Wdrażanie Scholarly w zespole

Kupienie miejsc jest proste. Ten przewodnik dotyczy tego, co decyduje, czy zespół zacznie na stałe korzystać ze wspólnej przestrzeni: jakie materiały do niej trafią, kto zacznie i po czym poznasz, że to działa.

Zakładamy, że przestrzeń robocza już istnieje. Jeśli jeszcze jej nie masz, zacznij od artykułu Pierwsze kroki z Teams. Wybierzesz tam liczbę miejsc i plan zespołowy, zanim zaprosisz zespół.

Tydzień 1: Wybierz jedno zadanie, nie całą firmę

Podczas konfiguracji zespołu dodano już źródło, na podstawie którego powstał pierwszy materiał. Ten wspólny projekt to punkt wyjścia, więc nie zaczynasz od zera. Pierwszy tydzień poświęć na rozbudowanie go w przydatną bibliotekę do jednego powtarzalnego zadania.

Wdrożenie najczęściej grzęźnie, gdy zaczyna się od założenia, że „każdy może używać tego do wszystkiego”. Wybierz jedno powtarzalne zadanie, które zespół już wykonuje, ale robi to zbyt wolno lub z niezadowalającym efektem:

• Wdrażanie nowych pracowników: przekształć podręcznik pracownika, pliki PDF z zasadami i nagranie instruktażowe w podsumowanie oraz quiz, które nowe osoby rzeczywiście ukończą.
• Przygotowanie zespołu produktowego lub sprzedażowego: przekształć informacje o zmianach i dokumentację specyfikacji w krótki film objaśniający oraz jednostronicowe omówienie każdej wersji.
• Materiały szkoleniowe: przekształć nagranie sesji z osobą ekspercką w plan lekcji, kartę pracy i zestaw fiszek.
• Praca dla klientów lub badania: przekształć zbiór raportów w podsumowanie badań z odwołaniami do źródeł, na podstawie którego cały zespół może zadawać pytania.

Tydzień 1: Rozbuduj wspólną Bibliotekę

Zbyt mała ilość materiałów w bibliotece to najważniejszy sygnał, że wdrożenie może się nie przyjąć. Zanim dołączą kolejne osoby, dodaj materiały, z których zespół faktycznie korzysta:

1. Wykorzystaj projekt utworzony podczas konfiguracji zespołu lub utwórz nowy dla wybranego zadania.
2. Dodaj dokumenty źródłowe, nagrania i prezentacje, po które ludzie rzeczywiście sięgają, a nie ich podsumowania.
3. Otwórz opcję Udostępnij dla folderu i wybierz Wszyscy w [team name].

Udostępniaj źródła, nie tylko gotowe materiały. Kilkanaście osób może przekształcić wspólny plik PDF w kilkanaście różnych materiałów. Udostępnione podsumowanie można tylko przeczytać.

Zanim zaprosisz szersze grono, wykonaj całe zadanie samodzielnie. Powstanie pierwszy naprawdę przydatny materiał, a przy okazji dowiesz się, czego jeszcze brakuje w Bibliotece.

Zobacz Udostępnianie zespołowi.

Tydzień 2: Zaproś odpowiednie osoby na początek

Zaproś dwie lub trzy osoby najbardziej związane z wybranym zadaniem, zamiast całego działu. Przyznaj przynajmniej jednej z nich rolę Administrator, aby dodawanie miejsc i rozwiązywanie problemów z dostępem nie spoczywało tylko na Tobie.

Wysyłaj zaproszenia z poziomu Zespół → Osoby lub utwórz link do dołączenia i udostępnij go na czacie zespołu. W sekcji Osoby pojawiają się też prośby o dołączenie, które możesz zatwierdzać lub odrzucać.

Wiadomości z zaproszeniem zawierają linki do ostatnio udostępnionych materiałów, dlatego warto zapełnić Bibliotekę przed zaproszeniem zespołu. Wskaż wszystkim te wspólne materiały i jedno konkretne zadanie: „utwórz dla siebie quiz z projektu wdrożeniowego” sprawdzi się lepiej niż „pobaw się tym”.

Tydzień 2: Ustal zasady na początku

Dwa ustawienia administracyjne warto ustalić od razu w sekcji Zespół → Rozliczenia → Plan i modele AI:

• Dostęp do modeli: z jakich modeli i poziomów modeli mogą korzystać członkowie zespołu.
• Wymagaj zerowego przechowywania danych: jeśli w organizacji obowiązują zasady przetwarzania danych, włącz tę opcję. Dostępne pozostaną tylko modele korzystające z zatwierdzonych ścieżek przetwarzania bez przechowywania danych.

Następnie skonfiguruj profil w sekcji Zespół → Profile AI: wspólne instrukcje, preferowany model i identyfikację wizualną. Prezentacje, dokumenty i filmy wszystkich osób w zespole będą miały spójny wygląd bez ponownego wpisywania wytycznych.

Obie funkcje opisano w artykule Zarządzanie zespołem. Jeśli ktoś musi zatwierdzić zasady, zobacz też Dane, prywatność i kontrola modeli w Teams.

Tygodnie 3–4: Rzetelnie oceń wykorzystanie

Otwórz Zespół → Przegląd → Aktywność. Domyślnie zobaczysz ostatnie 30 dni, ale możesz przełączyć widok na ostatnie 7 dni. Szukasz odpowiedzi na jedno pytanie: czy materiały tworzy więcej niż jedna osoba?

• Kilka aktywnych osób, regularnie tworzone materiały: to działa. Dodaj kolejne zadanie i kolejny projekt.
• Aktywność skupiona na Tobie: niemal zawsze oznacza to zbyt ubogą lub niedopasowaną Bibliotekę, a nie brak zainteresowania. Zapytaj mniej aktywne osoby, co próbowały zrobić, i dodaj potrzebne im źródła.
• Ludzie tworzą, ale nie wracają: materiały były ciekawe, lecz mało przydatne. Wybierz zadanie z konkretnym terminem.

Biblioteka to drugie miejsce, w którym warto sprawdzić efekty: materiały mają licznik wyświetleń, więc możesz zobaczyć, które źródła ludzie rzeczywiście otwierali, a które uznano za ważne, lecz nikt do nich nie zajrzał.

Raporty aktywności celowo przedstawiają dane zbiorcze: pokazują liczby, nigdy tytuły treści ani prompty. Wyjątkiem są Udostępnione wykłady. Ta sekcja pokazuje, kto ukończył każdy wykład wideo lub podcast udostępniony zespołowi i jak poradził sobie z pytaniami.

Następnie rozszerzaj wdrożenie

Gdy pierwsze zadanie jest już wykonywane bez Twojego udziału, powtórz ten proces: wybierz nowe zadanie, utwórz nowy projekt należący do zespołu, aby pozostał dostępny niezależnie od osoby, która go założyła, i zaproś osoby odpowiedzialne za to zadanie. Osoby dołączające przez zaproszenie trafiają do Biblioteki zespołu, więc udostępnij materiały do nowego zadania przed wysłaniem zaproszeń.

Miejsca możesz dodawać w dowolnym momencie w sekcji Zespół → Rozliczenia, a oczekujące zaproszenia rezerwują miejsce do czasu ich przyjęcia.

Częste pytania

Czy zespół potrzebuje szkolenia? Nie. Wskaż jeden projekt i jedno zadanie. Gdy są już dostępne konkretne materiały, obsługa narzędzi staje się intuicyjna.

Co, jeśli ktoś już opłaca osobisty plan Scholarly? Zachowuje plan o większych możliwościach. Dołączenie do zespołu nigdy nie obniża nikomu planu.

Czy członkowie zespołu widzą nawzajem swoją prywatną pracę? Nie. Osobiste materiały pozostają prywatne, dopóki nie zostaną udostępnione bezpośrednio lub przez projekt. Raporty wykorzystania dla administratorów pokazują liczby, a raporty udostępnionych wykładów pokazują postępy i wyniki odpowiedzi na pytania dotyczące materiałów już udostępnionych zespołowi.

Czy możemy wyeksportować materiały ze Scholarly? Tak, zobacz Eksportowanie materiałów.

Co, jeśli potrzebujemy więcej niż 29 miejsc? To limit zakupu samoobsługowego. Skontaktuj się z nami przez stronę Teams, a pomożemy w kolejnych krokach. To również właściwa droga przy wdrożeniu obejmującym wiele działów oraz w sprawach fakturowania i zamówień zakupu.

Powiązane artykuły

• Pierwsze kroki z Teams, tworzenie przestrzeni roboczej i zapraszanie osób.
• Udostępnianie zespołowi, budowanie wspólnej Biblioteki.
• Biblioteka zespołu i projekty zespołowe, naturalny sposób organizacji każdego nowego zadania.
• Zarządzanie zespołem, role, dostęp do modeli, profile i Aktywność.
• Scholarly Teams, plany, ceny i możliwości dostępne w ramach każdego miejsca.