Gérer votre équipe

Votre équipe dispose d'une page Équipe dans la barre latérale, organisée en sections en haut de la page : Bibliothèque, Profils IA, Personnes, Vue d'ensemble et Facturation. Tous les membres de l'équipe peuvent y accéder, sauf à la section Facturation, réservée aux propriétaires et aux administrateurs.

Section	Utilité
Bibliothèque	Tout ce qui est partagé avec l'équipe, sources et créations terminées réunies, du plus récent au plus ancien, avec des filtres par type indiquant les totaux en temps réel, une recherche par titre et par personne ayant partagé le contenu, et un nombre de vues sur les éléments consultés
Profils IA	Des profils de personnalisation partagés que chaque membre peut appliquer
Personnes	Inviter des collègues, gérer les rôles, révoquer les invitations, gérer le lien d'accès et approuver ou refuser les demandes d'accès
Vue d'ensemble	Les licences en un coup d'œil, la liste des étapes de configuration et la section Activité
Facturation	Le forfait, les licences, l'accès aux modèles IA, les informations de paiement et les factures, pour les propriétaires et les administrateurs

La page Équipe s'ouvre sur la Bibliothèque. C'est la première chose qu'un nouveau membre voit en arrivant.

Licences et invitations

Le récapitulatif des licences indique les licences actives, achetées, disponibles et en attente. Les invitations en attente réservent une licence jusqu'à leur acceptation, leur révocation ou leur expiration. Si vous manquez d'une licence, révoquer une ancienne invitation est donc souvent plus rapide que d'en acheter une.

Dans Personnes → Inviter des collègues, collez jusqu'à 100 adresses e-mail à la fois, choisissez Membre ou Administrateur, puis envoyez les invitations. Scholarly vous signale si vous invitez plus de personnes que vous n'avez de licences et ignore toute adresse déjà membre, déjà invitée ou déjà associée à une autre équipe.

Le lien d'accès

Au lieu d'inviter des personnes par e-mail, créez un lien d'invitation et partagez-le dans votre outil de messagerie. Toute personne qui l'ouvre rejoint l'équipe en tant que Membre.

Traitez-le comme un mot de passe : toute personne qui le possède peut l'utiliser, dans la limite du nombre de licences. Vous pouvez le Renouveler pour invalider l'ancien lien, ou le Désactiver complètement une fois l'intégration terminée.

Demandes d'accès

Lorsqu'une personne demande à accéder à votre espace de travail, sa demande apparaît dans Personnes. L'approuver lui envoie une véritable invitation à rejoindre l'équipe ; la refuser clôt la demande. L'e-mail de notification ouvre directement la demande, pour que vous puissiez décider sans avoir à la chercher.

Si vous n'avez plus de licences disponibles, Scholarly l'indique à cet endroit et vous propose un lien vers la Facturation, au lieu d'échouer sans explication.

Changements de licences

• Retirer un membre libère immédiatement sa licence.
• Une invitation en attente réserve une licence jusqu'à son acceptation, sa révocation ou son expiration.
• Approuver une demande d'accès nécessite une licence disponible. Si l'espace de travail n'a pas de forfait d'équipe, souscrivez-en un d'abord.
• Révoquer une ancienne invitation est généralement plus rapide que d'acheter une licence.

Membres et rôles

• Propriétaire : contrôle complet de l'espace de travail et de la facturation.
• Administrateur : peut gérer les membres, les invitations, la politique d'accès aux modèles, les profils et la facturation.
• Membre : utilise l'accès Premium ou Laureate de l'équipe et la Bibliothèque partagée, sans fonctions d'administration.

Modifiez le rôle d'une personne depuis sa ligne dans Personnes. Retirer un membre libère immédiatement sa licence ; tout ce qu'il a créé reste dans son propre compte.

Projets d'équipe

Un projet peut appartenir à l'équipe plutôt qu'à une seule personne. Chaque membre actif peut ouvrir un projet d'équipe sans invitation distincte, toutes les contributions y restent et le projet est conservé même si la personne qui l'a créé quitte l'équipe.

Un projet personnel peut être transféré à l'équipe, et un projet d'équipe peut être transféré à un membre. Dans les deux cas, une boîte de dialogue de confirmation indique précisément qui obtient l'accès et qui le perd.

Créez un projet d'équipe pour chaque tâche récurrente afin que le travail soit conservé même après le départ de la personne qui l'a mis en place. Consultez Votre Bibliothèque d'équipe et vos projets d'équipe pour le guide complet.

Forfait et modèles IA

Ouvrez Équipe → Facturation → Forfait et modèles IA. C'est ici qu'un administrateur choisit les modèles IA que l'équipe peut utiliser. Les modèles sont regroupés par fournisseur : OpenAI, Anthropic, Google, xAI, Meta, ainsi qu'un groupe de modèles open source approuvés provenant de Mistral, Z.ai et Moonshot AI. Le catalogue affiche les informations d'hébergement et de conservation des données lorsqu'elles sont disponibles. Vous pouvez effectuer une recherche dans le catalogue, filtrer les modèles selon leur état Activé ou Désactivé et voir combien d'outils de création chaque modèle prend en charge.

Trois options permettent de régler les grandes catégories :

• Modèles Premium : les modèles payants offrant la meilleure qualité dans les outils de création compatibles.
• Modèles de pointe : inclus avec les licences Laureate. Désactivez cette option pour les masquer, ou autorisez-les uniquement pour les membres disposant personnellement de Laureate.
• Catalogue open source étendu : l'ensemble des modèles open source, au-delà de la sélection proposée par défaut.

Exiger la non-conservation des données

Si votre organisation dispose d'une politique de traitement des données, activez Exiger la non-conservation des données dans cette même section. Seuls les modèles dont la voie d'accès chez le fournisseur est approuvée pour la non-conservation des données restent accessibles à l'équipe. Tous les autres sont bloqués, et la liste des modèles indique précisément la règle à l'origine du blocage.

Les modèles qui ne remplissent pas ce critère affichent un avertissement clair indiquant que leur fournisseur peut conserver les données des requêtes conformément à son contrat. L'administrateur peut ainsi décider en connaissance de cause.

Une politique d'équipe peut uniquement restreindre l'accès. Elle ne peut pas accorder à un membre l'accès à un modèle au-delà de ce que permet le forfait dont il bénéficie.

Pour en savoir plus sur le traitement des données, l'entraînement des modèles et ce que les administrateurs peuvent ou ne peuvent pas voir, consultez Données, confidentialité et contrôle des modèles dans Teams.

Profils de personnalisation

Les Profils IA sont des configurations partagées que chaque membre peut appliquer dans n'importe quelle fenêtre de création : instructions communes, modèle préféré et identité visuelle. Configurez un profil une seule fois, avec le style rédactionnel, le ton et l'apparence de votre marque. Les diapositives, documents et vidéos de tous vos collègues seront cohérents, sans que personne ait à ressaisir les consignes.

Seuls les administrateurs peuvent créer ou modifier les profils. Les membres les appliquent.

Consultez Profils de personnalisation pour découvrir le fonctionnement de la personnalisation visuelle.

Activité

Ouvrez Équipe → Vue d'ensemble et faites défiler la page jusqu'à Activité. La section Activité est visible par les Propriétaires et les Administrateurs disposant d'un forfait d'équipe payant. Les Membres consultent leurs propres limites dans Paramètres → Forfait et consommation. Elle affiche par défaut les 30 derniers jours, avec la possibilité de passer aux 7 derniers jours, regroupés par jour UTC :

• Créations : créations terminées, réparties par type (fiches, podcasts, notes de réunion, vidéos explicatives, diapositives, documents, guides de révision, fiches d'exercices, feuilles de calcul, recherches, infographies, cartes mentales et autres).
• Membres actifs dont l'activité a été mesurée.
• Générations IA : actions de génération utilisées.
• Messages de discussion et sessions de révision.
• Évolution de l'activité, avec un tableau par membre dans une section dépliable.
• Cours partagés : chaque cours vidéo et podcast partagé avec l'équipe, avec le nombre de collègues qui l'ont ouvert, le nombre de ceux qui l'ont terminé et leur score moyen aux questions associées. Ouvrez-en un pour afficher le tableau par personne : quand chaque personne l'a ouvert, sa progression, si elle l'a terminé et à quel moment, ainsi que son meilleur résultat à chaque question. Télécharger le CSV exporte ce tableau.

Les rapports de consommation affichent des chiffres, jamais les titres des contenus ni les instructions saisies. Les cours partagés constituent la seule exception, par choix : ils ne répertorient que les cours déjà partagés avec l'équipe et les membres actuels. Vous pouvez ainsi savoir si l'équipe utilise Scholarly et qui a terminé la formation que vous avez partagée, sans voir ce que chaque personne a écrit. Il n'existe ni solde de crédits d'équipe ni rapport sur le coût par action, car la consommation est comptabilisée par personne. Consultez Données, confidentialité et contrôle des modèles dans Teams pour savoir exactement ce qui est affiché ou non.

Limites par membre

Il n'existe ni portefeuille de crédits partagé, ni réserve commune de jetons, ni solde d'équipe. Les recharges sont attribuées à un membre précis (voir ci-dessous). Chaque licence active bénéficie du forfait acheté par l'équipe : Premium Teams donne accès au catalogue Premium et à ses 15 Crédits de création IA hebdomadaires, tandis que Laureate Teams donne accès à Laureate et à ses 80 crédits. Les compteurs d'importation, de PDF, de voix, de révision et de création restent distincts pour chaque membre. L'activité d'un collègue ne réduit donc jamais le quota d'un autre.

Les membres consultent leurs propres compteurs et les dates de réinitialisation dans Paramètres → Forfait et consommation.

Lorsqu'un membre atteint sa limite

Épuiser ses Crédits de création IA hebdomadaires ne nécessite jamais d'acheter un autre espace de travail. Un Propriétaire ou un Administrateur peut acheter à cette personne un lot de crédits ponctuel, facturé à l'équipe :

• Dans Équipe → Vue d'ensemble, la carte Crédits de création IA indique les membres ayant Atteint la limite ou étant Proches de la limite, avec un bouton Ajouter des crédits sur leur ligne. Le bouton Ajouter des crédits en haut de la carte vous permet de choisir n'importe quel membre.
• Dans Équipe → Facturation, la section Crédits supplémentaires pour les membres ouvre la même fenêtre.

Choisissez le membre et un lot (10, 35, 120, 500 ou 2 200 crédits), puis payez dans Stripe Checkout. Le montant est facturé à l'équipe, et non débité sur votre carte personnelle. Il apparaît dans l'historique de facturation de l'équipe comme un lot de crédits pour un membre. Les crédits sont attribués à ce membre, n'expirent jamais et ne sont utilisés qu'une fois son quota hebdomadaire épuisé. La carte des crédits affiche les crédits de lot non dépensés sous la forme +N supplémentaires.

Les membres disposant d'une licence payante peuvent aussi acheter un lot pour eux-mêmes depuis l'avis de limite atteinte ou dans Paramètres → Forfait et consommation. Ce paiement est débité sur leur propre carte. Consultez Lots de Crédits de création IA.

La Bibliothèque est le deuxième indicateur à consulter : les éléments affichent un nombre de vues, ce qui vous permet de voir quelles sources partagées ont réellement été ouvertes. Pour un cours vidéo ou un podcast partagé, son créateur peut aussi ouvrir Partager → Voir qui a terminé.

Facturation

Équipe → Facturation → Gérer la facturation ouvre le portail de facturation. Vous pouvez y modifier le nombre de licences payantes, mettre à jour les informations de paiement, consulter les conditions de renouvellement et de résiliation, et télécharger les factures.

La section Forfait et modèles IA se trouve également dans Facturation : le forfait et la politique d'accès aux modèles sont donc réunis sur la même page.

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