף מקור, ונוצר ממנו תוצר ראשוני. הפרויקט המשותף הזה הוא נקודת הפתיחה שלכם, לא דף ריק. בשבוע 1 מרחיבים אותו לספרייה שימושית עבור משימה חוזרת אחת.

הסיבה הנפוצה ביותר לכך שהטמעה נתקעת היא שמתחילים בגישה של "כולם יכולים להשתמש בזה לכל דבר". בחרו משימה חוזרת אחת שהצוות כבר מבצע באיטיות או לא מספיק טוב:

  • קליטת עובדים: הפכו את מדריך העובדים, קובצי ה-PDF של הנהלים וסרטון הדרכה מוקלט לסיכום ולבוחן שעובדים חדשים באמת משלימים.
  • הדרכת צוותי מוצר או מכירות: הפכו הערות גרסה ומסמכי אפיון לסרטון הסבר קצר ולתקציר של עמוד אחד לכל גרסה.
  • חומרי הדרכה: הפכו מפגש מוקלט של מומחה בתחום למערך שיעור, לדף עבודה ולערכת כרטיסיות לימוד.
  • עבודה עבור לקוחות או מחקר: הפכו אוסף דוחות לסיכום מחקר עם הפניות למקורות, שכל הצוות יכול לשאול עליו שאלות.

שבוע 1: מרחיבים את הספרייה המשותפת

ספרייה דלה היא הסימן החזק ביותר לכך שההטמעה לא תתבסס. לפני שמצטרפים עוד אנשים, הוסיפו חומרי עבודה אמיתיים:

  1. השתמשו בפרויקט הצוות שנוצר בתהליך ההגדרה, או צרו פרויקט למשימה שבחרתם.
  2. הוסיפו את מסמכי המקור, ההקלטות והמצגות שאנשים באמת משתמשים בהם, ולא סיכומים שלהם.
  3. פתחו את שיתוף בתיקייה ובחרו כולם ב-[team name].

שתפו את המקורות, ולא רק את התוצרים. תריסר אנשים יכולים להפוך PDF משותף לתריסר דברים שונים; סיכום משותף אפשר רק לקרוא.

בצעו את המשימה בעצמכם, מתחילתה ועד סופה, לפני הרחבת מעגל המוזמנים. כך תיצרו את התוצר השימושי הראשון ותגלו מה עדיין חסר בספרייה.

ראו שיתוף עם הצוות.

שבוע 2: מזמינים את האנשים המתאימים להתחלה

הזמינו את שניים או שלושה האנשים הקרובים ביותר למשימה הזאת, ולא את כל המחלקה. תנו לפחות לאחד מהם הרשאת מנהל, כדי שעוד מישהו יוכל להוסיף מקומות או לפתור בעיות גישה.

שלחו הזמנות דרך צוות → אנשים, או צרו קישור הצטרפות ושתפו אותו בצ'אט של הצוות. אל אנשים מגיעות גם בקשות הצטרפות, שאפשר לאשר או לדחות.

הודעות ההזמנה בדוא"ל כוללות קישורים לתכנים ששותפו לאחרונה, ולכן מילוי הספרייה לפני ההזמנה הוא מה שהופך אותה לרלוונטית. הפנו את כולם לחומרים המשותפים ולפעולה אחת ברורה שכדאי לנסות: "צרו לעצמכם בוחן מפרויקט קליטת העובדים" יעיל יותר מ"נסו לשחק עם זה".

שבוע 2: מגדירים כללי שימוש פעם אחת

כדאי להחליט מוקדם על שתי הגדרות ניהול, בנתיב צוות → חיוב → תוכנית ומודלי AI:

  • גישה למודלים: באילו מודלים ורמות יכולים חברי הצוות להשתמש.
  • דרישה לאי-שמירת נתונים: אם לארגון יש מדיניות לטיפול בנתונים, הפעילו אפשרות זו. רק מודלים שפועלים במסלולים מאושרים שאינם שומרים נתונים יישארו זמינים.

לאחר מכן הגדירו פרופיל תחת צוות → פרופילי AI: הנחיות משותפות, מודל מועדף וזהות חזותית. המצגות, המסמכים והסרטונים של כל חברי הצוות יקבלו מראה אחיד, בלי להקליד מחדש את ההנחיות בכל פעם.

ראו ניהול הצוות להסבר על שתי האפשרויות, ואת נתונים, פרטיות ושליטה במודלים ב-Teams אם נדרש אישור למדיניות.

שבועות 3–4: בודקים בכנות את השימוש

פתחו את צוות → סקירה כללית → פעילות. כברירת מחדל מוצגים 30 הימים האחרונים, ואפשר לעבור ל-7 האחרונים. חפשו דבר אחד: האם יותר מאדם אחד יוצר?

  • כמה חברי צוות פעילים ויצירה שוטפת: זה עובד. הוסיפו את המשימה הבאה ואת הפרויקט הבא.
  • הפעילות מרוכזת אצלכם: כמעט תמיד מדובר בספרייה דלה או לא מתאימה, ולא בחוסר עניין. שאלו את מי שפחות פעילים מה ניסו לעשות, והוסיפו את המקור שהיה חסר להם.
  • אנשים יוצרים אבל לא חוזרים: התוצר היה מעניין, אך לא מספיק שימושי. עברו למשימה עם מועד יעד.

הספרייה מספקת סימן נוסף שכדאי לבדוק: לכל פריט מוצג מספר צפיות, כך שאפשר לראות אילו מקורות אנשים באמת פתחו, ואילו מקורות נראו לכם חשובים אבל איש לא נגע בהם.

דוחות הפעילות מציגים בכוונה נתונים מצטברים: מספרים בלבד, ללא כותרות תכנים או הנחיות שנכתבו. החריג הוא הרצאות משותפות, שמציג מי השלים כל הרצאת וידאו או פודקאסט ששיתפתם עם הצוות, ומה היו התוצאות שלו בשאלות.

ואז מרחיבים

כשהמשימה הראשונה מתנהלת גם בלעדיכם, חזרו על התהליך: משימה חדשה, פרויקט חדש בבעלות הצוות שיישאר גם אם מי שהקים אותו יעזוב, והזמנת האנשים שאחראים למשימה. חברי צוות שמצטרפים דרך הזמנה מגיעים לספריית הצוות, לכן ודאו שחומרי המשימה החדשה משותפים לפני שליחת ההזמנות.

אפשר להוסיף מקומות בכל עת דרך צוות → חיוב, והזמנות ממתינות שומרות מקום עד לקבלתן.

שאלות נפוצות

האם צריך להדריך את המשתמשים? לא. הפנו אותם לפרויקט אחד ולמשימה אחת. הכלים ברורים לשימוש כשיש חומר אמיתי לעבוד איתו.

מה קורה אם למישהו כבר יש מנוי אישי בתשלום ל-Scholarly? התוכנית שמעניקה יותר נשמרת. הצטרפות לצוות לעולם לא משנמכת את התוכנית של אף אחד.

האם אפשר לראות עבודה פרטית של אחרים? לא. עבודה אישית נשארת פרטית, אלא אם משתפים אותה ישירות או דרך פרויקט. דוחות השימוש למנהלים מציגים מספרים, ואילו דוחות ההרצאות המשותפות מציגים התקדמות ותוצאות בשאלות עבור חומרים שכבר שותפו עם הצוות.

האם אפשר לייצא את התוצרים מ-Scholarly? כן, ראו ייצוא העבודה שלכם.

מה קורה אם נצטרך יותר מ-29 מקומות? זו התקרה בשירות עצמי. צרו איתנו קשר דרך עמוד Teams ונמשיך משם. זה גם המסלול להטמעה בכמה מחלקות או להסדרת חשבוניות והזמנות רכש.

המידע עזר לך?
הקודםנתוני הצוות ואבטחה