Scholarly introduceren in je team

Licenties kopen is het makkelijke deel. Deze handleiding gaat over wat bepaalt of een teamwerkruimte echt gebruikt blijft worden: wat je erin zet, wie ermee begint en hoe je weet of het werkt.

We gaan ervan uit dat je al een werkruimte hebt aangemaakt. Zo niet, begin dan met Aan de slag met Teams. Daar kies je het aantal licenties en een teamabonnement voordat je je team uitnodigt.

Week 1: Kies één taak, niet het hele bedrijf

Bij het instellen van je team heb je al een bron toegevoegd en daarvan een eerste artefact laten maken. Dat gedeelde project is je startpunt, je begint dus niet met een lege pagina. In week 1 breid je het uit tot een volwaardige bibliotheek voor één terugkerende taak.

Een introductie loopt vaak vast doordat je begint met: "Iedereen kan het overal voor gebruiken." Kies één terugkerende taak die je team nu al uitvoert, maar die moeizaam gaat of veel tijd kost:

• Onboarding: maak van het personeelshandboek, de beleidsdocumenten in PDF en een opgenomen uitleg een studiehandleiding en een quiz die nieuwe medewerkers ook echt afronden.
• Product- of verkoopondersteuning: maak van releaseopmerkingen en specificatiedocumenten per release een korte uitlegvideo en een overzicht van één pagina.
• Trainingsmateriaal: maak van de opgenomen sessie van een inhoudelijk expert een lesplan, een werkblad en een set flashcards.
• Klantwerk of onderzoek: maak van een stapel rapporten een onderzoekssamenvatting met bronverwijzingen waarover het hele team vragen kan stellen.

Week 1: Breid de gedeelde Bibliotheek uit

Een nauwelijks gevulde bibliotheek is de grootste voorspeller van een introductie die niet aanslaat. Voeg echt materiaal toe voordat er meer mensen bijkomen:

1. Gebruik het teamproject dat bij het instellen is aangemaakt, of maak er een voor de gekozen taak.
2. Voeg de brondocumenten, opnamen en presentaties toe die mensen daadwerkelijk gebruiken, niet de samenvattingen ervan.
3. Open Delen bij de map en kies Iedereen bij [teamnaam].

Deel de bronnen, niet alleen de resultaten. Twaalf mensen kunnen van één gedeelde PDF twaalf verschillende dingen maken. Een gedeelde samenvatting kun je alleen lezen.

Voer de taak zelf van begin tot eind uit voordat je meer mensen uitnodigt. Zo maak je het eerste echt bruikbare artefact en ontdek je wat er nog ontbreekt in de Bibliotheek.

Zie Delen met je team.

Week 2: Nodig eerst de juiste mensen uit

Nodig de twee of drie mensen uit die het meest bij die taak betrokken zijn, niet de hele afdeling. Geef minstens één van hen de rol Beheerder, zodat jij niet de enige bent die licenties kan toevoegen of toegangsproblemen kan oplossen.

Verstuur uitnodigingen via Team → Personen, of maak een uitnodigingslink en deel die in je teamchat. Onder Personen komen ook verzoeken binnen om lid te worden, die je kunt goedkeuren of afwijzen.

Uitnodigingsmails bevatten links naar het laatst gedeelde werk. Door de Bibliotheek te vullen voordat je mensen uitnodigt, maak je de uitnodiging meteen relevant. Wijs iedereen op dat gedeelde materiaal en geef één concrete opdracht om uit te proberen: "Maak voor jezelf een quiz op basis van het onboardingproject" werkt beter dan "Probeer maar wat uit."

Week 2: Stel de kaders eenmalig in

Het is handig om twee beheerdersinstellingen al vroeg vast te leggen via Team → Facturering → Abonnement en AI-modellen:

• Modeltoegang: welke modellen en modelniveaus leden kunnen gebruiken.
• Geen gegevensbewaring vereisen: als je organisatie een beleid voor gegevensverwerking heeft, schakel je dit in. Dan blijven alleen modellen beschikbaar via goedgekeurde routes waarbij geen gegevens worden bewaard.

Stel vervolgens een profiel in via Team → AI-profielen: gedeelde instructies, een voorkeursmodel en je huisstijl. Zo krijgen de dia's, documenten en video's van alle teamleden een consistente uitstraling, zonder dat iemand de instructies opnieuw hoeft in te typen.

Zie Je team beheren voor beide, en Gegevens, privacy en modelinstellingen in Teams als iemand het beleid moet goedkeuren.

Week 3–4: Beoordeel eerlijk of het wordt gebruikt

Open Team → Overzicht → Activiteit. Je ziet standaard de afgelopen 30 dagen en kunt overschakelen naar de afgelopen 7 dagen. Je zoekt naar één ding: maken meerdere mensen iets?

• Meerdere actieve leden, regelmatig nieuwe creaties: het werkt. Voeg de volgende taak en het volgende project toe.
• Vooral jij bent actief: dit komt bijna altijd doordat de Bibliotheek te weinig of niet het juiste materiaal bevat, niet door desinteresse. Vraag de minder actieve leden wat ze wilden doen en voeg de bron toe die ze nodig hadden.
• Mensen maken iets, maar komen niet terug: het resultaat was interessant, maar niet bruikbaar genoeg. Kies een taak met een deadline.

De Bibliotheek biedt een tweede nuttig signaal: bij items staat hoe vaak ze zijn bekeken. Zo zie je welke bronnen mensen echt hebben geopend en welke bronnen jij belangrijk vond, maar niemand heeft bekeken.

Activiteitsrapporten tonen bewust alleen totalen: je ziet aantallen, nooit inhoudstitels of prompts. De uitzondering is Gedeelde colleges. Daar zie je wie elk videocollege of elke podcast die je met het team hebt gedeeld, heeft afgerond en hoe diegene de bijbehorende vragen heeft beantwoord.

Breid daarna uit

Zodra de eerste taak zonder jou loopt, herhaal je het proces: kies een nieuwe taak, maak een nieuw project dat eigendom is van het team, zodat het blijft bestaan als de maker vertrekt, en nodig de verantwoordelijke mensen uit. Teamleden die via een uitnodiging binnenkomen, komen terecht in de teambibliotheek. Zorg er dus voor dat het materiaal voor de nieuwe taak gedeeld is voordat je de uitnodigingen verstuurt.

Je kunt op elk moment licenties toevoegen via Team → Facturering. Openstaande uitnodigingen houden een licentie bezet totdat ze worden geaccepteerd.

Veelgestelde vragen

Hebben mensen training nodig? Nee. Wijs ze op één project en één taak. De tools spreken voor zich zodra er echt materiaal is om mee te werken.

Wat als iemand al een persoonlijk Scholarly-abonnement heeft? Diegene behoudt het abonnement met de meeste mogelijkheden. Lid worden van een team leidt nooit tot een lager abonnement.

Kunnen mensen elkaars privéwerk zien? Nee. Persoonlijk werk blijft privé, tenzij het rechtstreeks of via een project wordt gedeeld. Gebruiksrapporten voor beheerders tonen aantallen. Rapporten over gedeelde colleges tonen de voortgang en vraagresultaten voor materiaal dat al met het team is gedeeld.

Kunnen we de resultaten uit Scholarly exporteren? Ja, zie Je werk exporteren.

Wat als we meer dan 29 licenties nodig hebben? Dat is het maximum dat je zelf kunt regelen. Neem contact met ons op via de Teams-pagina, dan helpen we je verder. Dat is ook de route voor een introductie op meerdere afdelingen, facturering en inkooporders.

Gerelateerd

• Aan de slag met Teams, maak de werkruimte aan en nodig mensen uit.
• Delen met je team, bouw de gedeelde Bibliotheek op.
• Je teambibliotheek en teamprojecten, de logische basis voor elke nieuwe taak.
• Je team beheren, rollen, modeltoegang, profielen en Activiteit.
• Scholarly Teams, abonnementen, prijzen en wat elke licentie omvat.