Facturen en Scholarly declareren

De meeste mensen die voor Scholarly betalen, gebruiken het voor hun werk. Daar hoort meestal een financieel proces bij: een factuur op bedrijfsnaam, een btw-nummer voor de btw-aangifte en iemand die de uitgave moet goedkeuren. Op deze pagina lees je hoe je alle drie regelt.

Je bedrijfsgegevens op de factuur zetten

Bij het afrekenen kun je Scholarly zakelijk aanschaffen in plaats van als particulier. Vul op het betaalscherm de optionele velden in:

• Bedrijfsnaam: de naam waaraan de factuur wordt gericht.
• Fiscaal identificatienummer: je btw-nummer, GST-nummer, ABN of het nummer dat jouw land gebruikt. Kies het type en voer het nummer in.
• Factuuradres: het adres dat op de factuur moet staan.

Wat je invult, komt op de factuur voor die betaling en op alle volgende facturen. Je hoeft dit dus maar één keer te doen. Laat je de velden leeg, dan blijft de factuur op je eigen naam staan.

Heb je al een abonnement afgesloten zonder deze gegevens in te vullen? Mail de gegevens dan naar hello@scholarly.so. We geven de factuur dan opnieuw uit.

Wat je op het betaalscherm ziet

Voordat je betaalt, vat de regel boven de betaalknop precies samen wat je koopt: het abonnement, of je maandelijks of jaarlijks betaalt, hoeveel AI-creatiecredits per week het abonnement bevat en dat je op elk moment kunt opzeggen via Instellingen. Zo weet je waar je aan toe bent en hoef je niets uit een factuurregel af te leiden.

Een promotiecode die je meeneemt naar het afrekenen, wordt direct toegepast. Het optionele codeveld verschijnt als je via een daarvoor in aanmerking komend promotiekanaal komt. Bij gewone bezoeken aan de betaalpagina is het verborgen.

Facturen downloaden

Ga naar Instellingen → Abonnement en gebruik. Daar staan al je eerdere betalingen. Klik op een betaling om de factuur te bekijken of als PDF te downloaden. Dit is het document dat je financiële afdeling nodig heeft: het bedrag, de datum, het abonnement, de belasting en je bedrijfsgegevens als je die hebt ingevuld.

Goedkeuring aanvragen

Moet iemand de aankoop eerst goedkeuren? Op het abonnementsscherm staat de link Declareren? Mail je manager. Die opent een vooraf ingevuld concept in je eigen e-mailprogramma met:

• een korte uitleg van wat Scholarly is en wat het doet met de bestaande documenten, opnames en notities van je team;
• de maand- en jaarprijzen van Premium en de maandprijs van Laureate die je zojuist zag, in jouw valuta;
• de vermelding dat je bedrijfsnaam en btw-nummer of fiscaal identificatienummer op de factuur kunnen staan;
• een link naar de openbare prijzenpagina, zodat je manager alles zelf kan bekijken.

Pas de tekst gerust aan voordat je hem verstuurt. Het is een concept in je eigen e-mailprogramma, geen bericht dat Scholarly verstuurt. Er wordt niets met ons gedeeld als je deze functie gebruikt.

Handig om aan die e-mail toe te voegen

Drie dingen geven vaak de doorslag bij de goedkeuring. Ze gaan over jouw situatie, niet over het abonnement:

• Het materiaal waarvoor je het wilt gebruiken. 'Ons inwerkhandboek en de opgenomen producttrainingen' is overtuigender dan 'een AI-tool'.
• Welk werk het overneemt. Een videocollege of SOP op basis van een document dat je al hebt, bespaart werk dat iemand anders handmatig zou moeten doen.
• Jaarbetaling, als het budget per jaar wordt vastgesteld. Als jaarbetaling beschikbaar is, toont het abonnementsscherm de besparing en krijg je één factuur in plaats van twaalf.

Als je voor een groep koopt

Met een Scholarly Teams-werkruimte krijg je één factuur voor alle licenties, in plaats van een factuur per persoon. Dat is meestal eenvoudiger voor de financiële afdeling.

• Voordat je betaalt, zie je bij het afrekenen het abonnement, het aantal licenties, de factureringsperiode en het totaalbedrag.
• De factureringsgeschiedenis van het team staat onder Team → Facturering, inclusief eventuele creditpakketten die een Eigenaar of Beheerder voor een lid heeft gekocht.
• Voor 1–29 licenties kun je Teams zelf regelen. Heb je meer licenties nodig, wil je op factuur betalen of met een inkooporder werken, of is er een inkoopbeoordeling nodig? Neem dan contact op via de Teams-pagina.

Antwoorden op vragen over beveiliging en gegevens die bij een inkoopbeoordeling kunnen ontstaan, vind je in Gegevens, privacy en modelinstellingen in Teams.

Veelgestelde vragen

Kan ik overstappen van een persoonlijk abonnement naar teamfacturering?
Ja. Maak een teamwerkruimte aan en koop licenties. Je persoonlijke abonnement staat daar los van. Je kunt het opzeggen zodra je toegang hebt via een teamlicentie.

Kan ik op factuur of via bankoverschrijving betalen in plaats van met een kaart?
Als je zelf afrekent, kun je met een creditcard of betaalpas betalen. Neem voor betaling op factuur of met een inkooporder contact met ons op via de Teams-pagina.

Is belasting inbegrepen in de getoonde prijs?
Controleer het totaalbedrag bij het afrekenen en de factuur voor het in rekening gebrachte bedrag en eventuele belastingen. Vul het fiscale identificatienummer van je bedrijf in voor de facturering. Neem contact op via hello@scholarly.so als je financiële afdeling meer uitleg nodig heeft.

Krijg ik automatisch een betalingsbewijs?
Ja, na elke geslaagde betaling ontvang je een betalingsbewijs per e-mail. De volledige factuur is altijd beschikbaar onder Instellingen → Abonnement en gebruik.

Gerelateerd

• Facturering en abonnementen, upgraden, van abonnement wisselen, pauzeren en opzeggen.
• Abonnementen en limieten, wat elk abonnement bevat, in cijfers.
• AI-creatiecreditpakketten, eenmalig credits bijkopen voor jezelf of een teamlid.
• Commercieel gebruik, je creaties gebruiken voor klanten en commerciële doeleinden.
• Scholarly Teams, één werkruimte en één factuur voor een groep.