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Administrar tu equipo

Tu equipo se encuentra en la página Equipo de la barra lateral, organizada en secciones en la parte superior: Biblioteca, Perfiles de IA, Personas, Resumen general y Facturación. Todos los integrantes del equipo pueden abrirlas, excepto Facturación, que está reservada para propietarios y administradores.

Sección Para qué sirve
Biblioteca Todo lo que se comparte con el equipo, con fuentes y trabajos terminados en un mismo lugar, del más reciente al más antiguo, filtros por tipo con conteos actualizados, búsqueda por título y por la persona que compartió el contenido, y un contador de visualizaciones en los elementos que alguien haya abierto
Perfiles de IA Perfiles de personalización compartidos que cualquier miembro puede aplicar
Personas Invitar a integrantes, administrar roles, revocar invitaciones, administrar el enlace para unirse y aprobar o rechazar solicitudes para unirse
Resumen general Un resumen de las licencias, la lista de configuración y la sección Actividad
Facturación Plan, licencias, acceso a modelos de IA, datos de pago y facturas, para propietarios y administradores

La página Equipo se abre en la Biblioteca, que es lo primero que ve un nuevo integrante al llegar.

Licencias e invitaciones

El resumen de licencias muestra las activas, compradas, disponibles y pendientes. Las invitaciones pendientes reservan una licencia hasta que se aceptan, se revocan o vencen, así que, si te falta una licencia, revocar una invitación antigua suele ser más rápido que comprar otra.

En Personas → Invitar a integrantes, pega hasta 100 direcciones de correo electrónico a la vez, elige Miembro o Administrador y envía las invitaciones. Scholarly te avisa si estás invitando a más personas de las que permiten tus licencias y omite las direcciones que ya pertenecen a un miembro, ya tienen una invitación o ya están en otro equipo.

En lugar de invitar por correo electrónico, crea un enlace de invitación y compártelo en la herramienta de chat que uses. Cualquier persona que lo abra se une como Miembro.

Trátalo como una contraseña: funciona para cualquier persona que lo tenga, hasta alcanzar el límite de licencias. Puedes usar Generar nuevo enlace para invalidar el anterior o Desactivar para deshabilitarlo por completo cuando termines de incorporar a los integrantes.

Solicitudes para unirse

Cuando alguien solicita acceso a tu espacio de trabajo, su solicitud aparece en Personas. Al aprobarla, se le envía una invitación para unirse al equipo; al rechazarla, la solicitud se cierra. El correo de notificación abre directamente la solicitud, para que puedas decidir sin tener que buscarla.

Si no tienes licencias disponibles, Scholarly lo indica ahí mismo y te muestra un enlace a Facturación, en lugar de fallar sin avisarte.

Cambios en las licencias

  • Quitar a un miembro libera su licencia de inmediato.
  • Una invitación pendiente reserva una licencia hasta que se acepta, se revoca o vence.
  • Aprobar una solicitud para unirse requiere una licencia disponible. Si el espacio de trabajo no tiene un plan de equipo, primero mejora tu plan de equipo.
  • Revocar una invitación antigua suele ser más rápido que comprar una licencia.

Miembros y roles

  • Propietario: control completo del espacio de trabajo y la facturación.
  • Administrador: puede administrar miembros, invitaciones, políticas de modelos, perfiles y facturación.
  • Miembro: usa el acceso Premium o Laureate del equipo y la Biblioteca compartida, sin controles administrativos.

Cambia el rol de una persona desde su fila en Personas. Quitar a un miembro libera su licencia de inmediato; todo lo que haya creado permanece en su propia cuenta.

Proyectos del equipo

Un proyecto puede pertenecer al equipo en lugar de a una sola persona. Todos los miembros activos pueden abrir un proyecto del equipo sin una invitación adicional, todo lo que aporta cada miembro permanece en él y el proyecto se conserva aunque la persona que lo creó salga del equipo.

Un proyecto personal se puede transferir al equipo, y un proyecto del equipo se puede transferir a un miembro. En ambos casos, aparece un cuadro de confirmación que indica exactamente quién obtiene acceso y quién lo pierde.

Asigna un proyecto del equipo a cada tarea recurrente para que el trabajo se conserve aunque quien lo haya configurado se vaya. Consulta Tu Biblioteca del equipo y los proyectos del equipo para ver la guía completa.

Plan y modelos de IA

Abre Equipo → Facturación → Plan y modelos de IA. Aquí, un administrador decide qué modelos de IA puede usar el equipo. Los modelos se agrupan por proveedor: OpenAI, Anthropic, Google, xAI, Meta y un grupo aprobado de modelos de código abierto de Mistral, Z.ai y Moonshot AI. El catálogo muestra detalles de alojamiento y retención de datos cuando están disponibles. Puedes buscar en el catálogo, filtrar por Habilitados o Deshabilitados y ver en cuántas herramientas de creación se puede usar cada modelo.

Tres interruptores controlan las categorías generales:

  • Modelos Premium: los modelos de pago de mayor calidad en las herramientas de creación compatibles.
  • Modelos de vanguardia: incluidos en las licencias Laureate. Desactiva esta opción para ocultarlos o permite su uso solo a los miembros que tengan Laureate en su cuenta personal.
  • Catálogo ampliado de código abierto: la selección completa de modelos de código abierto, además de los seleccionados de forma predeterminada.

Exigir retención cero de datos

Si tu organización tiene una política de manejo de datos, activa Exigir retención cero de datos en la misma sección. Solo seguirán disponibles para el equipo los modelos cuya vía de acceso al proveedor esté aprobada para retención cero de datos; todos los demás se bloquearán, y la lista de modelos te indicará exactamente qué regla bloqueó cada uno.

Los modelos fuera de ese conjunto muestran una advertencia clara de que su proveedor puede conservar los datos de las solicitudes según el acuerdo con el proveedor, para que un administrador pueda decidir con la información a la vista.

Una política del equipo solo puede restringir el acceso. No puede darle a un miembro acceso a un modelo que supere lo permitido por el plan que le corresponde.

Para obtener más información sobre el manejo de datos, el entrenamiento de modelos y lo que los administradores pueden y no pueden ver, lee Datos, privacidad y controles de modelos en Teams.

Perfiles de personalización

Los Perfiles de IA son configuraciones compartidas que cualquier miembro puede aplicar en cualquier ventana de creación: instrucciones compartidas, un modelo preferido y una identidad visual. Configura un perfil una sola vez con el estilo de la organización, el tono y la apariencia de la marca, para que las diapositivas, los documentos y los videos de todos los integrantes mantengan la coherencia sin tener que volver a escribir las indicaciones.

Solo los administradores pueden crear o modificar perfiles. Los miembros pueden aplicarlos.

Consulta Perfiles de personalización para saber cómo funciona la parte visual.

Actividad

Abre Equipo → Resumen general y desplázate hasta Actividad. La actividad es visible para los Propietarios y Administradores de un plan de equipo de pago; los Miembros ven sus propios límites en Configuración → Plan y uso. De forma predeterminada, muestra los últimos 30 días, y puedes cambiar a los últimos 7, agrupados por día en UTC:

  • Creaciones completadas: creaciones terminadas, desglosadas por tipo (tarjetas de estudio, podcasts, notas de reunión, videos explicativos, diapositivas, documentos, guías de estudio, hojas de ejercicios, hojas de cálculo, investigaciones, infografías, mapas mentales y más).
  • Miembros activos con actividad registrada.
  • Generaciones con IA: acciones de generación utilizadas.
  • Mensajes de chat y sesiones de estudio.
  • Actividad a lo largo del tiempo, con una tabla por miembro que puedes desplegar.
  • Clases compartidas: todas las clases en video y los podcasts compartidos con el equipo, con la cantidad de integrantes que los abrieron, cuántos los terminaron y su puntuación promedio en las preguntas. Abre uno para ver la tabla por persona: cuándo lo abrió cada persona, hasta dónde llegó, si lo terminó y cuándo, y su mejor resultado en cada pregunta. Descargar CSV exporta esa tabla.

Los informes de uso muestran cantidades, nunca títulos de contenido ni instrucciones. Las clases compartidas son la única excepción, por diseño: solo muestran clases que ya se compartieron con el equipo y únicamente a los miembros actuales. Así puedes saber si el equipo está adoptando Scholarly y quién terminó la capacitación que compartiste, sin ver lo que escribió cada persona. No hay un saldo de créditos del equipo ni un informe de costo por acción, porque el uso se contabiliza por persona. Consulta Datos, privacidad y controles de modelos en Teams para saber exactamente qué se muestra y qué no.

Límites por miembro

No hay una billetera de créditos compartida, una reserva común de tokens ni un saldo del equipo; las recargas se asignan a un miembro específico (consulta más abajo). Cada licencia activa recibe el plan que compró el equipo: Premium Teams incluye el catálogo Premium y sus 15 Créditos de creación con IA semanales; Laureate Teams incluye Laureate y sus 80 créditos. Los contadores de archivos subidos, PDF, voz, estudio y creaciones son independientes para cada miembro, así que la actividad de un integrante nunca reduce la asignación de otro.

Los miembros pueden ver sus propios contadores y cuándo se restablecen en Configuración → Plan y uso.

Cuando un miembro se queda sin créditos

Agotar los Créditos de creación con IA semanales nunca significa tener que comprar otro espacio de trabajo. Un Propietario o Administrador puede comprarle a esa persona un paquete de créditos de pago único con cargo al equipo:

  • En Equipo → Resumen general, la tarjeta Créditos de creación con IA identifica a los miembros que están En el límite o Cerca del límite, con un botón Agregar créditos en su fila. El botón Agregar créditos en la parte superior de la tarjeta te permite elegir a cualquier miembro.
  • En Equipo → Facturación, la sección Créditos adicionales para miembros abre la misma ventana.

Elige al miembro y un paquete (10, 35, 120, 500 o 2,200 créditos) y paga en Stripe Checkout. El cargo se aplica a la facturación del equipo, no a tu tarjeta personal, y aparece en el historial de facturación del equipo como un paquete de créditos para un miembro. Los créditos se asignan a ese miembro, nunca vencen y solo se usan después de agotar su asignación semanal. La tarjeta de créditos muestra los créditos del paquete que aún no ha usado como +N adicionales.

Los miembros con una licencia de pago también pueden comprar un paquete para sí mismos desde el aviso de límite o en Configuración → Plan y uso; ese cargo se aplica a su propia tarjeta. Consulta Paquetes de Créditos de creación con IA.

La Biblioteca es el segundo indicador que conviene revisar: los elementos tienen un contador de visualizaciones, así que puedes ver qué fuentes compartidas abrieron realmente los integrantes. En el caso de una clase en video o un podcast compartidos, su creador también puede abrir Compartir → Ver quién terminó.

Facturación

Equipo → Facturación → Administrar facturación abre el portal de facturación, donde puedes cambiar la cantidad de licencias de pago, actualizar los datos de pago, revisar las condiciones de renovación y cancelación y descargar facturas.

En Facturación también se encuentra Plan y modelos de IA, para que el plan y la política de modelos estén en la misma página.

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