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GuideFactures et remboursement

Factures et remboursement des frais Scholarly

La plupart des personnes qui paient pour Scholarly l’utilisent dans leur travail, ce qui implique généralement des démarches comptables : une facture au nom de l’entreprise, un identifiant fiscal pour la déclaration de TVA et une personne chargée d’approuver la dépense. Cette page couvre ces trois points.

Ajouter votre entreprise sur la facture

Lors du paiement, Scholarly peut vous facturer en tant qu’entreprise plutôt qu’en tant que particulier. Sur l’écran de paiement, remplissez les champs facultatifs :

  • Nom de l’entreprise : le destinataire de la facture.
  • Identifiant fiscal : TVA, GST, ABN ou l’identifiant utilisé dans votre pays. Choisissez le type et saisissez le numéro.
  • Adresse de facturation : l’adresse à faire figurer sur la facture.

Les informations saisies apparaissent sur la facture de ce paiement et sur les suivantes. Vous n’avez donc à les renseigner qu’une seule fois. Si vous laissez ces champs vides, la facture reste à votre nom personnel, comme auparavant.

Si vous avez déjà souscrit un abonnement sans les remplir, envoyez les informations à hello@scholarly.so et nous réémettrons la facture.

Ce que vous indique l’écran de paiement

Avant le paiement, la ligne au-dessus du bouton récapitule précisément votre achat : le forfait, sa facturation mensuelle ou annuelle, le nombre de Crédits de création IA inclus chaque semaine et la possibilité de résilier à tout moment depuis les Paramètres. Aucune surprise, ni aucun détail à déduire d’un simple libellé de facturation.

Si vous arrivez sur la page de paiement avec un code promotionnel, il est appliqué directement. Le champ facultatif de saisie du code apparaît pour les canaux promotionnels éligibles ; il est masqué lors des visites ordinaires de la page de paiement.

Télécharger vos factures

Accédez à Paramètres → Forfait et consommation. Tous les paiements passés y sont répertoriés. Cliquez sur l’un d’eux pour consulter sa facture ou la télécharger au format PDF. C’est le document dont votre service comptable a besoin : montant, date, forfait, taxes et coordonnées de votre entreprise si vous les avez renseignées.

Faire approuver la dépense

Si une personne doit approuver votre achat au préalable, l’écran des forfaits propose un lien Faire prendre en charge ces frais ? Écrire à votre responsable. Il ouvre un brouillon déjà rédigé dans votre messagerie, avec :

  • une explication en une ligne de ce qu’est Scholarly et de ce qu’il permet de faire avec les documents, enregistrements et notes existants de votre équipe ;
  • les tarifs mensuel et annuel de Premium et le tarif mensuel de Laureate qui viennent de vous être présentés, dans votre devise ;
  • la possibilité de faire figurer le nom de votre entreprise et votre numéro de TVA ou identifiant fiscal sur la facture ;
  • un lien vers la page des tarifs publique pour que votre responsable puisse les vérifier.

Modifiez le texte à votre guise avant l’envoi : il s’agit d’un brouillon dans votre messagerie, pas d’un message envoyé par Scholarly. Aucune information ne nous est transmise lorsque vous l’utilisez.

Éléments utiles à ajouter à cet e-mail

Trois éléments déterminent souvent l’approbation. Ils dépendent de votre situation plutôt que du forfait :

  • Les contenus que vous comptez utiliser. « Notre guide d’intégration et les enregistrements de nos formations produit » est un argument plus convaincant que « un outil d’IA ».
  • Le travail que Scholarly remplacerait. Un cours vidéo ou une procédure opérationnelle standard créés à partir d’un document que vous possédez déjà représentent un travail que quelqu’un devrait autrement effectuer manuellement.
  • La facturation annuelle, si le budget est annuel. Lorsqu’elle est disponible, l’écran des forfaits affiche l’économie réalisée et vous recevez une seule facture au lieu de douze.

Acheter pour un groupe

Un espace de travail Scholarly Teams regroupe toutes les licences sur une seule facture, au lieu d’une facture par personne. C’est généralement plus simple pour le service comptable.

  • Avant le paiement, la page affiche le forfait, le nombre de licences, la période de facturation et le montant total.
  • L’historique de facturation de l’équipe se trouve dans Équipe → Facturation, y compris les lots de crédits achetés par un Propriétaire ou un Administrateur pour un membre.
  • Teams est disponible en libre-service pour 1–29 licences. Pour davantage de licences, ou si vous avez besoin d’un paiement sur facture, d’un bon de commande ou d’un examen par votre service achats, contactez-nous depuis la page Teams.

Les questions sur la sécurité et les données soulevées lors d’un examen par le service achats sont traitées dans Données, confidentialité et contrôle des modèles dans Teams.

Questions fréquentes

Puis-je passer d’un forfait personnel à une facturation d’équipe ?
Oui. Créez un espace de travail d’équipe et achetez des licences. Votre abonnement personnel est distinct et peut être résilié une fois qu’une licence vous couvre.

Puis-je payer sur facture ou par virement bancaire plutôt que par carte ?
Le paiement en libre-service accepte les cartes de crédit et de débit. Pour un paiement sur facture ou un bon de commande, contactez-nous depuis la page Teams.

Les taxes sont-elles incluses dans le prix affiché ?
Consultez le total sur la page de paiement et la facture pour connaître le montant facturé et les éventuelles taxes appliquées. Saisissez l’identifiant fiscal de votre entreprise pour la facturation. Contactez hello@scholarly.so si votre service comptable a besoin de précisions.

Est-ce que je reçois automatiquement un reçu ?
Oui, chaque paiement réussi donne lieu à l’envoi d’un reçu par e-mail. La facture complète reste disponible dans Paramètres → Forfait et consommation.

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