Cómo implantar Scholarly en tu equipo

Comprar licencias es la parte fácil. Esta guía trata sobre lo que determina si un espacio de trabajo de equipo se convierte en una herramienta habitual: qué contiene, quién empieza y cómo sabes si está funcionando.

Damos por hecho que ya has creado un espacio de trabajo. Si aún no lo has hecho, empieza por Primeros pasos con Teams. Allí elegirás las licencias y un plan de equipo antes de invitar a tu equipo.

Semana 1: Elige una tarea, no toda la empresa

Durante la configuración del equipo ya se te pidió una fuente y se creó un primer borrador de un recurso a partir de ella. Ese proyecto compartido es tu punto de partida, no una página en blanco. La primera semana consiste en ampliarlo hasta crear una biblioteca útil para una tarea recurrente.

La causa más habitual de que una implantación se estanque es empezar con "todo el mundo puede usarlo para lo que quiera". Elige una sola tarea recurrente que tu equipo ya haga con dificultades o demasiado despacio:

• Incorporación de personal: convierte el manual, los PDF de políticas internas y una explicación grabada en una guía de estudio y un cuestionario que las nuevas incorporaciones realmente terminen.
• Formación de producto o ventas: convierte las notas de la versión y los documentos de especificaciones en un breve vídeo explicativo y un resumen de una página por versión.
• Material de formación: convierte la sesión grabada de una persona experta en la materia en un plan de clase, una hoja de ejercicios y un conjunto de tarjetas de estudio.
• Trabajo para clientes o investigación: convierte un conjunto de informes en un resumen de investigación con citas sobre el que todo el equipo pueda hacer preguntas.

Semana 1: Amplía la Biblioteca compartida

Una biblioteca con poco contenido es el principal indicador de que una implantación no llegará a cuajar. Antes de que se incorpore más gente, añade material real:

1. Usa el proyecto de equipo creado durante la configuración o crea uno para la tarea que has elegido.
2. Añade los documentos fuente, las grabaciones y las presentaciones que la gente consulta de verdad, no resúmenes de ellos.
3. Abre Compartir en la carpeta y elige Todos en [team name].

Comparte las fuentes, no solo los resultados. Una docena de personas puede convertir un PDF compartido en una docena de cosas distintas; un resumen compartido solo se puede leer.

Completa la tarea tú mismo, de principio a fin, antes de invitar a más gente. Crearás el primer recurso realmente útil y descubrirás qué le falta todavía a la Biblioteca.

Consulta Compartir con tu equipo.

Semana 2: Invita primero a las personas adecuadas

Invita a las dos o tres personas más implicadas en esa tarea, no a todo el departamento. Asigna a al menos una de ellas el rol de Administrador para no ser la única persona que pueda añadir licencias o resolver problemas de acceso.

Envía invitaciones desde Equipo → Personas, o crea un enlace para unirse y compártelo en el chat de tu equipo. En Personas también recibes las solicitudes para unirse, que puedes aprobar o rechazar.

Los correos de invitación incluyen enlaces a los trabajos compartidos más recientes, por eso añadir contenido a la Biblioteca antes de invitar es lo que da sentido a la invitación. Indica a cada persona dónde está ese material compartido y una acción concreta que probar: "crea un cuestionario para ti a partir del proyecto de incorporación" funciona mejor que "pruébalo un poco".

Semana 2: Define las reglas desde el principio

Conviene decidir pronto dos ajustes de administración, en Equipo → Facturación → Plan y modelos de IA:

• Acceso a modelos: qué modelos y niveles pueden usar los miembros.
• Exigir retención cero de datos: si tu organización tiene una política de tratamiento de datos, activa esta opción y solo seguirán disponibles los modelos que utilicen vías de procesamiento aprobadas con retención cero.

Después, configura un perfil en Equipo → Perfiles de IA: instrucciones compartidas, un modelo preferido y tu identidad visual. Las diapositivas, los documentos y los vídeos de cada miembro del equipo tendrán un aspecto coherente sin que nadie tenga que volver a escribir las indicaciones.

Consulta Gestionar tu equipo para ambas opciones, y Datos, privacidad y controles de modelos en Teams si alguien necesita aprobar la política.

Semanas 3–4: Evalúa la adopción con honestidad

Abre Equipo → Vista general → Actividad. Muestra los últimos 30 días de forma predeterminada y puedes cambiar a los últimos 7. Buscas una sola cosa: ¿hay más de una persona creando?

• Varios miembros activos y creaciones constantes: está funcionando. Añade la siguiente tarea y el siguiente proyecto.
• La actividad se concentra en ti: casi siempre se debe a una Biblioteca escasa o poco adecuada, no a falta de interés. Pregunta a los miembros menos activos qué intentaban hacer y añade la fuente que necesitaban.
• La gente crea, pero no vuelve: el resultado fue interesante, pero no útil. Pasa a una tarea que tenga una fecha límite.

La Biblioteca es el segundo indicador que conviene consultar: los elementos tienen un contador de visualizaciones, así que puedes ver qué fuentes ha abierto realmente la gente y cuáles creías importantes, pero nadie ha consultado.

Los informes de actividad muestran datos agregados de forma intencionada: incluyen recuentos, nunca títulos de contenido ni instrucciones enviadas a la IA. La excepción es Clases compartidas, que muestra quién ha terminado cada clase en vídeo o pódcast que has compartido con el equipo y qué resultados ha obtenido en sus preguntas.

Después, amplía el uso

Cuando la primera tarea funcione sin ti, repite el proceso: una nueva tarea, un nuevo proyecto propiedad del equipo para que siga existiendo independientemente de quién lo haya creado, e invita a las personas responsables. Quienes se incorporan mediante una invitación llegan a la Biblioteca del equipo, así que asegúrate de que el material de la nueva tarea esté compartido antes de enviar las invitaciones.

Puedes añadir licencias en cualquier momento desde Equipo → Facturación, y las invitaciones pendientes reservan una licencia hasta que se aceptan.

Preguntas frecuentes

¿Hace falta formación? No. Indica un proyecto y una tarea. Las herramientas se entienden por sí solas cuando hay material real con el que trabajar.

¿Qué ocurre si alguien ya paga Scholarly por su cuenta? Conserva el plan con más prestaciones. Unirse a un equipo nunca reduce las prestaciones de nadie.

¿Puede la gente ver el trabajo privado de los demás? No. El trabajo personal sigue siendo privado a menos que se comparta directamente o mediante un proyecto. Los informes de uso para administradores muestran recuentos, mientras que los informes de clases compartidas muestran el progreso y los resultados de las preguntas del material que ya se ha compartido con el equipo.

¿Podemos sacar de Scholarly lo que hemos creado? Sí, consulta Exportar tu trabajo.

¿Qué ocurre si necesitamos más de 29 licencias? Ese es el límite de contratación por tu cuenta. Contacta con nosotros desde la página de Teams y te ayudaremos con los siguientes pasos. Esa es también la vía para implantar Scholarly en varios departamentos o gestionar la facturación y las órdenes de compra.

Artículos relacionados

• Primeros pasos con Teams, crea el espacio de trabajo e invita a otras personas.
• Compartir con tu equipo, crea la Biblioteca compartida.
• La Biblioteca y los proyectos de tu equipo, la unidad natural para cada nueva tarea.
• Gestionar tu equipo, roles, acceso a modelos, perfiles y Actividad.
• Scholarly Teams, planes, precios y qué incluye cada licencia.