Introdurre Scholarly nel tuo team

Acquistare i posti è la parte facile. Questa guida affronta ciò che determina se uno spazio di lavoro del team entra davvero nell'uso quotidiano: quali materiali inserirci, chi coinvolgere per primo e come capire se sta funzionando.

La guida presuppone che tu abbia già creato uno spazio di lavoro. Se non l'hai ancora fatto, parti da Primi passi con Teams: potrai scegliere i posti e un piano per il team prima di invitare le persone.

Settimana 1: scegli un'attività, non l'intera azienda

Durante la configurazione del team hai già fornito una fonte, da cui è stata creata una prima bozza di contenuto. Quel progetto condiviso è il tuo punto di partenza: non parti da zero. Nella prima settimana, l'obiettivo è ampliarlo fino a ottenere una vera libreria per una sola attività ricorrente.

Il modo più comune per bloccare l'adozione sul nascere è partire con «tutti possono usarlo per qualsiasi cosa». Scegli una sola attività ricorrente che il team svolge già con difficoltà o lentamente:

• Inserimento dei nuovi assunti: trasforma il manuale aziendale, i PDF delle policy e una presentazione guidata registrata in una guida allo studio e un quiz che i nuovi assunti portino davvero a termine.
• Preparazione dei team di prodotto o vendita: trasforma le note di rilascio e i documenti delle specifiche in un breve video esplicativo e una scheda di una pagina per ogni rilascio.
• Materiale formativo: trasforma la registrazione di una sessione con un esperto in materia in un piano della lezione, una scheda di esercizi e una serie di schede di ripasso.
• Lavoro per i clienti o ricerca: trasforma una raccolta di relazioni in una sintesi di ricerca con citazioni, su cui tutto il team possa fare domande.

Settimana 1: amplia la Libreria condivisa

Una libreria scarna è il segnale più forte che l'adozione rischia di non decollare. Prima che arrivino altre persone, inserisci materiali reali:

1. Usa il progetto del team creato durante la configurazione oppure creane uno per l'attività che hai scelto.
2. Aggiungi i documenti originali, le registrazioni e le presentazioni che le persone consultano davvero, non i loro riassunti.
3. Apri Condividi sulla cartella e scegli Tutti in [team name].

Condividi le fonti, non solo i risultati. Un PDF condiviso può essere trasformato in una dozzina di cose diverse da una dozzina di persone diverse; un riassunto condiviso si può solo leggere.

Svolgi l'attività in prima persona, dall'inizio alla fine, prima di estendere gli inviti. Creerai il primo contenuto davvero utile e scoprirai cosa manca ancora alla Libreria.

Consulta Condividere con il tuo team.

Settimana 2: invita le persone giuste per iniziare

Invita le due o tre persone più coinvolte in quell'attività, non l'intero reparto. Assegna ad almeno una di loro il ruolo di Amministratore, così non sarai l'unica persona a poter aggiungere posti o risolvere problemi di accesso.

Invia gli inviti da Team → Persone, oppure crea un link per unirsi al team e condividilo nella chat del team. In Persone arrivano anche le richieste di adesione, che puoi approvare o rifiutare.

Le email di invito contengono link ai lavori condivisi più di recente: per questo, popolare la Libreria prima di invitare le persone rende l'invito più efficace. Indica a tutti quei materiali condivisi e un'attività concreta da provare: «crea un quiz per te dal progetto di inserimento» funziona meglio di «provalo un po'».

Settimana 2: definisci subito le regole

Conviene decidere presto due impostazioni amministrative, in Team → Fatturazione → Piano e modelli IA:

• Accesso ai modelli: quali modelli e livelli possono usare i membri.
• Richiedi la conservazione zero dei dati: se la tua organizzazione ha una policy sul trattamento dei dati, attiva questa opzione. Resteranno disponibili solo i modelli che utilizzano percorsi di elaborazione approvati senza conservazione dei dati.

Poi configura un profilo in Team → Profili IA: istruzioni condivise, un modello preferito e la tua identità visiva. Le diapositive, i documenti e i video di ogni membro del team avranno un aspetto coerente, senza dover riscrivere ogni volta le indicazioni.

Consulta Gestire il tuo team per entrambi gli aspetti e Dati, privacy e controlli dei modelli in Teams se qualcuno deve approvare la policy.

Settimane 3–4: valuta l'adozione con obiettività

Apri Team → Panoramica → Attività. La vista mostra inizialmente gli ultimi 30 giorni e puoi passare agli ultimi 7. La domanda è una sola: c'è più di una persona che crea contenuti?

• Diversi membri attivi, creazioni regolari: sta funzionando. Aggiungi la prossima attività e il prossimo progetto.
• L'attività è concentrata su di te: quasi sempre la Libreria è troppo scarna o poco adatta alle esigenze, non è una questione di disinteresse. Chiedi ai membri meno attivi cosa stavano cercando di fare e aggiungi la fonte di cui avevano bisogno.
• Le persone creano, ma non tornano: il risultato era interessante, ma poco utile. Passa a un'attività con una scadenza precisa.

La Libreria è il secondo indicatore da consultare: ogni elemento mostra il numero di visualizzazioni, così puoi vedere quali fonti sono state effettivamente aperte e quali ritenevi importanti ma nessuno ha consultato.

I dati sull'attività sono volutamente aggregati: mostrano conteggi, mai titoli dei contenuti o prompt. L'eccezione è Lezioni condivise, che mostra chi ha completato ogni videolezione o podcast che hai condiviso con il team e quali risultati ha ottenuto nelle relative domande.

Poi amplia l'utilizzo

Quando la prima attività procede senza il tuo intervento, ripeti il processo: scegli una nuova attività, crea un nuovo progetto di proprietà del team, così rimarrà disponibile indipendentemente da chi lo ha configurato, e invita le persone che se ne occupano. Chi accede tramite invito arriva nella Libreria del team, quindi assicurati che il materiale della nuova attività sia condiviso prima di inviare gli inviti.

Puoi aggiungere posti in qualsiasi momento da Team → Fatturazione. Gli inviti in sospeso riservano un posto fino all'accettazione.

Domande frequenti

Serve una formazione iniziale? No. Indica un progetto e un'attività da svolgere. Gli strumenti sono intuitivi quando ci sono materiali reali su cui usarli.

E se qualcuno paga già un abbonamento personale a Scholarly? Mantiene il piano più completo. Unirsi a un team non comporta mai il passaggio a un piano inferiore.

Le persone possono vedere i lavori privati degli altri? No. I lavori personali restano privati, a meno che non vengano condivisi direttamente o tramite un progetto. I report di utilizzo degli amministratori mostrano conteggi, mentre i report delle lezioni condivise mostrano i progressi e i risultati delle domande per i materiali già condivisi con il team.

Possiamo esportare i contenuti da Scholarly? Sì, consulta Esportare i tuoi lavori.

E se ci servono più di 29 posti? È il limite per l'acquisto in autonomia. Contattaci dalla pagina Teams e ti aiuteremo a procedere. Puoi contattarci anche per estendere l'adozione a più reparti o per esigenze relative a fatturazione e ordini di acquisto.

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