Scholarly Kullanımını Ekibinizde Yaygınlaştırma

Kullanıcı lisansı satın almak işin kolay kısmı. Bu kılavuz, ekip çalışma alanının kalıcı olarak kullanılıp kullanılmayacağını belirleyen konuları ele alır: içine hangi materyallerin ekleneceği, kimlerin başlayacağı ve işe yaradığını nasıl anlayacağınız.

Bu kılavuz, çalışma alanınızı zaten oluşturduğunuzu varsayar. Henüz oluşturmadıysanız Ekiplerle kullanıma başlama ile başlayın. Orada ekibinizi davet etmeden önce kullanıcı lisansı sayısını ve bir ekip planını seçeceksiniz.

1. hafta: Tüm şirketi değil, tek bir işi seçin

Ekip kurulumu sırasında sizden bir kaynak istendi ve bu kaynaktan ilk içerik taslağı oluşturuldu. Başlangıç noktanız boş bir sayfa değil, bu paylaşılan proje. İlk haftanın amacı, bu projeyi düzenli olarak yapılan tek bir iş için gerçek bir kitaplığa dönüştürmek.

Kullanıma geçişin duraksamasının en yaygın nedeni, "herkes her şey için kullanabilir" yaklaşımıyla başlamaktır. Ekibinizin hâlihazırda düzenli olarak yaptığı, ancak iyi sonuç alamadığı veya yavaş ilerlediği tek bir iş seçin:

• İşe uyum: çalışan el kitabını, politika PDF'lerini ve kayıtlı bir tanıtımı, yeni çalışanların gerçekten tamamlayacağı bir çalışma kılavuzuna ve teste dönüştürün.
• Ürün veya satış desteği: sürüm notlarını ve teknik özellik belgelerini, her sürüm için kısa bir açıklayıcı videoya ve tek sayfalık bir özete dönüştürün.
• Eğitim materyali: bir konu uzmanının kayıtlı oturumunu ders planına, çalışma kâğıdına ve bilgi kartlarına dönüştürün.
• Müşteri veya araştırma çalışmaları: bir dizi raporu, tüm ekibin hakkında soru sorabileceği, kaynak gösteren bir araştırma özetine dönüştürün.

1. hafta: Paylaşılan Kitaplığı genişletin

Yetersiz içerikli bir kitaplık, kullanımın yerleşmeyeceğine dair en güçlü işarettir. Daha fazla kişi katılmadan önce gerçek materyalleri ekleyin:

1. Kurulum sırasında oluşturulan ekip projesini kullanın veya seçtiğiniz iş için bir proje oluşturun.
2. İnsanların gerçekten başvurduğu kaynak belgeleri, kayıtları ve slayt sunumlarını ekleyin, bunların özetlerini değil.
3. Klasörde Paylaş seçeneğini açın ve [team name] ekibindeki herkes seçeneğini belirleyin.

Yalnızca çıktıları değil, kaynakları paylaşın. Paylaşılan bir PDF, farklı kişiler tarafından pek çok farklı içeriğe dönüştürülebilir. Paylaşılan bir özet ise yalnızca okunabilir.

Daha geniş bir grubu davet etmeden önce işi baştan sona kendiniz yapın. Böylece gerçekten faydalı ilk içeriği üretecek ve Kitaplıkta hâlâ nelerin eksik olduğunu öğreneceksiniz.

Bkz. Ekibinizle paylaşma.

2. hafta: İlk olarak doğru kişileri davet edin

Tüm departmanı değil, bu işle en yakından ilgilenen iki veya üç kişiyi davet edin. En az birine Yönetici rolü verin. Böylece kullanıcı lisansı ekleyebilen veya erişim sorunlarını çözebilen tek kişi siz olmazsınız.

Ekip → Kişiler bölümünden davetiye gönderin veya bir katılım bağlantısı oluşturup ekip sohbetinizde paylaşın. Onaylamanız ya da reddetmeniz gereken katılım istekleri de Kişiler bölümüne gelir.

Davet e-postalarında en son paylaşılan çalışmalara bağlantılar yer alır. Bu nedenle davetin karşılık bulmasını sağlayan şey, Kitaplığı davetten önce doldurmaktır. Herkesi bu paylaşılan materyale yönlendirin ve denemeleri için somut bir görev verin: "İşe uyum projesinden kendinize bir test oluşturun" demek, "biraz kurcalayın" demekten daha etkilidir.

2. hafta: Kullanım kurallarını baştan belirleyin

Ekip → Faturalandırma → Plan ve yapay zekâ modelleri bölümündeki iki yönetici ayarını erken belirlemekte fayda var:

• Model erişimi: üyelerin hangi modelleri ve model kademelerini kullanabileceği.
• Verilerin saklanmamasını zorunlu kıl: kuruluşunuzun bir veri işleme politikası varsa bu ayarı açın. Böylece yalnızca verilerin saklanmadığı onaylı yollar üzerinden sunulan modeller kullanılabilir.

Ardından Ekip → Yapay zekâ profilleri bölümünde bir profil oluşturun: ortak talimatlar, tercih edilen bir model ve görsel kimliğiniz. Böylece kimsenin talimatları yeniden yazmasına gerek kalmadan tüm ekip üyelerinin slaytları, belgeleri ve videoları tutarlı bir görünüme sahip olur.

Her iki konu için Ekibinizi yönetme makalesine, politikanın bir yetkili tarafından onaylanması gerekiyorsa Ekiplerde veri, gizlilik ve model kontrolleri makalesine bakın.

3–4. hafta: Kullanımın benimsenmesini gerçekçi biçimde değerlendirin

Ekip → Genel bakış → Etkinlik bölümünü açın. Varsayılan olarak son 30 gün gösterilir; bunu son 7 gün olarak değiştirebilirsiniz. Tek bir soruya yanıt arıyorsunuz: Birden fazla kişi içerik üretiyor mu?

• Birden fazla aktif üye, düzenli üretim: işe yarıyor. Sıradaki işi ve projeyi ekleyin.
• Etkinlik sizde yoğunlaşıyor: bu neredeyse her zaman ilgisizlikten değil, Kitaplığın yetersiz veya ihtiyaca uygun olmayan içeriğinden kaynaklanır. Aktif olmayan üyelere ne yapmaya çalıştıklarını sorun ve ihtiyaç duydukları kaynağı ekleyin.
• İnsanlar içerik üretiyor ama geri dönmüyor: çıktı faydalı olmaktan çok ilgi çekici kalmış olabilir. Son teslim tarihi olan bir işe geçin.

Kitaplık, incelemeye değer ikinci göstergedir: öğelerde görüntülenme sayısı bulunur. Böylece insanların hangi kaynakları gerçekten açtığını ve sizin önemli gördüğünüz hâlde kimsenin kullanmadığı kaynakları görebilirsiniz.

Etkinlik raporları bilinçli olarak toplu veriler sunar: sayıları gösterir, içerik başlıklarını veya istemleri asla göstermez. Bunun istisnası Paylaşılan dersler bölümüdür. Bu bölüm, ekiple paylaştığınız her video dersi veya podcast'i kimlerin tamamladığını ve sorularında nasıl bir sonuç aldığını gösterir.

Ardından kapsamı genişletin

İlk iş siz olmadan yürümeye başladığında aynı adımları tekrarlayın: yeni bir iş seçin, kuran kişiden bağımsız olarak varlığını sürdürebilmesi için ekibe ait yeni bir proje oluşturun ve bu işten sorumlu kişileri davet edin. Davet yoluyla katılan ekip üyeleri doğrudan ekip Kitaplığına yönlendirilir. Bu nedenle davetler gönderilmeden önce yeni işin materyallerinin paylaşıldığından emin olun.

Ekip → Faturalandırma bölümünden istediğiniz zaman kullanıcı lisansı ekleyebilirsiniz. Bekleyen davetler, kabul edilene kadar bir kullanıcı lisansını ayırır.

Sık sorulan sorular

Kullanıcıların eğitim alması gerekiyor mu? Hayır. Onları tek bir projeye ve tek bir göreve yönlendirin. Üzerinde çalışabilecekleri gerçek materyaller olduğunda araçların nasıl kullanılacağı kolayca anlaşılır.

Bir kişi Scholarly için zaten bireysel olarak ödeme yapıyorsa ne olur? Hangi plan daha kapsamlıysa onu kullanmaya devam eder. Bir ekibe katılmak kimsenin planını düşürmez.

Kullanıcılar birbirlerinin özel çalışmalarını görebilir mi? Hayır. Kişisel çalışmalar doğrudan veya bir proje aracılığıyla paylaşılmadıkça gizli kalır. Yönetici kullanım raporları sayıları gösterirken, paylaşılan ders raporları ekiple zaten paylaşılmış materyallerdeki ilerlemeyi ve soru sonuçlarını gösterir.

Çıktıları Scholarly dışına aktarabilir miyiz? Evet. Bkz. Çalışmalarınızı dışa aktarma.

29 kullanıcı lisansından fazlasına ihtiyacımız olursa ne olur? Kendi başınıza satın alabileceğiniz üst sınır budur. Ekipler sayfasından bizimle iletişime geçin, sonraki adımlarda size yardımcı olalım. Departmanlar genelinde kullanıma geçiş, faturalandırma ve satın alma siparişleri için de bu yolu kullanabilirsiniz.

İlgili makaleler

• Ekiplerle kullanıma başlama, çalışma alanını oluşturun ve kullanıcıları davet edin.
• Ekibinizle paylaşma, paylaşılan Kitaplığı oluşturun.
• Ekip Kitaplığınız ve ekip projeleri, her yeni işi düzenlemek için uygun yapı.
• Ekibinizi yönetme, roller, model erişimi, profiller ve Etkinlik.
• Scholarly Teams, planlar, fiyatlandırma ve her kullanıcı lisansının kapsamı.